第二章秘書的一般能力

第二章秘書的一般能力學習目標思考練習主要內容視野拓展本章導言?了解能力的基本概念；了解能力與知識、技能的關系；理解一般能力對于秘書工作的重要影響；掌握秘書人員一般能力的基本要求。知道影響能力形成和發(fā)展的各種因素；會用能力測驗方法了解自己的能力水平；掌握秘書人員各種一般能力的培養(yǎng)方法。?觀察力、注意力、記憶力、想象力、創(chuàng)造力、思維力等都是能力的重要組成部分。通過秘書人員的工作實踐，探討對秘書人員一般能力的要求以及秘書人員一般能力的培養(yǎng)問題，提高秘書人員從事各種工作活動的效率。?第六節(jié)秘書的思維力

第二節(jié)秘書的觀察力第四節(jié)秘書的記憶力第三節(jié)秘書的注意力第五節(jié)秘書的想象力第一節(jié)能力概述?第一節(jié)能力概述

一、什么是能力三、能力的個別差異五、能力結構二、能力與知識、技能四、影響能力的因素

六、能力測驗本節(jié)點睛?人的能力是和活動相聯系的，在活動中形成、發(fā)展和表現出來的，離開實踐活動，人的能力就無從體現。缺乏某種能力的人也會對他從事某項實踐活動帶來障礙。?一、什么是能力

能力是直接影響活動的效率，使活動順利完成的個性心理特征。人們從事任何項重要的活動，完成一件有意義的工作，都必須依靠一定的能力。

?例如：搞創(chuàng)作，必須具備寫作能力；從事繪畫，必須掌握繪畫技巧。曹雪芹《紅樓夢》

凡高《向日葵》?知識是人類社會歷史經驗的總結和概括，技能是一種操作技術。知識、技能和能力關系密切。能力在學習知識、掌握技能的過程中發(fā)展；能力在一定程度上決定著人們對知識、技能的掌握和運用的程度；能力影響著人們掌握知識技能的快慢、深淺、難易和鞏固程度。二、能力與知識、技能

?能力的類型差異。這種差異主要表現在各種心理活動過程方面。能力發(fā)展的水平差異。人的智力水平有高有低，基本上是屬于正態(tài)分布。能力表現的早晚差異。這種差異主要表現為三種現象：人才早熟或早慧；中年成才；大器晚成。三、能力的個別差異偏高20%智力正常的兒童60%偏低20%312?四、影響能力形成和發(fā)展的因素先天素質的影響早期環(huán)境和經驗的影響教育和實踐活動的影響勤奮與愛好的影響?能力有著復雜的心理結構，是各種心理品質的總和。關于能力結構問題，心理學界有許多學說。如斯皮爾曼的能力二因素說、吉爾福特的智慧結構學說、施萊辛格和格特曼的智力二維結構學說等。五、能力結構?心理測驗按測量類型可以分為三種（見圖3-1）。六、能力測驗圖3-1心理測驗的種類心理測驗能力測驗成就測驗人格測驗普通能力測驗（智力測驗）特殊能力測驗?第二節(jié)秘書的觀察力

一、什么是觀察力三、秘書觀察力在秘書活動中的作用四、秘書觀察力的培養(yǎng)二、秘書觀察力的基本要求本節(jié)點睛?

觀察是人們認識世界，進行各種創(chuàng)造性勞動的基礎，是科學研究中最基本的方法。秘書擔負的工作比較特殊，接觸面廣，必須具備良好的觀察力，隨時發(fā)現工作中的問題，及時向領導或有關部門反饋。?觀察力是人們有意識地對事物進行知覺感受的能力，是人們認識事物的必要前提。人們對于客觀事物的認識總是有一個漸進過程，第一步是感覺和知覺。知覺有些是有意識的，有些則是無意識的。觀察是有意識知覺的最高形式，是一種有目的、有計劃、比較持久的知覺活動。一、什么是觀察力?二、秘書觀察力的基本要求

