主干課3-秘書學(xué)概論

《秘書學(xué)概論》復(fù)習(xí)大綱一、課程在本專業(yè)教學(xué)計劃中的地位作用：“秘書學(xué)概論”是漢語言文學(xué)專業(yè)高級文秘方向的必修基礎(chǔ)科目與核心教學(xué)環(huán)節(jié)，是突出文秘方向的專業(yè)特色、為文秘實(shí)務(wù)知識學(xué)習(xí)奠定基礎(chǔ)的關(guān)鍵課程。本課程的主要作用在于：第一，有助于學(xué)生迅速掌握秘書學(xué)核心理論，培養(yǎng)起文秘方向的專業(yè)能力；對于進(jìn)一步學(xué)習(xí)秘書實(shí)務(wù)和有效開展自學(xué)，具有奠定基礎(chǔ)和提供指南的重要意義。第二，有助于增強(qiáng)實(shí)踐能力，促進(jìn)理論儲備和文化素養(yǎng)順利轉(zhuǎn)化為秘書工作中的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行力與創(chuàng)造力。第三，有助于形成職業(yè)素養(yǎng)和進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃，即通過課程的學(xué)習(xí)，可以使學(xué)生了解現(xiàn)實(shí)秘書工作的定位、宏觀原則與一般經(jīng)驗(yàn)等信息，初步形成職業(yè)認(rèn)知；而且，課程的學(xué)習(xí)對于學(xué)生參加國家秘書資格考試也具有一定的幫助。第四，有助于拓寬視野、豐富知識，這是因?yàn)椤懊貢鴮W(xué)概論”涉及管理學(xué)、行政學(xué)、檔案學(xué)等多個學(xué)科的理論，該課程的學(xué)習(xí)一定程度上可以拓展?jié)h語言文學(xué)專業(yè)學(xué)生的知識面。二、課程的教學(xué)目的和要求：“秘書學(xué)概論”課程是展現(xiàn)高級文秘方向?qū)I(yè)特色，形成文秘方向核心理論儲備的重要環(huán)節(jié)，因而教學(xué)中涉及知識點(diǎn)較多，同時涵括理論與實(shí)務(wù)兩大方面。概括而言，其教學(xué)目的在于：引導(dǎo)學(xué)生掌握文秘學(xué)科的基本理論，使其初步了解各種主要秘書實(shí)務(wù)工作的內(nèi)容、原則與注意事項(xiàng)，并形成一定的實(shí)踐能力。具體而言，通過本課程的學(xué)習(xí)，學(xué)生至少應(yīng)有如下所得：第一，對于“秘書”、“秘書工作”的概念有清晰的界定，進(jìn)而形成關(guān)于秘書工作定位的認(rèn)知；第二，了解秘書工作的發(fā)展歷史與當(dāng)前秘書工作的發(fā)展趨勢；第三，掌握并能夠靈活運(yùn)用秘書工作的基本原則與主要技巧；第三，熟悉秘書人員的素養(yǎng)要求（宏觀），進(jìn)而初步形成一定的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)心態(tài)；第四，了解辦公室管理、接待服務(wù)、會務(wù)組織、信訪處理及督查管理等實(shí)務(wù)性工作的操作原則，尤其應(yīng)掌握公文寫作、調(diào)查研究、信息搜集整理等工作的方法，并能從事相對熟練的操作。在課程學(xué)習(xí)中，總的要求是：應(yīng)堅持實(shí)事求是的態(tài)度，堅持理論與實(shí)踐相結(jié)合的方法，積極思考，勇于創(chuàng)新，在把握基礎(chǔ)知識和廣泛涉獵秘書學(xué)理論研究成果的基礎(chǔ)上，形成合理的個性化認(rèn)知。具體而言，要求：第一，牢固掌握秘書學(xué)理論的基本觀點(diǎn)及其表述方式；第二，能夠有意識地運(yùn)用理論知識來解決現(xiàn)實(shí)問題（實(shí)際操作或分析案例）；第三，注重鍛煉實(shí)踐操作能力，特別是公文寫作能力和調(diào)查研究能力，能夠靈活運(yùn)用所學(xué)知識從事實(shí)務(wù)工作；第四，盡量參與社會實(shí)踐，尤其應(yīng)開展與專業(yè)密切相關(guān)的實(shí)習(xí)活動。三、課程考核方式和題型設(shè)置：“秘書學(xué)概論”課程的考核方式為開卷考試，考試時間為100分鐘。試卷滿分為100分。卷面題型包括五種：單項(xiàng)選擇題、多項(xiàng)選擇題、簡答題、案例分析題、論述題。各種題型的分值分別為：單項(xiàng)選擇題20分，包括10個小題；多項(xiàng)選擇題15分，包括5個小題；簡答題40分，包括5個小題；案例分析題10分，包括一到兩個小題；論述題15分，包括一個小題。四、課程知識要點(diǎn)：第一章緒論第一節(jié)秘書學(xué)的研究對象與內(nèi)容重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書學(xué)的定位：秘書學(xué)是以秘書和秘書工作為研究對象的一門綜合性社會應(yīng)用學(xué)科。（二）秘書學(xué)的研究對象：1.秘書人員（主體因素）；2.秘書工作（客體因素）。（三）“秘書”的概念：秘書是在各級各類社會組織中輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)者或私人辦公、辦會、辦事的參謀和助手，是職務(wù)名稱之一。需要注意：“秘書”的概念有狹義和廣義之分，狹義的秘書指的是直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，并有正式職務(wù)任命的人員，而廣義的秘書則是從秘書工作的角度來加以定義的，即所有實(shí)際從事秘書工作的人員。（四）“秘書工作”的概念：秘書工作是以為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)為宗旨，通過辦文、辦會、辦事等工作為領(lǐng)導(dǎo)者提供參謀和輔助服務(wù)的活動。（五）秘書工作的根本目標(biāo)：秘書工作的根本目標(biāo)在于，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)者組織實(shí)施決策的工作服務(wù)。（六）秘書工作的范圍：1.智囊性工作（參謀工作）；2.程序性工作；3.臨時性工作。第二節(jié)秘書學(xué)的學(xué)科特征與學(xué)習(xí)、研究方法重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書學(xué)的學(xué)科特征：1.實(shí)踐性特征；2.綜合性特征；3.發(fā)展性特征。（二）秘書學(xué)的學(xué)習(xí)原則：1.理論聯(lián)系實(shí)際的原則；2.堅持科學(xué)態(tài)度；3.努力創(chuàng)新的原則。（三）秘書學(xué)的研究方法：1.事實(shí)積累法；2.經(jīng)驗(yàn)分析法；3.案例研究法；4.橫向研究與縱向研究結(jié)合法。第二章秘書工作的起源與發(fā)展第一節(jié)秘書活動與秘書工作的起源重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書活動產(chǎn)生的社會歷史根源：1.社會組織領(lǐng)導(dǎo)部門的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的社會基礎(chǔ)；2.文字的產(chǎn)生和使用是秘書活動形成的直接推動力。（二）秘書活動萌芽階段概況：最早的秘書工作大約出現(xiàn)于殷商時代后期，其主要內(nèi)容涉及：1.記言記行得史官活動；2.聽取意見的信訪活動；3.上傳下達(dá)的納言活動。第二節(jié)歷代秘書工作概況重點(diǎn)內(nèi)容：（一）“秘書”一詞的最早出現(xiàn)：最早見于《漢書》，如《漢書》卷十《成帝紀(jì)》有“光祿大夫劉向校中秘書”等。（二）中國古代歷朝的秘書人員與秘書機(jī)構(gòu)：1.秦漢時期：尚書、博士、謁者令、主璽令史、記室令史、主簿、掌書記、長史與尚書臺、金馬門、石渠閣；2.魏晉南北朝時期：秘書令；3.隋唐兩宋時期：中書舍人、通事舍人、起居舍人、主書、給事中、起居郎、符寶郎與中書省、門下省、翰林院、樞密院、地方幕府；4.遼金元時期：譯史、通事；5.明清時期：內(nèi)閣，軍機(jī)處，以及各類私人幕僚。（三）明代有關(guān)官府文書程式與行文關(guān)系的立法規(guī)范：1.《行移署押體式》；2.《行移往來事例》；3.