購合同制度規(guī)范

采購合同制度規(guī)范

1采購合同管理制度

企業(yè)應(yīng)建立采購合同管理制度，規(guī)范采購合同的制定、審核、執(zhí)行等過程，合

理地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。

采購合同管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改

等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設(shè)備、工裝模具、外協(xié)服務(wù)等類型的采

購合同管理工作。

第3條職責(zé)劃分

1.采購部是采購合同的對口管理單位，負(fù)責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)

行、控制等管理事項(xiàng)。

2.生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)參與合同條款的公審。

3.總經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)合同簽訂工作的批準(zhǔn)。

4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同原件的保管。

第2章采購合同的編制

第4條采購合同編制條件

本公司一次性采購物品的金額高于一元時(shí)，必須簽訂采購合同。外地采購也必

須簽訂合同。

第5條采購合同的編制程序如下圖所示。

4所選供應(yīng)商必須是公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商

I

采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物資的價(jià)

格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付方式等方面

采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬訂采購合同草案，報(bào)送法律顧問

審核及總經(jīng)理/分管副總審批

采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、法律顧問及總經(jīng)理/分管副總的意見對采

購合同草案進(jìn)行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同

采購合同編制程序示意圖

第6條采購合同的主要內(nèi)容

1.合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2.采購物品的單價(jià)、總價(jià)。

3.采購物資的數(shù)量與規(guī)格型號。

4.采購物資的品質(zhì)和技術(shù)要求。

5.履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。

6.采購物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式。

7.付款方式和期限。

8.售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

9.違約責(zé)任和解決爭議的方法。

第7條采購合同的要求

1.合同擬訂必須在供應(yīng)商調(diào)查和詢價(jià)、比價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

2.采購合同主管根據(jù)對方資信情況起草符合本制度規(guī)定的采購合同。

3.采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。

第8條采購合同審批管理

L采購合同主管應(yīng)將擬訂的合同草案交相關(guān)部門審核并請其提出建議。

2.財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同價(jià)款的形成依據(jù)、款項(xiàng)收取或支付條件等條款進(jìn)行審

查并提出意見。

3.法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出審查意見。

4分管副總負(fù)責(zé)對合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見。

5.總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他需要審查的內(nèi)容

對合同進(jìn)行閱并簽署意見。

6.采購部根據(jù)總經(jīng)理的審閱意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審閱意見、合同簽

署相關(guān)附件等文件再次報(bào)送審查后，由總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理

人正式簽署合同。

第3章采購合同的簽訂

第9條與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽

訂采購合同。如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗(yàn)委托證明。

第10條公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視

為無效合同。

第11條對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進(jìn)行簽訂，

即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行蓋章簽字后回傳，公司在回

傳的合同上蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。

第4章采購合同的執(zhí)行與控制

第12條采購合同的執(zhí)行

1.采購合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，

使供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備公司所需的物資。

2.采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物資的進(jìn)廠驗(yàn)收工作，當(dāng)所采購的物資不

符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí)，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。

3.合同執(zhí)行過程中，采購部要處理好公司與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司

的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，使公司在生產(chǎn)旺季加大物資采購時(shí)能夠及時(shí)得到供應(yīng)，在生

產(chǎn)淡季時(shí)能夠縮減物資采購數(shù)量或取消物資的采購。

第13條采購合同執(zhí)行記錄

采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書面

登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

第14條采購合同進(jìn)度控制

1.采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)性的原則做好物資的采購進(jìn)度控制工作，既能保證倉庫中

的采購物資庫存最低，又能保證采購物資滿足生產(chǎn)的需求。

2.對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物資，如果存在加工過程周期長、變

數(shù)大、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的情況，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排，并根據(jù)

進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和協(xié)商，確保物資能夠及時(shí)運(yùn)送到公司。

3.如果某供應(yīng)商提供的物資將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在該供應(yīng)商處的

采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

第5章采購合同的修改與終止

第15條在合同執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)采購

物資的情況，采購部經(jīng)調(diào)查核實(shí)，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物資的數(shù)量規(guī)定,

作為采購合同的附件進(jìn)行執(zhí)行。

第16條在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化，采購部可與供應(yīng)

商進(jìn)行協(xié)商，簽訂新的供貨價(jià)格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第17條在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨，采購部

