小學(xué)檔案管理制度（3篇）

小學(xué)檔案管理制度小學(xué)檔案管理規(guī)章制度旨在規(guī)范和保護(hù)學(xué)校內(nèi)部各類檔案的安全、完整與有序，其核心原則如下：1.分類歸檔原則：依據(jù)學(xué)校的組織架構(gòu)、職能特性與管理需求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和歸檔，涵蓋學(xué)生檔案、教職工檔案及行政檔案等。2.學(xué)籍檔案與教師檔案管理：學(xué)生檔案分為學(xué)籍檔案和個(gè)別檔案，包含個(gè)人信息、學(xué)術(shù)記錄、行為評(píng)價(jià)等。教職工檔案則涵蓋個(gè)人基本信息、職務(wù)文件、教學(xué)評(píng)價(jià)及獎(jiǎng)懲記錄，且應(yīng)定期更新。3.保障檔案安全：采取適當(dāng)?shù)谋９艽胧?，如使用專用檔案柜，實(shí)施借閱登記制度，以防檔案遭受災(zāi)害、破壞或丟失。4.建立檔案檢索系統(tǒng)：設(shè)立檔案檢索機(jī)制，確保檔案能被迅速且準(zhǔn)確地查找，可采用電子檔案管理系統(tǒng)以提升效率。5.規(guī)范檔案借閱：校內(nèi)人員在工作需要時(shí)，可申請(qǐng)借閱檔案，需記錄借閱信息，并設(shè)定合理的借閱期限，通常不超過(guò)一個(gè)月。6.定期評(píng)估與銷毀檔案：檔案管理人員應(yīng)遵循檔案保存期限，適時(shí)進(jìn)行檔案銷毀前的審查，并確保相關(guān)記錄的完整。7.制度的適應(yīng)性與完善性：各小學(xué)可根據(jù)自身實(shí)際與需求，對(duì)上述基本要點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以提升檔案管理的效率和辦學(xué)質(zhì)量。小學(xué)檔案管理制度（二）第一章總則第一條為了做好小學(xué)檔案的管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，明確檔案管理的基本原則，制定本制度。第二條本制度適用于小學(xué)所有檔案的管理工作。第三條檔案的管理工作應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全、便捷、高效的原則。第四條檔案管理工作采用電子化管理方式，并配備相應(yīng)的管理系統(tǒng)和設(shè)備。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條小學(xué)設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)小學(xué)檔案的管理工作。第六條檔案管理員負(fù)責(zé)小學(xué)檔案的管理工作，具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、分類、歸檔工作；2.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制、傳遞工作；3.負(fù)責(zé)檔案的銷毀、留用、轉(zhuǎn)接工作；4.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作；5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)及設(shè)備的維護(hù)和更新。第三章檔案的建立與歸檔第七條檔案的建立應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.學(xué)生個(gè)人檔案：包括學(xué)生的基本信息、成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)記錄、懲罰記錄等；2.教師檔案：包括教師的基本信息、教學(xué)資料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等；3.學(xué)校檔案：包括學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)、發(fā)展歷程、重要文件等；4.其他相關(guān)檔案：根據(jù)需要可以建立其他相關(guān)檔案。第八條檔案的歸檔應(yīng)按照文件的分類和時(shí)間順序進(jìn)行，確保檔案的完整性和可查性。第九條歸檔文件應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂，以便長(zhǎng)期保存和使用。第四章檔案的查閱與借閱第十條檔案的查閱工作應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的查閱工作，確保檔案的安全和完整；2.查閱檔案需事先填寫查閱申請(qǐng)表，并在指定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱；3.查閱的檔案應(yīng)先經(jīng)過(guò)審批，并保證查閱人員具備查閱的合法權(quán)限。第十一條檔案的借閱工作應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的借閱工作，確保檔案的安全和完整；2.借閱檔案需事先填寫借閱申請(qǐng)表，并在指定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行借閱；3.借閱的檔案應(yīng)先經(jīng)過(guò)審批，并保證借閱人員具備借閱的合法權(quán)限；4.借閱期限一般不超過(guò)一個(gè)月，如有特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)。第五章檔案的傳遞與轉(zhuǎn)接第十二條檔案的傳遞工作應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.檔案的傳遞只能由檔案管理員或經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員進(jìn)行；2.檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部的電子傳遞方式進(jìn)行，確保傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性；3.檔案?jìng)鬟f過(guò)程中應(yīng)保持檔案的安全，避免丟失或損壞。第十三條檔案的轉(zhuǎn)接工作應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.檔案的轉(zhuǎn)接工作應(yīng)由檔案管理員在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行；2.轉(zhuǎn)接檔案應(yīng)填寫轉(zhuǎn)接記錄，明確轉(zhuǎn)接的檔案名稱、數(shù)量和接收人；3.轉(zhuǎn)接后需要進(jìn)行檔案的核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第六章檔案的銷毀與留用第十四條檔案的銷毀工作應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.