公司設備采購流程管理制度

公司設備采購流程管理制度一、總則為規(guī)范公司設備采購流程，提高采購效率、合理掌控采購本錢，保證公司設備采購的合法性、公正性和透亮度，訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全部部門、崗位和人員的設備采購活動。三、采購流程1.需求提出階段1.1部門／崗位需要采購設備時，應填寫《設備采購需求申請單》，內容包含設備名稱、型號、數量、用途、預算等信息，并由部門／崗位負責人簽字確認。1.2需求提出人應將《設備采購需求申請單》提交至公司采購部門。2.采購準備階段2.1采購部門收到《設備采購需求申請單》后，應組織相關人員進行需求評估和市場調研，確定合適的供應商和設備型號。2.2采購部門應編制《設備采購招標文件》，包含招標公告、招標文件、評標標準等，提前兩周發(fā)布招標公告，向合格供應商發(fā)出招標邀請函。2.3采購部門應組織開標委員會進行開標和評標，依據評標結果確定中標供應商。2.4采購部門將中標結果通知需求提出人，并進行供應商的合同洽談和簽訂工作。3.采購執(zhí)行階段3.1采購部門與中標供應商簽訂正式采購合同，并明確交付時間、質量標準、支出方式等條款。3.2采購部門與中標供應商保持緊密合作關系，及時跟蹤設備供貨和交付進度，并確保設備的正確交付、驗收工作。4.資產驗收階段4.1設備采購到達公司后，采購部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包含設備數量、型號、功能是否符合需求、是否存在損壞等。4.2驗收合格后，驗收人員應填寫《設備驗收報告》，并由相關部門負責人簽字確認。4.3驗收不合格的設備，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，確保設備符合驗收標準。5.資產管理階段5.1設備驗收合格后，采購部門將設備信息錄入資產管理系統(tǒng)，并調配固定資產編碼。5.2資產管理部門負責將設備信息更新至公司固定資產清單，定期進行資產盤點。5.3部門／崗位需要使用設備時，應提前向資產管理部門進行申請，并填寫《設備借用申請單》。5.4資產管理部門依據設備借用申請單進行設備的借用管理，包含借用時間、歸還時間等。6.特殊情況處理6.1若在采購過程中發(fā)現設備需求更改或者取消的情況，需求提出人應及時向采購部門進行申請，并供應合理的原因。6.2采購部門依據實際情況進行設備需求更改、取消的處理，并及時通知需求提出人。6.3采購部門應與供應商協(xié)商解決因設備需求更改、取消而產生的問題。四、責任與義務4.1需求提出人負責填寫《設備采購需求申請單》并供應真實、準確的信息。4.2采購部門負責組織市場調研、招標、合同洽談、設備交付、驗收等工作，并務必保證采購流程的透亮、公正。4.3相關部門負責人應對設備需求進行審批，并參加設備的驗收工作。4.4各部門／崗位需按規(guī)定程序進行設備借用和歸還，并負責設備的維護和保管工作。五、違紀處分5.1嚴重違反公司設備采購流程管理制度的，將按公司相關規(guī)定進行處分。5.2造成經濟損失或損害公司利益的，需承當相應的法律責任。六、附則6.1本制度自