洪武十七年（1384）對公文用紙的規(guī)定。第三節(jié)現(xiàn)代秘書工作概況重點(diǎn)內(nèi)容：（一）民國時期的秘書工作改革（相關(guān)法規(guī)條例）：1.《公文程式條例》；2.《暫行公文格式辦法》；3.《公文改良辦法》；4.《處理案件注意要點(diǎn)》。（二）抗日戰(zhàn)爭時期黨的秘書工作的發(fā)展：1.電報簽批制度；2.文件傳閱制度；3.文件登記、編號與批閱批辦制度；4.文書存檔制度；5.改革公文程式（《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》）（三）解放戰(zhàn)爭時期黨的秘書工作的主要特點(diǎn)：1.秘書工作機(jī)構(gòu)逐漸健全；2.文書處理工作日趨系統(tǒng)化；3.文件種類和行文關(guān)系逐步統(tǒng)一。（四）建國后黨領(lǐng)導(dǎo)下秘書工作的發(fā)展：1.秘書工作制度逐步統(tǒng)一并進(jìn)一步完善；2.建立文書部門立卷制度；3.開展對文書檔案工作的理論研究；4.加強(qiáng)秘書工作隊伍的建設(shè)。（五）改革開放以后秘書工作的新發(fā)展：1.秘書工作理念的發(fā)展；2.秘書工作的服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬；3.秘書工作內(nèi)容構(gòu)成發(fā)生變化；4.秘書工作手段極大豐富；5.秘書人員培養(yǎng)方式發(fā)生變化。第三章秘書工作的職能與作用第一節(jié)秘書工作的性質(zhì)和職能重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作的性質(zhì)：1.在領(lǐng)導(dǎo)工作中具有輔助性；2.在機(jī)關(guān)工作中具有樞紐性。（二）秘書工作輔助性特質(zhì)的內(nèi)涵：1.秘書工作的從屬性；2.秘書工作的被動性；3.秘書工作的非決策性。（三）秘書工作的基本職能：1.輔助決策，即發(fā)揮智謀性的參謀職能；2.處理事務(wù)，即發(fā)揮事務(wù)性的助手職能。第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容和作用重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作的主要內(nèi)容：1.撰擬公文；2；辦理公文（文書處理）；3.辦理會務(wù)；4.調(diào)查研究；5.信息工作；6.督查工作；7.協(xié)調(diào)工作；8.信訪工作；9.公文接洽（接待工作）；10.辦公會事務(wù)。（二）秘書工作的主要作用：1.參謀智囊作用；2.事務(wù)助手作用；3.中心樞紐作用；4.公務(wù)協(xié)調(diào)作用；5.門面窗口作用；6.耳目信息作用。（三）秘書工作事務(wù)助手作用的表現(xiàn)：1.做好日常公文處理、會務(wù)服務(wù)和檔案管理工作；2.做好信息加工和篩選工作；3.做好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作；4.做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導(dǎo)活動安排工作；4.做好領(lǐng)導(dǎo)的某些生活服務(wù)工作，為之排憂解難。第三節(jié)秘書工作職能作用的發(fā)揮重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作職能作用的發(fā)揮：1.明確職責(zé)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，根據(jù)實(shí)際需要和自身專長，不斷提高個人能力和素養(yǎng)；2.要安于職分，同時又能主動開展工作；3.分清工作主次，科學(xué)合理地安排工作；4.迅速果斷，講究時效。（二）秘書部門參謀職能與專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)參謀職能的區(qū)別：1.輔助性與專業(yè)性的區(qū)別；2.參謀主題重要性的區(qū)別；3.輔助領(lǐng)導(dǎo)需求與獨(dú)立開展工作的區(qū)別。第四章秘書工作的特征與規(guī)律第一節(jié)秘書工作的特征重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作的本質(zhì)特征：綜合輔助性是秘書工作的本質(zhì)特征。（二）秘書工作的一般特征：1.具有很強(qiáng)的機(jī)要性；2.具有典型的從屬性；3.具有突出的被動性；4.具有明顯的事務(wù)性。（三）秘書工作綜合輔助性特征的表現(xiàn)：1.貼近領(lǐng)導(dǎo)（服務(wù)于決策工作）；2.參謀而不決斷（非決策性）；3.輔助而不擅權(quán)。（四）秘書工作從屬性特征的內(nèi)涵：1.從秘書工作產(chǎn)生與發(fā)展的歷史來看，自從秘書工作產(chǎn)生之日起，就一直從屬于某個統(tǒng)治集團(tuán)、某個社會組織、某個領(lǐng)導(dǎo)群體或領(lǐng)導(dǎo)人，其服務(wù)對象始終是領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)活動；2.從秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的本質(zhì)來看，領(lǐng)導(dǎo)居于權(quán)力的核心，是權(quán)力的主體與主宰，處于主動位置，而秘書居于權(quán)力的邊緣，是權(quán)力的助手，沒有真正掌握權(quán)力，處于從屬地位；3.從秘書工作的地位來看，它歷來不能脫離領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而獨(dú)立存在，不能替代領(lǐng)導(dǎo)做出決策或做與領(lǐng)導(dǎo)意圖相悖的工作。（五）秘書人員的角色意識：1.服從意識；2.全局意識；3.創(chuàng)新意識；4.奉獻(xiàn)意識；5.學(xué)習(xí)意識；6.獨(dú)立人格意識；7貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的意識。第二節(jié)秘書工作的規(guī)律重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作的基本規(guī)律：秘書人員的綜合輔助性服務(wù)水平，必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，這是秘書工作的基本規(guī)律。（二）秘書工作基本規(guī)律的內(nèi)涵：1.領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求，是秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)；2.秘書工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件；3.不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求，是改進(jìn)秘書工作的根本動力；4.領(lǐng)導(dǎo)者對綜合輔助性服務(wù)的滿意程度，是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志。第五章秘書工作的基本原則與要求第一節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系：1.人格上的平等關(guān)系；2.組織上的上下級關(guān)系；3.工作上的主輔關(guān)系；4.角色地位上的從屬關(guān)系；5.個人之間的朋友關(guān)系。（二）正確處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的原則：1.服從領(lǐng)導(dǎo)，不越位用權(quán)；2.貼緊服務(wù)，自覺忠于職守；3.善于溝通，實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)的默契配合；4.及時諫言，恰當(dāng)拾遺補(bǔ)缺。（三）正確處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)集體關(guān)系的原則：1.