觀察是人們認識事物的前提，能否對客觀事物進行比較全面深入的觀察，將直接影響到人的認識的正確與否。對于秘書的觀察力的基本要求，主要有以下三點。?要求秘書在對事物的觀察過程中，排除各種因素的干擾，避免主觀臆測。要求秘書克服各種不利因素的影響，排除外部的干擾因素。必須克服內部因素的影響：觀察者興趣、動機、態(tài)度和知覺參考的影響。秘書工作者必須克服各種不利因素的影響，從實際出發(fā)、實事求是地去觀察事物。（一）觀察的客觀性

?（二）觀察的全面性

觀察的全面性，就是要避免在觀察事物或事件時只注意一點而忽視其他，出現片面性。觀察的全面性是對事物認識、判斷的基本前提。秘書必須立體地、多層次地、多角度地看待問題，把被觀察對象放在對象所處系統中觀察，這樣才能獲取比較全面的認識。?關于對事物觀察的全面性，宋代大文豪蘇東坡的《題西林壁》有比較形象的描繪?！额}西林壁》橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同。不識廬山真面目，只緣身在此山中。?觀察的敏銳性是指觀察者在觀察活動中能夠迅速抓住那些反映事物本質而又不易察覺的現象。作為秘書，要有“政治敏感性”，要有“靈敏的政治嗅覺”，掌握領導的意圖和要求。觀察的敏銳性能夠幫助秘書正確恰當地處理各種復雜的人際關系，通過細致而敏銳地觀察，溝通感情，融洽關系。（三）觀察的敏銳性

?三、秘書觀察力在秘書活動中的作用秘書良好的觀察力是收集信息、發(fā)現問題的重要條件。秘書工作的職責之一是信息反饋，良好的觀察力以使秘書積極主動地尋找各種信息，而不是消被動地接受信息資料。秘書良好的觀察力可以幫助秘書更深刻地認識事物，形成正確的觀念。?

一個秘書獲得良好的觀察力，主要有以下兩種途徑：首先，要做好觀察準備，明確觀察目的，培養(yǎng)觀察興趣和意向，養(yǎng)成一種自覺的習慣，做到時時留心、事事留心、處處留心。其次，應掌握正確的觀察法，做到有順序、有系統地進行觀察。四、秘書觀察力的培養(yǎng)?第三節(jié)秘書的注意力本節(jié)點睛一、什么是注意二、秘書注意力的基本要求四、秘書注意力的培養(yǎng)三、秘書注意力對秘書活動的影響?

注意就是那扇門，一切由外部世界進入人的靈魂的東西都通過這扇門……——俄國教育家烏申斯基?

注意，是指人的心理活動對一定對象的指向和集中。指向是在每一瞬間把心理活動有選擇地朝向于一定的事物；集中是把心理活動貫注于某一事物，而同時離開其他事物。一、什么是注意當我們的注意力被有意無意地指引到上面時，我們就忽略了自己腳下真正的危險……?注意是心理活動的重要組成部分，是各種心理活動的共同特性，可分為兩種（見圖3-2）。圖3-2注意的分類無意注意在沒有人的任何意圖、沒有預先提出的目的、不要求意志努力的情況下自然而然地產生的

一種自覺的、有預定目的并經過意志努力而產生和保持的注意注意

初級

有意注意高級

?注意力，是指人們有意注意的能力，是一個人按照預定的目的在指定時間內把心理活動集中指向一定對象的能力。良好的注意力可以使人們更快地更多地感知、記憶客觀事物。秘書人員培養(yǎng)良好的注意力，對于順利完成各項工作意義十分重要。二、秘書注意力的基本要求?秘書注意力的基本要求（見圖3-3），反映了秘書注意力品質的基本特征，秘書應該自覺地加以培養(yǎng)。圖3-3秘書注意力的基本要求注意力基本要求

