鹽城七彩虹活動策劃公司代理商大會籌備流程及注意事項

2024/11/51代理商大會涉及工作繁多、瑣碎，

如何才能有條不紊地開展組織工作？接到會議籌備任務(wù)，組織者首先要做：一、將所有工作分類羅列；二、詳細分工，責(zé)任到人；三、隨時控制各項工作進程。代理商大會籌備流程及注意事項2024/11/52一、將所有工作分類羅列，盡量詳細！

方法——（一）、按時間順序，在腦海里預(yù)演整個會議的全過程，所有細節(jié)一點一滴過濾，并且要求不止一次；（二）、不能漏掉任何微小的事件，大膽設(shè)想你所能想到的意外。

因為，每項工作能否流暢進行，取決于組織者的細節(jié)考慮是否到位。

代理商大會籌備流程及注意事項2024/11/53

1、住宿：接機/接車訂房；

2、會場：場地租賃所需會場服務(wù)；

3、用餐：場地確認所需用餐服務(wù)。

4、由此三項工作派生出的其他所有工作細節(jié)……

主要工作塊——

住宿、會場、用餐

代理商大會籌備流程及注意事項2024/11/54

代理商大會籌備流程及注意事項住宿——（1）、為防止人數(shù)臨時變化，在預(yù)訂基數(shù)上適當(dāng)預(yù)留幾間（具體預(yù)留數(shù)量根據(jù)實際情況而定）。（2）、考慮個人要求；（3）、不是所有人都必須要??；（3）、明確房間的單價里是否包含早餐及建設(shè)費。細節(jié)：考慮季節(jié)性因素，先盡早初步預(yù)定房間，數(shù)量可以不完全準(zhǔn)確，待所有代理商到達人數(shù)確認后，再次調(diào)整房間數(shù)量；如有鮮花、水果、卡片等物品需放入房間，提前通知酒店分配數(shù)量、要求及放置/更換時間；與酒店確認房間電話是否開放長話，吧臺是否關(guān)閉。2024/11/55

代理商大會籌備流程及注意事項會場——（1）、會場的價格；（2）、使用要求：場地大小、桌椅數(shù)量及擺放要求、臺卡制作、音響設(shè)備、茶水服務(wù)、會場指示牌、橫幅等；細節(jié)：會場租賃洽談時同時，盡可能的將所需服務(wù)與酒店確認是否可行，達成一致后書面簽字確認；明確酒店服務(wù)的內(nèi)容，要求酒店在會場設(shè)專用服務(wù)員，避免出現(xiàn)臨時情況無人可尋。2024/11/56

代理商大會籌備流程及注意事項用餐——（1）、為防止人數(shù)臨時變化，在桌數(shù)預(yù)訂基數(shù)上適當(dāng)備1至2桌（具體數(shù)量根據(jù)實際情況而定）；（2）、最大限度的利用空間；（3）、確認用餐類型（午餐/晚餐）、價格、菜單，確認酒水品種及提供方式（盡量協(xié)商自行攜帶，可適當(dāng)收取開瓶費）；（4）、用餐指示牌、座位總名單、各桌臺卡名單等的制作及擺放/更換時間；細節(jié)：如有餐間活動如抽獎游戲等，需要提前準(zhǔn)備所需物品。2024/11/57以“菲林格爾06年全國代理商大會（2月20日-21日期間）”籌備工作為例：組織者的前期工作：一、將所有工作分類羅列，制成《2011年2月代理商大會籌備工作進程檢索表》；二、所有工作分配給相關(guān)部門，并責(zé)任到人；三、定期召開責(zé)任人碰頭會，確認各項工作的進展情況。2024/11/58代理商大會籌備流程及注意事項一、工作羅列——2011年2月代理商大會籌備工作進程檢索表

