會(huì)務(wù)工作流程圖

會(huì)務(wù)工作流程圖第一篇：會(huì)務(wù)工作流程圖會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）1.確定會(huì)議主題與議題：要有切實(shí)的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；要有明確的目的。2.確定會(huì)議名稱：會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。3.確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格：本著精簡效能的原則會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次；4.確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期：會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系；5.明確會(huì)議所需設(shè)備和工具：（1）．必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備；6.明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)：會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組；7.確定與會(huì)者名單：出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員；8.選擇會(huì)議地點(diǎn)：要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素；9.安排會(huì)議議程和日程：會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排，對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來；10制發(fā)會(huì)議通知：會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件；11制作會(huì)議證件：會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。12準(zhǔn)備會(huì)議文件材料；安排食住行：主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等；13制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案；14布置會(huì)場(chǎng)；15會(huì)場(chǎng)檢查。會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）報(bào)到及接待工作；組織簽到；做好會(huì)議記錄；會(huì)議信息工作；編寫會(huì)議簡報(bào)或快報(bào)；做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作；做好會(huì)議保密工作；做好后勤保障工作會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）安排與會(huì)人員離會(huì)；撰寫會(huì)議紀(jì)要；會(huì)議的宣傳報(bào)道；會(huì)議總結(jié)；催辦與反饋工作；會(huì)議文書的立卷歸檔第二篇：簡單實(shí)用的會(huì)務(wù)工作流程圖簡單實(shí)用的會(huì)務(wù)工作流程圖2018-04-06會(huì)務(wù)工作千頭萬緒、環(huán)節(jié)眾多，稍有不慎就可能發(fā)生疏漏和失誤。我們?cè)诠ぷ髦忻鞒鲋谱鲿?huì)務(wù)工作流程圖（見下圖）的方法，簡明扼要標(biāo)出會(huì)務(wù)流程和環(huán)節(jié)，按圖索驥，可使繁雜的會(huì)務(wù)工作簡潔、明了、高效。一、突出一個(gè)“謀“字，做好會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備是做好會(huì)務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)精細(xì)地統(tǒng)籌好會(huì)議的整個(gè)進(jìn)程和每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)可能發(fā)生的問題超前謀劃。（一）制訂方案會(huì)議方案是組織會(huì)議的總安排，主要包括會(huì)議名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要}義程、會(huì)務(wù)工作任務(wù)及職責(zé)分工等內(nèi)容。會(huì)議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強(qiáng)，并須報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議方案確定后，主辦部門要召集各有關(guān)部門召開會(huì)務(wù)工作協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)各部門按照方案要求落實(shí)各自職責(zé)。（二）明確任務(wù)在會(huì)議籌備階段，主要有以下任務(wù)：1．起草會(huì)議通知。會(huì)議通知的要素主要包括會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)單位、報(bào)名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會(huì)議通知要求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)要明確，時(shí)間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產(chǎn)生混淆的詞匯：會(huì)議地點(diǎn)要準(zhǔn)確到具體樓層、門牌號(hào)，如：××辦公樓六樓第三會(huì)議室。2．下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)設(shè)通知有電話、短（微）信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時(shí)使用多種。下發(fā)通知一定要注意：一是保密，涉密會(huì)議不能通過短信、微信發(fā)布。二是負(fù)責(zé)，必須確保會(huì)議通知及時(shí)送達(dá)參會(huì)者。對(duì)于書面通知，要制作簽收登記表，對(duì)每一份通知的發(fā)出都要簽字確認(rèn)。通過電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。采用短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者及時(shí)回復(fù)。采用電話方式要錄音。3．落實(shí)參會(huì)人員。統(tǒng)計(jì)匯總會(huì)議請(qǐng)假人員名單，必要時(shí)對(duì)請(qǐng)假情況進(jìn)行核實(shí)。對(duì)參會(huì)人員名單要仔細(xì)核對(duì)，確保沒有出入，并打印紙質(zhì)請(qǐng)假人員名單及時(shí)向參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人報(bào)告。