廣闊性

穩(wěn)定性轉換性

分配性

?（一）注意的廣闊性注意的廣闊性也叫注意的范圍，是指人們在同一時間內能清楚地把握對象的較多數量。如果一個人在同一時間內比另外一個人能夠看到或記住更多的內容，則說明這個人注意力比另外一個人強。一個秘書人員的注意力狹窄，不僅不能迅速地獲取有價值的信息資料，而且會影響注意的視野，變得孤陋寡聞。?（二）注意的穩(wěn)定性注意的穩(wěn)定性又稱注意的持久性，是指能夠長時間把注意保持在穩(wěn)定的對象或活動上。注意的穩(wěn)定性因人而異。有的人能夠較長時間地注意某一對象而不發(fā)生轉移，就說他注意力比較穩(wěn)定。秘書工作者要把注意力集中到工作中的重要問題上，長時間地不分心，不動搖。?（三）注意的分配性注意的分配性是指在同一時間內注意分配到兩種或幾種不同的對象上。一個熟練的打字員，需要把大部分的注意集中到文稿上，而只把較少的注意力放在手的動作和鍵盤上。善于分配自己的注意力，對于秘書工作是很重要的。?注意的分配性與注意的穩(wěn)定性反映都是一個人注意力的情況。注意的分配不是注意的分散，是指在一定時間同時把注意穩(wěn)定在幾個對象之間的能力。注意的穩(wěn)定性不僅僅是指注意一個對象，而是指不隨便更換注意的對象，有意識地控制注意的能力。?（四）注意的轉換性注意的轉換性是指有目的地、及時地把注意從一個對象轉移到另一個對象上。注意的轉換性反映了一個人處理問題的機動性，表現出一個人應變力的高低。作為一個秘書，對于已經順利完成的工作或者雖然沒有完成但又出現了新的較為重要的工作，必須能夠及時地轉移自己的注意力。?秘書良好的注意力有助于秘書集中精力去解決工作中的主要問題，以提高工作效率。作為秘書，必須善于控制注意力，有選擇地、有目的地去完成那些適時又緊迫的事情。那些什么事情都想做的人，其實什么都不能做，而終于導致失敗。——黑格爾三、秘書注意力對秘書活動的影響?秘書工作者要培養(yǎng)對工作、對事業(yè)的興趣，自覺地投身于工作，培養(yǎng)良好的注意力品質。同時運用意志力的作用，提高自制能力，克服注意力分散的弱點。四、秘書注意力的培養(yǎng)?第四節(jié)秘書的記憶力

本節(jié)點睛一、什么是記憶二、秘書記憶力的基本要求三、秘書記憶力的培養(yǎng)?記憶是人知識的寶庫。人的一切活動，只有在記憶的基礎上才可能進行。一個人失去了記憶能力，一切心理活動都要中斷。?

記憶是指人腦對過去感知過、經歷過的事物的反映。通過記憶，可以儲存感知的形象、理性的知識、已形成的智力和操作技能，可以重現發(fā)生過的情感。通過記憶，既可以積累個人實踐的直接經驗，又可以鞏固學習的間接經驗。一、什么是記憶?二、秘書記憶力的基本要求

記憶力是指人們在記憶活動過程中所表現出來的一種心理品質。和觀察力、注意力、想象力、思維力一樣，屬于人們的一種基本認識能力。秘書記憶力的基本要求主要有三點。

?

（一）記憶的敏捷性反映了記憶的速度特征。記得快，可以節(jié)約大量的時間，可以提高學習、工作效率。秘書有許多時效性很強的工作，如領導臨時交辦的事項，必須迅速把它們記住。?（二）記憶的精確性要求秘書能夠準確精細地記住識記對象，使獲取的各種信息準確無誤，不能模糊猜測。比如，秘書應對本單位的基層部門、各部門的人數等精確地記憶，在起草文稿引用數據時才能做到真實、準確。我國著名的橋梁專家茅以升的記憶就非常精確，能夠背誦圓周率π到小數點后100位。?（三）記憶的持久性人的記憶分為短時記憶和長時記憶兩種類型。長時記憶多數是對短時記憶加工重復的結果，但也有些是因為印象深刻一次形成的。秘書記憶的持久性對于處理日常工作是極為重要的。比如，經常要用的本單位的一些基本數據資料；在陪同領導外出或在會議期間，領導對某項事情進行的查詢。?三、秘書記憶力的培養(yǎng)（一）重視秘書記憶力的培養(yǎng)