會議日期：2月18日-21日序號工作項目最終完成日期責(zé)任者協(xié)力者備注1確定參會名單1月17日前劉加臣銷售部經(jīng)理確定參會代理商名單；確定代理商姓名書寫、性別。確認接送各代理商的渠道人員（與行政部聯(lián)系跟車人員）；確定會場與餐廳桌椅調(diào)整協(xié)助人員名單。*2初步預(yù)定房間、會議場所1月18日朱化奎于丹培訓(xùn)及代理商會議兩地3確定會議主題1月18日前陳總已完成*4會議內(nèi)容及文件確定1月18日前陳總劉加臣/銷售部經(jīng)理制訂《116年代理商大會日程表》（包括頒獎人、禮儀人員）；確定會議形式（會場需根據(jù)形式來布置）；確認是否存在需要復(fù)印分發(fā)的文件（日程表）。5通知代理商1月19日前曹瑜銷售部經(jīng)理曹瑜郵箱及短信通知代理商（包括會議日程安排表）；銷售部經(jīng)理負責(zé)電話通知代理商。6合影公司聯(lián)系1月23日前吳潔華資訊部/行政部負責(zé)聯(lián)絡(luò)現(xiàn)場合影的公司及照片制作；7現(xiàn)場攝像、攝影器械、意見箱準(zhǔn)備1月25日前吳潔華資訊部/行政部負責(zé)所有器械的準(zhǔn)備；負責(zé)會議現(xiàn)場器械正常工作的維持（會議現(xiàn)場至少留一人）。*8指示牌、就餐名單、菜單、臺卡、大堂歡迎牌2月8日前朱化奎于丹大堂指示牌（出席2011菲林格爾全國代理商大會的先生/女士請到簽到處）、就餐名單、臺卡名單等發(fā)給酒店進行制作（確定會議中酒店指定協(xié)助人）；9用餐就座名單2月8日前曹瑜排好后發(fā)給酒店打?。ㄅ_卡座酒店提供，確定數(shù)目）*10獎杯、獎牌制作2月10日前譚云峰負責(zé)獎杯、獎牌的設(shè)計，并跟蹤采購部采購進程（跟蹤未到位的）。*11會場宣傳品的設(shè)計、制作2月10日前譚云峰負責(zé)設(shè)計、制作背景墻、易拉寶。橫幅給酒店協(xié)助制作；確認橫幅上的文字（熱烈慶祝2011菲林格爾全國代理商大會隆重開幕）。12大會片頭PPT2月13日譚云峰13獲獎人員點評PPT2月13日銷售部經(jīng)理譚云峰2024/11/5914實際參會人數(shù)確認2月15日前曹瑜銷售部經(jīng)理確認代理商實際與會人數(shù)、性別、身份；確認飛機航班（到達機場與時間）或火車車次（到達車站與時間）；對到會代理商的接站、食宿安排以此次確認結(jié)果為準(zhǔn)。15預(yù)訂客房、餐位等調(diào)整2月16日前朱化奎于丹根據(jù)實際到會人數(shù)及性別調(diào)整預(yù)訂房間；確定會場及相關(guān)安排；根據(jù)實際到會人數(shù)調(diào)整預(yù)訂餐位。16會議資料準(zhǔn)備2月16日前劉靜客戶服務(wù)中心會議日程安排表及其他相關(guān)資料的復(fù)印及整理；17水果、點心、瓶裝純凈水、簽名本、簽名筆2月17日前朱化奎于丹18代理商大會獎品購買2月13日前沈總品牌領(lǐng)帶19現(xiàn)場布置2月17日譚云峰吳潔華朱化奎周國斌沈紅霞賓館大堂歡迎橫幅、大堂接待處布置、易拉寶海報；會場與宴會場所會標(biāo)、路標(biāo)示意圖等張貼物；會場發(fā)言臺、音響系統(tǒng)、投影儀及屏幕；會議現(xiàn)場人員臺卡；會場花卉布置。房間內(nèi)水果、花卉、卡片等小物品布置（第一夜入住即提供）。20接客及食宿安排2月16-17日朱化奎丁娟英負責(zé)賓客接送車輛的安排；負責(zé)會議期間車輛的使用調(diào)度；負責(zé)賓館住宿及就餐的預(yù)訂及臨時調(diào)整。21現(xiàn)場簽到2月17-21日曹瑜負責(zé)簽到本及簽到筆的購買；17中午在賓館大堂簽到并分發(fā)資料；每天會前代理商、公司人員簽到及簽名本等資料保管（制作兩種簽到表）；18日會前簽到（同時分發(fā)未領(lǐng)的資料）。另：1、曹瑜將2011年合同文本準(zhǔn)備好，包括王海濤。