檔案的銷毀應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理員審核和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2.被銷毀的檔案需填寫銷毀記錄，明確銷毀的檔案名稱、數(shù)量和銷毀原因；3.檔案的銷毀應(yīng)采取安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案的徹底銷毀。第十五條檔案的留用應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.對(duì)于重要的歷史檔案，應(yīng)進(jìn)行合理的留用和保護(hù)；2.留用的檔案需填寫留用記錄，明確留用的檔案名稱、數(shù)量和留用原因；3.留用的檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。第七章檔案的安全保密第十六條檔案的安全保密工作應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.檔案的管理人員應(yīng)具備保密意識(shí)和責(zé)任心，確保檔案的安全和完整；2.檔案的存儲(chǔ)和傳輸應(yīng)采用安全可靠的方式，防止檔案的泄漏和損壞；3.涉及個(gè)人隱私的檔案應(yīng)加密處理，并嚴(yán)格限制查閱和借閱的權(quán)限。第八章檔案管理系統(tǒng)與設(shè)備第十七條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.檔案的創(chuàng)建、歸檔、查閱、借閱、傳遞、轉(zhuǎn)接等管理功能；2.檔案的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，方便管理人員進(jìn)行檔案的管理和運(yùn)用；3.檔案的安全保密功能，限制非授權(quán)人員的訪問(wèn)和操作。第十八條檔案管理設(shè)備應(yīng)包括以下設(shè)施：1.檔案柜：存放檔案的專用柜，具備防火和防潮的功能；2.掃描儀：用于檔案的電子化處理和備份；3.電腦和打印設(shè)備：用于檔案管理系統(tǒng)的操作和檔案的復(fù)制。第九章附則第十九條對(duì)于本制度未涉及的事項(xiàng)，可參照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。第二十條本制度由小學(xué)校長(zhǎng)負(fù)責(zé)解釋。小學(xué)檔案管理制度（三）1.目的本檔案管理制度的目的是為了有效管理和保護(hù)小學(xué)檔案，確保檔案的完整性、可靠性和安全性，方便學(xué)校的日常辦公和學(xué)生個(gè)人檔案的查詢和使用。2.適用范圍本檔案管理制度適用于小學(xué)全體教職員工和相關(guān)部門，包括教務(wù)處、行政辦公室和學(xué)生事務(wù)辦公室。3.檔案的分類和歸檔3.1檔案分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將檔案分為教務(wù)類檔案、行政類檔案和學(xué)生類檔案。3.2教務(wù)類檔案教務(wù)類檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教科書采購(gòu)記錄、教學(xué)評(píng)估報(bào)告等。教務(wù)類檔案由教務(wù)處負(fù)責(zé)歸檔和管理。3.3行政類檔案行政類檔案包括學(xué)校行政管理文件、會(huì)議紀(jì)要、人事管理檔案等。行政類檔案由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔和管理。3.4學(xué)生類檔案學(xué)生類檔案包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)記錄、處分記錄等。學(xué)生類檔案由學(xué)生事務(wù)辦公室負(fù)責(zé)歸檔和管理。4.檔案的保管和存儲(chǔ)4.1檔案保管所有檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)，記錄檔案的名稱、存放位置和保管責(zé)任人，并制定相應(yīng)的檔案保管目錄。檔案保管責(zé)任人應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，防止遺失、滅失和損毀。4.2檔案存儲(chǔ)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或密封箱內(nèi)，并采取防塵、防潮、防火和防震措施。檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持整潔、干燥，并定期進(jìn)行清理和消毒。5.檔案的借閱和歸還5.1借閱申請(qǐng)借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并注明借閱的檔案名稱、借閱目的和借閱期限。借閱申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)部門審核同意后方可借閱。5.2審核和授權(quán)借閱申請(qǐng)應(yīng)由檔案保管責(zé)任人審核，并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人授權(quán)。授權(quán)后，借閱者方可取閱檔案。5.3檔案的歸還檔案借閱期限一般不得超過(guò)一個(gè)月，逾期需重新辦理歸還手續(xù)。借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并將相關(guān)文件整理完好放回原位。6.檔案的銷毀6.1檔案銷毀申請(qǐng)對(duì)于已經(jīng)失效或無(wú)存檔價(jià)值的檔案，需要進(jìn)行銷毀申請(qǐng)。銷毀申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，并編制《檔案銷毀清單》和《檔案銷毀審批表》。6.2檔案銷毀程序經(jīng)批準(zhǔn)的檔案銷毀需由檔案保管責(zé)任人組織實(shí)施。銷毀過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照銷毀清單和審批表進(jìn)行，確保銷毀的檔案完全、徹底地消除。7.檔案的安全和保密7.1檔案的安全檔案保管責(zé)任人應(yīng)確保檔案的安全性，禁止私自攜出檔案，嚴(yán)禁隨意更改、涂抹和插入無(wú)關(guān)文件。檔案保管區(qū)域應(yīng)設(shè)置視頻監(jiān)控和安全門禁系統(tǒng)。7.2檔案的保密檔案保管責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)守檔案的保密責(zé)任，不得向外泄露檔案內(nèi)容和查詢記錄。對(duì)于涉及個(gè)人隱私和學(xué)校機(jī)密的檔案，應(yīng)采取額外的措施加以保護(hù)。8.監(jiān)督和評(píng)估教育主管部門和學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)。