購合同制度規(guī)范

采購合同制度規(guī)范

1采購合同管理制度

企業(yè)應(yīng)建立采購合同管理制度，規(guī)范采購合同的制定、審核、執(zhí)行等過程，合

理地規(guī)避合同風(fēng)險。

采購合同管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改

等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設(shè)備、工裝模具、外協(xié)服務(wù)等類型的采

購合同管理工作。

第3條職責(zé)劃分

1.采購部是采購合同的對口管理單位，負責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)

行、控制等管理事項。

2.生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財務(wù)部負責(zé)參與合同條款的公審。

3.總經(jīng)理或其授權(quán)人負責(zé)合同簽訂工作的批準(zhǔn)。

4.財務(wù)部負責(zé)合同原件的保管。

第2章采購合同的編制

第4條采購合同編制條件

本公司一次性采購物品的金額高于一元時，必須簽訂采購合同。外地采購也必

須簽訂合同。

第5條采購合同的編制程序如下圖所示。

4所選供應(yīng)商必須是公司認可的合格供應(yīng)商

I

采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物資的價

格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付方式等方面

采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬訂采購合同草案，報送法律顧問

審核及總經(jīng)理/分管副總審批

采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、法律顧問及總經(jīng)理/分管副總的意見對采

購合同草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同

采購合同編制程序示意圖

第6條采購合同的主要內(nèi)容

1.合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2.采購物品的單價、總價。

3.采購物資的數(shù)量與規(guī)格型號。

4.采購物資的品質(zhì)和技術(shù)要求。

5.履約方式、期限、到貨地點。

6.采購物資的驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式。

7.付款方式和期限。

8.售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

9.違約責(zé)任和解決爭議的方法。

第7條采購合同的要求

1.合同擬訂必須在供應(yīng)商調(diào)查和詢價、比價的基礎(chǔ)上進行。

2.采購合同主管根據(jù)對方資信情況起草符合本制度規(guī)定的采購合同。

3.采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

第8條采購合同審批管理

L采購合同主管應(yīng)將擬訂的合同草案交相關(guān)部門審核并請其提出建議。

2.財務(wù)部主要負責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審

查并提出意見。

3.法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。

4分管副總負責(zé)對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。

5.總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他需要審查的內(nèi)容

對合同進行閱并簽署意見。

6.采購部根據(jù)總經(jīng)理的審閱意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審閱意見、合同簽

署相關(guān)附件等文件再次報送審查后，由總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理

人正式簽署合同。

第3章采購合同的簽訂

第9條與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽

訂采購合同。如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗委托證明。

第10條公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視

為無效合同。

第11條對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，

即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進行蓋章簽字后回傳，公司在回

傳的合同上蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。

第4章采購合同的執(zhí)行與控制

第12條采購合同的執(zhí)行

1.采購合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，

使供應(yīng)商及時準(zhǔn)備公司所需的物資。

2.采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物資的進廠驗收工作，當(dāng)所采購的物資不

符合合同所約定的質(zhì)量要求時，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進行處理。

3.合同執(zhí)行過程中，采購部要處理好公司與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司

的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，使公司在生產(chǎn)旺季加大物資采購時能夠及時得到供應(yīng)，在生

產(chǎn)淡季時能夠縮減物資采購數(shù)量或取消物資的采購。

第13條采購合同執(zhí)行記錄

采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面

登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

第14條采購合同進度控制

1.采購部應(yīng)本著經(jīng)濟性的原則做好物資的采購進度控制工作，既能保證倉庫中

的采購物資庫存最低，又能保證采購物資滿足生產(chǎn)的需求。

2.對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物資，如果存在加工過程周期長、變

數(shù)大、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的情況，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商提供進度安排，并根據(jù)

進度安排與供應(yīng)商進行聯(lián)絡(luò)和協(xié)商，確保物資能夠及時運送到公司。

3.如果某供應(yīng)商提供的物資將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在該供應(yīng)商處的