4．協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會(huì)議要求，以當(dāng)面報(bào)告、電話、短信、微信等多種方式，提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議。著重向領(lǐng)導(dǎo)提醒會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主要參加（部門）人員及議程等，提醒領(lǐng)導(dǎo)是否準(zhǔn)備主持詞、講話稿。如果需要，應(yīng)做好協(xié)調(diào)和銜接，確保主持詞、講話稿及時(shí)起草并至少在會(huì)議前一天送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)手中。另外，在會(huì)前約1小時(shí)再以適當(dāng)方式提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間。5．預(yù)訂會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會(huì)議室管理服務(wù)部門聯(lián)系，預(yù)訂會(huì)議室，并請(qǐng)物業(yè)服務(wù)人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準(zhǔn)備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導(dǎo)牌。6．編印會(huì)議須知。對(duì)于全省業(yè)務(wù)工作會(huì)議、全行干部職工大會(huì)、年中工作會(huì)等較大型會(huì)議要編印會(huì)議須知，須知編排要用詞準(zhǔn)確、表達(dá)清晰、周到簡潔。主要內(nèi)容包括：會(huì)議紀(jì)律要求、日程安排、作息時(shí)間、參會(huì)人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會(huì)議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項(xiàng)等。7．制作會(huì)議證件。根據(jù)會(huì)議需要制作代表證、出（列）席證、出人證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結(jié)合會(huì)議主題和內(nèi)容，遵循美觀大方、經(jīng)濟(jì)適用原則，要易于識(shí)別、方便管理、利于安全。8．會(huì)場(chǎng)布置。這主要指主席臺(tái)及附屬設(shè)施的布置?？傮w要求是規(guī)范和諧、莊重大方，并與會(huì)議主題和內(nèi)容相一致。一是合理布置主席臺(tái)。主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)的重點(diǎn)和中心，集中體現(xiàn)了整個(gè)會(huì)議的格調(diào)和氛圍，是會(huì)場(chǎng)布置的重點(diǎn)。要綜合考慮會(huì)議性質(zhì)、臺(tái)上就座人數(shù)、方便領(lǐng)導(dǎo)出入席以及主席臺(tái)大小等多方面因素。二是附屬設(shè)施調(diào)試。主要有音響、燈光、投影設(shè)備。根據(jù)會(huì)議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進(jìn)行備份，確保萬無一失。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準(zhǔn)備好攝像、話筒電源。有投影演示時(shí)要提前預(yù)演一次，并視需要及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。9.制作、擺放席卡。根據(jù)最終確定的參會(huì)人員名單，制作席卡或座簽；要認(rèn)真核對(duì)全場(chǎng)席卡，防止遺漏、重復(fù)和出現(xiàn)錯(cuò)別字。依據(jù)文明禮儀手冊(cè)等規(guī)范合理安排與會(huì)人員會(huì)場(chǎng)座次。席卡擺放完成后要及時(shí)制作會(huì)場(chǎng)座位圖，打印后放置會(huì)場(chǎng)方便查閱。10．組織調(diào)度會(huì)議用車。視會(huì)議需要借用或租用車輛，并安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度，對(duì)乘車人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)，防止遲到、遺漏，車輛較多時(shí)還要對(duì)車輛編號(hào)、分組，以方便調(diào)度。11．安排新聞報(bào)道。需要新聞報(bào)道的會(huì)議，要提前聯(lián)系行內(nèi)相關(guān)宣傳部門或外部新聞單位，在會(huì)場(chǎng)安排好新聞宣傳人員專座，并協(xié)調(diào)銜接。12．分發(fā)會(huì)議材料。會(huì)議材料要列表登記，發(fā)放時(shí)要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人?？梢砸暻闆r在會(huì)前通知參會(huì)單位（人員）派人提前領(lǐng)取，也可以在會(huì)場(chǎng)簽到時(shí)一并發(fā)放，或是提前放置到參會(huì)人員座位上。對(duì)擺放在主席臺(tái)上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，整齊擺放，確保不出差錯(cuò)。對(duì)于涉密文件，要嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定編號(hào)登記，及時(shí)收回或提醒按保密規(guī)定流轉(zhuǎn)、保存，防止失密、泄密。（三）分工落實(shí)擬訂好會(huì)議方案，根據(jù)方案分解任務(wù)后，要協(xié)調(diào)分工，明確責(zé)任人，規(guī)定各任務(wù)完成時(shí)限，做好分工落實(shí)，并在會(huì)議開始前做一次全面自查，確保萬無一失。二、注重一個(gè)“細(xì)”字，做好會(huì)中服務(wù)會(huì)中工作是指從會(huì)議報(bào)到至?xí)h結(jié)束這段時(shí)間的工作。會(huì)中工作無小事，周到、細(xì)致是做好會(huì)中服務(wù)工作的基本要求。會(huì)中服務(wù)工作繁雜瑣碎，情況不斷發(fā)生變化，一定要注重細(xì)節(jié)，精細(xì)周密。（一）組織會(huì)議報(bào)到會(huì)議報(bào)到工作主要包括人員身份確認(rèn)、報(bào)到登記、根據(jù)會(huì)議要求發(fā)放資料、提醒注意事項(xiàng)等。要做到迅速準(zhǔn)確、熱情周到、耐心細(xì)致、井然有序。（二）做好會(huì)議簽到安排專人打印簽到表放置會(huì)場(chǎng)，提醒到會(huì)人員簽到，并做好到會(huì)人員清點(diǎn)、登記工作，實(shí)時(shí)掌握人員到會(huì)情況，并視情況電話督促參會(huì)人員及時(shí)到會(huì)。會(huì)議開始后要統(tǒng)計(jì)匯總到會(huì)人數(shù)，登記遲到、缺席人員名單。（三）維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序會(huì)議召開期間，要安排專人現(xiàn)場(chǎng)值班，維護(hù)好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序。