公司檔案管理試行辦法

PAGE8-公司檔案管理辦法（試行）為了規(guī)范企業(yè)檔案管理，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，使檔案管理更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》及其他有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。一、總則（一）公司檔案是指公司職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像實(shí)物等各門類、各載體文件材料的總和。（二）檔案工作是公司各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和塑造企業(yè)文化，記錄公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。（三）公司所有部門應(yīng)遵守《檔案法》，各職能部門在工作中形成的具有保存價(jià)值并按歸檔制度進(jìn)行歸檔的全部檔案由檔案室統(tǒng)一管理。嚴(yán)禁將應(yīng)歸檔的文件材料放在任何部門或個(gè)人手中，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。二、檔案管理體系（一）公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，設(shè)立檔案室于綜合辦，公司綜合辦是檔案管理的責(zé)任部門。（二）檔案室和各部室應(yīng)配備適應(yīng)工作需要的專、兼職檔案人員，組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。（三）公司檔案室負(fù)責(zé)具體檔案管理業(yè)務(wù)工作，公司各部門負(fù)責(zé)所轄檔案的收集整理、移送歸檔工作。三、檔案室設(shè)施和管理人員職責(zé)要求（一）檔案室設(shè)施要求1.庫房必須與閱覽室、辦公室分開，庫房單獨(dú)設(shè)立。2.庫房面積滿足存放檔案要求，不得堆放與檔案無關(guān)的雜物。3.庫房內(nèi)配有溫濕度表、滅火器。4.庫房燈光布置和照度按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。5.庫房配備數(shù)量充裕的金屬案卷柜。有條件的可以使用密集架。6.庫房內(nèi)電源線路安全可靠。7.庫房通風(fēng)良好，具有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠等安全防護(hù)措施。（二）檔案管理人員職責(zé)要求1.檔案室負(fù)責(zé)人為消防責(zé)任人，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和帶入火種。2.每天對(duì)室內(nèi)的防火、防盜情況進(jìn)行檢查。定期檢查檔案蟲蛀、霉變、褪色、鼠咬情況。3.根據(jù)管理需要，建立各種登記簿。4.檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。5.忠于職守，遵紀(jì)守法，堅(jiān)持學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守保密制度。四、公司歸檔材料范圍由公司檔案室根據(jù)《國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》，結(jié)合實(shí)際情況，統(tǒng)一制定公司歸檔和不歸檔的具體范圍，并根據(jù)形勢(shì)發(fā)展和管理需要及時(shí)加以調(diào)整。工程文件的歸檔范圍按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB50328-2001）執(zhí)行。五、歸檔時(shí)間和歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案。包括上級(jí)單位、同級(jí)單位和非隸屬單位發(fā)來的文件材料，本單位所發(fā)文件材料，下級(jí)單位呈報(bào)的文件材料。本單位當(dāng)年所形成的文件材料，承辦部門必須在次年4月30日前，將應(yīng)歸檔的文件材料清理齊全并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審定后，送本單位檔案部門歸檔。2.會(huì)計(jì)檔案。包括本單位形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及銀行存款余額調(diào)平表等。計(jì)劃財(cái)務(wù)部門必須在次年4月30日前，將前年應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案清理齊全并經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審定后，送本單位檔案部門歸檔。3.人事檔案。包括履歷表、簡歷表、鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)材料，政審材料，獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料，錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、離退休等材料。人事資料在形成后一月內(nèi)，經(jīng)本人事部門負(fù)責(zé)人審定后，送公司檔案室歸檔。4、工程文件歸檔時(shí)間按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB50328-2001）要求執(zhí)行。5.科技檔案。包括可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、圖紙資料、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、科研項(xiàng)目、竣工驗(yàn)收文件等，在一項(xiàng)工程完成后的3個(gè)月內(nèi)，由承辦部門將資料整理齊全并經(jīng)本部門主要負(fù)責(zé)人審定后，送公司檔案室歸檔。