秘書工作者應該培養(yǎng)有意記憶的能力。人的記憶按照有無識記的目的可以分為有意識記和無意識記兩種（見圖3-4）。

1圖3-4有意識記與無意識記的記憶有意識記——有明確的目的并用一定方法進行的記憶方式無意識記——依靠自己的興趣及外界事物的強烈刺激來實現記憶?秘書工作者要積極培養(yǎng)有意識的記憶能力，明確記憶的目的，自覺地克服各種記憶障礙，完成記憶任務。也應充分重視運用記憶的規(guī)律，善于將有意記憶化成無意記憶，以提高自己識記的興趣，將記憶變成一種良好的習慣。?

加深理解，融會貫通，增加意義識記的能力。根據人們對材料的理解程度及材料自身是否有規(guī)律，記憶分為意義識記和機械識記（見圖3-5）。

2圖3-5意義識記與機械識記意義識記機械識記記憶根據對材料理解程度以及材料自身是否有規(guī)律劃分?

秘書應該充分運用以往的知識經驗，尋找材料的意義以及內在聯系，找出規(guī)律，加深理解，融會貫通，提高意義識記的水平，這樣可以不斷提高識記速度，并使記憶保持長久。?掌握一定的記憶原則，積極同遺忘作斗爭。培養(yǎng)記憶品質，必須了解遺忘的特點，掌握遺忘的規(guī)律。艾賓浩斯遺忘曲線：遺忘先快后慢。人們學習中的遺忘過程是不均衡的，識記的最初遺忘很快，后來逐漸減慢，到了相應時間幾乎就不再遺忘了。秘書在學習新東西后，要及時地復習、鞏固。3艾賓浩斯遺忘曲線?適當地掌握記憶方法，可以幫助提高記憶水平。簡化法，即由繁化簡，抓要點，記提綱的方法；分組法，即把知識內容按規(guī)律性進行歸類；聯想法，即運用回憶，將有關材料通過對比、聯想的方法再現出來。秘書應該借助紙筆，積極地鍛煉記憶力水平，同時，還要運用其他手段來幫助收集資料信息。（二）秘書記憶力培養(yǎng)的方法

?第五節(jié)秘書的想象力

本節(jié)點睛一、什么是想象四、秘書想象力的培養(yǎng)二、秘書培養(yǎng)想象力的意義

三、秘書想象力的基本要求?精神浩瀚，想象活躍，心靈勤奮——就是天才。

——狄德羅（法國思想家）?想象是在人腦中對已有表象進行加工改造而創(chuàng)造新形象的心理過程。人在認識活動中，通過對事物的感知，在頭腦中形成表象，想象是在表象的基礎上的再創(chuàng)造。想象受社會歷史條件與個人心理特點的影響和制約，以客觀現實為基本依據的想象對于人們認識世界和改造世界具有重大作用。一、什么是想象

?想象可以使人認識那些無法直接感知的事物形象，使人認識宏觀世界和微觀世界；使人的認識超出時間與空間的限制，極大地豐富人的精神世界，提高人改造世界的能動性，成為推動人類社會不斷前進的精神動力。?想象力作為人的一種認識能力，主要是指人們有意想象的能力，特別是指人們創(chuàng)造性想象的能力。人的想象力的發(fā)展是社會實踐活動的結果，是人的智力發(fā)展的主要方面。二、秘書培養(yǎng)想象力的意義想象力比知識更重要，因為知識是有限的，而想象力概括著世界上的一切，動著世界的進步，并且是知識進化的源泉?！獝垡蛩固?偉大的領導能力是一種獨特的藝術形式，既要求有非凡的魄力，又要求有非凡的想象力?！峥怂韶S富的想象力是秘書創(chuàng)造性工作的基礎，不僅體現在日常工作中，而且還體現在對領導的參謀咨詢作用上。想象力有助于秘書處理各種復雜的人際關系：秘書運用想象力來推斷自己的行為會引起對方什么樣的反應，以便正確調整自己的行為習慣。?秘書工作者豐富的想象力主要表現為三個方面（見圖3-6）。三、秘書想象力的基本要求

一種根據語言的描述或圖樣的示意，在頭腦中形成相應的新形象的過程

再造想象的能力

創(chuàng)造性想象的能力一種不依據現存的材料，獨立地創(chuàng)造出新形象的過程具備憧憬的意向

一種對追求的未來事物的想象，帶有幻想性

圖3-6秘書工作者想象力要求的主要表現豐富想象力主要表現

?

