數(shù)字資源信息庫建設(shè)方案

數(shù)字資源信息庫建設(shè)方案1.文書檔案整理方案 11.1.檔案整理 1 11.1.2.質(zhì)量要求 11.1.3.整理流程 2 242.1.檔案修復(fù)的原則 242.3.做好文件的接收和登記工作 2.5.對檔案進(jìn)行檢查 252.6.修復(fù)注意事項(xiàng) 262.7.粘膠劑的配制 262.8.對修復(fù)用紙的要求 26 272.9.1.單面托裱 272.9.2.雙面托裱 283.檔案數(shù)字化流程 3.1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程 3.1.1.領(lǐng)取檔案 3.1.2.掃描前預(yù)處理 3.1.4.檔案掃描 3.1.6.檔案的裝訂 3.2.文件存儲和備份 4.1.紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化加工流程 4.2.縮微影像和數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)要求 4.3.紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化加工的組織與管理 4.7.縮微數(shù)字一體化技術(shù)環(huán)境 4.8.縮微影像和數(shù)字圖像的采集 12歸檔(不宜數(shù)字化的會議記錄等特殊情況除外),電子目錄能與相應(yīng)的卷盒封面須標(biāo)明全宗名稱(即立檔單位名稱),使用全稱或規(guī)范3括會議記錄),領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿(附原本),各(3)合同、協(xié)議、出版物原稿(附原本)4(1)文件材料歸檔范圍(2)不歸檔的文件材料的范圍采用年度一組織機(jī)構(gòu)(或問題),這種方法對文件資料比較多的單位(1)本單位形成的文件材料是立卷歸檔的重點(diǎn)。5(2)立卷歸檔中，不僅要注意收集以紙張為載體的文件材料，(3)要保證文件材料的齊全完整。①正件與附件要齊全完整。6(1)永久凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，(2)定期凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間內(nèi)對本(1)第一種方法：按時(shí)間先后排列，文件落款時(shí)間就是歸檔時(shí)(2)第二方法：按上下級關(guān)系排列，從大到小順序排列。在排7—單位處理簽(有領(lǐng)導(dǎo)重要批示才存，只是傳閱簽名的不存。)度、件號、期限為必備項(xiàng)。(同年度和期限8每年形成的檔案先按機(jī)構(gòu)(問題)序列依次上架，在機(jī)構(gòu)(問題)內(nèi)每年形成的檔案先按保管期限依次上架，在保管期限內(nèi)再分機(jī)構(gòu)(問題)排列。9本企業(yè)籌辦和設(shè)立的申請文件材料、政府相關(guān)部門永久永久本企業(yè)章程送審稿、批準(zhǔn)稿及正式文本永久企業(yè)合并、分立、改制、上市、破產(chǎn)、解散或其他永久料，發(fā)起人協(xié)議永久會議通知、議程、報(bào)告、決議、決定、公報(bào)聲明、材料、參加人員名單永久10年重要的永久一般的30年國有資產(chǎn)管理部門對本企業(yè)國有資本金核算確認(rèn)永久其他非國有組織或機(jī)構(gòu)資本對本企業(yè)投資、段入核永久師工作報(bào)告、股東大會決議、董事會通過的資金運(yùn)用方案決議、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建議書、招股說明書及發(fā)行公告(含財(cái)務(wù)報(bào)告、盈利預(yù)測報(bào)告)永久與中介機(jī)構(gòu)簽訂的上市輔導(dǎo)協(xié)議、盡職調(diào)查材料30年發(fā)行申請書、證監(jiān)會核準(zhǔn)文件材料、審核過程中提出的審核反饋意見永久永久上市推薦書、上市公告書、確定股票掛牌簡稱的函永久重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)30年永久永久永久永久永久重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)4資產(chǎn)權(quán)屬證明文件材料本企業(yè)土地、房屋、基礎(chǔ)設(shè)施等不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件材料，重要的技術(shù)裝備、設(shè)備等固定資產(chǎn)登記文件材料，自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)收益權(quán)申永久件、商業(yè)秘密、技術(shù)訣竅等知