2、其他參會人員：（市場部）譚云峰、謝梅、何淞、汲殿軍、周國斌（培訓(xùn)與發(fā)展部）趙黎、王亮（銷售服務(wù)部）曹瑜（客戶服務(wù)中心）李蓉、曾芳、唐春艷。

3、中午全體參會人員用餐，晚上部門經(jīng)理及會務(wù)組人員用餐。

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細節(jié)

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代理商大會籌備流程及注意事項2月20日——

接機/接車：1、專人負責(zé)；2、確認來賓的準(zhǔn)確時間、人數(shù)、性別，并要求傳真身份證復(fù)印件；細節(jié)：確認時間、人數(shù)，以便安排車次，并可更準(zhǔn)確的預(yù)訂房間；確認性別，便于房間安排；確認姓名、身份證號碼，以便前臺進行身份確認及獎杯、獎牌、會場/用餐臺卡；固定接機/接車的地點，提高效率，節(jié)省出車；相關(guān)根據(jù)不同來賓隨車安排陪同人員，便于辨認被接人員；將排車表交銷售部，由相關(guān)人員電話通知來賓接機/接車時間、地點、人員，讓對方安心；接待點放置公司宣傳品，或讓陪同人員手舉指示牌，便于被接人員辨認。預(yù)留一輛車在公司待命，便于來賓在酒店及公司之間來往或其他緊急需要。所有物品回收。2024/11/5122月20日上午始，代理商逐漸到達公司——

1、大門口歡迎牌；2、門衛(wèi)處發(fā)放“來賓卡”；3、設(shè)置專用接待室。細節(jié)：有醒目的接待室標(biāo)志（接待室可以避免代理商無著落感，同時不會到處亂竄影響員工正常工作）；接機/接車的陪同人員全程陪同所接代理商（陪同人員必須起到引導(dǎo)的作用，將代理商領(lǐng)入專用接待室，及時接收/反饋代理商的其他要求并妥善處理，如返程票訂購），接待室里準(zhǔn)備鮮花、飲水機、足夠的一次性茶杯、禁止吸煙標(biāo)志等物品；做好其他衛(wèi)生工作，如白板擦洗干凈，地面清爽，桌椅整潔。2024/11/513

代理商大會籌備流程及注意事項2月20日上午始，代理商逐漸到達酒店——

簽到：1、簽到由專人負責(zé)，一般在酒店大堂進行；2、物品準(zhǔn)備：簽到桌、臺卡、鮮花、簽到本、筆、公司形象宣傳牌如易拉寶、會議日程表等會議資料；3、酒店外及大堂內(nèi)橫幅、大堂歡迎牌的制作與擺放要求、時間與地點；4、所有物品回收。細節(jié)：提前預(yù)約車輛，將所需物品及參加人員帶到酒店；簽到時可將來賓需要注意的重要事項及前期未及時通知的事項逐個補充說明。2024/11/514

代理商大會籌備流程及注意事項2月20日18點左右——

晚餐：1、用餐指示牌、用餐總名單、臺卡名單的制作及擺放要求、時間與地點；2、確認菜單，酒水的品種及提供方式。細節(jié)：用餐指示牌需由專人查看酒店現(xiàn)場，根據(jù)其實際結(jié)構(gòu)確定指示牌內(nèi)容、數(shù)量；就餐總名單及各桌臺卡名單需專人制定后傳真給酒店制作、擺放，通常每天的座位要進行調(diào)換，特別是主桌。最后一天晚餐如有其他活動，如抽獎、生日慶祝，需提前預(yù)訂蛋糕，與酒店確認音響設(shè)備、手推車、燈光控制、相關(guān)服務(wù)員等。2024/11/515

代理商大會籌備流程及注意事項2月21日上午08：00至08：：45——會前：1、規(guī)定酒店叫早電話時間，并告知早餐地點；2、會場指示牌的制作、擺放時間與地點及大堂歡迎牌的擺放時間與地點；3、背景墻布置、主席臺布置、桌椅擺放、臺卡制作與放置，鮮花、植物配置、