一是實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)場(chǎng)音響、燈光等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。二是及時(shí)提醒、制止會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)、接聽電話等不遵守紀(jì)律行為，同時(shí)防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。三是提醒會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員適時(shí)供應(yīng)茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人匯報(bào)時(shí)，要采用合適方式靈活處理，努力減少對(duì)會(huì)議的干擾和影響。三、強(qiáng)調(diào)一個(gè)“明”字，做好會(huì)后工作會(huì)后工作是會(huì)務(wù)工作的重要組成部分，是保證會(huì)議質(zhì)量、達(dá)成會(huì)議效果的重要環(huán)節(jié)。通過會(huì)后工作總結(jié)會(huì)務(wù)組織的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，推進(jìn)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，以進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)務(wù)工作機(jī)制，提升會(huì)議效果。（一）會(huì)后服務(wù)協(xié)調(diào)組織好參會(huì)人員離會(huì)，必要時(shí)協(xié)助聯(lián)系交通工具或幫助訂票，對(duì)個(gè)別因工作需要暫留的人員，在食宿方面要妥善安排，避免使大家產(chǎn)生“會(huì)散茶涼”的感覺。（二）會(huì)議材料總結(jié)歸檔會(huì)后要及時(shí)將會(huì)議方案、通知、簡報(bào)、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、音像資料等相關(guān)資料收集齊全，按規(guī)定整理歸檔，以備查考。同時(shí)，要按照保密相關(guān)要求，對(duì)需回收的會(huì)議材料逐份清點(diǎn)、登記回收。根據(jù)需要發(fā)布會(huì)議簡報(bào)或信息、起草編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。（三）會(huì)后總結(jié)每次會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)、客觀、準(zhǔn)確地做好總結(jié)。系統(tǒng)梳理、分析會(huì)務(wù)工作成功經(jīng)驗(yàn)及存在的問題、不足。尤其要注意收集整理參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見、建議，為以后進(jìn)一步改進(jìn)會(huì)務(wù)工作提供借鑒。同時(shí)要將會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況列入督查督辦工作中，確保會(huì)議精神及時(shí)落實(shí)。做好會(huì)務(wù)工作除了在程序上力求盡善盡美外，還要求辦會(huì)人員不斷提升自身素質(zhì)。一是統(tǒng)籌全局的意識(shí)。會(huì)務(wù)工作任務(wù)重、要求高、涉及面廣，需要會(huì)務(wù)人員牢固樹立全局意識(shí)，從全局的高度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好涉會(huì)各部門、會(huì)務(wù)各環(huán)節(jié)的銜接和工作落實(shí)，謀劃好每一細(xì)節(jié)，確保會(huì)務(wù)組織周到、高效、有序。二是靈活應(yīng)變的能力。會(huì)務(wù)工作不可預(yù)期因素多，需要會(huì)務(wù)人員樹立應(yīng)變意識(shí)，提升應(yīng)變能力，處變不驚、處變不亂，及時(shí)妥善處置好各種臨時(shí)突發(fā)情況，保證會(huì)議圓滿成功。三是認(rèn)真負(fù)責(zé)的品質(zhì)。會(huì)務(wù)工作瑣細(xì)、繁重，涉及環(huán)節(jié)多，出現(xiàn)任何一點(diǎn)小的差錯(cuò)都可能造成很大的影響，因此會(huì)務(wù)人員必須具有高度的責(zé)任心，充分發(fā)揮積極性和主動(dòng)性，盡心盡責(zé)，搭臺(tái)補(bǔ)位，把握好每一環(huán)節(jié)，做好每一細(xì)節(jié)，這樣才能使會(huì)務(wù)有條不紊，順利完成。（摘自：秘書之友）第三篇：會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作教學(xué)目的通過本章學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)方法該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實(shí)訓(xùn)為中心、情景活動(dòng)為中心和問題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、討論式教學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)、項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)、分組協(xié)作教學(xué)、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。教學(xué)時(shí)數(shù)理論教學(xué)4.0課時(shí)實(shí)訓(xùn)教學(xué)8.0課時(shí)教學(xué)內(nèi)容案例導(dǎo)入：某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請(qǐng)柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？會(huì)議概述什么是會(huì)議？會(huì)議由哪些要素組成？哪幾個(gè)是最基本的要素？會(huì)議是人類群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會(huì)議要素：1、形式要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。2、內(nèi)容要素：會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議議題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)、會(huì)議作用、會(huì)議結(jié)果。3、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。4、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。最基本的會(huì)議要素會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議程序。會(huì)議的種類有幾種？