企業(yè)貴賓接待管理制度

公司制度貴賓接待管理制度行政部編第4頁(yè)共4頁(yè)歡喜歡喜有限公司人力資源部擬稿審核批準(zhǔn)文件名稱貴賓接待管理制度簽批意見：文件編號(hào)ZD-XZ001-A發(fā)布日期2006年2月21日第一章總則第一條：為了配合公司快速發(fā)展，進(jìn)一步規(guī)范和開展好對(duì)重要團(tuán)體和重要來(lái)賓的接待管理工作，展示我司良好的企業(yè)形象和企業(yè)文化，結(jié)合實(shí)際情況制訂本制度。第二條：本制度由行政部制訂、修改，及執(zhí)行過(guò)程相關(guān)問(wèn)題的解決。行政部負(fù)責(zé)貴賓來(lái)訪接待的總體協(xié)調(diào)，各部門均應(yīng)密切配合。第三條：本制度所稱的“貴賓”是指政府各級(jí)官員、重要客戶、特邀外賓和客人、金融財(cái)團(tuán)和其他社會(huì)各界重要團(tuán)體，如造紙協(xié)會(huì)、新聞媒體等。第二章貴賓接待的組織第四條：公司成立接待管理辦公室，負(fù)責(zé)貴賓接待統(tǒng)籌、管理，接待管理辦公室成員由總經(jīng)辦、總經(jīng)理秘書及監(jiān)管會(huì)、行政部和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)接待管理辦公室的日常事務(wù)工作。第五條：在接到重要團(tuán)體或重要來(lái)賓到訪的通知后，對(duì)口接待部門應(yīng)立即將相關(guān)信息報(bào)接待管理辦公室，由總經(jīng)理秘書匯報(bào)總經(jīng)理決定是否啟動(dòng)公司層面的接待工作。第六條：由接待組織機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況制定詳細(xì)的接待方案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審定后，通知相關(guān)部門按既定方案嚴(yán)格執(zhí)行。第七條：公司全體員工在貴賓來(lái)訪期間應(yīng)保持飽滿工作熱情，遇客人應(yīng)禮貌客氣、有禮有節(jié)。第三章接待方案的制訂第八條：行政部應(yīng)根據(jù)接待方案要求確定車輛的類別和數(shù)量，并告知司機(jī)的行車和?？柯肪€，接待車輛司機(jī)必須著公司統(tǒng)一服裝、佩帶白手套，做好車輛引導(dǎo)、停放工作。第九條：對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)聯(lián)系微機(jī)科制作辦公大廳電子屏幕“歡迎詞”，于貴賓到訪前4小時(shí)確保落實(shí)。第十條：行政部負(fù)責(zé)歡迎旗幟、標(biāo)語(yǔ)的懸掛、張貼及鮮花、盆景的布置，會(huì)議橫幅、宣傳條幅由監(jiān)管會(huì)負(fù)責(zé)落實(shí)。第十一條：行政部應(yīng)根據(jù)來(lái)訪人數(shù)安排合適的會(huì)議室，會(huì)議室要求配置咖啡桌、咖啡車、茶水、飲料、水果和紙巾，必要時(shí)還應(yīng)放置鮮花和會(huì)標(biāo)（橫幅）。一般情況下，安排在三樓會(huì)議室即可，如果人數(shù)較多可以安排在二樓會(huì)議。第十二條：接待管理辦公室應(yīng)根據(jù)來(lái)賓的不同，準(zhǔn)備不同的講解稿，講解稿的內(nèi)容必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)的審定，保持與所有對(duì)外交流信息的一致性。第十三條：根據(jù)不同的來(lái)賓及參觀路線，公司選拔2-3名講解員負(fù)責(zé)客人的參觀講解工作，其中宏觀的解說(shuō)（如公司發(fā)展方向等）由公司高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，其他涉及車間、碼頭、污水、土地等問(wèn)題的解說(shuō)，解說(shuō)詞由接待管理辦公室準(zhǔn)備，技術(shù)副總把關(guān)，總經(jīng)理審定后報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。第十四條：現(xiàn)場(chǎng)的攝影、拍照和談話記錄工作（包括會(huì)議室的談話交流等）由監(jiān)管會(huì)安排人員負(fù)責(zé)落實(shí)。第十五條：就餐和住宿安排,根據(jù)接待方案的要求和標(biāo)準(zhǔn)，由行政部負(fù)責(zé)落實(shí)。