2024年學(xué)校檔案室管理制度（三篇）

第2頁(yè)共2頁(yè)2024年學(xué)校檔案室管理制度檔案室管理制度旨在持續(xù)強(qiáng)化學(xué)校檔案的保管、保密與利用工作，依據(jù)依法治檔的原則，特制定以下規(guī)定：一、全面貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)檔案工作的法律法規(guī)與規(guī)定。二、所有已歸檔的檔案需經(jīng)統(tǒng)一流程進(jìn)行分類登記、編目，并實(shí)施科學(xué)管理，確保妥善存放。同時(shí)，需編制案卷目錄等索引查詢工具，以便高效檢索。三、設(shè)立專門的檔案庫(kù)，并配置專業(yè)的存檔箱柜。切實(shí)執(zhí)行防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防范措施，并定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全無(wú)虞，實(shí)現(xiàn)無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)蟲蛀、無(wú)差錯(cuò)的保管目標(biāo)。四、對(duì)于已達(dá)到保管期限且需銷毀的檔案材料，需進(jìn)行清理并造冊(cè)登記，隨后報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀處理。五、檔案責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家工作人員的保密守則，非檔案工作人員未經(jīng)許可，嚴(yán)禁擅自進(jìn)入檔案室。六、對(duì)于屬于保密范疇的檔案，利用者需先報(bào)經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行查閱。在查閱過(guò)程中，請(qǐng)避免翻閱或摘錄與利用目的無(wú)關(guān)的章節(jié)。七、任何需查閱檔案的人員，在查閱過(guò)程中均不得拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人案卷。八、若利用者需摘錄或復(fù)印有關(guān)檔案，一般情況下需經(jīng)檔案員同意；對(duì)于重要的機(jī)密檔案，則需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行摘錄或復(fù)印。九、外來(lái)人員如需利用本單位檔案，需攜帶單位介紹信，并明確注明利用目的。經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進(jìn)行查閱。十、建立健全檔案利用記錄制度，檔案員有權(quán)向利用者收集利用效果反饋；同時(shí)，利用者也有義務(wù)向檔案室反饋其利用效果。十一、檔案工作人員需定期對(duì)檔案材料進(jìn)行全面檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)與完善。2024年學(xué)校檔案室管理制度（二）學(xué)校檔案管理規(guī)定一、檔案收集1.依法按章：檔案的收集工作必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)章制度。全校師生需明確檔案收集與管理的重要性和意義，樹立檔案工作的責(zé)任感，區(qū)分工作性檔案資料與個(gè)人學(xué)術(shù)、科技等具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的資料。管理部門不得強(qiáng)行收集屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)范疇的資料（除非個(gè)人自愿貢獻(xiàn)），個(gè)人亦不得將應(yīng)歸檔的工作資料私自保存、占有或拒不歸檔。2.完善機(jī)制：建立檔案收集的必要機(jī)制，明確收集范圍、對(duì)象及時(shí)限，并制定相應(yīng)的工作制度和考核制度。3.建立網(wǎng)絡(luò)：鑒于學(xué)校工作條線眾多，歸檔資料涉及面廣，應(yīng)構(gòu)建檔案收集的組織網(wǎng)絡(luò)，確保各條線和層面均有相關(guān)節(jié)點(diǎn)，并指定具體責(zé)任人。二、檔案整理1.規(guī)范分類：隨著學(xué)校自主發(fā)展和教育教學(xué)改革的深入，檔案資料分類規(guī)則需與時(shí)俱進(jìn)，各單位應(yīng)積極探索并及時(shí)與上級(jí)檔案管理部門溝通，確保分類規(guī)則的科學(xué)性和系統(tǒng)性。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：檔案整理應(yīng)遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案資料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性。3.保持整體系統(tǒng)性：按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持其歷史聯(lián)系和整體系統(tǒng)性。三、檔案立卷1.推行預(yù)立卷制度：為方便歸檔前的查找利用，提高立卷質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，并嚴(yán)格按照上級(jí)要求執(zhí)行。2.及時(shí)收集與整理：各有關(guān)部門兼職檔案員應(yīng)按預(yù)立卷類目及時(shí)收集、積累材料，并定期進(jìn)行整理。3.指導(dǎo)與檢查：學(xué)校檔案室應(yīng)隨時(shí)了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員做好預(yù)立卷工作。4.組卷要求：組卷需遵循文件材料形成的規(guī)律，保持相互間的有機(jī)聯(lián)系，便于查考和利用。具體技術(shù)要求包括內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，卷內(nèi)文件排序合理，編頁(yè)號(hào)、填寫目錄及備考表等。四、檔案保管1.