qsb會議管理制度

qsb會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)qsb會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，制定本管理制度。會議應(yīng)遵循務(wù)實高效、充分準(zhǔn)備、廣泛參與、明確決策的原則。

二、適用范圍

本管理制度適用于qsb公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如部門例會、總經(jīng)理辦公會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如專題協(xié)調(diào)會、緊急會議等。

四、參會人員

1.會議主持人：負(fù)責(zé)組織、主持、引導(dǎo)會議討論，確保會議按照預(yù)定議程進(jìn)行。

2.與會人員：根據(jù)會議主題、議程，參與討論、發(fā)表意見、提供決策建議的人員。

3.記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容、整理會議紀(jì)要，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性。

五、會議通知

1.會議主持人應(yīng)在會議召開前至少1個工作日，向與會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、參會人員、會議議程、預(yù)期目標(biāo)等要素。

3.與會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)參會情況。

六、會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，不得隨意接打電話、玩手機(jī)。

3.與會人員應(yīng)積極參與討論，尊重他人意見，遵守會議議程，確保會議高效進(jìn)行。

4.會議內(nèi)容、紀(jì)要等資料應(yīng)妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。

七、本管理制度的解釋權(quán)歸qsb公司所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)根據(jù)本管理制度，制定具體的實施細(xì)則。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求或部門工作計劃，明確會議目的、議題和預(yù)期成果。

2.制定會議議程：會議主持人負(fù)責(zé)梳理會議議題，合理安排議程，確保會議高效進(jìn)行。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參加，并明確各自職責(zé)。

4.預(yù)約會議室：根據(jù)參會人數(shù)、會議時間等因素，提前預(yù)約合適的會議室，并確保會議設(shè)施齊全。

二、會議通知與資料準(zhǔn)備

1.發(fā)送會議通知：會議主持人應(yīng)在會議召開前至少1個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.準(zhǔn)備會議資料：會議相關(guān)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備與會議議題相關(guān)的資料，包括但不限于報告、數(shù)據(jù)、方案等，并在會議前分發(fā)至與會人員。

三、會議進(jìn)行

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，記錄人負(fù)責(zé)統(tǒng)計參會人員。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)，明確會議紀(jì)律。

3.討論與決策：根據(jù)會議議程，依次討論各個議題，與會人員充分發(fā)表意見，形成決策。

4.會議記錄：記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、與會人員的觀點和決策結(jié)果。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議總結(jié)：會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議紀(jì)要整理：記錄人根據(jù)會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

3.反饋與落實：與會人員對會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時提出；各部門應(yīng)根據(jù)會議決策，推進(jìn)相關(guān)工作，確保落實到位。

五、會議評估與改進(jìn)

1.會議評估：會議結(jié)束后，組織與會人員對會議效果、組織籌備等方面進(jìn)行評估，提出改進(jìn)意見。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)會議評估結(jié)果，會議主持人及相關(guān)責(zé)任人應(yīng)制定改進(jìn)措施，提高會議質(zhì)量。

本章所述會議流程旨在規(guī)范qsb公司各類會議的組織與實施，確保會議務(wù)實高效，為公司發(fā)展提供有力支持。各部門應(yīng)參照本章內(nèi)容，結(jié)合實際情況，制定具體的會議流程實施細(xì)則。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容、討論重點和決策結(jié)果，確保信息的真實性和完整性。

2.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議紀(jì)要，并在1個工作日內(nèi)完成初稿。

3.會議紀(jì)要初稿應(yīng)發(fā)送給會議主持人審核，經(jīng)審核確認(rèn)無誤后，由會議主持人發(fā)布。

4.會議紀(jì)要的發(fā)布對象應(yīng)包括所有與會人員及相關(guān)利益相關(guān)者。

二、會議紀(jì)要的審批與分發(fā)

1.會議紀(jì)要發(fā)布前，需由會議主持人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會議討論事實和決策精神。

2.審批通過后，會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式分發(fā)至與會人員，并抄送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。

3.分發(fā)會議紀(jì)要時，應(yīng)明確要求與會人員在規(guī)定時間內(nèi)對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。

三、會議決策的跟蹤與落實

1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項，制定具體的執(zhí)行計劃，明確責(zé)任人、完成時限等。

2.相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照執(zhí)行計劃推進(jìn)工作，并及時向會議主持人匯報進(jìn)展情況。

3.會議主持人應(yīng)定期檢查決策落實情況，對存在的問題予以指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保決策落地。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查詢和追溯。

2.歸檔的會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定年限保存，確保信息安全。

3.對于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會議紀(jì)要，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。

五、會議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.與會人員應(yīng)積極參與會議紀(jì)要的反饋，對執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足提出建議。

2.會議主持人應(yīng)根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整決策和執(zhí)行計劃，以提高會議紀(jì)要的落實效果。

3.定期對會議紀(jì)要的編制、審批、落實等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)，不斷優(yōu)化流程，提升管理效率。

本章旨在明確qsb公司會議紀(jì)要的跟蹤落實機(jī)制，確保會議成果轉(zhuǎn)化為實際行動，推動公司業(yè)務(wù)發(fā)展。各部門應(yīng)遵循本章規(guī)定，切實加強(qiáng)對會議紀(jì)要的跟蹤與落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議申請人提前向行政部門或指定管理人員提出申請。

2.申請時應(yīng)明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政部門合理分配會議室資源。

3.預(yù)訂成功后，會議申請人需在會議前確認(rèn)會議室準(zhǔn)備情況，確保會議設(shè)施齊全、環(huán)境整潔。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間進(jìn)行，不得隨意占用或提前結(jié)束。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持室內(nèi)安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

3.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)公物，規(guī)范操作設(shè)備，如有損壞，需照價賠償。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議申請人如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前通知行政部門，以便安排技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試。

3.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)，并關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備，節(jié)約能源。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會議室使用完畢，應(yīng)由會議申請人或指定人員負(fù)責(zé)清理場地，確保會議室整潔。

2.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保會議環(huán)境良好。

3.如遇會議室衛(wèi)生問題，應(yīng)及時報告行政部門，以便及時處理。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.會議期間，禁止在會議室存放易燃、易爆等危險物品。

3.與會人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，如遇緊急情況，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

本章針對qsb公司會議室管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述，旨在提高會議室使用效率，保障會議順利進(jìn)行。各部門應(yīng)遵循本章規(guī)定，共同維護(hù)會議室的正常使用秩序。

第五章附則

一、