音響設(shè)備等調(diào)試；4、茶水、瓶裝水、毛巾、筆、紙擺放；5、電腦、投影儀、屏幕、攝像機、照相機等電子設(shè)備調(diào)試；6、會議室外簽到桌、筆、簽到表、鮮花、待發(fā)資料的準(zhǔn)備；7、確定擺放獎品的地點，準(zhǔn)備托盤、紅布、音樂，通知頒獎人員及禮儀人員；8、意見箱；9、會前PPT及音樂。細節(jié)：需在會議前一天跟酒店確認布置會場時間，完成背景墻、桌椅擺放、臺卡放置（臺卡最好雙面打?。⒁繇懺O(shè)備的調(diào)試；鮮花需提前預(yù)定并在會議當(dāng)天送到；獎杯、獎牌提前制作；如有頒獎，必須在會議開始前進行彩排；會場指示牌要求酒店在規(guī)定時間擺放在規(guī)定位置；話筒準(zhǔn)備至少有線一個，無線兩個，電子設(shè)備包括酒店音響設(shè)備需指定專人監(jiān)控，以維護其正常工作；將會議日程表提供給酒店，規(guī)定服務(wù)員服務(wù)時間。要求酒店設(shè)置專用服務(wù)員，以免遇到臨時情況無人可尋。2024/11/516

代理商大會籌備流程及注意事項2月20日上午09：00至12：30——會議中：1、準(zhǔn)備發(fā)言者飲用水；2、準(zhǔn)備茶歇；3、會間音樂。細節(jié)：將果盤的分配標(biāo)準(zhǔn)提前以書面形式通知酒店（一般一天更換兩次：上午、下午），如有咖啡，一定要準(zhǔn)備勺子或攪拌器，需有煙灰桶，并要求在每次會間休息后將使用過的杯、勺洗凈，桌面整理。會議中不允許服務(wù)員添加茶水等服務(wù)，以免影響會議秩序；會議快要結(jié)束時，確認用餐指示牌、桌數(shù)、就座總名單、臺卡名單等是否更換正確（因為很多酒店沒有足夠的指示牌，用餐和會議指示牌內(nèi)容需臨時更換。上午會議結(jié)束，請服務(wù)員將會場整理干凈，更換茶水及礦泉水、毛巾，準(zhǔn)備下午會議。2024/11/517

代理商大會籌備流程及注意事項2月20日下午13：30至14：15——

合影：1、提前預(yù)定攝影師，準(zhǔn)時到達；2、提前與酒店協(xié)商好合影的地點與時間；細節(jié)：合影通常需要占用酒店大堂或大門停車處，因此要提前與酒店協(xié)商是否可行，并必要時請服務(wù)員協(xié)助攔截車輛與行人；提前按攝影師要求擺放好椅子并確定重要人員的位置；提前預(yù)約其他合影人員；考慮天氣、光線等因素，根據(jù)實際情況制訂合理的合影順序。2024/11/5182月20日晚上21：00以后——會議結(jié)束：

代理商大會籌備流程及注意事項1、總結(jié)一天會議的得失，與組委會人員確認第二天的工作及注意事項；2、與酒店確認第二天工作的工作及注意事項；3、添加第二天所需的物品；4、所有不需要的物品回收。細節(jié)：會議前需提前預(yù)約好車輛，保證兩天的會議物品人員的隨時運輸。2024/11/519二、詳細分工，責(zé)任到人！

代理商大會籌備流程及注意事項1、建立籌備組委會；

2、對各人的工作內(nèi)容及達成要求作詳細描述；

3、明確個人的工作職責(zé)。細節(jié)：工作分配時，盡可能的將工作內(nèi)容詳細說明，包括達成要求及注

事項。徹底而放心的分工才能真正使工作得到分擔(dān)。2024/11/520

代理商大會籌備流程及注意事項三、隨時跟蹤發(fā)展進程——1、第一次：工作分配；2、第二次：與各工作責(zé)任人分別溝通，如參與過往屆籌備工作，可對以前的得失進行總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上討論本次