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、申請、永久審批、登記、運(yùn)用、保護(hù)和管理中產(chǎn)生的文件材料本企業(yè)特許經(jīng)營權(quán)證文件材料，本企業(yè)資質(zhì)認(rèn)證、商譽(yù)評估、信用評級等文件材料永久永久重要的永久一般的30年永久重要的永久一般的30年投資企業(yè)董事會、股東會文件材料、投資企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告、紅利分配文件材料，股權(quán)證、轉(zhuǎn)讓協(xié)議等股權(quán)管理文件材料永久型投資等投資業(yè)務(wù)中形成的其他文件材料重要的永久一般的30年5參加人員名單永久6結(jié)、決議、決定、紀(jì)要、媒體宣傳框道、錄像重要的永久一般的30年7要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告(原文及譯文)永久30年30年重要的永久一般的30年9重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)、無批復(fù)重要事項(xiàng)30年無批復(fù)的一般事項(xiàng)10年涉及本企業(yè)經(jīng)營管理重要事項(xiàng)和其他重要事項(xiàng)的文永久與本企業(yè)經(jīng)營管理等工作有關(guān)的一般性文件材料今10年重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)30年本企業(yè)非資本經(jīng)營業(yè)務(wù)中與會計(jì)、審計(jì)、法律事務(wù)重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)30年永久本企業(yè)簽署的戰(zhàn)略合作協(xié)議、重要談判的合同協(xié)議永久重要的永久一般的30年重要的30年一般的10年本企業(yè)對其他單位或個(gè)人的資信調(diào)查、客戶管理等重要的30年一般的10年重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)30年重大問題永久一般性問題30年永久永久10年30年永久永久永久項(xiàng)目檢查、竣工驗(yàn)收、重要的專項(xiàng)報(bào)告、審批意見永久企業(yè)管理文件材料企業(yè)管理規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、實(shí)施方案、制度、規(guī)定、辦法等永久企業(yè)管理方案實(shí)施、檢查驗(yàn)收文件材料30年資本經(jīng)營工作文件材料資本經(jīng)營工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、條例、制度、辦法、規(guī)定、決定等永久資本經(jīng)營工作通知、紀(jì)要、記錄、調(diào)研報(bào)告30年財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)永久財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃、報(bào)告、通知30年固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥文件材料30年永久資金管理、價(jià)格管理、會計(jì)管理文件材料永久永久本企業(yè)經(jīng)營盈虧情況報(bào)告、報(bào)表重要的永久一般的30年本企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告永久永久30年10年重要物資的30年一般物資的10年永久永久10年產(chǎn)品與服務(wù)的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)可行性研究報(bào)告，市場需求分析報(bào)告、收益預(yù)測分析報(bào)告30年永久專題分析報(bào)告、專題會議紀(jì)要30年研制或開發(fā)計(jì)劃、方案及方案論證報(bào)告30年階段評審文件材料30年市場開發(fā)與營銷市場營銷工作總結(jié)、制度，營銷組織、市場網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、境外市場拓展、品牌建設(shè)等文件材料永久市場營銷工作規(guī)劃、計(jì)劃等30年產(chǎn)品銷售計(jì)劃文件材料，產(chǎn)品訂貨會、市場分少和30年30年永久永久30年重要客戶的永久一般客戶的30年企業(yè)認(rèn)證、達(dá)標(biāo)等活動(dòng)的呈報(bào)、審批文件材料，企永久企業(yè)形象宣傳文件材料永久統(tǒng)計(jì)工作文件材料統(tǒng)計(jì)工作制度、規(guī)定、辦