采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

第5章采購合同的修改與終止

第15條在合同執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)采購

物資的情況，采購部經(jīng)調(diào)查核實，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物資的數(shù)量規(guī)定,

作為采購合同的附件進行執(zhí)行。

第16條在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化，采購部可與供應(yīng)

商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第17條在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時交貨，采購部

經(jīng)過核實后，可與供應(yīng)商進行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的

附件執(zhí)行。

第18條有下列情形之一者，視為合同終止。

1.因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2.因市場環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3.出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4.逾期沒有履行合同約定的情況。

5.發(fā)生符合合同條款中合同解除的事項。

第6章合同糾紛的處理與合同管理

第19條當(dāng)公司與供應(yīng)商出現(xiàn)合同糾紛時，一般可采取如下四種處理方法解決

糾紛。

1.與供應(yīng)商協(xié)商解決。

2.請第三方協(xié)調(diào)解決。

3.由仲裁機構(gòu)進行仲裁。

4.通過法律途徑解決。

第20條采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列

情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應(yīng)的處理。

1.泄露合同內(nèi)容。

2.私自更改合同內(nèi)容。

3.丟失合同。

4.在合同簽訂或資料保管過程中損害公司的利益。

第21條參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)

濟損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責(zé)任人進行行政和經(jīng)濟處

罰，情節(jié)嚴重者將依法追究其法律責(zé)任。

第7章附則

第22條本制度未盡事宜，依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

第23條本制度由采購部制定，采購部保留對本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)。

第24條本制度經(jīng)總經(jīng)理、分管副總辦公會議審議后執(zhí)行。

2合同執(zhí)行管理制度

合同執(zhí)行過程是合同管理的重點，做好合同執(zhí)行管理工作可以有效防范合同風(fēng)

險，確保采購工作順利開展。

合同執(zhí)行管理制度

第1章總則

第1條目的

為了確保采購合同的順利執(zhí)行，降低采購合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升

采購工作的管理水平，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同的執(zhí)行控制工作。

第3條管理職責(zé)

1.采購部全面負責(zé)采購合同的執(zhí)行。

2.法務(wù)部協(xié)助采購部進行索賠、糾紛的處理。

第2章采購訂單編制管理

第4條采購訂單編制程序

1.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求和各部門的申請編制采

購訂單，經(jīng)采購總監(jiān)審批后交送供應(yīng)商。

2.訂單發(fā)送到供應(yīng)商處后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商代表進行溝通，確認其收到采

購訂單。

第5條采購訂單內(nèi)容規(guī)范

采購訂單應(yīng)包括以下四項內(nèi)容。

工.采購物資的名稱、品種、型號、規(guī)格。

2.訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號。

3.包裝運輸說明、到貨地點、隨貨文件和驗收方法。

4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。

第3章訂單執(zhí)行跟蹤管理

第6條執(zhí)行訂單跟蹤

供應(yīng)商確認采購訂單后，采購人員應(yīng)進行跟蹤，實施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)

控。

第7條訂單跟蹤內(nèi)容

具體跟蹤事項主要包括以下四個方面。

1.跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及備貨過程，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，出現(xiàn)變更時應(yīng)立即解決并

保證準(zhǔn)時到貨。

2.隨時關(guān)注生產(chǎn)需求變化，如生產(chǎn)急需則應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，協(xié)助供應(yīng)商完

成緊急供貨；如生產(chǎn)活動出現(xiàn)延緩，經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)延緩或取消訂單時，采購

人員應(yīng)與供應(yīng)商進行溝通，確認其可承受的延緩時間或中止訂單操作，并協(xié)商

相關(guān)賠償事宜。

3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現(xiàn)庫存過高或過低時，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)

系，制定相應(yīng)采購方案，保證庫存控制在合理水平。

4.跟蹤物資的備貨、裝運過程，確保供應(yīng)商發(fā)貨物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量符合