經(jīng)過核實(shí)后，可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的

附件執(zhí)行。

第18條有下列情形之一者，視為合同終止。

1.因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2.因市場環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3.出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4.逾期沒有履行合同約定的情況。

5.發(fā)生符合合同條款中合同解除的事項(xiàng)。

第6章合同糾紛的處理與合同管理

第19條當(dāng)公司與供應(yīng)商出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，一般可采取如下四種處理方法解決

糾紛。

1.與供應(yīng)商協(xié)商解決。

2.請第三方協(xié)調(diào)解決。

3.由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。

4.通過法律途徑解決。

第20條采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律，有下列

情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。

1.泄露合同內(nèi)容。

2.私自更改合同內(nèi)容。

3.丟失合同。

4.在合同簽訂或資料保管過程中損害公司的利益。

第21條參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)

濟(jì)損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處

罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其法律責(zé)任。

第7章附則

第22條本制度未盡事宜，依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

第23條本制度由采購部制定，采購部保留對本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)。

第24條本制度經(jīng)總經(jīng)理、分管副總辦公會議審議后執(zhí)行。

2合同執(zhí)行管理制度

合同執(zhí)行過程是合同管理的重點(diǎn)，做好合同執(zhí)行管理工作可以有效防范合同風(fēng)

險(xiǎn)，確保采購工作順利開展。

合同執(zhí)行管理制度

第1章總則

第1條目的

為了確保采購合同的順利執(zhí)行，降低采購合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升

采購工作的管理水平，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同的執(zhí)行控制工作。

第3條管理職責(zé)

1.采購部全面負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行。

2.法務(wù)部協(xié)助采購部進(jìn)行索賠、糾紛的處理。

第2章采購訂單編制管理

第4條采購訂單編制程序

1.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求和各部門的申請編制采

購訂單，經(jīng)采購總監(jiān)審批后交送供應(yīng)商。

2.訂單發(fā)送到供應(yīng)商處后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商代表進(jìn)行溝通，確認(rèn)其收到采

購訂單。

第5條采購訂單內(nèi)容規(guī)范

采購訂單應(yīng)包括以下四項(xiàng)內(nèi)容。

工.采購物資的名稱、品種、型號、規(guī)格。

2.訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號。

3.包裝運(yùn)輸說明、到貨地點(diǎn)、隨貨文件和驗(yàn)收方法。

4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。

第3章訂單執(zhí)行跟蹤管理

第6條執(zhí)行訂單跟蹤

供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤，實(shí)施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)

控。

第7條訂單跟蹤內(nèi)容

具體跟蹤事項(xiàng)主要包括以下四個(gè)方面。

1.跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及備貨過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，出現(xiàn)變更時(shí)應(yīng)立即解決并

保證準(zhǔn)時(shí)到貨。

2.隨時(shí)關(guān)注生產(chǎn)需求變化，如生產(chǎn)急需則應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，協(xié)助供應(yīng)商完

成緊急供貨；如生產(chǎn)活動(dòng)出現(xiàn)延緩，經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)延緩或取消訂單時(shí)，采購

人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)其可承受的延緩時(shí)間或中止訂單操作，并協(xié)商

相關(guān)賠償事宜。

3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現(xiàn)庫存過高或過低時(shí)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)

系，制定相應(yīng)采購方案，保證庫存控制在合理水平。

4.跟蹤物資的備貨、裝運(yùn)過程，確保供應(yīng)商發(fā)貨物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量符合

要求。

第4章采購物資驗(yàn)收管理

第8條物資驗(yàn)收步驟

1.采購人員在接收貨物前應(yīng)與供應(yīng)商確認(rèn)交貨與驗(yàn)收時(shí)間，并保證相關(guān)事宜符

合合同約定條款。

2.交貨驗(yàn)收的地點(diǎn)應(yīng)依照采購合同制定地點(diǎn)為主，若預(yù)定地點(diǎn)因故無法進(jìn)行校

驗(yàn)，采購人員應(yīng)提前通知供應(yīng)商并立即實(shí)施轉(zhuǎn)移辦理，確保在約定時(shí)間實(shí)施驗(yàn)