法，綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久永久一般性統(tǒng)計(jì)分析文件材料30年生產(chǎn)組織工作制度、辦法、總結(jié)等永久生產(chǎn)組織工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告30年10年生產(chǎn)調(diào)度會議記錄30年10年永久質(zhì)量工作規(guī)劃、計(jì)劃、措施30年30年30年質(zhì)量異議處理、事故分析及處理文件材料質(zhì)量認(rèn)永久永久能源管理工作文件材料能源管理工作規(guī)定、總結(jié)永久30年30年設(shè)備儀器管理工作文件材料設(shè)備儀器管理工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)等永久設(shè)備儀器管理工作規(guī)劃、計(jì)劃等30年安全生產(chǎn)工作文件材料安全技術(shù)管理制度、辦法、總結(jié)，自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料永久安全技術(shù)管理規(guī)劃、計(jì)劃、通報(bào)、會議記錄、安全30年安全、消防教育、應(yīng)急演練活動(dòng)文件材料10年永久環(huán)境保護(hù)工作規(guī)劃、計(jì)劃30年永久永久30年10年科技管理工作項(xiàng)目、科技成果管理、技術(shù)引進(jìn)文件材料永久30年10年學(xué)術(shù)交流活動(dòng)文件材料10年企業(yè)信息化管理制度、總結(jié)等文件財(cái)料永久30年企業(yè)信息化總體設(shè)計(jì)方案，信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施過程評審文件材料30年30年永久標(biāo)準(zhǔn)工作規(guī)劃、計(jì)劃等30年圖書、情報(bào)工作文件材料圖書、情報(bào)工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)永久圖書、情報(bào)工作規(guī)劃、計(jì)劃等案、保密、保衛(wèi)、綜合治理、信訪、法律、外事、本企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、崗位職責(zé)設(shè)計(jì)、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久永久企業(yè)人員錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留永久永久老干部、離退休人員管理有關(guān)文件材料永久企業(yè)人員薪酬、待遇等勞動(dòng)人事管理文件林科永久企業(yè)簽訂的勞動(dòng)合同永久企業(yè)先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的如件材料永久其他表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年受到警告(不含)以上處分的永久受到警告處分的30年本企業(yè)人員參加社會保障、醫(yī)療保險(xiǎn)、商業(yè)保險(xiǎn)、劃生育等文件材料永久企業(yè)職工培訓(xùn)工作文件材料重要的30年一般的10年永久職工名冊永久文秘、機(jī)要、檔案、保密工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)等文件材料永久30年檔案開發(fā)、編研成果，檔案移交清單、銷毀清冊永久30年30年安全保衛(wèi)工作安全保衛(wèi)、民兵、預(yù)備役工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、30年保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查方案、記錄、通報(bào)30年自然災(zāi)害防范、交通管理文件材料30年重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)30年重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)30年五年普法規(guī)劃、年度計(jì)劃、規(guī)章、制度、辦法等30年永久一般法律事務(wù)工作文件材料30年案件、糾紛、行政處罰、復(fù)議文件材料及公證事務(wù)中結(jié)論性材料永久案件、糾紛、行政處罰、復(fù)議文件材料及公證事務(wù)中調(diào)查、協(xié)調(diào)過程形成的文件材料30年外事工作文件材料國際交往中發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談?dòng)涗?