根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會(huì)議種類有：按組織類型分：內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議；按會(huì)期分：定期會(huì)議和不定期會(huì)議；按出席對(duì)象：聯(lián)席會(huì)(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等；按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等；按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等；按召開方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等；按與會(huì)者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會(huì)議和國際會(huì)議等。會(huì)議有什么作用？（一）會(huì)議的積極作用1．交流信息，互通情報(bào)。通過會(huì)議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識(shí)上的主觀局限性。2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會(huì)議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會(huì)議是人與人的直接接觸，通過交流思想，總結(jié)工作，開展批評(píng)與自我批評(píng)淪，有助于加強(qiáng)上下級(jí)之間、同級(jí)之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。4．統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)。通過會(huì)議作出決議、決定，共同貫徹，以推動(dòng)工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。5．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會(huì)議，已經(jīng)形成“會(huì)議產(chǎn)業(yè)”。(二)會(huì)議的負(fù)面作用。1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁?huì)議中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會(huì)議比重占指揮員和專家工作時(shí)間的30％～33％?！比毡拘蕝f(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開會(huì)?！痹谖覈I(lǐng)導(dǎo)人員開會(huì)的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會(huì)低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會(huì)海，哪里會(huì)有時(shí)間和精力去做他們?cè)撟龅氖履?2．金錢的浪費(fèi)。開會(huì)就要用錢，越高級(jí)、越長、越大型的會(huì)議，一般說來用錢越多。會(huì)議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會(huì)只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級(jí)意見，或者為會(huì)而會(huì)，走過場(chǎng)、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會(huì)的“職業(yè)開會(huì)者”，還有些人極力爭取參加各種會(huì)議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會(huì)”外，別無他事，開完會(huì)并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會(huì)議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。課堂討論：你參加過一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？會(huì)議申報(bào)與審批的形式有哪些？口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。會(huì)議申報(bào)應(yīng)遵循什么原則？精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則有哪些？1、準(zhǔn)備充分；2、組織嚴(yán)密；3、服務(wù)周到；4、確保安全。會(huì)議成本意識(shí)開會(huì)時(shí)要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來說會(huì)議人工成本是這樣計(jì)算的：會(huì)議成本=2ABT式中A—與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B—參加會(huì)議的人數(shù);T—會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。A為與會(huì)者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_會(huì)時(shí)經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。而會(huì)議的總成本還需要加上開會(huì)所需的經(jīng)費(fèi)。會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)1，組織的工作主要包括：(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作主要包括：(1)會(huì)議文書的起草；(2)會(huì)議文書編寫；(3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作主要包括：(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會(huì)議工作對(duì)秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會(huì)，離不開辦文、辦事能力。會(huì)議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容會(huì)務(wù)工作流程圖會(huì)前：確定會(huì)議主題與議題→確定會(huì)議名稱→確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格→明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)→明確會(huì)議所需設(shè)備和工具→確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期→確定與會(huì)者名單→選擇會(huì)議地點(diǎn)→安排會(huì)議議程和日程→制發(fā)會(huì)議通知→安排食住行→準(zhǔn)備會(huì)議文件材料→制作會(huì)議證件→制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案→布置會(huì)場(chǎng)→會(huì)場(chǎng)檢查會(huì)中：報(bào)到及接待工作→組織簽到→做好會(huì)議記錄→做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作→會(huì)議信息工作→編寫會(huì)議簡報(bào)或快報(bào)→做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作→做好會(huì)議保密工作→做好后勤保障工作會(huì)后：安排與會(huì)人員離會(huì)→撰寫會(huì)議紀(jì)要→會(huì)議的宣傳報(bào)道→會(huì)議文書的立卷歸檔→催辦與反饋工作→會(huì)議總結(jié)一、確定會(huì)議籌備方案（大中型）議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會(huì)議籌備方案。會(huì)議籌備方案就是會(huì)議計(jì)劃。它包括會(huì)議主題、議題名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：（一）確定會(huì)議主題和議題。（二）確定會(huì)議名稱。（三）確定會(huì)議議程。（四）確定會(huì)議的時(shí)間和日期。（五）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（六）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（八）確定會(huì)議住宿和餐飲安排(九)大型會(huì)議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會(huì)議籌備方案示例如下：可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)(籌備方案)一、會(huì)議主題為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。三、參加會(huì)議人員公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?jì)50人。會(huì)議議程會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：(1)分組討論。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。五、會(huì)議議題：(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。六、會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會(huì)議通知。(2)會(huì)議日程表。（一）怎樣確定會(huì)議主題與議題會(huì)議主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。（二）怎樣確定會(huì)議名稱？會(huì)議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會(huì)名不宜太長，但也不能亂簡化。會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個(gè)要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會(huì)”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會(huì)”即會(huì)議內(nèi)容。有的會(huì)議名稱由單位、、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會(huì)”。有的會(huì)議名稱有時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價(jià)聽證會(huì)”。會(huì)議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會(huì)議的名稱是固定的，如董事會(huì)等；有些會(huì)議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時(shí)間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會(huì)”。（三）確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。（四）確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問題？1、會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。2、確定會(huì)議時(shí)間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會(huì)，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時(shí)間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會(huì)議。有外部人員參加的會(huì)議，要考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會(huì)。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時(shí)召開牽涉人員多、時(shí)間長的會(huì)議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。最后是會(huì)議時(shí)間限度。據(jù)心理學(xué)家測(cè)定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會(huì)議時(shí)間最好不超過一小時(shí)。如果需要更長時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。（會(huì)議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會(huì)議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)之內(nèi)，超過這一限度，會(huì)議效果呈下降趨勢(shì)。）安排會(huì)議時(shí)間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會(huì)。3、會(huì)議地點(diǎn)問題：會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。第一、應(yīng)根據(jù)不同的會(huì)議類型來選地點(diǎn)。如：國際性或全國性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。假如，棉花種植會(huì)議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會(huì)議到青島去開，就不可理喻了。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。會(huì)議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利會(huì)場(chǎng)位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第三、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動(dòng)空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會(huì)議時(shí)間的長短，時(shí)間長的會(huì)議，場(chǎng)地不妨大些。