大型集團(tuán)會(huì)議管理制度

大型集團(tuán)會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

本制度旨在規(guī)范大型集團(tuán)會(huì)議的管理工作，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和權(quán)威性。制定本制度時(shí)，遵循以下原則：

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)；

2.高效有序、注重實(shí)效；

3.公開透明、民主參與；

4.嚴(yán)謹(jǐn)保密、確保安全。

二、適用范圍

本制度適用于集團(tuán)內(nèi)部各類大型會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題研討會(huì)等。小型會(huì)議及部門內(nèi)部會(huì)議可根據(jù)實(shí)際情況參照執(zhí)行。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)特定議題召開的會(huì)議。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議召集人：負(fù)責(zé)組織、召開會(huì)議，指定會(huì)議主持人；

2.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行；

3.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要；

4.與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，參加相關(guān)會(huì)議。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退；

2.與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，遵守會(huì)議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言；

3.與會(huì)人員應(yīng)做好會(huì)議保密工作，不得泄露會(huì)議內(nèi)容；

4.與會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，提出建設(shè)性意見和建議。

六、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取與會(huì)人員意見；

2.會(huì)議決策應(yīng)遵循法律法規(guī)、公司章程及內(nèi)部管理制度；

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)形成書面文件，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)落實(shí)；

4.會(huì)議決策如有變更，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行。

七、本制度的解釋權(quán)歸集團(tuán)董事會(huì)所有，自頒布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。集團(tuán)各部門應(yīng)根據(jù)本制度制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)董事會(huì)審批后執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)集團(tuán)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)明確；

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的主要議題，明確各議題討論順序和時(shí)間安排；

3.確定與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請相關(guān)人員參加會(huì)議，并提前通知；

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：收集、整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，編制會(huì)議參考資料；

5.會(huì)議場地及設(shè)備準(zhǔn)備：預(yù)訂會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議通知

1.發(fā)布會(huì)議通知：將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等相關(guān)信息通知與會(huì)人員；

2.提醒與會(huì)人員：在會(huì)議召開前，通過電話、短信或郵件等方式提醒與會(huì)人員參加會(huì)議；

3.更新與會(huì)人員名單：如有人員變動(dòng)，及時(shí)更新名單，并通知相關(guān)人員。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員在會(huì)議開始前簽到，確認(rèn)參會(huì)；

2.會(huì)議主持人開場：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、議程和與會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律；

3.會(huì)議議題討論：按照議程逐項(xiàng)討論議題，與會(huì)人員充分發(fā)表意見，形成決策；

4.會(huì)議決策：對(duì)討論充分的議題進(jìn)行表決，形成會(huì)議決策；

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作要求。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等；

2.會(huì)議記錄應(yīng)客觀、真實(shí)、完整，不得遺漏重要信息；

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放與反饋

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給與會(huì)人員；

2.與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出；

3.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)無誤后，由會(huì)議記錄人歸檔保存。

六、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)會(huì)議決策：相關(guān)人員按照會(huì)議決策要求，開展后續(xù)工作；

2.反饋會(huì)議決策執(zhí)行情況：定期向會(huì)議主持人匯報(bào)會(huì)議決策的執(zhí)行情況；

3.會(huì)議效果評(píng)估：對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一次會(huì)議提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保記錄準(zhǔn)確無誤；

2.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)布，確保與會(huì)人員及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和決策；

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如電子郵件、內(nèi)部通訊平臺(tái)等。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，明確各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行責(zé)任人；

2.任務(wù)分配應(yīng)考慮責(zé)任人的工作能力和資源，確保決策能夠有效執(zhí)行；

3.對(duì)復(fù)雜或重大的決策任務(wù)，應(yīng)制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃和進(jìn)度表。

三、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

1.設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策任務(wù)的執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控；

2.定期檢查任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，確保各項(xiàng)決策按計(jì)劃推進(jìn)；

3.對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施予以解決。

四、執(zhí)行情況反饋

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或相關(guān)部門反饋決策執(zhí)行情況；

2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)進(jìn)度、遇到的問題和解決方案、需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)等；

3.對(duì)于重大決策的執(zhí)行情況，應(yīng)形成書面報(bào)告，以便于跟蹤和評(píng)估。

五、會(huì)議決策的調(diào)整與優(yōu)化

1.根據(jù)執(zhí)行情況反饋，對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行必要的調(diào)整和優(yōu)化；

2.調(diào)整決策時(shí)，應(yīng)充分考慮相關(guān)因素，確保決策的科學(xué)性和可行性；

3.任何決策的調(diào)整都應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的審批程序，并及時(shí)通知相關(guān)人員。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批發(fā)布后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)查閱；

2.集團(tuán)內(nèi)部應(yīng)建立便捷的會(huì)議紀(jì)要查閱系統(tǒng)，確保信息安全的同時(shí)，提高工作效率；

3.對(duì)于涉及重大決策的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保信息的安全性和保密性。

七、跟蹤落實(shí)的評(píng)價(jià)與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；

2.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度和流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率；

3.鼓勵(lì)員工提出關(guān)于會(huì)議管理和決策落實(shí)的改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化管理體系。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門提交申請；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政部門合理安排；

3.行政部門應(yīng)及時(shí)回復(fù)預(yù)訂申請，確認(rèn)會(huì)議室安排，并提供必要的服務(wù)支持。

二、會(huì)議室配置

1.根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模，配置合適的會(huì)議室，確保會(huì)議環(huán)境舒適、設(shè)備齊全；

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等；

3.定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免會(huì)議期間出現(xiàn)故障。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會(huì)議進(jìn)行；

3.未經(jīng)允許，不得擅自攜帶會(huì)議室內(nèi)設(shè)備離開。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，確保會(huì)議安全；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，定期進(jìn)行安全檢查；

3.對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議，應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.行政部門應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)場布置、設(shè)備調(diào)試等；

2.會(huì)議期間，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的管理和維護(hù)；

3.會(huì)議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議室，回收會(huì)議資料，確保會(huì)議室恢復(fù)正常使用狀態(tài)。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行核算，由行政部門負(fù)責(zé)管理；

2.各部門在使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守費(fèi)用管理規(guī)定，合理使用資源；

3.定期對(duì)會(huì)議室使用費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，確保資源合理分配，提高使用效率。

七、會(huì)議室管理制度的宣傳與培訓(xùn)

1.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理制度進(jìn)行宣傳，提高員工的認(rèn)識(shí)和遵守意識(shí)；

2.對(duì)于新入職員工，應(yīng)進(jìn)行會(huì)議室管理制度的培訓(xùn)，確保其了解相關(guān)規(guī)定；

3.通過內(nèi)部通訊、公告等形式，及時(shí)更新會(huì)議室管理