既為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也為領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)；2.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)集體團(tuán)結(jié)，努力化解矛盾；3.妥善處理多頭指示；避免產(chǎn)生矛盾；4.明確領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工，注重請示規(guī)范。（四）秘書與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的注意事項(xiàng)：1.選擇恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)；2.選擇恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)；3.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個性差異確定溝通的方式方法；4.以恰當(dāng)?shù)姆绞絺鬟_(dá)信息、進(jìn)行表達(dá)。（五）秘書諫言的藝術(shù)性：1.諫言前，要做好充分準(zhǔn)備，做到建議真實(shí)、科學(xué)、有操作性；2.提高諫言質(zhì)量，講究預(yù)見性和見解的深刻性；3.有創(chuàng)新意識，要勇于提出新的觀點(diǎn)與措施；4.注意諫言的場合與時機(jī)。（六）妥善處理多頭指示的一般原則（方法）：促使領(lǐng)導(dǎo)群體發(fā)現(xiàn)多頭指示問題的存在，進(jìn)而促成領(lǐng)導(dǎo)群體的協(xié)商，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一認(rèn)識；對于多位領(lǐng)導(dǎo)各執(zhí)己見、相持不下的問題，要整理好材料，請主要領(lǐng)導(dǎo)人定奪，由主要領(lǐng)導(dǎo)人出面，加以協(xié)調(diào)和解決。（七）請示工作的規(guī)范：1.一般情況下，應(yīng)首先向直接領(lǐng)導(dǎo)請示；2.針對全局性的重大問題，應(yīng)向主持全面工作的主要領(lǐng)導(dǎo)請示或報告，并向與該項(xiàng)工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息；3.辦理某一項(xiàng)具體工作時，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的分工與職權(quán)，做到對口請示；4.當(dāng)某一領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)給出了具體指示時，就不應(yīng)再向其他領(lǐng)導(dǎo)請示，切忌多頭請示、交叉請示。第二節(jié)秘書工作的指導(dǎo)思想重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作的指導(dǎo)思想：秘書學(xué)理論將“三服務(wù)”作為秘書工作的指導(dǎo)思想，同時也視其為秘書工作的根本宗旨。（二）“三服務(wù)”指導(dǎo)思想的內(nèi)容：1.為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；2.為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個部門服務(wù)；3.為人民群眾服務(wù)。（三）“三服務(wù)”的基本要求：1.準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)在不同時期的工作中心與重點(diǎn)，深刻理解當(dāng)前工作的目的和意義；2.對服務(wù)對象的情況有全面掌握，熟悉相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)群體的分工、風(fēng)格、習(xí)慣等；3.熟悉本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能、設(shè)置與負(fù)責(zé)人情況，尤其應(yīng)了解各職能部門運(yùn)轉(zhuǎn)的基本規(guī)律；4.一絲不茍地做好大量細(xì)致的事務(wù)性工作。第三節(jié)秘書工作的改革要求重點(diǎn)內(nèi)容：（一）“四個轉(zhuǎn)變”的內(nèi)容：1.從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；2.從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；4.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。（二）“四個轉(zhuǎn)變”的核心思想：強(qiáng)化秘書工作的參謀職能。第四節(jié)秘書工作的基本原則重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作的基本原則：1.準(zhǔn)確周密；2.迅速及時；3.安全保密；4.實(shí)事求是。第六章秘書工作的組織及管理第一節(jié)秘書工作系統(tǒng)的組織重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置要求：1.因事設(shè)崗，講究精簡；2.合理分工，指責(zé)明確；3.注重高效，精干務(wù)實(shí)，強(qiáng)兵為主。（二）配置秘書人員的指導(dǎo)思想和總體要求：1.智能結(jié)構(gòu)比例要合理；2.專業(yè)結(jié)構(gòu)比例要合理；3.年齡結(jié)構(gòu)比例要合理。（三）秘書人員的配置原則：1.適應(yīng)性原則；2.職能性原則；3.類型性原則。（四）按職能性原則配置秘書的主要操作方法：1.專業(yè)對應(yīng)法，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的管理職能及其專業(yè)分工，選擇相應(yīng)的秘書人員；2.層級選配法，即對于正職位置、級別較高的領(lǐng)導(dǎo)，考慮配置專業(yè)職務(wù)較高、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書人員，對于副職位置、級別相對較低的領(lǐng)導(dǎo)，可選配專業(yè)職務(wù)和工作經(jīng)驗(yàn)程度稍低的秘書人員。第二節(jié)秘書工作的運(yùn)行與管理重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作的組織形式：1.集中形式，即將秘書工作的各項(xiàng)內(nèi)容全部集中到辦公室（或類似機(jī)構(gòu)）來完成；2.分工形式，即將秘書工作的內(nèi)容按照工作環(huán)節(jié)和工作性質(zhì)劃分為若干部分，分別交給不同部門完成。（二）秘書工作的常規(guī)方式（從管理角度）：1.專項(xiàng)分工制；2.值班制；3.專項(xiàng)分工與值班混合制；4.臨時交辦制。（三）秘書工作管理制度的基本內(nèi)容：1.具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的法規(guī)，如《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等；2.工作程序性質(zhì)的規(guī)章制度，如《公文信函收發(fā)登記規(guī)程》等；3.工作標(biāo)準(zhǔn)類的規(guī)章制度，如《打字員工作標(biāo)準(zhǔn)》等；4.崗位責(zé)任制度，如《秘書處處長指責(zé)》、《保密室工作守則》等；5.工作環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，如《文件校對制度》等；6.獎懲類制度。第七章秘書人員的智能素養(yǎng)與工作藝術(shù)第一節(jié)秘書人員的知識結(jié)構(gòu)重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書人員合理知識結(jié)構(gòu)的特征：1.