硬件保障：檔案庫(kù)房應(yīng)確保通風(fēng)、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，并設(shè)置防盜系統(tǒng)。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗(yàn)收：檔案室應(yīng)對(duì)整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫(kù)前的鑒定和驗(yàn)收，不合格者需重新整理。4.分類編號(hào)與編目：按規(guī)定做好分類編號(hào)和編目工作，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計(jì)算機(jī)，建立信息庫(kù)。5.定期檢查與補(bǔ)救：定期全面檢查檔案，記錄檢查結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對(duì)到期檔案提出銷毀或延長(zhǎng)保管期的意見(jiàn)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀程序。7.統(tǒng)計(jì)工作：建立檔案收進(jìn)、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.補(bǔ)充歸檔：歸檔文件如有遺漏，學(xué)校應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充歸檔，檔案室應(yīng)將補(bǔ)充材料插入相應(yīng)案卷或另行組卷。官地坪鎮(zhèn)中學(xué)2024年學(xué)校檔案室管理制度（三）學(xué)校檔案管理制度一、檔案收集1.依法按章：檔案的收集工作必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)章制度。全校師生需明確檔案管理的重要性，樹立檔案意識(shí)，明確工作性檔案資料與個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料的界限。管理部門不得強(qiáng)行收集個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)范圍內(nèi)的資料（除非個(gè)人自愿貢獻(xiàn)），個(gè)人亦不得私自占有應(yīng)歸檔的工作資料。2.完善機(jī)制：建立科學(xué)的檔案收集機(jī)制，明確收集范圍、對(duì)象及時(shí)限，并設(shè)立相應(yīng)的工作制度和考核制度，確保檔案收集工作的有序進(jìn)行。3.建立網(wǎng)絡(luò)：鑒于學(xué)校工作條線多、歸檔資料廣泛，需構(gòu)建完善的檔案收集組織網(wǎng)絡(luò)，確保各條線和層面均有專人負(fù)責(zé)，形成有效的檔案收集體系。二、檔案整理1.規(guī)范分類：隨著教育教學(xué)改革的深入，檔案資料分類規(guī)則需與時(shí)俱進(jìn)，各單位應(yīng)在尊重現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上積極探索，并及時(shí)與上級(jí)檔案管理部門溝通，確保分類工作的規(guī)范性和科學(xué)性。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：檔案整理應(yīng)遵循檔案資料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性，確保教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營(yíng)管理等各方面檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.保持整體系統(tǒng)性：在整理過(guò)程中，還需注意檔案之間的歷史聯(lián)系和整體系統(tǒng)性，確保檔案能夠全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史和發(fā)展過(guò)程。三、檔案立卷1.推行預(yù)立卷制度：為提高立卷質(zhì)量，方便查找利用，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，明確各部門兼職檔案員的職責(zé)和預(yù)立卷類目。2.及時(shí)收集與整理：兼職檔案員應(yīng)按預(yù)立卷類目及時(shí)收集、積累材料，并定期進(jìn)行整理，確保檔案材料的完整性和時(shí)效性。3.技術(shù)指導(dǎo)與監(jiān)督：學(xué)校檔案室應(yīng)隨時(shí)了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員的預(yù)立卷工作，確保立卷工作的規(guī)范性和科學(xué)性。4.組卷要求：組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互之間的有機(jī)聯(lián)系；同時(shí)，還需遵循一定的技術(shù)要求，如內(nèi)容相同的文件材料組成一卷、卷內(nèi)文件材料按一定順序排列等。四、檔案保管1.硬件保障：為確保檔案的完整和安全，檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的通風(fēng)、干燥、防潮、防霉、防蛀、防火及防盜等設(shè)施。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗(yàn)收：檔案室應(yīng)對(duì)整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫(kù)前的鑒定和驗(yàn)收，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.分類編號(hào)與編目：按規(guī)定做好檔案的分類編號(hào)和編目工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)管理和有效檢索。5.定期檢查與補(bǔ)救：定期全面檢查檔案安全情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措