檔案室規(guī)章管理制度

檔案室規(guī)章管理制度第一章總則為加強(qiáng)檔案室的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，特制定本制度。檔案是記錄組織歷史、員工信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)及其他重要信息的文件，其管理工作對(duì)于提高工作效率、保障信息安全、促進(jìn)透明度具有重要意義。第二章目標(biāo)與適用范圍2.1目標(biāo)本制度旨在明確檔案室的管理規(guī)范，確保檔案的收集、整理、保管、查閱及轉(zhuǎn)遞等工作規(guī)范化、制度化，提升檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代化水平。2.2適用范圍本制度適用于本單位所有檔案的管理工作，包括但不限于人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。第三章法律依據(jù)本制度依據(jù)以下法規(guī)、政策和標(biāo)準(zhǔn)制定：1.《檔案法》2.《中華人民共和國(guó)信息公開條例》3.《企業(yè)檔案管理規(guī)范》4.本單位相關(guān)管理規(guī)定第四章檔案管理職責(zé)4.1組織機(jī)構(gòu)檔案室為本單位檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作。4.2職責(zé)分工-檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括檔案的收集、整理、保管和查閱登記。-信息技術(shù)人員：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和技術(shù)支持，確保檔案數(shù)字化及信息安全。-各部門負(fù)責(zé)人：協(xié)助檔案室收集和提供本部門相關(guān)檔案材料，確保材料的準(zhǔn)確和完整。第五章檔案的收集與歸檔5.1收集要求各部門在日常工作中，應(yīng)及時(shí)收集與本部門相關(guān)的檔案材料，包括但不限于：-員工登記表-個(gè)人簡(jiǎn)歷-考核材料-各類審批文件5.2歸檔流程1.收集完畢后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所收集的檔案進(jìn)行審核，確保材料的真實(shí)性和完整性。2.檔案管理員對(duì)審核通過的材料進(jìn)行整理，并按規(guī)定格式歸檔，確保歸檔材料的規(guī)范性。3.所有歸檔材料必須逐一編號(hào)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。5.3歸檔標(biāo)準(zhǔn)歸檔材料應(yīng)具備以下標(biāo)準(zhǔn)：-字跡清晰、整潔-內(nèi)容完整、準(zhǔn)確-相關(guān)證明材料齊全第六章檔案的保管6.1保管措施檔案室應(yīng)采取以下保管措施，確保檔案的安全：-檔案必須存放在專用檔案柜中，定期檢查柜鎖和檔案室門窗的安全性。-應(yīng)采取防火、防潮、防盜等措施，確保檔案在良好的環(huán)境中存放。-每年進(jìn)行一次全面的檔案安全檢查，確保檔案的完整性和安全性。6.2交接管理檔案交接需填寫交接清單，由交接雙方簽字確認(rèn)。檔案管理員應(yīng)對(duì)交接的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的去向可追溯。第七章檔案的查閱與借用7.1查閱權(quán)限檔案查閱分為內(nèi)部查閱和外部查閱：-內(nèi)部查閱：本單位員工需查閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理員提出申請(qǐng)，填寫查閱登記表，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。-外部查閱：外部單位或個(gè)人需查閱檔案時(shí)，需提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。7.2借用規(guī)定-檔案原則上不外借，特殊情況下需外借時(shí)，需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。-借用檔案的員工或單位需填寫借用登記表，確保檔案的完整性和安全性。7.3查閱注意事項(xiàng)查閱檔案時(shí)，查閱人員需遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃或拆換。第八章檔案的轉(zhuǎn)遞8.1轉(zhuǎn)遞流程檔案轉(zhuǎn)遞需遵循以下流程：1.轉(zhuǎn)遞檔案前，需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并標(biāo)明轉(zhuǎn)遞原因和接收單位。2.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)由檔案管理員進(jìn)行密封，確保檔案的安全。3.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要途徑進(jìn)行，禁止個(gè)人私自攜帶檔案。8.2接收確認(rèn)接收單位在收到檔案后，需及時(shí)核對(duì)檔案內(nèi)容，并填寫接收確認(rèn)單，由雙方簽字確認(rèn)。第九章監(jiān)督與評(píng)估9.1監(jiān)督機(jī)制檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，確保制度的執(zhí)行情況。各部門也需對(duì)本部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。9.2評(píng)估流程每年進(jìn)行一次檔案管理工作評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括：-檔案的收集、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞情況-檔案管理制度的執(zhí)行情況-檔案安全管理的效果評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。第十章附則本制度由檔案室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。根據(jù)實(shí)際情況和相關(guān)法規(guī)的變化，檔案室應(yīng)定期對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。---以上