合同管理系統(tǒng)更新后操作手冊(cè)

合同管理系統(tǒng)更新公告

一、合同管理系統(tǒng)更新安排

1、CRP系統(tǒng)中合同上傳、合同管理模塊計(jì)劃7月3日進(jìn)行系統(tǒng)更新，現(xiàn)有

功能模塊計(jì)劃于7月2日晚8:30進(jìn)行功能下線(xiàn)，預(yù)計(jì)7月4日可正常恢

復(fù)使用。

2、7月份新簽約合同經(jīng)溝通將按新流程進(jìn)行操作，系統(tǒng)上線(xiàn)期間［7月1日

-7月3日］,所有新簽約顧客的合同暫停上傳，如有上傳的審核人員將

進(jìn)行統(tǒng)一駁回。

3、本次系統(tǒng)更新帶來(lái)的操作變動(dòng)如下：

變更內(nèi)容更新前更新后

合同編號(hào)填寫(xiě)隨意、不規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)GT/BW+7位數(shù)字

憑證信息顧問(wèn)填寫(xiě)，財(cái)務(wù)對(duì)賬困難財(cái)務(wù)填寫(xiě)，顧問(wèn)提交時(shí)綁定憑證

選校/專(zhuān)業(yè)數(shù)量無(wú)新增

合同金額細(xì)分無(wú)新增

代收代付費(fèi)無(wú)新增

雙拼操作規(guī)范1全程+1單申請(qǐng)1單簽證+N單申請(qǐng)

資源加一規(guī)范沒(méi)明確規(guī)則明確加一規(guī)則及OA流程

資源與合同關(guān)系一資源可上傳多合同一資源只能上傳一個(gè)合同

*本篇中的合同、雙拼合同定義

1）合同，特指有合同編號(hào)及公司章的合同，附加條款如藝術(shù)指導(dǎo)、加校等情況

依附在主合同基礎(chǔ)上，不算多份合同。

2）雙拼合同，特指一個(gè)資源簽約一份申請(qǐng)2個(gè)以上國(guó)家的合同，合同編號(hào)只有

一個(gè)。歷史合同中的不規(guī)范操作，如歐洲［北歐］合同、一份單簽證簽約多

人、贈(zèng)送簽證這種情況也按此類(lèi)處理。

二、紙質(zhì)合同填寫(xiě)注意事項(xiàng)

1客戶(hù)簽名規(guī)范

顧問(wèn)在填寫(xiě)紙質(zhì)合同時(shí)首頁(yè)與尾頁(yè)必須有學(xué)生簽名，如果未滿(mǎn)18歲由法定代理

人簽署合同。不得空白，否則將會(huì)被駁回。

2首頁(yè)填寫(xiě)規(guī)范

紙質(zhì)合同的首頁(yè)顧問(wèn)必須手寫(xiě)正楷，便于審核。

3、尾頁(yè)填寫(xiě)規(guī)范

合同的尾頁(yè)需要顧問(wèn)、學(xué)生簽名，簽署日期，并加蓋公章或者合同章和騎縫章

三、CRP合同提交規(guī)范［新］

1合同簽約日期

1）CRP系統(tǒng)錄入簽約日期須按照學(xué)生填寫(xiě)的日期為準(zhǔn)錄入系統(tǒng)。

2）合同簽約后須在三天內(nèi)完成CRP系統(tǒng)錄入，請(qǐng)認(rèn)真完整的填寫(xiě)系統(tǒng)錄入信

息。

3）顧問(wèn)如未按要求在三天內(nèi)提交系統(tǒng)的，從第四天開(kāi)始，每晚一天提交由顧問(wèn)

交納違約金300元。違約金從顧問(wèn)的簽約金額中按月扣除。

2合同有效期［截止時(shí)間］

1）合同上所標(biāo)明的合同有效期

3合同編號(hào)

1）按照合同上的編號(hào)滇寫(xiě)

4合同主體

1）按照簽約合同的公司名稱(chēng)提交合同主體

5合同附件

1）請(qǐng)上傳清晰完整的紙質(zhì)合同，要求掃描上傳PDF格式的附件。

2）如有補(bǔ)充協(xié)議請(qǐng)與合同一并上傳，所有補(bǔ)充協(xié)議須由地區(qū)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理