中心性與整體性；2.廣博性與專業(yè)性；3.比例性與層次性；4.動態(tài)性與開放性。（二）秘書人員知識結(jié)構(gòu)的模式（層次）：1.基礎(chǔ)知識，包括科學(xué)文化基礎(chǔ)知識、政治哲學(xué)知識、法律政策知識、外語及計算機(jī)知識等；2.專業(yè)知識，包括秘書業(yè)務(wù)知識與所在單位相關(guān)的業(yè)務(wù)知識；3.輔助性知識（拓展性知識），涉及管理學(xué)理論、公共關(guān)系學(xué)知識、心理學(xué)知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識等。（三）秘書人員構(gòu)建合理知識結(jié)構(gòu)的原則：1.適應(yīng)性原則；2.比例性原則；3.層次性原則；4.動態(tài)性原則；5.個性化原則。（四）秘書人員的智力要求：1.思維力；2.觀察力；3.注意力；4.記憶力；5.想象力。（五）秘書人員的基本能力要求：1.表達(dá)能力；2.聽知能力；3.組織管理能力；4.應(yīng)變能力；5.交際能力（六）秘書人員智力結(jié)構(gòu)的核心要素：思維能力第二節(jié)秘書人員的基本修養(yǎng)重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書人員政治思想修養(yǎng)的基本內(nèi)容：一種表述方式為，秘書人員的政治思想涉及兩個方面，即理論知識和理性思維能力；另一種表述方式為，秘書人員的政治思想素養(yǎng)指的是法紀(jì)意識和政策水平。（二）秘書人員作風(fēng)修養(yǎng)的主要要求：1.工作雷厲風(fēng)行；2.為政清正廉潔；3.注重調(diào)查研究；4.處處謙虛謹(jǐn)慎；5.嚴(yán)格遵紀(jì)守法；6.辦事一絲不茍。（三）秘書人員職業(yè)道德的主要要求：1.培養(yǎng)角色意識，忠于職守，嚴(yán)守本分；2.實(shí)事求是，謹(jǐn)慎細(xì)致，嚴(yán)守機(jī)密；3.樹立效益意識，培養(yǎng)開拓精神；4.重諾言，守信用，樹立公關(guān)意識；5.自尊自立，終身學(xué)習(xí)；6.服從領(lǐng)導(dǎo)，顧全大局；7.增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量。（四）秘書人員的不良心理現(xiàn)象：1.畏上心理；2.自負(fù)心理；3.厭倦心理；4.焦慮心理；5.過分討好領(lǐng)導(dǎo)的心理。（五）秘書人員的心理調(diào)試：1.善于調(diào)節(jié)和控制自己的情緒與行為；2.控制和駕馭個人情緒；3.培養(yǎng)健康的體魄，保證充沛的精力和腦力。第二節(jié)秘書人員的工作藝術(shù)重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書工作“越位”錯誤的表現(xiàn)：1.決策越位；2.表態(tài)越位；3.工作越位；4.答復(fù)問題越位；5.場合越位。（二）秘書人員處理個人與領(lǐng)導(dǎo)群體關(guān)系的藝術(shù)：1.在工作上，對領(lǐng)導(dǎo)要一視同仁，一律尊重；2.在組織上，一定做到下級服從上級；3.在態(tài)度上，無論是主管領(lǐng)導(dǎo)還是非主管領(lǐng)導(dǎo)，要一律平等對待，同樣熱情；4.在匯報和請示工作時，應(yīng)按照權(quán)限和程序辦事，遵守請示工作的規(guī)范。（三）秘書人員提出建議（諫言）的正確方法：1.時間恰當(dāng)；2.場合適宜；3.逐步引入；4.態(tài)度謙遜。（四）秘書人員處理領(lǐng)導(dǎo)之間矛盾的工作藝術(shù)：1.注重溝通，包括消極溝通和積極溝通，思想溝通和情感溝通；2.折中，即促成不同意見之間的妥協(xié)；3.回避，即避免卷入某些長期積累、無法溝通的矛盾中；4.中立。（五）秘書人員處理個人與同事之間矛盾的工作藝術(shù)：1.及時溝通；2.注意自我反省和自我激勵；3.通過“中間人”來消除各種不滿情緒。第八章秘書隊伍的建設(shè)與管理第一節(jié)秘書人員的應(yīng)聘與試用重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書試用期工作的注意事項(xiàng)：1.進(jìn)一步了解與職業(yè)發(fā)展有關(guān)的信息；2.詳細(xì)了解工作單位的各種規(guī)章制度和紀(jì)律要求；3.坦率地向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報必須說明的情況；4.盡快進(jìn)入角色，熟悉工作；5.保持沉穩(wěn)，適可而止，注意適應(yīng)工作環(huán)境與氛圍；6.考量個人是否適合工作崗位，就職業(yè)規(guī)劃問題做出判斷；7.選擇恰當(dāng)時機(jī)向直接領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)希望被錄用的意愿。第二節(jié)秘書人員的審查與考核重點(diǎn)內(nèi)容：（一）涉外秘書的工作原則：1.堅持“和平共處五項(xiàng)原則”；2.堅持“不卑不亢，內(nèi)外有別”的原則；3.堅持“維護(hù)民族尊嚴(yán)，維護(hù)國家榮譽(yù)”的原則；4.堅持“嚴(yán)格執(zhí)行外事紀(jì)律”的原則。（二）我國秘書職業(yè)資格考試的級別：我國目前的秘書職業(yè)資格考試，分為五級秘書、四級秘書、三級秘書、二級秘書四個層次。二級秘書的等級最高。一般來說，報考者應(yīng)從低至高，逐級考取相應(yīng)的秘書資格。不過，有大學(xué)本科學(xué)歷者，可以直接報考三級秘書或二級秘書。（三）我國引進(jìn)的重要秘書資格考試：1.英國的劍橋秘書證書考試；2.英國的NVQS秘書考試，即英國國家職業(yè)資格證書制度中的秘書類考試。第九章辦公室日常工作及接待第一節(jié)辦公室日常工作重點(diǎn)內(nèi)容：（一）辦公室工作的特點(diǎn)：1.服務(wù)性；2.繁雜性；3.分散性；4.靈活性；5.專業(yè)性。（二）值班工作的組織形式：1.專職性值班；2.輪流性值班；3.領(lǐng)導(dǎo)電話值班。（三）值班工作的主要內(nèi)容：1.通信聯(lián)絡(luò)；2.公務(wù)接待與咨詢；3.處理介介問題和突發(fā)事件；4.承辦領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作。（四）應(yīng)對突發(fā)事件的基本原則：1.做好預(yù)案；2.確保通信暢通；3.及時請示匯報；4.處變不驚，保持鎮(zhèn)靜。（五）值班工作制度：1.崗位責(zé)任制度；2.值班記錄制度；3.交接班制度；4.請示報告制度；5.安全保密制度。（六）印章的概念與作用：印章是組織機(jī)構(gòu)職權(quán)的象征，具有標(biāo)志作用、法律作用和辨?zhèn)巫饔谩＃ㄆ撸┯≌碌氖褂门c保管：印章的啟用，必須經(jīng)過上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并有正式行文，私刻公章是違法行為；秘書人員在使用印章之前，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做登記；在公文上用印時，一定要注意位置準(zhǔn)確，印文端正清晰；印章應(yīng)有專人保管，并遵循保密原則，存放于保險箱或?qū)ｉT的箱柜里；印章因損壞或單位撤并等緣故停止使用時，應(yīng)及時上交原制發(fā)單位，按規(guī)定封存或銷毀。（八）介紹信的管理：介紹性需要由專人負(fù)責(zé)保管和開具；在開具介紹信前，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自開具；秘書人員應(yīng)認(rèn)真填寫介紹信，若有涂改，應(yīng)在相應(yīng)位置加蓋公章；一封介紹信一般只能寫給一個單位；不能開具空白介紹信。（九）辦公室日程安排工作的主要內(nèi)容：1.擬定工作計劃；2.安排領(lǐng)導(dǎo)約會；3.巧妙擋駕。第二節(jié)辦公室的機(jī)要保密重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書人員職業(yè)秘密的范疇：1.公文秘密；2.決策秘密；3.