要求。

第4章采購物資驗收管理

第8條物資驗收步驟

1.采購人員在接收貨物前應(yīng)與供應(yīng)商確認交貨與驗收時間，并保證相關(guān)事宜符

合合同約定條款。

2.交貨驗收的地點應(yīng)依照采購合同制定地點為主，若預(yù)定地點因故無法進行校

驗，采購人員應(yīng)提前通知供應(yīng)商并立即實施轉(zhuǎn)移辦理，確保在約定時間實施驗

收。

第9條物資驗收內(nèi)容

采購物資的驗收工作主要有以下三個方面的內(nèi)容。

工.點收數(shù)量，查驗交貨數(shù)量是否與采購合同、訂單及運送憑單相符，采購人員

應(yīng)進行兩次數(shù)量清點，確保驗收工作準(zhǔn)確無誤。

2.檢驗質(zhì)量，確認接收物資與訂購物資一直，并檢驗其質(zhì)量是否符合采購合同

約定的質(zhì)量要求，

3.檢驗單證，即對供應(yīng)商的供貨清單與承運單位的貨運清單進行檢驗。

第10條物資驗收結(jié)果處理

采購人員應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果對物資進行處理，具體處理辦法如下表所示。

物資驗收結(jié)果處理說明表

處理辦法適用條件具體說明

入庫驗收合格的物資對物資進行“合格”標(biāo)識，并交送倉儲部辦理

入庫手續(xù)

拒收驗收結(jié)果不符合合通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資

同條款規(guī)定的物資

若合同約定準(zhǔn)許換貨，則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格

品后再發(fā)還

補齊物資短損通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補齊短損物資

索賠物資出現(xiàn)損壞向供應(yīng)商或運輸單位索賠

第5章采購結(jié)算管理

第11條通知結(jié)算

采購部確認物資已驗收入庫后，應(yīng)通知財務(wù)部按照采購合同約定的方式進行付

款。

第12條確認到賬情況

財務(wù)部完成付款后，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通，確認款項到賬情況，

執(zhí)行采購合同。

第6章合同執(zhí)行變更

第13條合同變更條件

合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的，采購人員應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照國

家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。

2.對方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。

3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會導(dǎo)致重大損

失的。

4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。

第14條合同變更處理程序

采購合同需要變更時，采購部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。

協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，采購部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第7章合同執(zhí)行紀律規(guī)范

第15條合同法律約束

采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合

同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易

習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。

第16條執(zhí)行記錄管理

在采購合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)對合同的執(zhí)行情況以臺賬形式作詳細全面的

書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。

第0條違紀行為

采購合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)

處分。

1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。

2.丟失合同。

3.參與合同工作時發(fā)生的嚴重的不負責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。

第18條合同執(zhí)行違紀處理

1.合同執(zhí)行過程中，相關(guān)人員違反國家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定，造成經(jīng)濟損失或其

他損失的，本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟處罰。

2.違紀情節(jié)嚴重、觸犯刑法的，應(yīng)及時移交司法部門處理，本企業(yè)保留對責(zé)任

人的追索權(quán)。

第8章附則

第19條本制度由采購部制定，經(jīng)總經(jīng)辦審批后通過。

第20條本制度自公布之日起實施。

3合同糾紛管理制度

在采購合同的履行過程中，經(jīng)常會因為合同條款不明確、物資質(zhì)量不合格、采

購交期未達成等原因出現(xiàn)糾紛，為了妥善處理這些糾紛，企業(yè)需要制定合同糾

紛管理制度。

合同糾紛管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范采購合同糾紛管理工作，使采購合同糾紛的處理有章可循，提升采購管

理工作水平，減少并防止采購活動中造成的損失，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同違約而引起的糾紛處理。

第3條管理職責(zé)

