秘書管理與實(shí)務(wù)項(xiàng)目九

安排商務(wù)旅行項(xiàng)目九目錄任務(wù)一安排上司本地商務(wù)出行任務(wù)二安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行安排商務(wù)旅行項(xiàng)目九知識(shí)目標(biāo)了解安排上司商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的內(nèi)容。能舉例說明陪同上司商務(wù)旅行的注意事項(xiàng)。了解辦理護(hù)照辦理和簽證的相關(guān)知識(shí)。安排商務(wù)旅行項(xiàng)目九能力目標(biāo)能制定合理的商務(wù)旅行計(jì)劃和行程安排。能為上司旅行準(zhǔn)備必備的隨身攜帶物品及清單。能根據(jù)上司要求預(yù)訂酒店安排交通。能做好上司旅途中的各項(xiàng)工作。能完成差旅費(fèi)用的報(bào)銷工作。安排上司本地商務(wù)出行任務(wù)一一、理論知識(shí)(一)隨從或準(zhǔn)備上司本地商務(wù)出行本地商務(wù)出行，一般指本市或本市周邊地區(qū)的外出，多為檢查工作，洽談業(yè)務(wù)或與客戶溝通感情。它的特點(diǎn)是：距離短；利用本單位交通工具或市區(qū)公共交通；無須帶額外的私人物品；準(zhǔn)備的材料相對(duì)單一。安排上司本地商務(wù)出行任務(wù)一一、理論知識(shí)(二)上司本地商務(wù)出行的準(zhǔn)備工作1制訂本地商務(wù)出行計(jì)劃2準(zhǔn)備出行資料3物品準(zhǔn)備4車輛安排5酒店安排安排上司本地商務(wù)出行任務(wù)一一、理論知識(shí)(三)制定本地商務(wù)出行計(jì)劃的注意事項(xiàng)1合理安排時(shí)間2注重效率3突出重點(diǎn)安排上司本地商務(wù)出行任務(wù)一二、任務(wù)描述天葵禮品有限公司是一家銷售禮品的貿(mào)易公司，專門為各類企業(yè)的促銷活動(dòng)供應(yīng)小禮品。星期三上午一上班，總經(jīng)理把助理莊嘉玲叫到辦公室，告訴莊嘉玲他后天也就周五上午要到位于寶安區(qū)的工廠檢查禮品的生產(chǎn)情況，并與工廠管理人員商談改造生產(chǎn)線的事宜，午飯安排在工廠的員工食堂，讓技術(shù)部的鐘工程師隨同前往。下午到南山區(qū)，拜訪悅志公司錢總，并與他商談國慶小禮品發(fā)放的方案。莊嘉玲考慮去工廠的路不好走，給總結(jié)安排了公司商務(wù)車。安排上司本地商務(wù)出行任務(wù)一三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù):為上司本地商務(wù)出行做前期準(zhǔn)備。安排上司本地商務(wù)出行任務(wù)一四、相關(guān)鏈接深圳羅湖-深圳寶安2008年4月6日9：00－17：00，出差司機(jī)劉志群師傅，上車時(shí)間8：50時(shí)間日程安排4月6日9：0010：3010：30－11：3011：45－13：0013：20－14：3014：40－15：0015：10－16：3016：45－17：2017：30－18：0018：00－19：00從羅湖紅嶺公司總部出發(fā)，去寶安。抵達(dá)寶安西鄉(xiāng)鎮(zhèn)。（前進(jìn)路修路，建議走107國道）拜訪日昇公司胡總。與胡總在東方賓館用餐，地點(diǎn)為桂花廳。在東方賓館午休。前往寶安機(jī)場(chǎng)。拜訪深航總經(jīng)理，聯(lián)系空運(yùn)業(yè)務(wù)（攜帶合同樣本）前往新泰包裝公司。協(xié)商更改外形包裝設(shè)計(jì)。（攜帶外形包裝需要資料）返回張斌總經(jīng)理寶安外出日程表安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二一、理論知識(shí)(一)編制旅行計(jì)劃和日程表1時(shí)間2地點(diǎn)3交通工具4其他事項(xiàng)5備注安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二一、理論知識(shí)(二)票務(wù)工作1訂票時(shí)要考慮的因素2訂票方式的選擇3取票4退票安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二一、理論知識(shí)(三)預(yù)訂酒店賓館住房1酒店預(yù)訂流程2酒店查詢3預(yù)訂方式安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二一、理論知識(shí)(四)秘書陪同旅行的工作內(nèi)容1陪同旅行前的工作有2旅行時(shí)工作有3旅行結(jié)束前工作有安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二一、理論知識(shí)(五)上司旅行后續(xù)工作1．如果秘書沒有隨同上司出差，秘書應(yīng)向上司匯報(bào)他出差期間公司的運(yùn)營情況。2．整理上司帶回來的各類資料和物品。3．代上司整理各種出差票據(jù)，到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。4．幫助領(lǐng)導(dǎo)完成出差報(bào)告。5．向目的地接待單位發(fā)感謝信。安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二二、任務(wù)描述思科公司伍經(jīng)理等一行5人計(jì)劃5月5日到深圳參加文化博覽會(huì)，5月7日到珠海參加一個(gè)文化交流活動(dòng)，會(huì)期一天，9日參加廣州文化產(chǎn)品推廣會(huì)，10日返回合肥。她還決定利用參加珠海文化交流活動(dòng)和參加廣州文化推廣會(huì)的間隙，到公司東莞辦事處，了解該處今年的計(jì)劃完成情況。在廣州期間伍經(jīng)理要到花都探訪原來的合作伙伴，商談開發(fā)游戲軟件的事宜。由于這次去深圳事務(wù)較多，伍經(jīng)理要求秘書古麗雯陪同前往。古麗雯接到任務(wù)后很快制訂好計(jì)劃，并積極做好陪同她出差的準(zhǔn)備工作，旅程很順利，10日準(zhǔn)時(shí)返回公司。安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù)一:商務(wù)旅行前期準(zhǔn)備工作。安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù)二:陪同旅行與處理旅行后續(xù)工作。安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二四、相關(guān)鏈接(一)上司出差期間秘書的工作

