辦公室事務(wù)管理課件：辦公室信息資源管理

辦公室信息資源管理本章由三節(jié)組成，分別為辦公室信息基礎(chǔ)、信息資源的獲取、信息資源的管理。

通過本章的學(xué)習(xí)，熟悉辦公室信息的含義、特征和辦公室常用信息的種類，了解辦公室信息的功能；掌握獲取信息資源的程序、渠道、方法和原則；掌握辦公室信息資源管理的程序，包括整理、加工、存儲、利用、傳遞、反饋?！韭殘鲂」适隆砍跞胧袌鲂≡嚺５?/p>

無效信息惹懊惱小吳在收集信息過程中的做法，哪些合理，哪些不合理？假如是你，你怎么做？一、辦公室信息的含義二、辦公室信息的特征三、辦公室信息的功能第一節(jié)辦公室信息基礎(chǔ)第一節(jié)辦公室信息基礎(chǔ)第一節(jié)辦公室信息基礎(chǔ)第一節(jié)辦公室信息基礎(chǔ)一、辦公室信息的含義與分類

（一）信息就是我們適應(yīng)外部世界，并將這種適應(yīng)反作用于外部世界的過程，再同外部世界進(jìn)行相互聯(lián)系、相互作用、相互交換的一種內(nèi)容。簡單說，信息就是客觀存在的一切事物通過載體發(fā)出的信號、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。它不是事物本身，而是表現(xiàn)事物特征的內(nèi)容。（二）辦公室信息

也叫辦公室信息資源，是由于工作環(huán)境、組織結(jié)構(gòu)的原因，由辦公室成員來管理的信息，這類信息是服務(wù)于辦公室和整個(gè)組織的工作的。在實(shí)務(wù)工作中，不同的行業(yè)需求的信息資源是有差異的，因此各行業(yè)的日常辦事機(jī)構(gòu)——辦公室，需根據(jù)本單位特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需求收集和管理信息資源。分類之圖書信息

主要指印刷品圖書承載的信息，它是迄今為止，歷史悠久、流傳廣泛、使用便捷、影響深遠(yuǎn)的信息資源。分類之連續(xù)出版物信息

它是一種有統(tǒng)一名稱和開本、固定版式、連續(xù)編號，匯集許多作者的著述，定期或不定期編輯發(fā)行的出版物信息。典型代表是期刊、報(bào)紙、年鑒、指南等。分類之連續(xù)出版物信息

它是出版形式比較特殊的文獻(xiàn)資料信息，這種載體信息內(nèi)容廣泛、類型多樣，涉及科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)生活的各領(lǐng)域，出版發(fā)行無統(tǒng)一規(guī)律，但有重要價(jià)值。典型代表是科技報(bào)告、專利文獻(xiàn)、標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)、會議文獻(xiàn)、政府出版物、產(chǎn)品資料、年鑒、其他資料（如檔案資料、地圖等零散文獻(xiàn)）等。

它是指不按印刷方式，而是利用現(xiàn)代技術(shù)將信息記錄和存儲在除紙張以外的其他介質(zhì)上的一切文獻(xiàn)資料。如縮微資料、視聽資料、機(jī)讀資料等，它們體積小、重量輕、傳遞迅速，但需借助相關(guān)設(shè)備來閱讀和利用。分類之非印刷型資料信息

縮微資料是以感光材料為載體，用縮微照相技術(shù)制成的文獻(xiàn)復(fù)制品；視聽資料，又稱聲像文獻(xiàn)，是以電磁材料為載體、以電磁波為信息信號，將聲音、文字及圖像記錄下來的一種動態(tài)型文獻(xiàn)；機(jī)讀資料，也稱電子型文獻(xiàn)資源，是通過計(jì)算機(jī)存儲和閱讀的文獻(xiàn)。

它是指以電子數(shù)據(jù)的形式將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息存儲在光、磁等非紙張介質(zhì)中，通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等方式再現(xiàn)和利用的資源信息。分類之網(wǎng)絡(luò)資源信息二、辦公室信息的特征

綜合性

真實(shí)性

及時(shí)性

便捷性

依附性

共享性

除此之外，辦公室信息還有可識別性、可轉(zhuǎn)換性、可處理性、可存儲性、可傳遞性和可利用性等特點(diǎn)。（一）組織做好決策的重要依據(jù)（二）優(yōu)化組織管理的核心內(nèi)容（三）推動組織發(fā)展的重要力量（四）組織文化形成和傳播的重要依靠三、辦公室信息的功能一、信息收集程序二、信息收集渠道三、信息收集方法第二節(jié)信息資源的獲取第二節(jié)信息資源的獲取第二節(jié)信息資源的獲取第二節(jié)信息資源的獲取信息資源的獲取，即收集信息，是指通過各種方式和渠道獲取工作所需的各種信息資源的過程。做好信息收集工作，要明確信息收集程序、熟絡(luò)信息收集渠道、熟練運(yùn)用信息收集方法、講究信息收集原則。