1.總經(jīng)理、采購總監(jiān)負責(zé)采購合同糾紛處理工作的審核與決策。

2.采購部負責(zé)采購合同糾紛的原因分析、處理方案制定及實施。

3.法務(wù)部負責(zé)為采購合同糾紛提出合理化建議，并負責(zé)所有相關(guān)法律事項的處

理。

第2章合同糾紛界定及處理流程

第4條合同糾紛范圍

本制度所稱采購合同糾紛主要包括以下五種情況。

1.貨款支付不及時引起的糾紛。

2.供應(yīng)商沒有按時交貨引起的糾紛。

3.物資質(zhì)量不合格引起的糾紛。

4.一方違反保密協(xié)議引起的糾紛。

5.由于不可抗力造成了損失而引起的糾紛。

第5條糾紛處理措施制定

1.采購人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為或接到供應(yīng)商違約通知后，應(yīng)立即向采購經(jīng)理

匯報，并進行原因調(diào)查。

2.確認糾紛情況和違約行為后，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的處理方案交采購總監(jiān)審

批。

3.經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)后，采購人員實施處理措施。

4.對于因雙方爭議而無法實施處理措施的情況，采購部應(yīng)立即通知法務(wù)部進行

協(xié)助處理。

5.采購部會同法務(wù)部共同制定采購合同糾紛的法律處理措施，并提交采購總

監(jiān)、總經(jīng)理審批，審批通過后執(zhí)行。

第6條實施糾紛處理

1.因合同具體條款的解釋或合同履行產(chǎn)生爭議時，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，

友好協(xié)商期限為25天。

2.如協(xié)商不能解決時，合同的任何一方可將爭議提交本地仲裁委員會，并由該

委員會依照相關(guān)仲裁規(guī)則進行仲裁。

3.進行仲裁期間，除爭議事項外，采購人員應(yīng)通過洽談等方式督促雙方繼續(xù)履

行各自本合同中規(guī)定的義務(wù)和權(quán)利，確保損失的最小化和權(quán)益的最大化。

4.根據(jù)仲裁的結(jié)果判斷本公司的合法權(quán)益是否得到有效維護，如否，可在考慮

機會成本較低的情況下向人民法院提起訴訟，以維護我方的合法權(quán)益。

第3章各類糾紛處理措施

第7條貨款支付不及時處理

1.逾期未付的表現(xiàn)：在接到供應(yīng)商的逾期未付款通知后，采購部人員應(yīng)立即查

閱采購合同條款，確認超過付款期限后向財務(wù)部匯報，并證實未付貨款。

2.貨款支付不及時的處理措施如下。

(1)若查明原因為商業(yè)匯款延誤的，應(yīng)由采購部人員立即與供應(yīng)商進行溝通，并

向其出示匯款憑證。

⑵若確認為逾期未付款項的，則應(yīng)按照合同條款償付對方相應(yīng)違約金。

第8條未按時交貨的糾紛處理

在合同約定收貨日的24時之前，沒有收到供貨方的相關(guān)貨物到達信息，即視為

沒有按時交貨。這種情況的處理應(yīng)按照以下四點要求來進行。

1.供應(yīng)商應(yīng)從最遲交貨日的次日起，每逾1日，按逾期交貨價款總值的5%o計

算逾期交貨違約金，且供應(yīng)商所支付逾期交貨違約金應(yīng)不超過采購合同總金額

的10%。

2.若在規(guī)定的交貨日期后10日內(nèi)仍未接收到貨物，則視為發(fā)貨方不能交貨，本

公司有權(quán)要求發(fā)貨方賠付全部貨款10%的違約金。

3.支付逾期交貨違約金并不免除供貨方交貨的責(zé)任及合同所規(guī)定的其他各項義

務(wù)。

4.供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)由于交貨不及時導(dǎo)致我方人員滯留在交貨地點的一切費用。

第9條質(zhì)量不合格的糾紛處理

L質(zhì)量不合格的認定。

⑴在質(zhì)量保證期內(nèi)，采購物資存在規(guī)格、型號等與合同不符或證實物資有缺陷

（包括潛在的缺陷或不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的部件等），均認定為質(zhì)量不合格。