第四、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。第五、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會(huì)場(chǎng)的電話，以及來訪和參觀等。因此在場(chǎng)外應(yīng)掛起“會(huì)議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會(huì)議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。第六、應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所和安全設(shè)施問題。第七、場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理。（五）怎樣確定與會(huì)人員范圍及人數(shù)會(huì)議由哪一級(jí)人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時(shí)應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會(huì)議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會(huì)議人數(shù)及名單。大型會(huì)議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。（六）怎樣確定會(huì)議議程與會(huì)議日程(1)會(huì)議議程與會(huì)議日程的區(qū)別?！駮?huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。擬定會(huì)議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會(huì)前復(fù)印分發(fā)給所有與會(huì)者。會(huì)議議程是會(huì)議內(nèi)容的概略安排，它通過會(huì)議日程具體地顯示出來?！駮?huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會(huì)議日程需在會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會(huì)議全程的各項(xiàng)活動(dòng)，它是與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。會(huì)議日程表的制定要明確具體，準(zhǔn)確無誤。(2)安排會(huì)議議程和日程要注意的問題?！褚盐諘?huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因。*先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參與會(huì)議?！窭龝?huì)原則上要定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長。時(shí)間應(yīng)控制在一個(gè)半小時(shí)左右，避免出現(xiàn)會(huì)議給人們帶來的疲勞?！袢缬鰩讉€(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開會(huì)。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機(jī)。所以，安排會(huì)議議程和日程要注意將全體會(huì)議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動(dòng)。(3)大中型會(huì)議的議程一般安排如下。開幕式，上司和來賓致辭；上司做報(bào)告；分組討論；●大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；●閉幕式。(4)會(huì)議議程與日程的樣式示例?！駮?huì)議議程示例。英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。1、宣布議程。2、說明有關(guān)人員缺席情況。3、宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。4、通信聯(lián)系情況。5、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選9．下季度銷售目標(biāo)（七）印發(fā)會(huì)議通知發(fā)會(huì)議通知可用書面或電話、電報(bào)兩種形式。通知的內(nèi)容包括會(huì)議名稱、會(huì)議目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到日期和地點(diǎn)、攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會(huì)議通知要編文號(hào)，一般的會(huì)議通知不編文號(hào)。發(fā)會(huì)議通知一要及時(shí)，使與會(huì)人員能按時(shí)參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會(huì)議的通知，宜用印制精美、設(shè)計(jì)獨(dú)特的請(qǐng)柬。這樣，既可表示對(duì)被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對(duì)會(huì)議產(chǎn)生興趣。（八）確定會(huì)議所需用品和設(shè)備（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。如有陌生人或外來人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。會(huì)期較長的會(huì)議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。（九）建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。（十）確定與會(huì)人員名單出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容*文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。*郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會(huì)議通知，則有會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。*會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會(huì)議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。*會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)：如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金，以及其他會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所的租金。