一、信息收集程序確定主題實(shí)施收集分解主題撰寫報(bào)告選擇方法驗(yàn)證信息

（一）確定主題信息收集的主題來源，既有自發(fā)確定的，也有上級或同級領(lǐng)導(dǎo)指示的，還有其他單位或部門委派的，不論其來源如何，都要明確該主題信息的服務(wù)對象、需求背景、在決策中起何作用等。

（二）分解主題主題是一個(gè)籠統(tǒng)概念，要進(jìn)一步對其操作化，以便于收集者方便操作。在實(shí)際中，由于收集的主題信息往往會比較敏感，不太容易收集到，這時(shí)就需要操作者將其分解，變成便于操作或隱蔽性的話題，通過旁敲側(cè)擊的詢問交流來獲取分主題信息。（三）選擇方法主題被分解后，接下來就是如何去收集信息，即確定方法。不同分主題信息的收集，需要的方法也會有差異，它們優(yōu)缺點(diǎn)各異，因此，要提前考慮好，做出必要選擇。在選擇適用方法時(shí)，要考慮成本、人員限制、操作的難易程度。一般而言，要在最短時(shí)間內(nèi)用最低成本獲取最需要信息。

（四）實(shí)施收集方法確定以后，就需要各成員付諸實(shí)施了。這里的“實(shí)施”就是對前述選定方法的落實(shí)，確保需要的信息匯集到自己手中。注意，在實(shí)施的過程中，一般要按原定計(jì)劃和方法進(jìn)行，如遇特殊或突發(fā)情況，可采取備用方案和方法。

（五）驗(yàn)證信息收到的信息未必完全是真實(shí)或符合要求的，這就需要一個(gè)驗(yàn)證環(huán)節(jié)。在實(shí)際中，我們會采取不同的渠道信息來相互佐證，比如，用過去的經(jīng)驗(yàn)案例、訪談確認(rèn)、用利益推理等方法。

（六）撰寫報(bào)告信息收集的最后一步就是信息的表述，即形成信息報(bào)告。信息報(bào)告的撰寫，不能夾雜個(gè)人情感因素，必須實(shí)事求是、客觀表述。這樣才能確保后續(xù)的信息分析不受影響。二、信息收集渠道（一）正式渠道公共傳播媒體

圖書

雜志

報(bào)紙

電視廣播

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)協(xié)會出版物

正式社會活動專利技術(shù)文獻(xiàn)專利技術(shù)是一個(gè)國家、企業(yè)在競爭中取得的技術(shù)在國家層面的認(rèn)可與確認(rèn)，也是一個(gè)組織的核心競爭力。競爭者信息源廣告組織簡介

領(lǐng)導(dǎo)講話

（二）非正式渠道渠道

經(jīng)銷商

……

供應(yīng)商

咨詢機(jī)構(gòu)

行業(yè)協(xié)會

廣告商

銀行

第三方

渠道

人才流動中的信息

人才合理流動是現(xiàn)代制度的一種正?，F(xiàn)象。但是組織的發(fā)展關(guān)鍵在人才，人才流動會帶來信息的流失與傳播，那么信息收集者可以借助流動的人才來獲取競爭對手的信息?！白砦讨獠辉诰啤保?jīng)常有一些組織相互間進(jìn)行參觀、學(xué)習(xí)、考察的交流活動，通過這種方式來切身感受對方的實(shí)力，從而獲取一些對方不公開的信息。有的組織會相互間派遣“交流生”來學(xué)習(xí)對方的長處。以參觀、學(xué)習(xí)名義通過逆向工程

它是通過正常渠道獲得對方的產(chǎn)品，然后找技術(shù)人員來解剖、分析，從而獲得技術(shù)秘密的一種方法。三、信息收集方法

觀察法它是最基本的方法，指人們需要借助自身的感覺器官或其他工具來認(rèn)識客觀事物、獲取信息的過程。

假如你是康師傅方便面的超市賣場調(diào)查員，運(yùn)用現(xiàn)場觀察法調(diào)查消費(fèi)者對剛剛推出的新品的價(jià)格、包裝、規(guī)格等的反應(yīng)，你準(zhǔn)備重點(diǎn)觀察顧客的哪些行為？記錄哪些項(xiàng)目？觀察項(xiàng)目

