2024年辦公室檔案管理制度（二篇）

第4頁共4頁2024年辦公室檔案管理制度為了增強醫(yī)院辦公室檔案管理的科學性，確保檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性和完整性，特結(jié)合當前實際情況，制定本管理制度。一、立卷與歸檔（聘請縣級相關(guān)部門專職人員）1.各部門需高度重視日常文件的收集與整理工作，將其作為部門的重要職責之一，并嚴格執(zhí)行。2.辦公室負責統(tǒng)一整理、立卷及歸檔各類文件材料。在此過程中，辦公室需對各部門的文件立卷工作進行必要的監(jiān)督與指導，并妥善接收并歸檔應(yīng)歸檔的文件案卷。3.立卷歸檔的文件范圍包括但不限于：工作活動中產(chǎn)生的、已辦理完畢且具有查考利用價值的各類文件（如收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、文件匯編、簿冊、圖表、出版物原稿及磁盤等）。4.立卷時應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件間的歷史聯(lián)系，并根據(jù)文件的保存價值進行區(qū)分，以便于檔案的保管與利用。5.立卷方法：按年度：將文件按其形成或針對的年度進行分類。按級別：根據(jù)文件的重要性，將其分為公文和一般文件。按問題：將文件按其內(nèi)容所反映的問題進行分類。按保管期限：根據(jù)文件的不同保存價值，將其分為永久、長期（____年至____年）和短期（____年以下）三種期限進行歸檔。6.文件組合原則：法規(guī)性文件（如制度、辦法、條例、規(guī)定等）一般按單一問題組合，相關(guān)請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。會議文件應(yīng)單獨組合。統(tǒng)計、報表、名冊等表格文件應(yīng)組合在一起。工作計劃、總結(jié)等文件可按部門或社團名稱組合。特殊性文件材料根據(jù)具體情況進行組合。7.檔案袋內(nèi)文件的排列需根據(jù)文件性質(zhì)進行有序排列，確保文件的系統(tǒng)性與完整性。8.文件歸檔份數(shù)根據(jù)文件的重要性和使用頻率確定，一般為____份，重要及常用文件可歸檔____份或____份。無保存價值的重復文件需辦理銷毀手續(xù)。9.歸檔時間：各部門應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理完畢并移交給辦公室。10.歸檔文件案卷需滿足以下要求：文件齊全完整；案卷內(nèi)包含文件目錄、編件號、頁號及案卷封面，且填寫規(guī)范、字跡清晰；檔案袋名稱應(yīng)準確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分。11.案卷文件需一式兩份保存，一份為紙質(zhì)文檔，另一份為電子文檔并存儲于辦公室。二、檔案的管理與利用12.辦公室需按照校研究生會關(guān)于檔案管理的規(guī)定，對各類檔案進行分類整理、保管，并編制檢索目錄，以便檔案的借閱利用與統(tǒng)計。13.經(jīng)鑒定失去保存價值的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，按程序進行銷毀。14.辦公室在檔案管理中應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，定期檢查防護設(shè)施與檔案保管狀況，對破損檔案進行修補或復制，確保檔案的安全與完整。15.檔案利用需按規(guī)定辦理審批手續(xù)與登記表，用完后應(yīng)及時歸還。16.借用檔案人員需愛護檔案，保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還時，辦公室人員需仔細檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理。17.辦公室工作人員應(yīng)熱情接待檔案利用人員，認真負責地提供檔案服務(wù)，并填寫好查閱檔案登記表。18.平時需注意收集、整理文件材料，保持其來源、時間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系。如有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復印件存檔。19.嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件、材料的安全。2024年辦公室檔案管理制度（二）為增強辦公室檔案管理的科學性，確保檔案資料的體系化及完整性，特結(jié)合當前實際情況，制定本規(guī)章制度。一、立卷與歸檔1.文件收集與整理條款一：各科室需在日常工作中，嚴謹細致地完成文件的收集與整理工作。此項任務(wù)為各科室職責所在，務(wù)必予以重視并認真執(zhí)行。2.整理立卷與歸檔職責條款二：辦公室承擔各類文件材料的整理立卷與歸檔工作，并負責對各科室的文件立卷過程進行監(jiān)督和指導。同時，辦公室負責接收并歸檔各科室應(yīng)歸檔的文件案卷。3.立卷方法條款三：文件的分類遵循分年度、分級別、分問題、分保管期限的原則進行立卷。分年度：按文件形成或針對的年度進行劃分。分級別：依據(jù)文件的重要性，區(qū)分為公文與一般文件。分問題：按文件內(nèi)容所反映的問題進行分類。分期限：依據(jù)文件的保存價值，將其歸入不同的保管期限類別。4.文件組合條款四：文件組合應(yīng)遵循以下基本方法：法規(guī)性文件（如制度、辦法、條例、規(guī)定等）通常按單一問題組合，同一問題的請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)合并處理。會議文件應(yīng)獨立組合。統(tǒng)計、報表、名冊等表格文件應(yīng)集中組合。工作計劃、總結(jié)等文件，可按科室或社團名稱進行組合。特殊性文件材料，視具體情況靈活組合。5.檔案袋內(nèi)文件排列條款五：檔案袋內(nèi)文件的排列需根據(jù)文件性質(zhì)及內(nèi)容，遵循一定的邏輯順序。例如，章程、批文應(yīng)置于計劃、總結(jié)之前；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中的結(jié)論性材料先于依據(jù)性材料。其他文件則按重要程度或形成時間進行排序。6.文件歸檔份數(shù)條款六：文件歸檔份數(shù)一般為一份，對于重要或常用文件，可適當增加至兩份或三份。7.歸檔文件案卷要求條款七：科室移交歸檔的文件案卷需滿足以下條件：文件齊全、完整。每個案卷需填寫完整的案卷文件目錄、編件號、頁號及案卷封面，使用中性筆或鋼筆書寫，字跡需工整、清晰。檔案袋名稱應(yīng)準確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整。二、檔案的管理與利用8.檔案管理條款八：辦公室需按照檔案管理規(guī)范，對存放的各類檔案進行分類整理、分類保管，并編制檢索目錄，以便于檔案的借閱利用及統(tǒng)計工作。9.檔案銷毀條款九：經(jīng)鑒定確認失去保存價值的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可按程序進行銷毀。10.檔案保護條款十：辦公室應(yīng)堅持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，定期檢查防護設(shè)施及檔案保管狀況。對于破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，需制定計劃進行修補或復制，以確保檔案的安全與完整。11.檔案利用條款十一：利用檔案需按規(guī)定辦理審批手續(xù)并填寫相關(guān)登記表。檔案用完后應(yīng)及時歸還。12.檔案借用規(guī)范條款十二：