、紀(jì)要等永久出訪考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動(dòng)、出訪審批文件材料永久產(chǎn)品進(jìn)出口審批和辦理手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告30年永久30年內(nèi)部控制管理手冊、風(fēng)險(xiǎn)識別、評估、控制等過程形成的文件材料，重大風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)文件材料30年本企業(yè)社會責(zé)任報(bào)告永久永久永久成果，本企業(yè)編輯出版的書、報(bào)、刊等出版物永久本企業(yè)編制的簡報(bào)、工作信息30年本企業(yè)編制的通報(bào)、情況反映、參資料等10年基本建設(shè)工作管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)永久永久大會發(fā)言、交流、會議簡報(bào)10年重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉工作中形成的文件材料，小組會議記錄、會務(wù)工作安排、總結(jié)等10年10年黨委會、黨委常委會、工會委員會、工會會員代表大會、共青團(tuán)常委(擴(kuò)大)會，黨群機(jī)關(guān)辦公會會永久10年黨務(wù)綜合性工作重一大”等重要專項(xiàng)活動(dòng)工作通知、報(bào)告，重要調(diào)永久30年組織工作黨員干部考察、考核、任免、政審決定等永久入黨、轉(zhuǎn)正、退黨、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等決定及黨員名永久黨委(黨組)組織工作規(guī)章制度永久黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方西決定及通知永久重要的永久一般的10年黨員統(tǒng)計(jì)年報(bào)永久企業(yè)宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作報(bào)告、會議紀(jì)要、調(diào)研、計(jì)劃、重要的永久一般的30年紀(jì)檢與監(jiān)察工作紀(jì)檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報(bào)、通知、會議記錄、紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)永久30年違紀(jì)案件立案報(bào)告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等文件材料永久一般案件30年工會、女工、共青團(tuán)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、決定、通知、會議記錄永久職工民主管理、表彰先進(jìn)、勞保福利、職工維權(quán)、工會會費(fèi)與財(cái)務(wù)管理文件材料、工會統(tǒng)計(jì)年報(bào)、工永久女工工作、勞動(dòng)競賽、文體活動(dòng)、計(jì)劃生育等方面重要的永久一般的10年重要的永久一般的10年民間團(tuán)體工作，民政協(xié)調(diào)工作中形成的文生材料民間團(tuán)體設(shè)立、變更、撤銷等的給示、批復(fù)、章程永久民間團(tuán)體活動(dòng)過程形成的文件材料重要事項(xiàng)30年一般事項(xiàng)10年企業(yè)接待工作計(jì)劃、方案，重要來賓有關(guān)的照片、錄音、錄像、題詞、講話、批示等重要的永久一般的30年企業(yè)住房房產(chǎn)分配、出售、出租工作文件材料永久永久新聞媒體對本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道永久企業(yè)文化建設(shè)文件材料企業(yè)文化建設(shè)方案永久企業(yè)文化建設(shè)其他文件材料重要的永久一般的30年企業(yè)紀(jì)念、慶典活動(dòng)文件材料重要的永久一般的30年無法輸出紙質(zhì)的或無紙質(zhì)的二維、三維、數(shù)據(jù)庫類電子文件重要的永久一般的30年各種有保存價(jià)值的實(shí)物重要的永久一般的30年重要的永久一般的30年2.破損檔案修復(fù)公司可根據(jù)客戶需要，提供檔案修復(fù)服務(wù)，檔案修復(fù)技術(shù)是檔案保護(hù)技術(shù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在檔案的保管和利用過程中，由于受理化因素和有害生物等的影響，能使各種檔案制成材料遭到不同程度的損害。