收。

第9條物資驗(yàn)收內(nèi)容

采購物資的驗(yàn)收工作主要有以下三個(gè)方面的內(nèi)容。

工.點(diǎn)收數(shù)量，查驗(yàn)交貨數(shù)量是否與采購合同、訂單及運(yùn)送憑單相符，采購人員

應(yīng)進(jìn)行兩次數(shù)量清點(diǎn)，確保驗(yàn)收工作準(zhǔn)確無誤。

2.檢驗(yàn)質(zhì)量，確認(rèn)接收物資與訂購物資一直，并檢驗(yàn)其質(zhì)量是否符合采購合同

約定的質(zhì)量要求，

3.檢驗(yàn)單證，即對供應(yīng)商的供貨清單與承運(yùn)單位的貨運(yùn)清單進(jìn)行檢驗(yàn)。

第10條物資驗(yàn)收結(jié)果處理

采購人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對物資進(jìn)行處理，具體處理辦法如下表所示。

物資驗(yàn)收結(jié)果處理說明表

處理辦法適用條件具體說明

入庫驗(yàn)收合格的物資對物資進(jìn)行“合格”標(biāo)識，并交送倉儲部辦理

入庫手續(xù)

拒收驗(yàn)收結(jié)果不符合合通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資

同條款規(guī)定的物資

若合同約定準(zhǔn)許換貨，則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格

品后再發(fā)還

補(bǔ)齊物資短損通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補(bǔ)齊短損物資

索賠物資出現(xiàn)損壞向供應(yīng)商或運(yùn)輸單位索賠

第5章采購結(jié)算管理

第11條通知結(jié)算

采購部確認(rèn)物資已驗(yàn)收入庫后，應(yīng)通知財(cái)務(wù)部按照采購合同約定的方式進(jìn)行付

款。

第12條確認(rèn)到賬情況

財(cái)務(wù)部完成付款后，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)款項(xiàng)到賬情況，

執(zhí)行采購合同。

第6章合同執(zhí)行變更

第13條合同變更條件

合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的，采購人員應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照國

家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。

2.對方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。

3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會導(dǎo)致重大損

失的。

4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。

第14條合同變更處理程序

采購合同需要變更時(shí)，采購部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。

協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，采購部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第7章合同執(zhí)行紀(jì)律規(guī)范

第15條合同法律約束

采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合

同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易

習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。

第16條執(zhí)行記錄管理

在采購合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)對合同的執(zhí)行情況以臺賬形式作詳細(xì)全面的

書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。

第0條違紀(jì)行為

采購合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)

處分。

1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。

2.丟失合同。

3.參與合同工作時(shí)發(fā)生的嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。

第18條合同執(zhí)行違紀(jì)處理

1.合同執(zhí)行過程中，相關(guān)人員違反國家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定，造成經(jīng)濟(jì)損失或其

他損失的，本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟(jì)處罰。

2.違紀(jì)情節(jié)嚴(yán)重、觸犯刑法的，應(yīng)及時(shí)移交司法部門處理，本企業(yè)保留對責(zé)任

人的追索權(quán)。

第8章附則

第19條本制度由采購部制定，經(jīng)總經(jīng)辦審批后通過。

第20條本制度自公布之日起實(shí)施。

3合同糾紛管理制度

在采購合同的履行過程中，經(jīng)常會因?yàn)楹贤瑮l款不明確、物資質(zhì)量不合格、采

購交期未達(dá)成等原因出現(xiàn)糾紛，為了妥善處理這些糾紛，企業(yè)需要制定合同糾

紛管理制度。

合同糾紛管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范采購合同糾紛管理工作，使采購合同糾紛的處理有章可循，提升采購管

理工作水平，減少并防止采購活動(dòng)中造成的損失，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同違約而引起的糾紛處理。

第3條管理職責(zé)