簽字確認(rèn)，如無(wú)簽字補(bǔ)充協(xié)議視為無(wú)效。

6其他附件

用于追加付款時(shí)其他附件上傳

7學(xué)生姓名

1）顧問(wèn)錄入系統(tǒng)的姓名須與紙質(zhì)合同中的名字一致。如需修改請(qǐng)?jiān)谝庀蚩蛻?hù)模

塊中，對(duì)相應(yīng)資源姓名進(jìn)行編輯修改。

8申請(qǐng)國(guó)家

1）顧問(wèn)根據(jù)客戶(hù)所申請(qǐng)的國(guó)家選擇相符的合同提交CRP系統(tǒng)，須與紙質(zhì)合同一

致。如需修改請(qǐng)?jiān)谝庀蚩蛻?hù)模塊中，對(duì)相應(yīng)資源申請(qǐng)國(guó)家進(jìn)行編輯修改。

9申請(qǐng)項(xiàng)目

1）顧問(wèn)根據(jù)客戶(hù)所申請(qǐng)的學(xué)歷提交系統(tǒng)，須與紙質(zhì)合同一致。如需修改請(qǐng)?jiān)谝?/p>

向客戶(hù)模塊中，對(duì)相應(yīng)資源申請(qǐng)項(xiàng)目進(jìn)行編輯修改。

10服務(wù)類(lèi)型

1）顧問(wèn)在提交系統(tǒng)時(shí)按照紙質(zhì)合同服務(wù)類(lèi)型填寫(xiě)，須選擇與合同相符的類(lèi)型提

交。如遇到無(wú)法歸類(lèi)的合同，請(qǐng)先與運(yùn)營(yíng)管理部溝通合同歸類(lèi)后再上傳。

11合同選校數(shù)量

1）填寫(xiě)主合同中的選校數(shù)量，第一次提交合同的實(shí)際選校數(shù)量需與紙質(zhì)合同保

持一致。合同金額外加校數(shù)量不計(jì)入主合同選校數(shù)量中。

11合同選專(zhuān)業(yè)數(shù)量

1）填寫(xiě)主合同中的申請(qǐng)專(zhuān)業(yè)數(shù)量，第一次提交合同的實(shí)際申請(qǐng)專(zhuān)業(yè)數(shù)量需與紙

質(zhì)合同保持一致。合同金額外另計(jì)的加專(zhuān)業(yè)數(shù)量不計(jì)入主合同選專(zhuān)業(yè)數(shù)量中。

12合同獎(jiǎng)學(xué)金數(shù)量

1）填寫(xiě)主合同中的申請(qǐng)獎(jiǎng)學(xué)金數(shù)量，第一次提交合同的實(shí)際獎(jiǎng)學(xué)金專(zhuān)業(yè)數(shù)量需

與紙質(zhì)合同保持一致。

13合同總金額

1）填寫(xiě)主合同簽約實(shí)際金額，第一次提交合同的合同總金額需與紙質(zhì)合同保持

一致。

2）一個(gè)合同只有一個(gè)合同金額，所有追加的加申金額、排名費(fèi)金額等不計(jì)入合

同總金額中。

四、特殊合同及協(xié)議提交規(guī)則

1排名費(fèi)附加協(xié)議、藝術(shù)指導(dǎo)補(bǔ)充協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、延期協(xié)議的CRP提交規(guī)

則

1）排名費(fèi)附加協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、延期協(xié)議在提交時(shí)需要先保存基礎(chǔ)合同，不需

要新建資源，在保存后的原合同處點(diǎn)擊追加付款：金額按照實(shí)際填寫(xiě)，如無(wú)費(fèi)

用變化，則合同金額和支付金額直接寫(xiě)零。

2）關(guān)于美國(guó)補(bǔ)充協(xié)議排名費(fèi)規(guī)定兩種情況：

第一種如果顧問(wèn)報(bào)價(jià)采用的是“不分排名（一口價(jià)）二無(wú)論最終被錄取結(jié)果如

何，都不參與退費(fèi)的情況，合同總價(jià)可以寫(xiě)在主合同金額中，不用單獨(dú)簽署補(bǔ)

充協(xié)議排名費(fèi)；

第二種如果顧問(wèn)采用“基礎(chǔ)費(fèi)用+排名費(fèi)”式報(bào)價(jià)，如最終被錄取結(jié)果需要按

照補(bǔ)充協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行金額補(bǔ)差，則要求排名費(fèi)協(xié)議內(nèi)容單獨(dú)簽署，分離于主合

同簽約金額（主合同只寫(xiě)基礎(chǔ)費(fèi)用），并且上傳CRP系統(tǒng)時(shí)要求主合同和補(bǔ)充

協(xié)議分開(kāi)上傳合同。例:合同總金額3萬(wàn)元，在簽署合同時(shí)基礎(chǔ)合同金額處填寫(xiě)

2萬(wàn)元，排名費(fèi)補(bǔ)充協(xié)議金額處填寫(xiě)1萬(wàn)元。

3）藝術(shù)指導(dǎo)補(bǔ)充協(xié)議在提交時(shí)需要先保存基礎(chǔ)合同，并在保存后的原合同處點(diǎn)

