公司文檔檔案管理制度

公司文檔檔案管理制度1.目的和適用范圍本規(guī)章制度針對(duì)我公司全部的文檔和檔案的管理，旨在確保公司文檔檔案的安全、完整、有序和便捷管理。本制度適用于全體員工，包含全職員工、兼職人員、實(shí)習(xí)生等。2.定義2.1文檔：指公司內(nèi)部所產(chǎn)生的各類(lèi)文字、表格、圖表、報(bào)告、合同、文件等形式的文件。2.2檔案：指公司歷史記錄、合同、協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等緊要文件的集合體。3.文檔檔案管理責(zé)任部門(mén)公司文檔檔案管理工作由公司的行政部門(mén)負(fù)責(zé)，行政部門(mén)將指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體的文檔檔案管理工作。4.文檔檔案管理流程4.1文檔檔案的歸檔4.1.1全部的文檔必需依照規(guī)定的格式和模板進(jìn)行編制，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。4.1.2審批通過(guò)的文檔必需及時(shí)歸檔，并依照歸檔編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)和存放。4.1.3歸檔編號(hào)由文檔檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一管理和分發(fā)，確保每份文檔都有唯一的編號(hào)。4.1.4歸檔的文檔必需進(jìn)行電子備份，并將備份文件存放在公司統(tǒng)一的文件服務(wù)器中，確保文檔的安全和可追溯性。4.2文檔檔案的查閱和使用4.2.1公司內(nèi)部員工可依據(jù)需要向文檔檔案管理負(fù)責(zé)人提出查閱和使用申請(qǐng)。4.2.2文檔檔案管理負(fù)責(zé)人會(huì)依據(jù)申請(qǐng)人的需要進(jìn)行審核，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)供應(yīng)所需文檔。4.2.3查閱過(guò)的文檔應(yīng)及時(shí)歸還，并在歸還時(shí)填寫(xiě)查閱記錄。4.3文檔檔案的借閱和歸還4.3.1公司內(nèi)部員工可向文檔檔案管理負(fù)責(zé)人提出借閱申請(qǐng)，并注明借閱的目的和時(shí)間。4.3.2文檔檔案管理負(fù)責(zé)人會(huì)審核借閱申請(qǐng)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)供應(yīng)所需文檔。4.3.3借閱的文檔必需妥當(dāng)保管，并在借閱期滿后及時(shí)歸還。4.3.4借閱的文檔不能私自復(fù)制、外借或泄漏給他人，如有需要，應(yīng)依照正常流程提出申請(qǐng)。4.3.5借閱歸還時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查，確保文檔的完整性和數(shù)量無(wú)誤。4.4文檔檔案的銷(xiāo)毀4.4.1不再需要保存的文檔檔案，經(jīng)過(guò)審批后可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.4.2銷(xiāo)毀文檔檔案前，需進(jìn)行備份存檔，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄。4.4.3文檔檔案的銷(xiāo)毀必需嚴(yán)格依照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人監(jiān)督和執(zhí)行。5.應(yīng)急措施5.1在緊急情況下，需要妥當(dāng)處理和保護(hù)公司文檔檔案的安全。5.2在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等禍害情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)將緊要的文檔檔案轉(zhuǎn)移到安全地方存放。5.3公司文檔檔案?jìng)浞菸募枰ㄆ谶M(jìn)行檢查和更新，以確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。6.保密條款6.1公司全部的文檔檔案都屬于公司的商業(yè)秘密，員工必需嚴(yán)守保密義務(wù)，不得泄露給其他人。6.2員工在查閱、借閱、使用文檔檔案時(shí)必需確保安全，防止泄露、遺失等情況發(fā)生。6.3對(duì)于因個(gè)人原因或疏忽導(dǎo)致的文檔檔案泄密、損壞等問(wèn)題，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任。7.懲罰措施對(duì)于違反本規(guī)章制度的行為，依據(jù)情節(jié)輕重，公司將采取相應(yīng)的處理措施，包含但不限于口頭警告、書(shū)面警告、酌情扣減績(jī)效、獎(jiǎng)金等。對(duì)于嚴(yán)重違反公司規(guī)定的行為，公司保存追究法律責(zé)任的權(quán)利。8.修改和解釋8.1本制度由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和管理。8.2對(duì)于本制度的任何修改和增補(bǔ)，必需經(jīng)過(guò)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并在全體員工