1.總經(jīng)理、采購總監(jiān)負(fù)責(zé)采購合同糾紛處理工作的審核與決策。

2.采購部負(fù)責(zé)采購合同糾紛的原因分析、處理方案制定及實(shí)施。

3.法務(wù)部負(fù)責(zé)為采購合同糾紛提出合理化建議，并負(fù)責(zé)所有相關(guān)法律事項(xiàng)的處

理。

第2章合同糾紛界定及處理流程

第4條合同糾紛范圍

本制度所稱采購合同糾紛主要包括以下五種情況。

1.貨款支付不及時(shí)引起的糾紛。

2.供應(yīng)商沒有按時(shí)交貨引起的糾紛。

3.物資質(zhì)量不合格引起的糾紛。

4.一方違反保密協(xié)議引起的糾紛。

5.由于不可抗力造成了損失而引起的糾紛。

第5條糾紛處理措施制定

1.采購人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為或接到供應(yīng)商違約通知后，應(yīng)立即向采購經(jīng)理

匯報(bào)，并進(jìn)行原因調(diào)查。

2.確認(rèn)糾紛情況和違約行為后，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的處理方案交采購總監(jiān)審

批。

3.經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)后，采購人員實(shí)施處理措施。

4.對于因雙方爭議而無法實(shí)施處理措施的情況，采購部應(yīng)立即通知法務(wù)部進(jìn)行

協(xié)助處理。

5.采購部會同法務(wù)部共同制定采購合同糾紛的法律處理措施，并提交采購總

監(jiān)、總經(jīng)理審批，審批通過后執(zhí)行。

第6條實(shí)施糾紛處理

1.因合同具體條款的解釋或合同履行產(chǎn)生爭議時(shí)，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，

友好協(xié)商期限為25天。

2.如協(xié)商不能解決時(shí)，合同的任何一方可將爭議提交本地仲裁委員會，并由該

委員會依照相關(guān)仲裁規(guī)則進(jìn)行仲裁。

3.進(jìn)行仲裁期間，除爭議事項(xiàng)外，采購人員應(yīng)通過洽談等方式督促雙方繼續(xù)履

行各自本合同中規(guī)定的義務(wù)和權(quán)利，確保損失的最小化和權(quán)益的最大化。

4.根據(jù)仲裁的結(jié)果判斷本公司的合法權(quán)益是否得到有效維護(hù)，如否，可在考慮

機(jī)會成本較低的情況下向人民法院提起訴訟，以維護(hù)我方的合法權(quán)益。

第3章各類糾紛處理措施

第7條貨款支付不及時(shí)處理

1.逾期未付的表現(xiàn)：在接到供應(yīng)商的逾期未付款通知后，采購部人員應(yīng)立即查

閱采購合同條款，確認(rèn)超過付款期限后向財(cái)務(wù)部匯報(bào)，并證實(shí)未付貨款。

2.貨款支付不及時(shí)的處理措施如下。

(1)若查明原因?yàn)樯虡I(yè)匯款延誤的，應(yīng)由采購部人員立即與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，并

向其出示匯款憑證。

⑵若確認(rèn)為逾期未付款項(xiàng)的，則應(yīng)按照合同條款償付對方相應(yīng)違約金。

第8條未按時(shí)交貨的糾紛處理

在合同約定收貨日的24時(shí)之前，沒有收到供貨方的相關(guān)貨物到達(dá)信息，即視為

沒有按時(shí)交貨。這種情況的處理應(yīng)按照以下四點(diǎn)要求來進(jìn)行。

1.供應(yīng)商應(yīng)從最遲交貨日的次日起，每逾1日，按逾期交貨價(jià)款總值的5%o計(jì)

算逾期交貨違約金，且供應(yīng)商所支付逾期交貨違約金應(yīng)不超過采購合同總金額

的10%。

2.若在規(guī)定的交貨日期后10日內(nèi)仍未接收到貨物，則視為發(fā)貨方不能交貨，本

公司有權(quán)要求發(fā)貨方賠付全部貨款10%的違約金。

3.支付逾期交貨違約金并不免除供貨方交貨的責(zé)任及合同所規(guī)定的其他各項(xiàng)義

務(wù)。

4.供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)由于交貨不及時(shí)導(dǎo)致我方人員滯留在交貨地點(diǎn)的一切費(fèi)用。

第9條質(zhì)量不合格的糾紛處理

L質(zhì)量不合格的認(rèn)定。

⑴在質(zhì)量保證期內(nèi)，采購物資存在規(guī)格、型號等與合同不符或證實(shí)物資有缺陷

（包括潛在的缺陷或不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的部件等），均認(rèn)定為質(zhì)量不合格。

⑵供應(yīng)商在收到本公司要求更換有缺陷物料的通知后10日內(nèi)或在簽署《貨損

證明》后15日內(nèi)，沒有補(bǔ)足或更換設(shè)備或交貨仍不符合要求，也視為質(zhì)量不合

格。

2.質(zhì)量不合格的處理措施如下圖所示。

承擔(dān)保密義務(wù)的一方，在雙方約定的范圍和時(shí)間內(nèi)沒有履行采購合同中所列的

保密條款，由于故意或過失的原因?qū)е孪嚓P(guān)秘密事項(xiàng)的泄露，均視為違反保密

義務(wù)。如果發(fā)生違反保密義務(wù)的糾紛，應(yīng)采取以下處理措施。

1.機(jī)密泄露給權(quán)利方帶來直接損失或可衡量的間接損失時(shí)，義務(wù)承擔(dān)方應(yīng)向權(quán)

利方支付相應(yīng)損失3倍的賠償金，并立即采取措施停止對權(quán)利方的繼續(xù)侵害。

2.義務(wù)承擔(dān)方應(yīng)及時(shí)對泄密人員進(jìn)行內(nèi)部紀(jì)律處分，并將處分情況及時(shí)告知權(quán)

利方。

第11條不可抗力造成的糾紛處理

1.采購合同中的不可抗力是指本合同生效后，發(fā)生不能預(yù)見并且對其發(fā)生和后

果不能防止或避免的事件，具體包括以下三類內(nèi)容。

(1)自然災(zāi)害，包括地震、臺風(fēng)、水災(zāi)等。

(2)人為因素，包括火災(zāi)、戰(zhàn)爭等。

(3)其他不可預(yù)見且不可避免的事故。

2.對不可抗力引發(fā)的糾紛的處理措施如下。

(1)發(fā)生不可抗力的一方應(yīng)立即通知對方，并在15日內(nèi)提供不可抗力的詳情

及有關(guān)證明文件。

(2)發(fā)生不可抗力事件時(shí)，合同雙方應(yīng)通過協(xié)商的途徑制定合理的解決方案，

并盡一切努力減輕不可抗力產(chǎn)生的后果。

(3)不可抗力事件持續(xù)達(dá)到15日時(shí)，合同雙方應(yīng)盡快協(xié)商解決本合同是否繼

續(xù)執(zhí)行或終止的問題。

第4章附則

第12條本制度由采購部與法務(wù)部共同制定，經(jīng)采購總監(jiān)審批后生效。

第13條本制度自年月日起實(shí)施。

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采購合同制度規(guī)范

1采購合同管理制度

企業(yè)應(yīng)建立采購合同管理制度，規(guī)范采購合同的制定、審核、執(zhí)行等過程，合

理地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。

采購合同管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改

等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設(shè)備、工裝模具、外協(xié)服務(wù)等類型的采

購合同管理工作。

第3條職責(zé)劃分

1.采購部是采購合同的對口管理單位，負(fù)責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)

行、控制等管理事項(xiàng)。

2.生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)參與合同條款的公審。

3.總經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)合同簽訂工作的批準(zhǔn)。

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4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同原件的保管。

第2章采購合同的編制

第4條采購合同編制條件

本公司一次性采購物品的金額高于一元時(shí)，必須簽訂采購合同。外地采購也必

須簽訂合同。

第5條采購合同的編制程序如下圖所示。

采購合同編制程序示意圖

第6條采購合同的主要內(nèi)容

L合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2.采購物品的單價(jià)、總價(jià)。

3.采購物資的數(shù)量與規(guī)格型號。

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4.采購物資的品質(zhì)和技術(shù)要求。

5.履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。

6.采購物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式。

7.付款方式和期限。

8.售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

9.違約責(zé)任和解決爭議的方法。

第7條采購合同的要求

1.合同擬訂必須在供應(yīng)商調(diào)查和詢價(jià)、比價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

2.采購合同主管根據(jù)對方資信情況起草符合本制度規(guī)定的采購合同。

3.采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。

第8條采購合同審批管理

1.采購合同主管應(yīng)將擬訂的合同草案交相關(guān)部門審核并請其提出建議。

2.財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同價(jià)款的形成依據(jù)、款項(xiàng)收取或支付條件等條款進(jìn)行審

查并提出意見。

3.法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出審查意見。

4分管副總負(fù)責(zé)對合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見。

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5.總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他需要審查的內(nèi)容

對合同進(jìn)行閱并簽署意見。

6.采購部根據(jù)總經(jīng)理的審閱意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審閱意見、合同簽

署相關(guān)附件等文件再次報(bào)送審查后，由總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理

人正式簽署合同。

第3章采購合同的簽訂

第9條與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽

訂采購合同。如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗(yàn)委托證明。

第10條公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視

為無效合同。

第11條對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進(jìn)行簽訂，

即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行蓋章簽字后回傳，公司在回

傳的合同上蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。

第4章采購合同的執(zhí)行與控制

第12條采購合同的執(zhí)行

1.采購合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，

使供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備公司所需的物資。

2.采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物資的進(jìn)廠驗(yàn)收工作，當(dāng)所采購的物資不

符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí)，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。

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3.合同執(zhí)行過程中，采購部要處理好公司與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司

的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，使公司在生產(chǎn)旺季加大物資采購時(shí)能夠及時(shí)得到供應(yīng)，在生

產(chǎn)淡季時(shí)能夠縮減物資采購數(shù)量或取消物資的采購。

第13條采購合同執(zhí)行記錄

采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書面

登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

第14條采購合同進(jìn)度控制

1.采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)性的原則做好物資的采購進(jìn)度控制工作，既能保證倉庫中

的采購物資庫存最低，又能保證采購物資滿足生產(chǎn)的需求。

2.對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物資，如果存在加工過程周期長、變

數(shù)大、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的情況，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排，并根據(jù)

進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和協(xié)商，確保物資能夠及時(shí)運(yùn)送到公司。

3.如果某供應(yīng)商提供的物資將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在該供應(yīng)商處的

采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

第5章采購合同的修改與終止

第15條在合同執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)采購

物資的情況，采購部經(jīng)調(diào)查核實(shí)，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物資的數(shù)量規(guī)定，

作為采購合同的附件進(jìn)行執(zhí)行。

第16條在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化，采購部可與供應(yīng)

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商進(jìn)行協(xié)商，簽訂新的供貨價(jià)格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第17條在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨，采購部

經(jīng)過核實(shí)后，可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的

附件執(zhí)行。

第18條有下列情形之一者，視為合同終止。

1.因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2.因市場環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3.出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4.逾期沒有履行合同約定的情況。

5.發(fā)生符合合同條款中合同解除的事項(xiàng)。

第6章合同糾紛的處理與合同管理

第19條當(dāng)公司與供應(yīng)商出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，一般可采取如下四種處理方法解決

糾紛。

1.與供應(yīng)商協(xié)商解決。

2.請第三方協(xié)調(diào)解決。

3.由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。

4.通過法律途徑解決。

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第20條采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律，有下列

情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。

1.泄露合同內(nèi)容。

2.私自更改合同內(nèi)容。

3.丟失合同。

4.在合同簽訂或資料保管過程中損害公司的利益。

第21條參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)

濟(jì)損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處

罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其法律責(zé)任。

第7章附則

第22條本制度未盡事宜，依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

第23條本制度由采購部制定，采購部保留對本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)。

第24條本制度經(jīng)總經(jīng)理、分管副總辦公會議審議后執(zhí)行。

2合同執(zhí)行管理制度

合同執(zhí)行過程是合同管理的重點(diǎn)，做好合同執(zhí)行管理工作可以有效防范合同風(fēng)

險(xiǎn)，確保采購工作順利開展。

合同執(zhí)行管理制度

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第1章總則

第1條目的

為了確保采購合同的順利執(zhí)行，降低采購合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升

采購工作的管理水平，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同的執(zhí)行控制工作。

第3條管理職責(zé)

1.采購部全面負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行。

2.法務(wù)部協(xié)助采購部進(jìn)行索賠、糾紛的處理。

第2章采購訂單編制管理

第4條采購訂單編制程序

1.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求和各部門的申請編制采

購訂單，經(jīng)采購總監(jiān)審批后交送供應(yīng)商。

2.訂單發(fā)送到供應(yīng)商處后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商代表進(jìn)行溝通，確認(rèn)其收到采

購訂單。

第5條采購訂單內(nèi)容規(guī)范

采購訂單應(yīng)包括以下四項(xiàng)內(nèi)容。

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1.采購物資的名稱、品種、型號、規(guī)格。

2.訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號。

3.包裝運(yùn)輸說明、到貨地點(diǎn)、隨貨文件和驗(yàn)收方法。

4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。

第3章訂單執(zhí)行跟蹤管理

第6條執(zhí)行訂單跟蹤

供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤，實(shí)施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)

控。

第7條訂單跟蹤內(nèi)容

具體跟蹤事項(xiàng)主要包括以下四個(gè)方面。

1.跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及備貨過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，出現(xiàn)變更時(shí)應(yīng)立即解決并

保證準(zhǔn)時(shí)到貨。

2.隨時(shí)關(guān)注生產(chǎn)需求變化，如生產(chǎn)急需則應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，協(xié)助供應(yīng)商完

成緊急供貨；如生產(chǎn)活動(dòng)出現(xiàn)延緩，經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)延緩或取消訂單時(shí)，采購

人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)其可承受的延緩時(shí)間或中止訂單操作，并協(xié)商

相關(guān)賠償事宜。

3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現(xiàn)庫存過高或過低時(shí)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)

系，制定相應(yīng)采購方案，保證庫存控制在合理水平。

4.跟蹤物資的備貨、裝運(yùn)過程，確保供應(yīng)商發(fā)貨物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量符合

要求。

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第4章采購物資驗(yàn)收管理

第8條物資驗(yàn)收步驟

工.采購人員在接收貨物前應(yīng)與供應(yīng)商確認(rèn)交貨與驗(yàn)收時(shí)間，并保證相關(guān)事宜符

合合同約定條款。

2.交貨驗(yàn)收的地點(diǎn)應(yīng)依照采購合同制定地點(diǎn)為主，若預(yù)定地點(diǎn)因故無法進(jìn)行校

驗(yàn)，采購人員應(yīng)提前通知供應(yīng)商并立即實(shí)施轉(zhuǎn)移辦理，確保在約定時(shí)間實(shí)施驗(yàn)

收。

第9條物資驗(yàn)收內(nèi)容

采購物資的驗(yàn)收工作主要有以下三個(gè)方面的內(nèi)容。

L點(diǎn)收數(shù)量，查驗(yàn)交貨數(shù)量是否與采購合同、訂單及運(yùn)送憑單相符，采購人員

應(yīng)進(jìn)行兩次數(shù)量清點(diǎn)，確保驗(yàn)收工作準(zhǔn)確無誤。

2.檢驗(yàn)質(zhì)量，確認(rèn)接收物資與訂購物資一直，并檢驗(yàn)其質(zhì)量是否符合采購合同

約定的質(zhì)量要求，

3.檢驗(yàn)單證，即對供應(yīng)商的供貨清單與承運(yùn)單位的貨運(yùn)清單進(jìn)行檢驗(yàn)。

第10條物資驗(yàn)收結(jié)果處理

采購人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對物資進(jìn)行處理，具體處理辦法如下表所示。

物資驗(yàn)收結(jié)果處理說明表

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處理辦法適用條件具體說明

入庫驗(yàn)收合格的物資對物資進(jìn)行“合格”標(biāo)識，并交送倉儲部辦理

入庫手續(xù)

拒收驗(yàn)收結(jié)果不符合合通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資

同條款規(guī)定的物資

若合同約定準(zhǔn)許換貨，則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格

品后再發(fā)還

補(bǔ)齊物資短損通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補(bǔ)齊短損物資

索賠物資出現(xiàn)損壞向供應(yīng)商或運(yùn)輸單位索賠

第5章采購結(jié)算管理

第11條通知結(jié)算

采購部確認(rèn)物資已驗(yàn)收入庫后，應(yīng)通知財(cái)務(wù)部按照采購合同約定的方式進(jìn)行付

款。

第12條確認(rèn)到賬情況

財(cái)務(wù)部完成付款后，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)款項(xiàng)到賬情況，

執(zhí)行采購合同。

第6章合同執(zhí)行變更

第13條合同變更條件

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合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的，采購人員應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照國

