公司印信管理制度

公司印信管理制度1.目的和適用范圍本規(guī)章制度的目的是為了規(guī)范和管理公司的印信，確保印信在使用過程中的安全性、準確性和合規(guī)性。適用范圍包含公司全部部門和員工。2.定義2.1公司印信：指公司名章、合同專用章、財務(wù)專用章等與公司身份和經(jīng)營活動有關(guān)的印章。2.2印信保管人：指被授予印信保管責(zé)任的員工。2.3印信使用人：指被授權(quán)使用印信的員工。3.印信申請與核發(fā)3.1印信申請3.1.1公司各部門在有需要的情況下，可以向公司行政部門申請印信。3.1.2印信申請包含申請用途、所需種類及數(shù)量等信息，并需經(jīng)上級部門或領(lǐng)導(dǎo)核準。3.2印信核發(fā)3.2.1經(jīng)核準后，行政部門依據(jù)申請人供應(yīng)的信息，核發(fā)相應(yīng)的印信。3.2.2核發(fā)的印信包含印章、印油和印信使用手冊。3.2.3每個印信都有唯一的編號和記錄，行政部門需對印信的核發(fā)、使用和更改進行認真記錄。3.3印信使用期限3.3.1印信的使用期限一般為一年，逾期需重新申請核發(fā)。3.3.2如因特殊情況需要提前或延期使用期限，需向公司行政部門提出申請，并經(jīng)上級部門或領(lǐng)導(dǎo)批準。4.印信的保管和使用4.1印信保管4.1.1印信保管人應(yīng)將印信存放在安全、防潮、防火的專用印信柜中，并負責(zé)印信的保管、維護和使用。4.1.2每位印信保管人只能保管一套印信，不得交叉使用，保證印信的獨立性。4.1.3印信保管人應(yīng)當妥當保管印信柜的鑰匙，并定期更換密碼，并及時上報行政部門備案。4.2印信使用4.2.1只有經(jīng)過授權(quán)的員工才略使用印信，未經(jīng)授權(quán)嚴禁私自使用印信。4.2.2印信使用人在使用印信前，應(yīng)核實印信的正確性、完整性和合法性，并依照使用手冊中的規(guī)定正確使用印信。4.2.3印信使用人在使用印信時，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，不得濫用印信、盜用印信或?qū)⒂⌒庞糜诜欠ㄓ猛尽?.2.4印信使用人應(yīng)對印信的安全負責(zé)，離崗時應(yīng)將印信妥當保管，不得隨便放置在他人可接觸的地方。4.2.5針對每次印信使用，印信使用人應(yīng)填寫印信使用記錄，包含使用日期、使用事由、使用人簽字等，并及時報備行政部門。5.印信的更改和廢止5.1印信更改5.1.1如需更改印信的類型、數(shù)量或編號等信息，需向公司行政部門提出申請，并經(jīng)上級部門或領(lǐng)導(dǎo)批準。5.1.2更改后的印信需在使用前經(jīng)過行政部門確實認和授權(quán)。5.2印信廢止5.2.1如顯現(xiàn)印信遺失、損壞或過期等情況，應(yīng)及時上報行政部門，并依照相關(guān)程序進行廢止和重新核發(fā)。5.2.2即使印信沒有遺失、損壞或過期等情況，每年底行政部門都會進行印信的庫存清點和檢查，并依據(jù)情況決議是否進行廢止和重新核發(fā)。6.違規(guī)處理6.1對于未經(jīng)授權(quán)擅自使用印信、濫用印信、私自留用印信、使用非法印信等違反本制度規(guī)定的行為，公司將依據(jù)公司紀律處分規(guī)定進行相應(yīng)處理，包含但不限于警告、記過、停職、開除等。如涉及法律問題，將追究法律責(zé)任。6.2對于安全保管欠妥導(dǎo)致印信遺失、損壞等情況的發(fā)生，印信保管人將承當相應(yīng)的責(zé)任，并依照公司相關(guān)制度進行追責(zé)。7.附則7.1印信保管人和印信使用人應(yīng)接受公司相關(guān)部門的培訓(xùn)，了解和掌握相關(guān)制度和規(guī)定，確保能夠正確使用和保管印