秘書工作者必須有較強的理解能力，豐富的想象儲備，使再造想象更合乎情理。同時必須具有強烈的創(chuàng)造興趣和愿望，充分調動思維的積極性，進行細致的構思。還要培養(yǎng)順應現實的憧憬能力。?人的想象力是與知識水平成正比的。秘書人員要培養(yǎng)想象力，必須不斷擴大知識和不斷積累經驗。秘書應深入到各項工作中做細致的觀察，豐富頭腦中的各種表象。還必須同提高思維力相結合。知識面越廣、知識越豐富，想象的領域就越寬闊，想象也就越合理、越生動。四、秘書想象力的培養(yǎng)

?第六節(jié)秘書的思維力

本節(jié)點睛一、什么是思維二、秘書培養(yǎng)良好思維能力的意義三、秘書思維能力的基本要求四、秘書良好思維品質的培養(yǎng)?懶于思索，不愿鉆研深入理解，自滿或滿足于微不足道的知識，都是智力貧乏的原因。這種貧乏通常用一個詞來稱呼，那就是“愚蠢”?！郀柣?思維是人腦對客觀事物間接的、概括的反映，反映的是客觀事物的共同的、本質的特征和內在聯系。思維的顯著特征：間接性和概括性（見圖3-7）。一、什么是思維

圖3-7思維顯著的特征間接性：通過其他事物認識客觀事物，借助于已有知識經驗理解和把握沒有直接感知過的或根本不可能感知到的事物

概括性：抽取同類事物的共同特征和本質特征加以概括（反映客觀事物共同的本質的特征，內在聯系和規(guī)律）

思維?思維能力是人們在思維過程中所表現出來的認識能力，也是人們在思維活動中所表現出來的重要心理品質。思維能力是智力活動中的核心要素。二、秘書培養(yǎng)良好思維能力的意義?認識問題、解決問題的重要前提創(chuàng)造性地進行工作的重要條件秘書人員運用思維力進行分析、判斷，以彌補經驗的不足，實現對客觀事物間接的認識重要意義秘書人員運用創(chuàng)造性思維，解決工作難題，對復雜、變化的客觀環(huán)境和事物作出準確、及時的反應，發(fā)揮智囊作用圖3-8秘書人員良好的思維能力的重要意義秘書人員培養(yǎng)良好的思維能力，對于高效率地完成各項工作具有十分重要的意義（見圖3-8）。?一個勤于思維的人，思考問題時往往思路清晰、反應敏捷；相反，如果不具備基本的思維能力，往往思路閉塞、反應遲鈍。秘書的思維能力包括七點基本要求（見圖3-9）。三、秘書思維能力的基本要求廣闊

靈活

敏捷邏輯深刻

精確

創(chuàng)造

圖3-9秘書思維能力的基本要求思維?秘書人員應該不斷充實知識和經驗。廣泛涉獵多門科學的知識，增強思維能力。秘書人員要養(yǎng)成自覺思考的習慣，勤于動腦，善于動腦。四、秘書良好思維品質的培養(yǎng)?什么是能力？能力與知識、技能有什么關系？什么是觀察力？秘書的觀察力有哪些要求？什么是注意力？秘書注意力的要求有是什么？記憶可分成幾個過程？怎樣才能提高自己的記憶力？什么是想象？它可分為幾類？秘書的想象力有哪些要求？什么是思維？秘書的思維品質有什么要求？124563?心理小測驗注意力小測驗：從以下兩幅圖形中你看到了什么？（限時40秒）圖A圖B?答案與分析：圖A：相對的臉和酒杯，兩者都答出為正確。圖B：年輕女子和老奶奶，兩者都答出為正確。答對四個——說明你注意力很強：做什么事情都能做到聚精