商業(yè)秘密；4.會議秘密；5.信訪秘密；6.領(lǐng)導(dǎo)秘密。（二）秘密的等級：根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》（《保密法》）的規(guī)定，國家秘密分為絕密、機(jī)密和秘密三個等級。（三）公文保密的要求：制發(fā)秘密文件，必須準(zhǔn)確劃定密級，明確印制份數(shù)、編號，確定發(fā)送與閱讀的范圍，并交由有保密條件的單位印刷；傳遞秘密文件，應(yīng)由機(jī)要通訊部門或通訊人員遞送，不得使用普通郵政，電子文件應(yīng)做加密處理，攜帶秘密文件外出，應(yīng)采取保密措施，攜帶機(jī)密文件要實(shí)行雙人護(hù)送制度；收發(fā)秘密文件，應(yīng)遵守登記簽收制度，并確保文件在規(guī)定的地點(diǎn)閱讀；復(fù)制秘密文件，須經(jīng)過有關(guān)部門批準(zhǔn)，履行審批手續(xù)，其保存與管理視同原件；秘密文件的保存，須提供安全、保密設(shè)施齊備的處所，并執(zhí)行定期清退、歸檔等制度；秘密文件的銷毀，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，做好登記，在指定地點(diǎn)銷毀，并有專人監(jiān)銷。（四）通信保密的要求：1.秘密公文、材料的傳遞，不得使用普通郵政，須由機(jī)要部門或機(jī)要通訊人員負(fù)責(zé)；2.密碼、密碼機(jī)與電報譯稿，須嚴(yán)加保密；3.必須執(zhí)行“密電密復(fù)”、“明電明復(fù)”，不得明密混用；4.不得在普通電話內(nèi)傳遞秘密信息。（五）會議保密的要求：1.會前應(yīng)對與會人員進(jìn)行保密教育，尤其是會議的服務(wù)人員，更要嚴(yán)格審查、重點(diǎn)教育；2.選擇具有保密條件的會場；3.要做好與會者的審查和監(jiān)控工作；4.對于會議文件要統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一回收、統(tǒng)一保管5.未經(jīng)同意，不得記錄整理講話發(fā)言。（六）電腦保密的要求：1.電腦應(yīng)設(shè)置在有安全保障的地方；2.在安裝使用之前，應(yīng)請專業(yè)部門進(jìn)行安全技術(shù)檢查，并加裝合適的防泄密軟件；3.第三，電腦的顯示器不要正對門窗或通道；離開時應(yīng)關(guān)閉電腦或加密后使電腦休眠；4.電腦中的數(shù)據(jù)要有加密保護(hù)，存有特別重要秘密的電腦應(yīng)專人專用；5.在網(wǎng)絡(luò)上傳送秘密信息時，要注意應(yīng)用加密技術(shù)；6.秘密信息、數(shù)據(jù)軟件及其存放介質(zhì)，應(yīng)標(biāo)有密級標(biāo)志。（七）涉外保密工作的要求：1.注意內(nèi)外有別，強(qiáng)化保密意識；2.涉密單位不得擅自接待外國人員參觀訪問；3.參加外事活動或離境出國，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得攜帶涉密文件、涉密資料等；4.中方人員也不得在外國人員面前談?wù)撁孛苁马?xiàng)。（八）保密工作的原則要求：1.不該說的機(jī)密，絕對不說；2.不該問的機(jī)密，絕對不問；3.不該看的機(jī)密，絕對不看；4.不該記錄的機(jī)密，絕對不記錄；5.不在非保密本上記錄機(jī)密；6.不在私人通信中涉及機(jī)密；7.不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；8.不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料；9.不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)；10.不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。第三節(jié)辦公室接待服務(wù)重點(diǎn)內(nèi)容：（一）接待服務(wù)的原則：1.平等待人；2.熱情周到；3.內(nèi)外有別；4.相互尊重；5.精簡務(wù)實(shí)；6.確保安全；7.合理“擋駕”（二）主要接待活動的禮儀原則：1.稱呼與問候時，應(yīng)遵照由尊到卑、女士優(yōu)先的順序，對于領(lǐng)導(dǎo)、長輩和客人不得直呼其名；2.做介紹時，須遵循“尊者優(yōu)先了解”的原則，并注意言語簡練，動作禮貌；3.握手時，也要遵循“尊者決定”的原則，并保持注意力的集中；4.使用名片式，遵照“先尊后卑、先近后遠(yuǎn)”的順序發(fā)放；5.安排乘車時，遵循“后高前低，右高左低”的原則；6.安排用餐時，遵循“以右為上、面門為上、遠(yuǎn)門為上”的原則、“尊者優(yōu)先”的原則，注意文明用餐（三）國際禮儀的基本原則：1.在人際交往中，遵守“信守時間”的原則；2.在公共場合，遵守“不妨礙他人”的原則；3.在社交活動中，遵守“女士優(yōu)先”的原則；4.在相互關(guān)系中，遵守“不得糾正”的原則；5.在言談話語中，遵守“維護(hù)個人隱私”的原則；6.在位置排列上，遵守“以右為尊”的原則；7.在日常生活中，遵守“保護(hù)環(huán)境”的原則；8.在對外交往中，遵守“愛護(hù)動物”的原則。（四）涉外接待工作的原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，服從政治；2.熱情友好，禮遇適度；3.相互尊重，不卑不亢；4.內(nèi)外有別，區(qū)別對待；5.遵守紀(jì)律，不謀私利；6.有的放矢，講究實(shí)效。（五）接待活動中秘書人員行為舉止的總體要求：1.文明；2.優(yōu)雅；3.得體；4.適度；5.敬人。第十章公文撰擬與文書處理第一節(jié)公文概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）公文的特點(diǎn)：1.由法定作者制作和發(fā)布；2.是其具有權(quán)威性與時效性；3.有明確的制作目的和特定的閱讀對象；4.具有嚴(yán)格的體式和規(guī)范的行文程序。（二）公文的主旨及其基本要求：公文主旨是公文所要表達(dá)的基本觀念和中心思想，是公文的靈魂；公文的主旨，要求正確、務(wù)實(shí)、集中、鮮明、符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。（三）公文的種類：公文的劃分標(biāo)準(zhǔn)很多，按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，目前我國通用的行政公文共有13種，分別為：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。第二節(jié)公文撰擬的要求及過程重點(diǎn)內(nèi)容：（一）公文寫作的特征：1.必須嚴(yán)格忠于領(lǐng)導(dǎo)或組織的意圖；2.寫作目的要明確；3.必須遵循特定的行文格式；4.文字簡潔，文風(fēng)莊重，內(nèi)容真實(shí)；5.重視時效性，應(yīng)盡可能迅速而高質(zhì)量地完成寫作。（二）公文的外觀格式：1.“眉首”部分，包括份數(shù)序號、秘密等級與保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（公文名稱）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等；2.“主體”部分，包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、公文生效標(biāo)識（簽署）、成文時間、無正文說明、附件等；3.“版記”部分，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間等。（三）發(fā)文字號的正確形式：發(fā)文機(jī)關(guān)代字+發(fā)文年度+發(fā)文序號，如“渝府發(fā)﹝2010﹞123號”。（四）公文標(biāo)題的標(biāo)準(zhǔn)形式：發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)文事由+文種；在實(shí)踐中，發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文事由在某些情況下是可以省略的。