2024年公司檔案管理制度模版（二篇）

第7頁共7頁2024年公司檔案管理制度模版企業(yè)檔案管理制度一、目的為規(guī)范全公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、保密性和可追溯性，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的檔案管理。三、管理原則采取分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管的原則，確保檔案管理的有序進行。四、職責與權(quán)限1.各部門必須設(shè)立兼職檔案管理員，負責部門檔案的規(guī)范管理工作。2.行政部負責不定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查（每月至少抽查一次），對違反本制度的部門有權(quán)進行處罰。五、檔案分類與存放1.檔案分類包括證照類、文件類、制度類、合同類、計劃總結(jié)類、財務類、圖紙類、人事管理類等。2.公司級檔案存放在行政部，其他檔案由歸口部門負責存放。六、檔案建檔與裝訂1.建立檔案時需有明確的檔案編號和檔案目錄。2.檔案須裝訂成冊保存，特殊珍貴的手稿、照片等采用卷盒、相冊等妥善保管。七、保存年限公司重要檔案原則上永久保存，檔案銷毀需經(jīng)公司領(lǐng)導批準。八、檔案日常管理1.借閱管理借閱手續(xù)：各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，需出示經(jīng)公司領(lǐng)導批準的《檔案資料借閱登記表》，并在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。檔案歸還時，檔案管理員需填寫歸還日期。借閱審批權(quán)限：根據(jù)檔案類型，分別由行政部、人力資源部、總經(jīng)理或其授權(quán)人審批。借閱人需遵守借閱規(guī)定，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復印所借檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。人為丟失或損壞檔案者，將承擔相應責任。2.銷毀管理公司任何個人或部門非經(jīng)公司批準，不得銷毀公司檔案。銷毀前需按清冊清點，銷毀時由行政部監(jiān)督，銷毀后相關(guān)人員在清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況存檔?！稒n案銷毀審批表》由行政部永久保存。3.移交管理需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定監(jiān)交人后，方可進行移交。移交前后需按清冊清點，并在清冊上簽字。《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各執(zhí)一份并永久保管。九、違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的個人或部門，公司將視情節(jié)輕重給予行政、經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重者將移交司法機關(guān)處理。十、附則本制度由人力資源部負責解釋，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2024年公司檔案管理制度模版（二）(三)庫內(nèi)應配置溫濕度計，并堅持對庫內(nèi)溫濕度進行定期測量與記錄。同時，庫內(nèi)應設(shè)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等必要設(shè)施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫內(nèi)嚴禁辦公活動，且無雜物堆放，需保持庫房的清潔衛(wèi)生，以維護檔案的保存環(huán)境。(五)定期對檔案的保管狀況及“八防”措施進行檢查，每年至少核對案卷數(shù)一次，確保數(shù)字準確、案卷與目錄相符。對于發(fā)現(xiàn)的破損和變質(zhì)檔案，應及時進行修復和復制，并詳細記錄處理過程。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時報告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關(guān)材料，以便于檔案的長期管理和利用。(七)庫房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專門保管，非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進入檔案庫房。進出庫房時，應隨手關(guān)門，確保庫房安全。(八)當檔案人員調(diào)動工作時，必須對所管理的檔案進行嚴格的移交手續(xù)。交接雙方及監(jiān)交人均需在移交記錄上簽名確認，以確保檔案的連續(xù)性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者均應嚴格遵守保密規(guī)定，不得隨意談論或泄露保密檔案材料的內(nèi)容。非檔案人員不得私自開箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，嚴禁隨意翻閱或摘抄其他檔案內(nèi)容。(三)查閱或復制機密檔案材料時，必須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并嚴格遵守相關(guān)保密規(guī)定。(四)借閱檔案資料時，必須進行詳細登記。歸還時，需核對無誤并及時入庫。(五)借閱的檔案不得隨意轉(zhuǎn)借他人，也不得將檔案帶至家中或公共場所。(六)檔案室箱柜應加鎖，進出檔案室時應隨手關(guān)門、關(guān)燈，確保檔案安全。(七)銷毀期滿檔案需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，并報領(lǐng)導批準后登記造冊，報有關(guān)部門備案。在廢紙出售過程中，應嚴格把關(guān)，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并在一周內(nèi)歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信并說明查閱目的，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可借閱。一般情況下，外單位不予外借檔案資料。(三)查閱檔案者需愛護檔案材料，嚴禁在檔案上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁或拆卷等行為。借閱的檔案應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借或遺失。如有損壞或遺失，將視情節(jié)給予行政處分或罰款；情節(jié)嚴重者將追究刑事責任。(四)查閱檔案時必須履行登記手續(xù)，并將利用目的及取得的效益及時反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責任制(一)貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)，負責制定本單位檔案工作的各項規(guī)章制度。(二)熱愛檔案工作并熟悉業(yè)務，負責做好各類檔案的分類編號、上架排列及編制檔案目錄等工作；同時建立并維護各種檔案臺帳，認真做好檔案的登記和統(tǒng)計工作。(三)集中統(tǒng)一管理本單位的各種門類和載體的檔案材料；開展檔案史料的編研工作；積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記等檔案資料；并主動提供檔案利用服務以支持各項工作。(四)負責收集并歸檔本單位各部門的文件材料；并對各部門的立卷歸檔工作進行監(jiān)督和指導。(五)根據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。(六)嚴格遵守檔案工作的各項規(guī)章制度并積極宣傳檔案工作的重要性；為領(lǐng)導決策提供有力的檔案支持。(七)負責對本單位到期檔案進行鑒定工作；并按規(guī)定銷毀無保存價值的檔案材料。(八)按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案材料。檔案統(tǒng)計制度(一)檔案統(tǒng)計工作應遵循國家統(tǒng)計工作的要求；采用科學的標準和方法進行檔案統(tǒng)計和分析；為領(lǐng)導決