家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。

工由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。

2.對方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。

3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會導(dǎo)致重大損

失的。

4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。

第14條合同變更處理程序

采購合同需要變更時(shí)，采購部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。

協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，采購部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第7章合同執(zhí)行紀(jì)律規(guī)范

第15條合同法律約束

采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合

同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易

習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。

第16條執(zhí)行記錄管理

在采購合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)對合同的執(zhí)行情況以臺賬形式作詳細(xì)全面的

書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。

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第17條違紀(jì)行為

采購合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)

處分。

1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。

2.丟失合同。

3.參與合同工作時(shí)發(fā)生的嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。

第18條合同執(zhí)行違紀(jì)處理

1.合同執(zhí)行過程中，相關(guān)人員違反國家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定，造成經(jīng)濟(jì)損失或其

他損失的，本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟(jì)處罰。

2.違紀(jì)情節(jié)嚴(yán)重、觸犯刑法的，應(yīng)及時(shí)移交司法部門處理，本企業(yè)保留對責(zé)任

人的追索權(quán)。

第8章附則

第19條本制度由采購部制定，經(jīng)總經(jīng)辦審批后通過。

第20條本制度自公布之日起實(shí)施。

3合同糾紛管理制度

在采購合同的履行過程中，經(jīng)常會因?yàn)楹贤瑮l款不明確、物資質(zhì)量不合格、采

購交期未達(dá)成等原因出現(xiàn)糾紛，為了妥善處理這些糾紛，企業(yè)需要制定合同糾

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紛管理制度。

合同糾紛管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范采購合同糾紛管理工作，使采購合同糾紛的處理有章可循，提升采購管

理工作水平，減少并防止采購活動(dòng)中造成的損失，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同違約而引起的糾紛處理。

第3條管理職責(zé)

1.總經(jīng)理、采購總監(jiān)負(fù)責(zé)采購合同糾紛處理工作的審核與決策。

2.采購部負(fù)責(zé)采購合同糾紛的原因分析、處理方案制定及實(shí)施。

3.法務(wù)部負(fù)責(zé)為采購合同糾紛提出合理化建議，并負(fù)責(zé)所有相關(guān)法律事項(xiàng)的處

理。

第2章合同糾紛界定及處理流程

第4條合同糾紛范圍

本制度所稱采購合同糾紛主要包括以下五種情況。

1.貨款支付不及時(shí)引起的糾紛。

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2.供應(yīng)商沒有按時(shí)交貨引起的糾紛。

3.物資質(zhì)量不合格引起的糾紛。

4-方違反保密協(xié)議引起的糾紛。

5.由于不可抗力造成了損失而引起的糾紛。

第5條糾紛處理措施制定

1.采購人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為或接到供應(yīng)商違約通知后，應(yīng)立即向采購經(jīng)理

匯報(bào)，并進(jìn)行原因調(diào)查。

2.確認(rèn)糾紛情況和違約行為后，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的處理方案交采購總監(jiān)審

批。

3.經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)后，采購人員實(shí)施處理措施。

4.對于因雙方爭議而無法實(shí)施處理措施的情況，采購部應(yīng)立即通知法務(wù)部進(jìn)行

協(xié)助處理。

5.采購部會同法務(wù)部共同制定采購合同糾紛的法律處理措施，并提交采購總

監(jiān)、總經(jīng)理審批，審批通過后執(zhí)行。

第6條實(shí)施糾紛處理

1.因合同具體條款的解釋或合同履行產(chǎn)生爭議時(shí)，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，

友好協(xié)商期限為25天。

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2.如協(xié)商不能解決時(shí)，合同的任何一方可將爭議提交本地仲裁委員會，并由該

委員會依照相關(guān)仲裁規(guī)則進(jìn)行仲裁。

3.進(jìn)行仲裁期間，除爭議事項(xiàng)外，采購人員應(yīng)通過洽談等方式督促雙方繼續(xù)履

行各自本合同中規(guī)定的義務(wù)和權(quán)利，確保損失的最小化和權(quán)益的最大化。

4.根據(jù)仲裁的結(jié)果判斷本公司的合法權(quán)益是否得到有效維護(hù)，如否，可在考慮

機(jī)會成本較低的情況下向人民法院提起訴