⑵供應(yīng)商在收到本公司要求更換有缺陷物料的通知后10日內(nèi)或在簽署《貨損

證明》后15日內(nèi)，沒有補足或更換設(shè)備或交貨仍不符合要求，也視為質(zhì)量不合

格。

2.質(zhì)量不合格的處理措施如下圖所示。

承擔(dān)保密義務(wù)的一方，在雙方約定的范圍和時間內(nèi)沒有履行采購合同中所列的

保密條款，由于故意或過失的原因?qū)е孪嚓P(guān)秘密事項的泄露，均視為違反保密

義務(wù)。如果發(fā)生違反保密義務(wù)的糾紛，應(yīng)采取以下處理措施。

1.機密泄露給權(quán)利方帶來直接損失或可衡量的間接損失時，義務(wù)承擔(dān)方應(yīng)向權(quán)

利方支付相應(yīng)損失3倍的賠償金，并立即采取措施停止對權(quán)利方的繼續(xù)侵害。

2.義務(wù)承擔(dān)方應(yīng)及時對泄密人員進行內(nèi)部紀律處分，并將處分情況及時告知權(quán)

利方。

第11條不可抗力造成的糾紛處理

1.采購合同中的不可抗力是指本合同生效后，發(fā)生不能預(yù)見并且對其發(fā)生和后

果不能防止或避免的事件，具體包括以下三類內(nèi)容。

(1)自然災(zāi)害，包括地震、臺風(fēng)、水災(zāi)等。

(2)人為因素，包括火災(zāi)、戰(zhàn)爭等。

(3)其他不可預(yù)見且不可避免的事故。

2.對不可抗力引發(fā)的糾紛的處理措施如下。

(1)發(fā)生不可抗力的一方應(yīng)立即通知對方，并在15日內(nèi)提供不可抗力的詳情

及有關(guān)證明文件。

(2)發(fā)生不可抗力事件時，合同雙方應(yīng)通過協(xié)商的途徑制定合理的解決方案，

并盡一切努力減輕不可抗力產(chǎn)生的后果。

(3)不可抗力事件持續(xù)達到15日時，合同雙方應(yīng)盡快協(xié)商解決本合同是否繼

續(xù)執(zhí)行或終止的問題。

第4章附則

第12條本制度由采購部與法務(wù)部共同制定，經(jīng)采購總監(jiān)審批后生效。

第13條本制度自年月日起實施。

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采購合同制度規(guī)范

1采購合同管理制度

企業(yè)應(yīng)建立采購合同管理制度，規(guī)范采購合同的制定、審核、執(zhí)行等過程，合

理地規(guī)避合同風(fēng)險。

采購合同管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改

等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設(shè)備、工裝模具、外協(xié)服務(wù)等類型的采

購合同管理工作。

第3條職責(zé)劃分

1.采購部是采購合同的對口管理單位，負責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)

行、控制等管理事項。

2.生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財務(wù)部負責(zé)參與合同條款的公審。

3.總經(jīng)理或其授權(quán)人負責(zé)合同簽訂工作的批準(zhǔn)。

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4.財務(wù)部負責(zé)合同原件的保管。

第2章采購合同的編制

第4條采購合同編制條件

本公司一次性采購物品的金額高于一元時，必須簽訂采購合同。外地采購也必

須簽訂合同。

第5條采購合同的編制程序如下圖所示。

采購合同編制程序示意圖

第6條采購合同的主要內(nèi)容

L合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2.采購物品的單價、總價。

3.采購物資的數(shù)量與規(guī)格型號。

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4.采購物資的品質(zhì)和技術(shù)要求。

5.履約方式、期限、到貨地點。

6.采購物資的驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式。

7.付款方式和期限。

8.售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

9.違約責(zé)任和解決爭議的方法。

第7條采購合同的要求

1.合同擬訂必須在供應(yīng)商調(diào)查和詢價、比價的基礎(chǔ)上進行。

2.采購合同主管根據(jù)對方資信情況起草符合本制度規(guī)定的采購合同。

3.采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

第8條采購合同審批管理

1.采購合同主管應(yīng)將擬訂的合同草案交相關(guān)部門審核并請其提出建議。

2.財務(wù)部主要負責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審

查并提出意見。

3.法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。

4分管副總負責(zé)對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。

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5.總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他需要審查的內(nèi)容