*會(huì)議辦公費(fèi)：如會(huì)議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會(huì)場(chǎng)布置等所需要的費(fèi)用。*會(huì)議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場(chǎng)錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。*會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會(huì)人員自理一部分，由會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會(huì)人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)。*會(huì)議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會(huì)者承擔(dān)一部分。*會(huì)議交通費(fèi)：即參會(huì)人員交通往返的費(fèi)用，如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會(huì)議期間的各項(xiàng)活動(dòng)如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。2．審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審要讓起草人員將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。如計(jì)算設(shè)備租用費(fèi)時(shí)，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號(hào)、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書對(duì)這些都需了然于胸。對(duì)經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否則會(huì)造成浪費(fèi)；也不可太緊，否則會(huì)影響到會(huì)議質(zhì)量。例文分析：．天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會(huì)議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)。與會(huì)人員預(yù)計(jì)200人，現(xiàn)就會(huì)議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。一、場(chǎng)地租用費(fèi)金隅大廈一樓會(huì)議室租金一天5000元，兩天共計(jì)10000元,。二、攝像設(shè)備租用費(fèi)擬租攝像機(jī)2臺(tái)，每臺(tái)每天租金2000元,，共計(jì)4000元。三、聘請(qǐng)專家咨詢費(fèi)擬請(qǐng)專家2人，每人每天支付5000元，共計(jì)10000元。四、宴請(qǐng)費(fèi)用10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計(jì)40000元。五、交通費(fèi)用租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2000元。六、會(huì)議用品費(fèi)資料印制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計(jì)10000元。七、紀(jì)念品到會(huì)記者預(yù)計(jì)50人，每人一份紀(jì)念品價(jià)值500元，共計(jì)25000元。此次會(huì)議經(jīng)費(fèi)總計(jì)10萬元。此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會(huì)審查批準(zhǔn)。會(huì)議籌備小組2003年1月5日十一、進(jìn)行全面的會(huì)前檢查會(huì)前檢查是落實(shí)各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作。保證開好會(huì)議的重要一步。重要會(huì)議在會(huì)前要反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位等。會(huì)前檢查包括每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會(huì)議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時(shí)更換；主持會(huì)議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點(diǎn)沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一：“時(shí)裝秀”方案某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：1．會(huì)議名稱：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。3．會(huì)議主持人：XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會(huì)議時(shí)間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。5．會(huì)議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會(huì)開幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同7．會(huì)址：服裝集團(tuán)小禮堂。8．會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺(tái)，安排來賓圍繞就座。會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)XX服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會(huì)務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會(huì)后安排工作午餐。分析：從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會(huì)議方案是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。一個(gè)好的會(huì)議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會(huì)議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真細(xì)致地做好。小李的方案還有一些需要改進(jìn)的地方：1．會(huì)議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語?！皶r(shí)裝秀”應(yīng)改為“時(shí)裝展示會(huì)”。2．展示會(huì)的目的是打響品牌、開拓市場(chǎng)，應(yīng)請(qǐng)新聞媒體記者到會(huì)報(bào)道，以擴(kuò)大影響。3．