在一定時(shí)間段內(nèi)，有多少顧客（顧客的年齡、性別特征）在方便面貨架前停留，其中多少人在康師傅區(qū)域停留，停留多長時(shí)間，他們在留意哪些信息（價(jià)格、包裝上的口味等功能性說明、生產(chǎn)日期等），在康師傅的新品區(qū)域又有多少人停留，停留多久，在關(guān)注哪些信息，拿起放下之間在比對什么，最后有多少人采取了購買行動（購買方便面、購買康師傅傳統(tǒng)方便面以及康師傅新品的人數(shù)要分別記錄）。時(shí)間顧客基本情況顧客購物情況男性女性食品日雜服裝時(shí)分老中青老中青DD超市顧客購物情況觀察表

年月日時(shí)H市W街車流、人流量觀察表

年月日時(shí)

時(shí)間步行行人過往車輛男性女性非機(jī)動車轎車卡車時(shí)分老中青老中青自行車電動車高檔中檔低檔重型輕型閱讀法它是通過對文件、資料、報(bào)紙、雜志、圖書的閱讀，從中獲取需要的信息。這種方法要求信息收集者要善于從文字材料中發(fā)現(xiàn)新信息，能夠精準(zhǔn)把握信息的真諦和價(jià)值。

訪談法也稱詢問法，它是通過信息收集人提問并請對方回答的方式來獲取信息。當(dāng)面訪談

電話訪談

書面訪談

調(diào)查法它是人們在實(shí)際工作中常用的信息收集方法，需要信息收集者深入實(shí)際，調(diào)查研究。常用的調(diào)查法有普遍調(diào)查、抽樣調(diào)查、個(gè)案調(diào)查、典型調(diào)查和追蹤調(diào)查等方式。

交換法它是用自己占有的信息資料，同相關(guān)地區(qū)、部門或單位進(jìn)行交換，達(dá)到互通有無、互惠互利，從而獲取自身所需的信息。

索取法有些信息資料可通過向信息提供者索要的方式來獲得，而不需支付費(fèi)用?？僧?dāng)面提出、直接索??；也可給相關(guān)組織或個(gè)人發(fā)函，請求他們協(xié)助收集或提供必要的信息資料。尤其是那些比較重要的內(nèi)部資料以及不易獲取的資料更需委托相關(guān)組織內(nèi)部人士給予幫助，當(dāng)然也要給予這些人以安全、保密。

購買法這種方法是向?qū)I(yè)信息服務(wù)單位購買，比如向一些科研院所、情報(bào)機(jī)構(gòu)、社會信息咨詢機(jī)構(gòu)、信息預(yù)測部門購買必要的信息，或是通過贊助的形式支持對方開展相關(guān)的研究，從而達(dá)到研究成果的共享。

網(wǎng)絡(luò)法這種方法是通過公開的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)到各大門戶網(wǎng)站、競爭者的官方網(wǎng)站等信息聚集點(diǎn)，進(jìn)行收集。該方法成本低，但可獲得的有用信息有限。信息收集的方法豐富多樣，相互之間的優(yōu)缺點(diǎn)也非常明顯，需要信息收集者根據(jù)自己的需求和經(jīng)費(fèi)支撐來選擇合適的收集方法。四、信息收集原則

目的性原則客觀性原則時(shí)效性原則整體性原則合法性原則一、信息資源的整理與加工二、信息資源的存儲與利用三、信息資源的傳遞與反饋第三節(jié)信息資源的管理第三節(jié)信息資源的管理第三節(jié)信息資源的管理第三節(jié)信息資源的管理

信息資源管理的主要環(huán)節(jié)

整理利用加工存儲傳遞反饋一、信息資源的整理與加工（一）信息資源的整理1．鑒別鑒別就是對收集來的資料信息進(jìn)行真假和價(jià)值的辨別，為下一步篩選做準(zhǔn)備，目的是尋找出與工作相符的材料信息。鑒別真假鑒別價(jià)值常用的鑒別方法是比較法和專注法

篩選環(huán)節(jié)可在分類前進(jìn)行，也可邊分類邊篩選。篩選工作最重要的是精準(zhǔn)把握取舍標(biāo)準(zhǔn)。篩選工作的步驟：看來源