項(xiàng)目時(shí)間較長的，可分階段對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔。6.聲像檔案。包括反映本單位重大活動(dòng)、重要工作的聲像資料。各單位聲像資料在形成后的1個(gè)月內(nèi)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審定后，送本單位檔案部門歸檔。7.合同、協(xié)議檔案。包括對(duì)外承包、發(fā)包，各種擔(dān)保、承諾，經(jīng)濟(jì)往來、項(xiàng)目合作、產(chǎn)品購銷、招投標(biāo)等形成的合同、協(xié)議及其附件。各單位在合同、協(xié)議正式簽字蓋章后，由承辦部門在5個(gè)工作日內(nèi)送交檔案室歸檔。8.電子檔案。包括本單位的電子數(shù)據(jù)報(bào)表、電子圖表和其他有保存?zhèn)淇純r(jià)值的電子資料。電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文書檔案歸檔時(shí)間一致。（二）歸檔要求 所有歸檔的文件材料應(yīng)為原件，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可保留復(fù)印件。因故無原件的，可歸具有憑證作用的文件材料。歸檔的紙質(zhì)文件材料，一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。在紙質(zhì)件歸檔時(shí)，若有電子件，承辦部門應(yīng)同時(shí)提供相應(yīng)的電子件一并歸檔。歸檔的文字材料要字跡清楚、圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。工程文件歸檔要求按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB50328-2001）的要求執(zhí)行。六、檔案的接收（一）各承辦部門在送交檔案時(shí)，必須編制移交清冊(cè)一式兩份，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。（二）檔案部門接收時(shí)，應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量、齊全、完整與準(zhǔn)確情況。（三）交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。移交清冊(cè)各留一份以備查考。（四）各部門應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度。不按規(guī)定時(shí)間和要求歸檔，要追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。七、檔案的立卷各單位檔案部門接收歸檔文件資料后，必須按《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類及類目標(biāo)識(shí)符號(hào)表》或新的《工業(yè)企業(yè)檔案分類表》進(jìn)行歸檔分類，并編制《檔案材料保管期限表》。八、檔案的借查閱制度（一）公司檔案室借查閱程序公司檔案室分別建立《檔案借閱登記簿》、《檔案查閱登記簿》，凡借查閱各類檔案，都必須按規(guī)定履行借查閱手續(xù)。主要執(zhí)行程序如下：1.公司工作人員借查閱公司所發(fā)文件。①借查閱者寫出書面申請(qǐng)，說明借查閱文件的具體名稱（或文號(hào)），或者寫清所借查閱文件的主要內(nèi)容；②部門負(fù)責(zé)人簽字；③到檔案室辦理借查閱登記手續(xù)。2.公司機(jī)關(guān)工作人員借查閱上級(jí)來文或外單位來文。①借查閱者寫出書面申請(qǐng)，說明借查閱文件的具體名稱（或文號(hào)），或者寫清所借查閱文件的主要內(nèi)容；②部門負(fù)責(zé)人簽字；③公司綜合辦負(fù)責(zé)人簽字；④到檔案室辦理借查閱登記手續(xù)。3.公司財(cái)務(wù)部工作人員借查閱會(huì)計(jì)檔案，公司人事工作人員借查閱工人檔案，公司總經(jīng)部門工作人員借查閱干部、黨員檔案，公司工程生產(chǎn)部門工作人員借查閱業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案：①本人寫出書面申請(qǐng)；②部門負(fù)責(zé)人簽字；③到公司檔案室辦理借查閱手續(xù)。4.外單位工作人員因工作需要到公司檔案室借查閱檔案。①出具本單位介紹信，寫明借查閱的目的、檔案資料的具體內(nèi)容，并由本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字；②公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人審簽；③公司主要領(lǐng)導(dǎo)或總工程師簽字；④到檔案室辦理借查閱手續(xù)。5.任何人若要借查閱本人業(yè)務(wù)范圍以外或借查閱機(jī)密級(jí)以上檔案，必須首先經(jīng)公司總經(jīng)理工作部審核、報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借查閱。（二）公司檔案室借查閱限制措施1.任何人不得查閱和借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。2.嚴(yán)禁在借查閱檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。3.檔案資料原則上一律不得借出，確因工作需要必須借出的，借閱時(shí)間不得超過15天。如需繼續(xù)使用，必須到公司檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。4.公司檔案室對(duì)借出歸還的檔案要逐卷、逐張進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，未發(fā)現(xiàn)問題方可完清借閱手續(xù)。九、檔案的鑒定及銷毀各單位應(yīng)依據(jù)《檔案保管期限表》，定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在綜合辦