會(huì)議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在xx服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會(huì)議廳。4．會(huì)議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時(shí)裝樣品。會(huì)見與會(huì)談一、會(huì)見、會(huì)談的含義會(huì)見又稱接見、拜會(huì)。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會(huì)見。凡身份較低的人會(huì)見較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。二、會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別1、內(nèi)容不同：會(huì)見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會(huì)見、會(huì)談寬泛得多。2、功能不同：會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會(huì)議是為了達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對(duì)策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。三、秘書安排會(huì)見工作的具體操作了解意圖準(zhǔn)備資料確定參加人員確定時(shí)間和地點(diǎn)會(huì)見座次安排場(chǎng)所布置迎送工作四、秘書安排會(huì)談工作的具體操作1、了解意圖2．準(zhǔn)備資料3．確定參加人員4．確定時(shí)間和地點(diǎn)5．迎送工作6．安排合影7．整理會(huì)談文件技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。一、案例分析案例：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，開會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?二、問題討論1．怎樣做好會(huì)見的準(zhǔn)備工作?2．會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么?3．什么是會(huì)見?什么是會(huì)談?秘書人員為什么要做好會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作?附件：會(huì)議通知例文各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會(huì)議。傳達(dá)總局、省局xxx工作會(huì)議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、參會(huì)人員：各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點(diǎn)分局局長，市局征管科、法制科、計(jì)財(cái)科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。二、報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務(wù)局報(bào)到。三、會(huì)議日程及時(shí)間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，10：30—12：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；14日下午在市局直屬分局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；15日上午在xxx會(huì)議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。二○○四年十二月二日第四篇：工作流程圖干部三科主要工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)全縣人才隊(duì)伍建設(shè)的宏觀指導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)和督促檢查工作。2、對(duì)全縣貫徹人才工作政策的情況及人才隊(duì)伍的基本狀況進(jìn)行調(diào)查研究，提出意見和建議。3、負(fù)責(zé)制定或參與制定全縣人才工作的規(guī)劃、規(guī)定。4、負(fù)責(zé)縣級(jí)專業(yè)技術(shù)拔尖人才選拔、管理工作，指導(dǎo)有關(guān)部門做好學(xué)科技術(shù)帶頭人、優(yōu)秀農(nóng)村實(shí)用人才選拔管理工作。5、會(huì)同有關(guān)部門做好省、市級(jí)優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人才人選推薦工作。6、負(fù)責(zé)全縣人才信息庫管理工作。7、負(fù)責(zé)縣委人才辦日常工作及縣委人才工作領(lǐng)導(dǎo)小組交辦的其他工作。人才發(fā)展規(guī)劃編制流程圖第五篇：會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作案例1會(huì)場(chǎng)里的“生人味”從四面八方來的負(fù)責(zé)人差不多到齊了。李董事長環(huán)視會(huì)場(chǎng)，與到會(huì)的下屬不斷點(diǎn)頭問好，滿臉微笑。“都到齊了嗎?”他問秘書小張?！岸嫉烬R了，整二十位?！毙堈f。突然，董事長臉上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一會(huì)，一聲不響地走出了會(huì)議室。張秘書一下子緊張起來，也跟著走了出來。與會(huì)者只得坐在那里等待?！岸麻L”張秘書輕聲叫道，等待指示?！靶?，會(huì)場(chǎng)上怎么有股生人味?”董事長問。“生人味?”張秘書不解地問。“好像有不該參加的人來到了會(huì)場(chǎng)。”“不會(huì)吧，”張秘書說，“名單您審定過，這里是您的簽字。來的都是各地經(jīng)銷處的負(fù)責(zé)人。”他拿出經(jīng)董事長審定的名單，遞給董事長。董事長沒有接過名單，問道：“坐在我對(duì)面的那日本人怎么也到會(huì)了?”“他是我們東京的代銷商。”“代銷商和經(jīng)銷處長一樣嗎?”董事長嚴(yán)肅地問，“你難道不知道今天會(huì)議的議題?”“今天是研究海外市場(chǎng)促銷對(duì)策……”“這是本公司的核心機(jī)密。代銷商只是合作伙伴，并不是本企業(yè)的成員，更不是研究企業(yè)經(jīng)營決策的核心成員。內(nèi)外有別啊!”董事長說?！懊麊紊嫌欣蠲鳎@代銷商的中國名字也叫李明……”“好了!你呆會(huì)兒認(rèn)真地再看看那名單吧！”董事長一揮手說：“現(xiàn)在，你說該怎么辦?”“現(xiàn)在，現(xiàn)在能不能由我通知日本人讓他退出會(huì)場(chǎng)?”張秘書說?！澳阏f呢?”董事長反問道?！斑@樣好像不妥，會(huì)影響關(guān)系的。”張秘書說，“是不是能改變會(huì)議議題?”“現(xiàn)在也只有這樣了?！倍麻L說，“今天上午的議題改為介紹東京代銷商野田二郎先生與各經(jīng)銷處長認(rèn)識(shí)，交流經(jīng)銷經(jīng)驗(yàn)。主要請(qǐng)野田先生講東京的市場(chǎng)狀況和他們的對(duì)策，我介紹中國“三十六計(jì)”在日本商場(chǎng)的運(yùn)用。用半天務(wù)虛，下午正式研究問題。你通知