1．上司出差動(dòng)身之前，秘書應(yīng)安排好送站的車，檢查上司是否遺漏物品。

2．啟程之后，如果對(duì)方有迎接人員，應(yīng)通知對(duì)方接站班次和時(shí)間。

3．做好打給上司的電話記錄，如果是緊急事務(wù)，直接向上司匯報(bào)。

4．處理因準(zhǔn)備上司出差而耽擱的工作。

5．整理上司出差期間收到信件。信件按時(shí)間編號(hào)，夾在文件夾中。如果上司出差時(shí)間長，可以打包郵寄給他。

6．整理辦公用品和文件。安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二四、相關(guān)鏈接(二)秘書陪同上司出差注意事項(xiàng)1風(fēng)頭不能高過領(lǐng)導(dǎo)2不要嚼舌根3適當(dāng)展現(xiàn)自己特長4注重細(xì)節(jié)安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二四、相關(guān)鏈接(三)出國旅行手續(xù)的辦理1辦理出國申請(qǐng)2辦理護(hù)照3辦理簽證4辦理“黃皮書”5辦理出境登記卡6時(shí)差的換算安排與服務(wù)外地商務(wù)旅行任務(wù)二四、相關(guān)鏈接(四)案例陪同上司出差要注意細(xì)節(jié)小鐘剛到公司不久就要求陪同總裁一起出差到杭州。小鐘一直就想去看看這個(gè)“天堂”。想到可以去杭州，她一點(diǎn)都不緊張，反而很興奮。經(jīng)過兩個(gè)小時(shí)的飛行和一個(gè)小時(shí)的機(jī)場(chǎng)巴士，他們上午10：00到達(dá)入住的酒店，這是一家五星級(jí)的酒店，他們住的是一個(gè)高檔套間。他們一到酒店，總裁也不休息，就和等候他們多時(shí)的客戶談起來。總裁吩咐小鐘沏茶招待客人。因?yàn)閯偟剑揪蜎]有開水。這時(shí)服務(wù)員又不在，于是小鐘只好從冰箱里拿出礦泉水，又去找服務(wù)員燒水。等水燒好后，總裁和客戶的談話已經(jīng)結(jié)束了，小鐘只好給老