（五）公文正文的結(jié)構(gòu)形式：1.篇段合一式；2.分層表達(dá)式；3.分條列項(xiàng)式。（六）公文語言表達(dá)的基本要求：1.準(zhǔn)確性要求；2.規(guī)格性要求；3.簡練性要求；4.鮮明性要求。（七）常見公文慣用詞語：1.開頭用語：茲為（茲因、茲介紹、茲定于等），欣聞（欣悉、欣值、欣逢等），根據(jù)（據(jù)悉、據(jù)聞、據(jù)查、據(jù)核實(shí)、據(jù)了解等），遵照，按照等；2.結(jié)尾用語：特此（函告、函商、通知、報告、通告、公告、批復(fù)等），現(xiàn)予公布，以……為要（用于下行文），以……為盼（用于平行文），以……為荷等；3.稱謂用語：我，本，你（局、處），貴，該等；4.征詢用語：當(dāng)否，是否可行，可否，是否同意，意見如何等；5.表態(tài)用語：（不）可行，（不）同意，準(zhǔn)予等；6.期請用語：希予（希將、希能），尚希（尚請、尚盼、尚祈），希即遵照，即請查照，擬請，務(wù)請，特請，恭請，懇請，誠請等；7.期復(fù)用語：請批示，請函復(fù)，請指示等；8.謙請用語：承蒙（惠允、協(xié)助、慨允、大力支持）等。（八）撰擬公文的基本步驟：1.接受任務(wù)，明確公文主旨；2.圍繞主題，廣泛收集資料；3.總體構(gòu)想，擬定寫作提綱；4.落筆撰文，進(jìn)行草稿寫作；5.加工潤色，完成修改審核。第三節(jié)文書處理概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）文書處理的基本流程：1.發(fā)文階段，包括會稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、注發(fā)、繕印、校對、用印、簽署、發(fā)文登記、裝封分發(fā)、立卷歸檔、傳遞公布、對外催辦等工作；2.收文階段，包括簽收啟封、收文登記、分送傳閱、擬辦、批辦、承辦、注辦、對內(nèi)催辦、立卷歸檔等工作；3.對于需要答復(fù)的公文，從收文階段的承辦工作開始，又進(jìn)入新一輪的發(fā)文階段。（二）行政公文的行文規(guī)則：1.根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文；2.維護(hù)機(jī)關(guān)之間正常的工作秩序，上下級機(jī)關(guān)之間以逐級行文為基本方式，一般不得越級行文；3.明確行文的主要次要責(zé)任，正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)；4.貫徹黨政公文分開行文的原則；5.聯(lián)合行文時，發(fā)文者應(yīng)是同級機(jī)關(guān)，并在行文前就有關(guān)問題協(xié)商一致；6.嚴(yán)格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù)。（三）采用越級行文的情況：1.情況特殊緊急，若逐級上報或下達(dá)會延誤時機(jī)造成重大損失；2.上級領(lǐng)導(dǎo)交辦并指定越級上報的具體事項(xiàng)；3.需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項(xiàng)；4.多次請示直接上級機(jī)關(guān)，長期未予解決的事項(xiàng)；5.與直接上級有爭議而又急需解決的問題；6.揭發(fā)、檢舉、控告直接上級機(jī)關(guān)。（四）采用多級行文的情況：為了使包含重大事項(xiàng)和需要不同層次的機(jī)關(guān)同時辦理的公文盡快到達(dá)多級上級或下級機(jī)關(guān)，可采用多級行文的方式。第四節(jié)文書處理概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）公文審核工作的重點(diǎn)：1.確定是否行文，該由哪一級部門行文，行文方式是否得當(dāng)；2.確定文稿是否符合現(xiàn)行的方正政策和法律規(guī)范；3.確定文稿反映的情況是否準(zhǔn)確、真實(shí)，提出的措施要求是否明確、具體、可行；4.確定文種是否正確，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確簡明、條理清楚、合乎語法，先關(guān)信息是否準(zhǔn)確無誤；5.確定公文格式項(xiàng)目是否符合有關(guān)規(guī)定。（二）簽發(fā)公文的注意事項(xiàng)：1.以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的公文，必須由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；2.以機(jī)關(guān)內(nèi)某部門名義發(fā)出的公文，由該部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；3.機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人外出，可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人代為簽發(fā)；4.黨委機(jī)關(guān)的某些重要公文，往往由幾個負(fù)責(zé)人共同簽署同意，或討論通過后由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；5.對于涉及重要問題的公文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，還應(yīng)交上級負(fù)責(zé)人核簽和加簽；6.簽發(fā)公文，應(yīng)署全名，并標(biāo)注簽發(fā)日期。（三）公文傳閱的基本原則：1.一般按照先主要領(lǐng)導(dǎo)，再主管負(fù)責(zé)人，再具體負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)部門，然后其他人員的順序傳閱；2.文件傳閱應(yīng)以秘書人員為中心，要避免公文不經(jīng)秘書人員之手，在單位內(nèi)部隨意傳遞的現(xiàn)象；3.在傳閱過程中，秘書人員要注意對文件進(jìn)行檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示。（四）擬辦工作的要求：1.認(rèn)真研究公文內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，以便有針對性地提出擬辦意見；2.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定，力求提出的擬辦意見既符合實(shí)際又符合政策規(guī)定；3.掌握本機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)分工，熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定；4.擬辦意見要周到細(xì)致，綜合考慮各方面因素；5.擬辦意見應(yīng)抓住關(guān)鍵，以簡明扼要的形式表達(dá)出來。（五）承辦工作的要求：1.經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意圖、意見，具體辦理；2.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，遵循有關(guān)方針政策精神或有關(guān)部門的規(guī)定以及相關(guān)慣例，酌情處理；3.若需要承辦的公文較多，則應(yīng)分清輕重緩急，有條不紊地有序處理；4.已經(jīng)承辦和處理完畢的公文，應(yīng)及時清理，并注明有關(guān)情況；5.已經(jīng)承辦、處理完畢的公文與等待答復(fù)的公文，應(yīng)分別保存，不能混淆。第五節(jié)文書立卷與歸檔重點(diǎn)內(nèi)容：（一）文書立卷工作的含義與作用：文書立卷，亦即公文立卷，是指文秘部門將處理完畢的、具有保存價值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)的整理編目，組成案卷的工作。它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法；做好立卷工作，對于保持文件之間的歷史聯(lián)系，保證檔案的完整與安全，便于日后的各種查考工作等，都具有重要的作用。