第四章接待管理細(xì)則第十六條：貴賓來(lái)訪接待由公司接待管理辦公室統(tǒng)一安排，總經(jīng)理或第一副總（總經(jīng)理出差時(shí)由第一副總代替）負(fù)責(zé)接待，行政副總、相關(guān)副總、總經(jīng)理秘書、監(jiān)管會(huì)、行政部和對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨同參加接待。第十七條：接到貴賓來(lái)訪的通知后，監(jiān)管會(huì)負(fù)責(zé)下發(fā)相關(guān)現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生清理工作的通知，接待期間所有員工時(shí)刻以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好迎接準(zhǔn)備：廠區(qū)垃圾、“三廢”物資應(yīng)規(guī)范堆放，并及時(shí)處理、徹底處理，參觀通道要嚴(yán)格按照關(guān)于流程進(jìn)行規(guī)范，每個(gè)車間都要有緊急疏散方案；辦公樓特別是接待室的現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境，如頂棚清潔、過(guò)道綠化、領(lǐng)導(dǎo)辦公室及會(huì)議桌上的盆景布置、廁所異味清除等問(wèn)題，應(yīng)重點(diǎn)解決。第十八條：如屬于省部級(jí)等重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我司參觀，根據(jù)來(lái)訪參觀的路線，行政部下達(dá)行車路線全面戒嚴(yán)命令，在廠區(qū)各個(gè)道口或路段增派安保，嚴(yán)禁任何行人和車輛通行，直至戒嚴(yán)命令解除，同時(shí)，電話通知各部門，各部門必須密切配合執(zhí)行。第十九條：行政部負(fù)責(zé)參觀車輛的安排及參觀所需“貴賓安全帽”、耳塞、熱毛巾（車間參觀使用）等用具的準(zhǔn)備及歸口管理。第二十條：貴賓車隊(duì)進(jìn)入廠區(qū)，大門崗做好車隊(duì)放行準(zhǔn)備，在車輛進(jìn)出門崗時(shí)，值班安保應(yīng)列隊(duì)歡迎。導(dǎo)行車輛駕駛員應(yīng)做好準(zhǔn)備，熟悉參觀路線，車速保持在20公里/小時(shí)；其他各安保崗位，凡是遇見貴賓參觀，安保人員應(yīng)行軍禮致意。第二十一條：辦公樓應(yīng)于辦公大廳外雨臺(tái)下配站一名安保，待客人進(jìn)入辦公樓后，引導(dǎo)來(lái)訪車輛停放。貴賓車隊(duì)抵達(dá)公司辦公樓后，兩臺(tái)電梯必須處于開啟狀態(tài)，每臺(tái)電梯內(nèi)各站一名服務(wù)員，將客人送到相應(yīng)的樓層，再由樓層服務(wù)員將客人引進(jìn)會(huì)議室，會(huì)后，同樣由服務(wù)員將客人送回大廳里。第二十二條：會(huì)議期間，在會(huì)議室的門口外面站一名服務(wù)員，負(fù)責(zé)會(huì)議室門的開關(guān)和客人服務(wù)需要的導(dǎo)向。會(huì)議室內(nèi)配一名服務(wù)員，負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議期間的服務(wù)工作。第二十三條：會(huì)議開始后，由公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)客人做介紹，并主持會(huì)議的議程；監(jiān)管會(huì)作好會(huì)議記錄和攝影照相工作。第二十四條：對(duì)需要進(jìn)入車間參觀的貴賓，由總經(jīng)理秘書、監(jiān)管會(huì)、行政部和對(duì)口接待部門的相關(guān)出席人員，給客人發(fā)放“貴賓安全帽”、耳塞等物品，參觀完畢后，及時(shí)負(fù)責(zé)收回，由行政部統(tǒng)一歸口保管。第二十五條：參觀開始時(shí)，由引導(dǎo)車在前面帶路，在相應(yīng)的停車地點(diǎn)停靠，并在相應(yīng)的參觀出口等候（應(yīng)及時(shí)通知到整個(gè)車隊(duì)的駕駛員，緊跟引導(dǎo)車）。第二十六條：在參觀的進(jìn)出門口，各站一名安保，負(fù)責(zé)開門；在參觀的過(guò)程中，由講解員負(fù)責(zé)對(duì)參觀客人作好講解工作，領(lǐng)隊(duì)的客人由總經(jīng)理負(fù)責(zé)陪同，其他隨同人員作好相應(yīng)的客人照顧工作。第二十七條：現(xiàn)場(chǎng)參觀完畢后，需要用餐和住宿的客人，行政部按照接待方案的要求執(zhí)行；馬上離開的客人，接待人員歡送到大門口。第二十八條：監(jiān)管會(huì)負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的拍照、記錄和錄音工作