為了使這些破損檔案恢復(fù)原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須對為了保證破損檔案能恢復(fù)原來的面目，在保存和利用中發(fā)揮作用，修復(fù)檔案時(shí)要一定要保持文件的面貌；修復(fù)工作不能弄臟檔案文件；修復(fù)檔案的各種材料不能對檔案制成材料產(chǎn)生任何副作用；修復(fù)檔案使用的各種加固材料要盡可能是可逆的。如果修復(fù)好的檔只有做好準(zhǔn)備工作，才能避免因?qū)ふ夜ぞ?、缺乏材料和尚未確定修復(fù)方法而使修復(fù)工作發(fā)生混亂，從而降低修復(fù)效率和使已損壞接收修復(fù)檔案進(jìn)行登記的目的是使工作不紊亂、責(zé)任分明和避免文件的丟失。也便于以后總結(jié)工作。所以，凡是需要進(jìn)行修復(fù)的檔案在送往裱糊室時(shí)，必須要登記。登記時(shí)要寫清文件的名稱、數(shù)量、頁數(shù)、接收人姓名、接收日期等。還要說明文件損壞的程度，需要修復(fù)技術(shù)處理的性質(zhì)和要求，例如是加固紙張、還是鞏固字跡等。最后看有無附件和說明。要做到雙方當(dāng)面清點(diǎn)文件，交接手續(xù)需要修復(fù)的文書一定要去除灰塵，避免在修復(fù)過程中沾染文件而在修復(fù)后無法除去。去塵時(shí)應(yīng)根據(jù)修復(fù)檔案的數(shù)量和灰塵污染的程度來確定去塵方法。文件數(shù)量少肘，可以采用輕微抖動(dòng)的辦必要時(shí)應(yīng)一頁頁抖動(dòng)。也可把文件上的灰塵用毛刷輕輕刷掉。如果在除塵過程中，如果發(fā)現(xiàn)有被霉菌感染的霉斑、害蟲的蛻皮、糞便、卵等，一定要進(jìn)行消毒。輕者在除塵后用浸過1%或者2%的福爾馬林溶液的脫脂棉球擦拭文件，如果大量檔案需要消毒，可在為了確定字跡的成分和紙張質(zhì)量以及損壞的性質(zhì)和程度，以便確定合理的修復(fù)方法和程序，在修復(fù)以前需要對檔案認(rèn)真檢查。例如，檢查檔案中的字跡是否耐水浸。當(dāng)字跡遇水滲化擴(kuò)散時(shí)，則應(yīng)對字跡進(jìn)行鞏固后再做其它處理。再如托裱前要檢查紙張的酸檔案文件損壞的情況是不同的，因此，要根據(jù)損壞的具體情況確定其修復(fù)的手段。例如，對檔案是用去污還是用去酸技術(shù)，或是修裱檔案時(shí)一般要使用粘膠劑——漿糊。目前有的單位使用新的修裱漿糊，即羧甲基纖維素(簡稱CMC),是纖維素經(jīng)堿化、醚化形成的白色、無味和無毒的粉末。其水溶液呈中性或微堿性。比小麥淀粉漿糊的抗霉能力強(qiáng)，在溫度28～30oC,相對濕度80%時(shí)也不生霉。粘著強(qiáng)度、機(jī)械強(qiáng)度和抗老化性較好，但溫度過高會影響效果。使用時(shí)加入1～2%甘油使其潤滑。因其吸濕能力強(qiáng)，用它裱糊的檔案要保管在相對濕度85%以下的環(huán)境中。含有害化學(xué)雜質(zhì)越少越好；含破布紙漿成分越多越好；紙張顏根據(jù)以上要求，修裱檔案文件通常使用以下幾種紙。綿連紙：是一種薄型宣紙，適于作托裱手工紙。托裱手工紙還可用河南綿紙、廣西綿紙和紗紙等。此外，還可以用云母原紙這種透明度高、強(qiáng)度大2.9.檔案修裱技術(shù)批里掃描用戶還原圖像素引檔案預(yù)處理校對改錯(cuò)盤標(biāo)打印目錄索引數(shù)據(jù)整合圖像優(yōu)化3.1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程(1)預(yù)約。按照預(yù)計(jì)進(jìn)度，領(lǐng)取和歸還檔案前，應(yīng)與檔案(2)領(lǐng)取檔案時(shí)，按照用戶提供目錄清單逐卷核對，在(3)歸還檔案。將完成掃描、整理、裝訂等工作后的檔案，(4)《檔案交接登記表》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。量的原件先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等),確保較薄紙張(如信紙、便箋紙)、破損紙張、底灰較深(如草漿紙、油印紙)、字跡較淺(如鉛筆字跡)等紙張質(zhì)地狀況較差的檔案掃按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(1)掃描方式工作人員需要對紙質(zhì)文件進(jìn)行分析，并對紙張進(jìn)行分類。項(xiàng)目檔案使用平板掃描儀和高速掃描儀相結(jié)合的方式掃描，根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀。超過A3的大幅面檔案應(yīng)采用大幅面工程圖紙掃描儀或者使用平板式進(jìn)行掃(2)掃描技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)掃描模式為彩色，圖像格式為JPEG/TIFF,掃描分辨率為(3)掃描登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是(4)圖像整合及