（二）文書立卷工作的要求：1.保持公文之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整性；2.正確反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌；3.區(qū)分文件材料的保存價值；4.便于保管、查找和利用。（三）公文立卷的方法：1.根據(jù)公文特征立卷，主要包括（1）按問題特征立卷，（2）按時間特征立卷，（3）按名稱特征立卷，（4）按作者特征立卷，（5）按地區(qū)特征立卷，（6）按通信關(guān)系特征立卷；2.組合式立卷，即將根據(jù)“六個特征”分別立卷的單項(xiàng)方法組合起來，在一個案卷內(nèi)照顧到兩個或多個特征；3.根據(jù)公文的保存價值立卷。（四）公文立卷方法的發(fā)展趨勢：1.在編制類目時，主要設(shè)定年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)或有關(guān)事項(xiàng)性質(zhì)等類別；2.在平時歸檔工作中，注意以“件”為單位來整理公文；將公文保存于檔案盒內(nèi)3.在公文保存形式上，以“案盒”取代“案卷”。（五）公文歸檔的要求：1.歸檔的公文材料應(yīng)齊全完備；2.按公文內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理立卷；3.保持公文間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理歸檔。第十一章會務(wù)工作第一節(jié)會務(wù)工作概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）會議的構(gòu)成要素：1.會議時間；2.會議地點(diǎn)；3.會議組織者；4.參會人員；5.會議議題；6.會議程序。（二）工作會議的特征：一是會議時間、地點(diǎn)和參與者基本固定；二是會議議題的具體性和針對性。第二節(jié)會務(wù)工作內(nèi)容重點(diǎn)內(nèi)容：（一）會務(wù)工作的基本內(nèi)容：1.會前準(zhǔn)備工作，涉及制定會議計劃、準(zhǔn)備會議文件（材料）、會場布置與設(shè)施準(zhǔn)備、發(fā)送會議通知等；2.會中服務(wù)工作，包括簽到工作、材料發(fā)放工作、接待工作、會場服務(wù)工作、信息工作等；3.會議善后工作，包括會場清理工作、送行工作、整理會議信息、撰寫會議紀(jì)要或會議總結(jié)、會議文件立卷、會議精神傳達(dá)以及檢查、催辦等。（二）辦會方案的基本內(nèi)容：1.確定會議名稱，明確表現(xiàn)會議的性質(zhì)與主題；2.確定會議時間和地點(diǎn)；3.確定與會人員及其總數(shù)；4.確定會議籌備人員組成及其職責(zé)分工；5.初步確定會議議程，并預(yù)估所需物資。（三）擬定會議程序的基本原則：1.符合慣例，即設(shè)計會議程序，可以適當(dāng)創(chuàng)新，但不要太過標(biāo)新立異；2.有可行性，即各項(xiàng)程序能夠被實(shí)現(xiàn)，與現(xiàn)有的設(shè)備、資源等相適應(yīng)；3.設(shè)計要細(xì)密、全面，考慮到會議過程的每一項(xiàng)內(nèi)容，將程序安排不斷細(xì)化。（四）會場座位安排方法：1.日常工作會、座談會的會場形式（小型會議）：圓形布置、橢圓形布置、長方形布置、T形布置、U形布置、口字形布置等；2.中型會議的會場形式：而字形布置、倒山字形布置、半圓形布置；3.大型茶話會、團(tuán)拜會的會場形式：星點(diǎn)形布置；4.大型正式會議的會場形式，一般多沿用會議地點(diǎn)的固定安排。（五）會議記錄方法：1.摘要記錄；2.詳細(xì)記錄；3.錄音記錄。（六）會議簡報編寫方法：1.歸納法；2.報道法；3.摘錄法；4.排比法。（七）會議記錄的寫作方法：1.記錄式寫法；2.概述式寫法；3.條款式寫法；4.歸納式寫法。第二節(jié)會議籌備工作技巧重點(diǎn)內(nèi)容：（一）擬定會議籌備方案的原則：1.整體性原則；2.動態(tài)性原則；3.超前性原則。（二）會議程序細(xì)節(jié)安排的重點(diǎn)：1.在會場布置上注重細(xì)節(jié)安排；2.在會議議程設(shè)置上注重心結(jié)安排，以實(shí)現(xiàn)突出某項(xiàng)內(nèi)容的效果；3.在會議舉辦前落實(shí)程序規(guī)定的有關(guān)細(xì)節(jié)，做好檢查、論證工作。第十二章秘書調(diào)研與信息工作第一節(jié)秘書調(diào)研概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書調(diào)研的含義：秘書調(diào)研是指秘書人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指令和工作需要，運(yùn)用各種方法和技術(shù)手段，對某一客觀事物或問題進(jìn)行系統(tǒng)的考察和分析，從而把握事物本質(zhì)特征與發(fā)展規(guī)律，尋求科學(xué)的解決方法的一種社會實(shí)踐活動；它由調(diào)查和分析研究兩個階段構(gòu)成。（二）秘書調(diào)研的特點(diǎn)：1.被動性；2.隨機(jī)性；3.政策性。（三）秘書調(diào)研的根本宗旨：秘書人員從事調(diào)研活動，其宗旨就在于為領(lǐng)導(dǎo)者的決策工作提供咨詢和參謀的服務(wù)。（四）秘書調(diào)研工作的意義：1.秘書調(diào)研能夠?yàn)楦骷夘I(lǐng)導(dǎo)制定決策方案或研究方針政策提供重要信息與合理依據(jù)，是秘書部門發(fā)揮決策輔助職能的根本途徑；2.秘書調(diào)研是解決實(shí)際問題的重要方法之一，能夠?yàn)楝F(xiàn)實(shí)工作提供備選方案，促進(jìn)部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展；3.秘書調(diào)研是避免和糾正主觀主義的有效方法，它能夠獲得客觀的一手資料，防止領(lǐng)導(dǎo)工作中出現(xiàn)片面、孤立、靜止看問題的不良現(xiàn)象。（五）秘書調(diào)研與領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研的區(qū)別：1.秘書調(diào)研是一種參謀行為，即秘書開展調(diào)研活動及其調(diào)研工作的具體方案，必須在征得領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán)后，才能進(jìn)入具體實(shí)施階段，而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研則是行使權(quán)力的行為，可以自主決策和設(shè)計調(diào)研方案；2.秘書調(diào)研必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，即秘書調(diào)研的主題和目的都是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)需要的，秘書人員不可自行其是，而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研則是實(shí)現(xiàn)決策的重要工作方式和推動決策落實(shí)的有效手段，以領(lǐng)導(dǎo)人員的主觀意圖和思考為推動力量；3.秘書調(diào)研所形成的結(jié)論或方案，是建議性、咨詢性的，其能否貫徹實(shí)施，取決于領(lǐng)導(dǎo)的最終認(rèn)可，秘書人員本身無權(quán)推動調(diào)研結(jié)論的被采納，而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研所形成的結(jié)論或方案，是可以直接推行、應(yīng)用于具體實(shí)踐的。第二節(jié)秘書調(diào)研的實(shí)施重點(diǎn)內(nèi)容：（一）調(diào)研工作中常用的調(diào)查方法：1.會議調(diào)查法；2.個別訪問法；3.專家調(diào)查法（德爾菲法）；4.文獻(xiàn)調(diào)查法；5.實(shí)地考察法。（二）調(diào)研工作中常用的研究方法：1.綜合歸納法；2.