看正文

看標(biāo)題

定取舍

2．篩選篩選的基本要求：

重大

新穎

準(zhǔn)確

完整3．分類分類是我們整理信息資料的一種重要思想和方法，它是對散亂、無序信息和資料的一種有序化處理。

部門分類法地區(qū)分類法

主題分類法字母分類法4．登記這里的登記是指在信息整理過程中的登記，既包括收集到信息時(shí)的登記，也包括分類后儲存時(shí)的登記。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在也開發(fā)出很多網(wǎng)絡(luò)軟件來進(jìn)行資料信息的登記和管理工作，如天天個(gè)人助理軟件（DailyPim）、佳盟個(gè)人信息管理軟件、金動力企業(yè)管理軟件。這樣，更方便辦公室的信息管理工作。（二）信息資源的加工信息資源的加工是對收集、整理的各類信息從整體上和內(nèi)在聯(lián)系上進(jìn)行的分析、研究，甚至匯編或重新編寫的資料集合，它是經(jīng)過信息管理員的思維過程后形成的比較系統(tǒng)和豐富的信息整體。

1．加工要求

努力做到“四結(jié)合”

點(diǎn)面結(jié)合縱橫結(jié)合

定性定量結(jié)合現(xiàn)在未來結(jié)合2．加工方法歸納法轉(zhuǎn)換法改寫法濃縮法比較法匯編法3．加工成果二、信息資源的存儲與利用

（一）信息資源的存儲存儲是將整理、加工完畢的信息資源保管起來，以便日后查考、利用。實(shí)體存儲

計(jì)算機(jī)存儲

介質(zhì)化存儲

（二）信息資源的利用1．辦公室信息資源利用模式單向被動提供模式單向主動提供模式多向被動提供模式多向主動提供模式2．做好辦公室信息資源利用的途徑

第一，加強(qiáng)辦公室職員和組織其他部門員工的信息意識。

第二，擴(kuò)大辦公室信息工作人員的服務(wù)對象范圍。

第三，制定科學(xué)的信息服務(wù)與利用規(guī)劃。

第四，加大辦公室信息資源的開發(fā)力度。

第五，發(fā)展信息利用的多種方式和手段，優(yōu)化信息服務(wù)設(shè)備和技術(shù)。三、信息資源的傳遞與反饋信息資源的傳遞和反饋是信息管理工作的兩個(gè)輔助環(huán)節(jié)，它們滲透在信息資源收集、整理、加工、存儲和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)中。（一）信息資源的傳遞1．信息傳遞的要求及時(shí)準(zhǔn)確安全保密

適量有用

2．信息傳遞的方式書面?zhèn)鬟f

信件公文備忘錄

通知告示傳閱單內(nèi)部刊物電子傳遞網(wǎng)絡(luò)電子郵件企業(yè)辦公平臺

電子政務(wù)平臺電話3．信息傳遞的重點(diǎn)

第一，要抓住領(lǐng)導(dǎo)決策的“空白點(diǎn)”。

第二，要抓住領(lǐng)導(dǎo)決策與下級單位或職能部門工作中的實(shí)際“矛盾點(diǎn)”。

第三，要抓住領(lǐng)導(dǎo)決策在具體實(shí)踐中的“癥結(jié)點(diǎn)”。

第四，要抓住各項(xiàng)工作中的“敏感點(diǎn)”。

（二）信息資源的反饋信息管理中的反饋其實(shí)是另一種信息收集，它是關(guān)注決策效果的信息收集。1．反饋形式根據(jù)反饋效果，可分為正反饋和負(fù)反饋。根據(jù)反饋的階段或時(shí)間點(diǎn)，可分為前反饋和后反饋。

2．反饋技巧第一，審時(shí)度勢，適當(dāng)控制。第二，及時(shí)追蹤，二次反饋。第三，合理分流，保證暢通。小知識：信息收集整理工具

Chrome:如果你還沒有使用，那就趕緊換吧，同步功能很牛。

ChromeClearly插件:自動識別文章的正文，并且會處理成適合閱讀的排版，對閱讀提升效果明顯。

GoogleReader:這個(gè)不多說了，信息來源的重要渠道，可以收藏喜歡的文章，也可以發(fā)送到第三方平臺深度閱讀。

sidebar.io:每天推薦5個(gè)設(shè)計(jì)行業(yè)文章。

Weibo:信息獲取速度最快，但信息碎片化的太厲害，定期定點(diǎn)打開比較好，移動端看到不錯(cuò)的文章，先收藏在桌面端查看，有深入閱讀的文章也可以通過瀏覽器發(fā)送第三方平臺

Instapaper:把當(dāng)前沒有時(shí)間好好讀的文章/文檔發(fā)送過去，稍后閱讀。（同類應(yīng)用:Pocket,Readability）

Evernote: