秘書文檔管理課件項目二

項目二行文制度項目目標(biāo)任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練P16頁項目目標(biāo)1．知識點◆行文關(guān)系的分類◆行文方向的確定◆行文方式的選擇◆行文規(guī)則的主要內(nèi)容2．技能要求◆能夠明確本組織與其他社會組織之間的行文關(guān)系

◆能夠根據(jù)不同的行文關(guān)系確定行文方向，選擇恰當(dāng)?shù)男形姆绞健裟軌虬凑招形囊?guī)則的要求行文任務(wù)導(dǎo)向四、行文規(guī)則一、行文關(guān)系二、行文方向三、行文方式一、行文關(guān)系1.隸屬關(guān)系2.非隸屬關(guān)系（1）行政隸屬關(guān)系

（1）平行關(guān)系（2）不相隸屬關(guān)系

（2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系二、行文方向（一）下行文（二）上行文（三）平行文（四）泛行文（一）下行文下行文，就是指具有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，通常用于上級機關(guān)對下級機關(guān)的公務(wù)活動進行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)或下達有關(guān)工作任務(wù)，告知某些事項。在行政公文中，下行文的文種居絕大多數(shù)。如命令、決定、通知、通告、批復(fù)等，都屬于下行文。（二）上行文上行文，就是指具有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)對所屬上級機關(guān)的行文，通常用于下級機關(guān)向上級機關(guān)請示問題，報告工作情況等。在行政公文中，上行文的文種數(shù)量較少，較常用的主要有請示和報告。（三）平行文平行文，就是指沒有隸屬關(guān)系的社會組織之間的行文，通常用于沒有隸屬關(guān)系的社會組織之間相互聯(lián)系事情、商洽工作。在行政公文中，平行文的文種數(shù)量也比較少，最常用的就是函。（四）泛行文泛行文，就是既向發(fā)文機關(guān)的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定。在行政公文中，泛行文的文種數(shù)量也比較少，如公告等。三、行文方式1.逐級行文2.越級行文3.多級行文4.普發(fā)行文5.聯(lián)合行文6.橫向行文7.轉(zhuǎn)發(fā)行文8.授權(quán)行文1.逐級行文逐級行文是指上級向直接下級主送文件，下級收文后根據(jù)要求再向其直接下級主送文件；或是下級向直接上級主送文件，上級收文后根據(jù)需要再向其直接上級主送文件的行文方式，即逐級下達或逐級上傳文件。逐級行文是最基本的行文方式，無論是向下發(fā)布“命令（令）”、傳達“通知”，還是向上“請示”、“報告”，正常情況下都必須采用這一方式，它是維系正常的工作秩序，保持政令暢通、信息無阻的基本前提。

2.越級行文越級行文只能在某些特定的情況下使用，通常指：（6）領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)越級了解情況、調(diào)查研究，或直接與基層單位聯(lián)系一般公務(wù)（1）突發(fā)性的天災(zāi)人禍

（3）與直接上級有爭議（4）對直接上級的舉報、揭發(fā)（5）不涉及直接上級的職權(quán)范圍而與間接上級的職能有關(guān)的事項（2）直接上級不作為（7）相關(guān)單位直接向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯報情況，答復(fù)垂詢等3.多級行文多級行文是指上級機關(guān)將文件同時主送直接下級和間接下級，或是下級機關(guān)將文件同時主送直接上級和間接上級的行文方式。向下多級行文是很常見的，如國務(wù)院文件中有些文件是同時發(fā)到省、市、縣各級人民政府的。需要注意的是主送機關(guān)的排列順序，應(yīng)將直接下級排在前，間接下級排在后；同級機關(guān)之間用“、”分開，不同級機關(guān)之間用“，”分開。向上多級行文不常用。使用時，往往是因為問題重大，需同時報請直接上級和更高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)并需得到兩級上級的批示時才使用。當(dāng)然，向上多級行文不同于越級行文，它要將兩個上級機關(guān)并列主送，但要將直接上級排在前面，間接上級排在后面，中間用“并報”連接，如縣政府向省政府行文并報國務(wù)院。4.普發(fā)行文又稱為“直達基層組織和群眾的行文”，即將文件直接發(fā)向各基層組織或群眾的行文方式。這類文件通常是較高級別的黨政機關(guān)頒發(fā)法規(guī)制度和宣傳教育類文件，發(fā)放面大量廣，且不屬于保密范圍，并期望盡快和最大范圍地讓基層各級組織和群眾知曉，所以一般借助媒體或采用宣講、登報、張貼等形式廣為傳達，如公告、通告等。這種“經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等的效力”（《辦法》第四十七條），因此，凡與文件內(nèi)容有關(guān)的單位和群眾均可依據(jù)執(zhí)行。5.聯(lián)合行文聯(lián)合行文即兩個或兩個以上的機關(guān)或部門對涉及各自職權(quán)范圍的事務(wù)以共同的名義聯(lián)合向下或向上發(fā)文的行文方式。6.橫向行文橫向行文即同一系統(tǒng)內(nèi)的同級機關(guān)之間或者跨系統(tǒng)的機關(guān)之間用平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式。凡同級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間需要商洽工作、詢問或答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)或答復(fù)審批事項，均不必考慮各自單位的級別和所屬系統(tǒng)，都可跨組織、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)直接向?qū)Ψ絾挝话l(fā)“函”。

7.轉(zhuǎn)發(fā)行文轉(zhuǎn)發(fā)行文是指一個機關(guān)（單位）轉(zhuǎn)發(fā)其他機關(guān)（單位）的文件，可分為批轉(zhuǎn)和直轉(zhuǎn)兩種情況。1．批轉(zhuǎn)批轉(zhuǎn)，是指上級機關(guān)批示并轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)的來文，重點在“批”上。通常情況下，上級機關(guān)是應(yīng)下級機關(guān)的請求而批轉(zhuǎn)文件。批轉(zhuǎn)行文具有權(quán)威性，文件一經(jīng)批轉(zhuǎn)，就代表批轉(zhuǎn)機關(guān)的權(quán)威和意見。2．直轉(zhuǎn)直轉(zhuǎn)，是指一個機關(guān)直接轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的來文，重點在“轉(zhuǎn)”字上。直接轉(zhuǎn)發(fā)，可以是應(yīng)來文機關(guān)的要求而轉(zhuǎn)發(fā)，也可以由轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)根據(jù)需要而主動轉(zhuǎn)發(fā)。8.授權(quán)行文授權(quán)行文是指通過委托授權(quán)，由其他機關(guān)或個人代表本機關(guān)、本部門對外行文。具體有三種情況：1．授權(quán)新聞機構(gòu)行文如我國新華社經(jīng)我國政府授權(quán)向國內(nèi)外發(fā)布公告。2．授權(quán)律師行文如一些企事業(yè)單位授權(quán)律師公開發(fā)表聲明。3．授權(quán)秘書部門行文如黨政機關(guān)的辦公部門根據(jù)授權(quán)向下級黨政機關(guān)行文。四、行文規(guī)則（一）確有必要，注重效用（二）一般不能越級（三）聯(lián)合行文應(yīng)級別相同（四）分清主送和抄送（五）請示要“一文一事”（六）“報告”不得夾帶請示事項（七）不能直送領(lǐng)導(dǎo)者個人（八）報刊發(fā)布視作正式公文（一）確有必要，注重效用這是公文處理基本原則在行文中的具體體現(xiàn)，也是國家行政機關(guān)行文的總原則。這一規(guī)則要求：制發(fā)文件應(yīng)從實際需要出發(fā)，內(nèi)容已被綜合文件包含了的不再制發(fā)文件；可以用電話或其他方式解決問題的不發(fā)文件；能發(fā)短文件解決問題的不發(fā)長文件；可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；內(nèi)容相同或相似的文件可適當(dāng)合并。（二）一般不能越級一般情況下，各級機關(guān)應(yīng)按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍逐級行文。屬于特殊情況需要越級行文時，也應(yīng)當(dāng)盡可能地抄送給被越過的直接機關(guān)。（三）聯(lián)合行文應(yīng)級別相同在實際工作中，有許多工作牽涉兩個或兩個以上機關(guān)，需要共同解決，這就需要聯(lián)合行文。聯(lián)合行文時，需要特別注意的是，聯(lián)合行文的機關(guān)必須級別相同。（四）分清主送和抄送機關(guān)行文都要有一定的行文對象，主要的行文對象就是主送機關(guān)，主送機關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)就是抄送機關(guān)。1．主送機關(guān)的確定行文時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、行文關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送機關(guān)。上行文應(yīng)當(dāng)堅持一個主送機關(guān)的做法，不能多頭主送。因為多頭主送往往會造成受文機關(guān)之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。2．抄送機關(guān)的確定（1）除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)列為抄送機關(guān)；（2）向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)；（五）請示要“一文一事”即一篇請示公文所提出的請示事項，必須在性質(zhì)上是單一的?！罢埵尽币笠晃囊皇拢饕菫榱烁酶斓亟鉀Q實際工作中的問題。從文書管理的角度來看，一文多事也不便于機關(guān)文書部門按問題特征對公文進行整理歸檔，往往給日后的檔案管理和查考利用帶來困難。（六）“報告”不得夾帶請示事項這是提高工作效率的需要。報告是“閱件“，不需要批復(fù)，而請示是“辦件”，需要批復(fù)，兩者混雜，很容易誤事。（七）不能直送領(lǐng)導(dǎo)者個人一般情況下，下級