分析法，包括因果分析法、系統(tǒng)分析法、矛盾分析法、定性分析法與定量分析法等；3.統(tǒng)計法；4.比較法。（三）秘書調(diào)研的基本程序：準(zhǔn)備階段，相關(guān)工作包括確定調(diào)研主題、選擇調(diào)研對象、確定調(diào)研人員、收集資料、擬定調(diào)研計劃與調(diào)查大綱、聯(lián)系調(diào)查對象；實(shí)施階段，主要是實(shí)際開展調(diào)查工作，并在調(diào)查所得材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析研究；完成階段，相關(guān)工作包括對調(diào)研工作進(jìn)行總結(jié)和評估、撰寫完成調(diào)查報告、促進(jìn)調(diào)研成果的推廣和應(yīng)用。（四）秘書調(diào)研工作的實(shí)施原則：1.客觀性原則；2.科學(xué)性原則；3.理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則。（五）秘書調(diào)研的注意事項(xiàng)：1.端正指導(dǎo)思想；2.應(yīng)如實(shí)反映情況；3.調(diào)查中注意安排適當(dāng)?shù)膱龊希?.維護(hù)被調(diào)查者的利益；5.注意掌握談話技巧；6.嚴(yán)格遵守調(diào)查紀(jì)律。第三節(jié)信息工作概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）信息的特征：1.客觀性；2.價值性（有用性）；3.時效性；4.共享性；5.可開發(fā)性。（二）秘書信息工作的作用：1.信息工作是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)與基礎(chǔ)；2.信息工作對于其他部門的業(yè)務(wù)工作具有輔助作用；3.信息工作是實(shí)施科學(xué)管理的重要保障；4.信息工作有利于提升秘書人員的能力水平。（三）秘書信息工作的基本原則：1.真實(shí)原則；2.時效原則；3.實(shí)用原則；4.系統(tǒng)原則；5.保密原則。第四節(jié)秘書信息工作的實(shí)施重點(diǎn)內(nèi)容：（一）信息工作內(nèi)容的確定：秘書部門所搜集的信息，主要是領(lǐng)導(dǎo)決策信息。所謂“領(lǐng)導(dǎo)決策信息”，指那些能夠在一定時段內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)人員的決策行為和科學(xué)管理提供依據(jù)和支持的各種類型信息。以此類信息作為信息工作的主要內(nèi)容，是由秘書工作的本質(zhì)特征和基本規(guī)律所決定的。（二）收集信息的渠道：1.組織內(nèi)部渠道，如內(nèi)部刊物、機(jī)關(guān)的公文資料、黨政系統(tǒng)內(nèi)部建立起的專業(yè)化信息網(wǎng)絡(luò)等；2.大眾傳媒渠道，如廣播、電視、報刊等新聞媒體；3.會議渠道；4.通過實(shí)地考察或調(diào)查研究獲得信息；5.群眾來信來訪；6.商業(yè)性的專業(yè)信息機(jī)構(gòu)；7.互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及其他新媒介。（三）信息加工工作的主要內(nèi)容：1.鑒別和篩選信息；2.提煉和綜合信息。（四）信息文稿的編寫要求：1.立意新穎；2.主題集中；3.表述完整；4.行文莊重。（五）信息文稿的編寫技巧：1.對信息進(jìn)行綜合處理；2.加工高層次信息；3.捕捉高價值信息；4.采集針對性信息；5.提供預(yù)測性信息；6.反饋專題性信息；7.整理專業(yè)性信息；8.發(fā)掘“鮮活”信息；9.把握信息反饋技巧。第十三章辦公室信訪與督查工作第一節(jié)信訪工作概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）信訪與信訪工作的含義：信訪是指公民、法人等采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向黨政機(jī)關(guān)或其他組織反映情況，提出建議、意見或者投訴請求，要求有關(guān)部門依照規(guī)定進(jìn)行處理的一種社會活動；而對于各種信訪的受理，就是信訪工作。（二）信訪工作的基本要素：1.信訪者；2.信訪受理者；3.信訪事項(xiàng)；4.信訪方法；5.信訪結(jié)果。（三）信訪工作的特點(diǎn)：1.群眾性；2.政策性；3.長期性；4.思想性。（四）信訪工作的主要原則：1.以政策為準(zhǔn)繩；2.以事實(shí)為依據(jù)；3.以分級負(fù)責(zé)、歸口辦理為原則；4.以就地解決問題為原則。（五）信訪工作的制度：1.登記、呈閱制度；2.交辦、轉(zhuǎn)辦制度；3.催辦、回告制度；4.總結(jié)、歸檔制度。第二節(jié)信訪工作的實(shí)施重點(diǎn)內(nèi)容：（一）信訪中轉(zhuǎn)辦工作的注意事項(xiàng)：1.檢舉揭發(fā)信要轉(zhuǎn)給被告單位、被告人的上一級機(jī)關(guān)處理，決不允許轉(zhuǎn)給被檢舉揭發(fā)的單位或本人。2.批評信一般轉(zhuǎn)給被批評單位或個人的上級單位處理；有的可隱去姓名信息，將相關(guān)內(nèi)容抄轉(zhuǎn)給被批評單位或個人，直接要求其做出檢查。3.上級認(rèn)定不宜下轉(zhuǎn)的信件，不再向下轉(zhuǎn)辦；信訪人要求不下轉(zhuǎn)的信件，不應(yīng)下轉(zhuǎn)；確實(shí)需要下轉(zhuǎn)的，應(yīng)隱去信訪人的身份信息，謄抄后下轉(zhuǎn)。4.附有身份證件的信件，轉(zhuǎn)辦時應(yīng)以掛號形式寄送；涉及機(jī)關(guān)內(nèi)部情況和檢舉揭發(fā)的，轉(zhuǎn)辦時應(yīng)用機(jī)密件發(fā)出。5.對于內(nèi)容反動的信件，應(yīng)轉(zhuǎn)交公安機(jī)關(guān)查處。6.對于錯轉(zhuǎn)的信件，收信單位可直接轉(zhuǎn)交對應(yīng)的負(fù)責(zé)單位，并將轉(zhuǎn)交情況通知錯轉(zhuǎn)信件的原單位。（二）信訪復(fù)信的基本要求：1.反映的問題或情況重要、且較為可靠的，應(yīng)復(fù)信給信訪者，告知已經(jīng)交由相應(yīng)部門處理；2.提出發(fā)明創(chuàng)作或合理化建議、且較有價值的，應(yīng)復(fù)信鼓勵，并說明處理情況；3.對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及工作人員提出批評建議的，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者做出正確處理后，應(yīng)復(fù)信給信訪者，表示感謝，并告知處理情況；4.屬于認(rèn)識問題或其他可以直接答復(fù)的信訪，應(yīng)復(fù)信宣傳有關(guān)政策法規(guī)，或針對信訪的具體問題做出準(zhǔn)確解答；5.對于詢問信訪中所附證件、票據(jù)、物品等去向的，應(yīng)復(fù)信告知具體去向，并告知不要再附類似證件或物品；6.對于群眾申訴、要求解決具體問題的，一般都要予以答復(fù)，力求做到件件有著落，事事有結(jié)果。（三）立案交辦的情況：1.上級機(jī)關(guān)或本級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的問題；2.揭發(fā)檢舉國家工作人員違法亂紀(jì)，情節(jié)比較嚴(yán)重的問題；3.發(fā)明創(chuàng)造、批評建議涉及國家或地方重要事項(xiàng)的問題；4.對社會生產(chǎn)生活有重要影響的問題；5.對所受處分或政治結(jié)論提出申訴，并有正當(dāng)理由的問題；6.按政策應(yīng)予以解決，但涉及幾個單位相互推諉，需要協(xié)調(diào)的問題；7.涉外統(tǒng)戰(zhàn)人士的信訪問題。（四）處理來信來訪的注意事項(xiàng)：1.對待來信來訪群眾，要熱情、誠懇、耐心；2.冷靜分析，防止主觀片面，先入為主；3.認(rèn)真負(fù)責(zé)，防止發(fā)生意外；4.堅持原則，秉公辦事；5.反對官僚主義和拖拉推諉作風(fēng)。第三節(jié)督查工作概述重點(diǎn)內(nèi)容：（一）秘書部門督查工作的內(nèi)容：1.決