對合同進行閱并簽署意見。

6.采購部根據(jù)總經(jīng)理的審閱意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審閱意見、合同簽

署相關(guān)附件等文件再次報送審查后，由總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理

人正式簽署合同。

第3章采購合同的簽訂

第9條與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽

訂采購合同。如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗委托證明。

第10條公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視

為無效合同。

第11條對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，

即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進行蓋章簽字后回傳，公司在回

傳的合同上蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。

第4章采購合同的執(zhí)行與控制

第12條采購合同的執(zhí)行

1.采購合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，

使供應(yīng)商及時準(zhǔn)備公司所需的物資。

2.采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物資的進廠驗收工作，當(dāng)所采購的物資不

符合合同所約定的質(zhì)量要求時，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進行處理。

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3.合同執(zhí)行過程中，采購部要處理好公司與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司

的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，使公司在生產(chǎn)旺季加大物資采購時能夠及時得到供應(yīng)，在生

產(chǎn)淡季時能夠縮減物資采購數(shù)量或取消物資的采購。

第13條采購合同執(zhí)行記錄

采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面

登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

第14條采購合同進度控制

1.采購部應(yīng)本著經(jīng)濟性的原則做好物資的采購進度控制工作，既能保證倉庫中

的采購物資庫存最低，又能保證采購物資滿足生產(chǎn)的需求。

2.對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物資，如果存在加工過程周期長、變

數(shù)大、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的情況，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商提供進度安排，并根據(jù)

進度安排與供應(yīng)商進行聯(lián)絡(luò)和協(xié)商，確保物資能夠及時運送到公司。

3.如果某供應(yīng)商提供的物資將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在該供應(yīng)商處的

采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

第5章采購合同的修改與終止

第15條在合同執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)采購

物資的情況，采購部經(jīng)調(diào)查核實，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物資的數(shù)量規(guī)定，

作為采購合同的附件進行執(zhí)行。

第16條在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化，采購部可與供應(yīng)

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商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第17條在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時交貨，采購部

經(jīng)過核實后，可與供應(yīng)商進行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的

附件執(zhí)行。

第18條有下列情形之一者，視為合同終止。

1.因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2.因市場環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3.出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4.逾期沒有履行合同約定的情況。

5.發(fā)生符合合同條款中合同解除的事項。

第6章合同糾紛的處理與合同管理

第19條當(dāng)公司與供應(yīng)商出現(xiàn)合同糾紛時，一般可采取如下四種處理方法解決

糾紛。

1.與供應(yīng)商協(xié)商解決。

2.請第三方協(xié)調(diào)解決。

3.由仲裁機構(gòu)進行仲裁。

4.通過法律途徑解決。

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第20條采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列

情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應(yīng)的處理。

1.泄露合同內(nèi)容。

2.私自更改合同內(nèi)容。

3.丟失合同。

4.在合同簽訂或資料保管過程中損害公司的利益。

第21條參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)

濟損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責(zé)任人進行行政和經(jīng)濟處

罰，情節(jié)嚴重者將依法追究其法律責(zé)任。

第7章附則

第22條本制度未盡事宜，依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

第23條本制度由采購部制定，采購部保留對本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)。

第24條本制度經(jīng)總經(jīng)理、分管副總辦公會議審議后執(zhí)行。

2合同執(zhí)行管理制度

合同執(zhí)行過程是合同管理的重點，做好合同執(zhí)行管理工作可以有效防范合同風(fēng)

險，確保采購工作順利開展。

合同執(zhí)行管理制度

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第1章總則

第1條目的

為了確保采購合同的順利執(zhí)行，降低采購合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升

采購工作的管理水平，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同的執(zhí)行控制工作。

第3條管理職責(zé)

1.采購部全面負責(zé)采購合同的執(zhí)行。

2.法務(wù)部協(xié)助采購部進行索賠、糾紛的處理。

第2章采購訂單編制管理

第4條采購訂單編制程序

1.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求和各部門的申請編制采

購訂單，經(jīng)采購總監(jiān)審批后交送供應(yīng)商。

2.訂單發(fā)送到供應(yīng)商處后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商代表進行溝通，確認其收到采

購訂單。

第5條采購訂單內(nèi)容規(guī)范

采購訂單應(yīng)包括以下四項內(nèi)容。

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1.采購物資的名稱、品種、型號、規(guī)格。

2.訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號。

3.包裝運輸說明、到貨地點、隨貨文件和驗收方法。

4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。

第3章訂單執(zhí)行跟蹤管理

第6條執(zhí)行訂單跟蹤

供應(yīng)商確認采購訂單后，采購人員應(yīng)進行跟蹤，實施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)

控。

第7條訂單跟蹤內(nèi)容

具體跟蹤事項主要包括以下四個方面。

1.跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及備貨過程，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，出現(xiàn)變更時應(yīng)立即解決并

保證準(zhǔn)時到貨。

2.隨時關(guān)注生產(chǎn)需求變化，如生產(chǎn)急需則應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，協(xié)助供應(yīng)商完

成緊急供貨；如生產(chǎn)活動出現(xiàn)延緩，經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)延緩或取消訂單時，采購

人員應(yīng)與供應(yīng)商進行溝通，確認其可承受的延緩時間或中止訂單操作，并協(xié)商

相關(guān)賠償事宜。

3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現(xiàn)庫存過高或過低時，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)

系，制定相應(yīng)采購方案，保證庫存控制在合理水平。

4.跟蹤物資的備貨、裝運過程，確保供應(yīng)商發(fā)貨物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量符合

要求。

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第4章采購物資驗收管理

第8條物資驗收步驟

工.采購人員在接收貨物前應(yīng)與供應(yīng)商確認交貨與驗收時間，并保證相關(guān)事宜符

合合同約定條款。

2.交貨驗收的地點應(yīng)依照采購合同制定地點為主，若預(yù)定地點因故無法進行校

驗，采購人員應(yīng)提前通知供應(yīng)商并立即實施轉(zhuǎn)移辦理，確保在約定時間實施驗

收。

第9條物資驗收內(nèi)容

采購物資的驗收工作主要有以下三個方面的內(nèi)容。

L點收數(shù)量，查驗交貨數(shù)量是否與采購合同、訂單及運送憑單相符，采購人員

應(yīng)進行兩次數(shù)量清點，確保驗收工作準(zhǔn)確無誤。

2.檢驗質(zhì)量，確認接收物資與訂購物資一直，并檢驗其質(zhì)量是否符合采購合同

約定的質(zhì)量要求，

3.檢驗單證，即對供應(yīng)商的供貨清單與承運單位的貨運清單進行檢驗。

第10條物資驗收結(jié)果處理

采購人員應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果對物資進行處理，具體處理辦法如下表所示。

物資驗收結(jié)果處理說明表

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處理辦法適用條件具體說明

入庫驗收合格的物資對物資進行“合格”標(biāo)識，并交送倉儲部辦理

入庫手續(xù)

拒收驗收結(jié)果不符合合通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資

同條款規(guī)定的物資

若合同約定準(zhǔn)許換貨，則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格

品后再發(fā)還

補齊物資短損通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補齊短損物資

索賠物資出現(xiàn)損壞向供應(yīng)商或運輸單位索賠

第5章采購結(jié)算管理

第11條通知結(jié)算

采購部確認物資已驗收入庫后，應(yīng)通知財務(wù)部按照采購合同約定的方式進行付

款。

第12條確認到賬情況

財務(wù)部完成付款后，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通，確認款項到賬情況，

執(zhí)行采購合同。

第6章合同執(zhí)行變更

第13條合同變更條件

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合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的，采購人員應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照國

家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。

工由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。

2.對方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。

3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會導(dǎo)致重大損

失的。

4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。

第14條合同變更處理程序

采購合同需要變更時，采購部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。

協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，采購部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第7章合同執(zhí)行紀律規(guī)范

第15條合同法律約束

采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合

同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易

習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。

第16條執(zhí)行記錄管理

在采購合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)對合同的執(zhí)行情況以臺賬形式作詳細全面的

書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。

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第17條違紀行為

采購合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)

處分。

1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。

2.丟失合同。

3.參與合同工作時發(fā)生的嚴重的不負責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。

第18條合同執(zhí)行違紀處理

1.合同執(zhí)行過程中，相關(guān)人員違反國家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定，造成經(jīng)濟損失或其

他損失的，本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟處罰。

2.違紀情節(jié)嚴重、觸犯刑法的，應(yīng)及時移交司法部門處理，本企業(yè)保留對責(zé)任

人的追索權(quán)。

第8章附則

第19條本制度由采購部制定，經(jīng)總經(jīng)辦審批后通過。

第20條本制度自公布之日起實施。

3合同糾紛管理制度

在采購合同的履行過程中，經(jīng)常會因為合同條款不明確、物資質(zhì)量不合格、采

購交期未達成等原因出現(xiàn)糾紛，為了妥善處理這些糾紛，企業(yè)需要制定合同糾

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紛管理制度。

合同糾紛管理制度

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范采購合同糾紛管理工作，使采購合同糾紛的處理有章可循，提升采購管

理工作水平，減少并防止采購活動中造成的損失，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購合同違約而引起的糾紛處理。

第3條管理職責(zé)

1.總經(jīng)理、采購總監(jiān)負責(zé)采購合同糾紛處理工作的審核與決策。

2.采購部負責(zé)采購合同糾紛的原因分析、處理方案制定及實施。

3.法務(wù)部負責(zé)為采購合同糾紛提出合理化建議，并負責(zé)所有相關(guān)法律事項的處

理。

第2章合同糾紛界定及處理流程

第4條合同糾紛范圍

本制度所稱采購合同糾紛主要包括以下五種情況。

1.貨款支付不及時引起的糾紛。

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2.供應(yīng)商沒有按時交貨引起的糾紛。

3.物資質(zhì)量不合格引起的糾紛。

4-方違反保密協(xié)議引起的糾紛。

5.由于不可抗力造成了損失而引起的糾紛。

第5條糾紛處理措施制定

1.采購人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為或接到供應(yīng)商違約通知后，應(yīng)立即向采購經(jīng)理

匯報，并進行原因調(diào)查。

2.確認糾紛情況和違約行為后，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的處理方案交采購總監(jiān)審

批。

3.經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)后，采購人員實施處理措施。

4.對于因雙方爭議而無法實施處理措施的情況，采購部應(yīng)立即通知法務(wù)部進行

協(xié)助處理。

5.采購部會同法務(wù)部共同制定采購合同糾紛的法律處理措施，并提交采購總

監(jiān)、總經(jīng)理審批，審批通過后執(zhí)行。

第6條實施糾紛處理

1.因合同具體條款的解釋或合同履行產(chǎn)生爭議時，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，

友好協(xié)商期限為25天。

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2.如協(xié)商不能解決時，合同的任何一方可將爭議提交本地仲裁委員會，并由該

委員會依照相關(guān)仲裁規(guī)則進行仲裁。

3.進行仲裁期間，除爭議事項外，采購人員應(yīng)通過洽談等方式督促雙方繼續(xù)履

行各自本合同中規(guī)定的義務(wù)和權(quán)利，確保損失的最小化和權(quán)益的最大化。

4.根據(jù)仲裁的結(jié)果判斷本公司的合法權(quán)益是否得到有效維護，如否，可在考慮

機會成本較低的情況下向人民法院提起訴