擊追加付款，上傳藝術(shù)指導(dǎo)合同補(bǔ)充協(xié)議附件，金額按照合同金額填寫(xiě)。

2雙拼、尊享X+Y、語(yǔ)培、尊享美研課程等CRP提交規(guī)則

基于系統(tǒng)原則：每個(gè)資源ID下，遵從合同號(hào)唯一性原則，即每個(gè)資源ID下只

有唯一的合同號(hào)。雙拼、尊享X+Y、語(yǔ)培、尊享美研課程等幾類(lèi)合同，上傳合

同時(shí)候，需要聯(lián)系技術(shù)同事創(chuàng)建新資源。

3雙拼合同CRP系統(tǒng)錄入操作如

1）資源錄入：原資源的跟進(jìn)運(yùn)營(yíng)顧問(wèn)提交新建資源0A系統(tǒng)，請(qǐng)黃安琪協(xié)助增

加錄入資源，雙拼合同需要拆分成3條資源錄入（2個(gè)單申請(qǐng)，1個(gè)單簽證），

并分配給簽約顧問(wèn)。

大運(yùn)營(yíng)顧問(wèn)不得自行錄入資源，以改變資源屬性為老客戶(hù)推薦或者自帶資源。

一經(jīng)查出，將處以雙倍處罰。

2）.合同上傳

CRP中3條資源分別操作，進(jìn)行同一份合同上傳，合同號(hào)傳填寫(xiě)雙拼合同+1,

以此類(lèi)推。

3）合同金額錄入

一個(gè)合同編號(hào)只有一個(gè)合同金額，追加付款對(duì)合同金額無(wú)影響

4）簽證服務(wù)費(fèi)歸屬確認(rèn)

客戶(hù)最終確認(rèn)去哪個(gè)國(guó)家，就將簽證最終確認(rèn)為哪個(gè)國(guó)家。

4加校費(fèi)、加專(zhuān)業(yè)費(fèi)、加文書(shū)費(fèi)的提交規(guī)則

1）加申請(qǐng)?jiān)谔峤粫r(shí)需要先保存基礎(chǔ)合同，并在保存后的合同處追加付款加校費(fèi)

用。

2）費(fèi)用類(lèi)別為“加校費(fèi)/加專(zhuān)業(yè)費(fèi)/加文書(shū)費(fèi)”。

五、合同審核流程

1審核人員變動(dòng)

由財(cái)務(wù)部同事改為運(yùn)營(yíng)管理部王麗娜

2審核時(shí)間

根據(jù)合同的數(shù)量審核時(shí)間是3-5個(gè)工作日。

3月底核算返款時(shí)間安排

月底核算返款時(shí)根據(jù)CFO所發(fā)的郵件截止時(shí)間提交合同，并審核通過(guò)的合同都

作為本月的返款金額。

4特殊情況處理辦法

以上類(lèi)型的合同，在上傳時(shí)如遇到其他特殊情況，請(qǐng)顧問(wèn)老師提前與運(yùn)營(yíng)部王

麗娜取得聯(lián)系進(jìn)行報(bào)備，運(yùn)營(yíng)管理部會(huì)協(xié)助您進(jìn)行最便捷的上傳。

五、CRP合同提交操作指南［新］

1新增合同

1.1確認(rèn)資源已簽約。

操作指南：意向客戶(hù)頁(yè)面點(diǎn)擊“確認(rèn)簽約”按鈕，補(bǔ)充相關(guān)信息后確認(rèn)資源為

“已簽約”

姓名聯(lián)系方式申請(qǐng)國(guó)申請(qǐng)項(xiàng)解學(xué)時(shí)用戶(hù)評(píng)里進(jìn)狀態(tài)來(lái)源錄入時(shí)間轉(zhuǎn)移時(shí)間?新備注，

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1.2提交合同

1）調(diào)整內(nèi)容

提及合同功能，收據(jù)憑證相關(guān)內(nèi)容由填寫(xiě)改為綁定財(cái)務(wù)憑證，新增合同詵校數(shù)

量、合同選專(zhuān)業(yè)數(shù)量、合同獎(jiǎng)學(xué)金數(shù)量填寫(xiě)，新增服務(wù)費(fèi)拆分細(xì)項(xiàng)要求。

線(xiàn)交合同

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2）操作方法

填寫(xiě)合同編號(hào)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推送該合同編號(hào)下相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證。

注：如錄入合同編號(hào)后，仍無(wú)憑證顯示，請(qǐng)確認(rèn)合同編號(hào)是否填寫(xiě)正確，如無(wú)

誤，請(qǐng)聯(lián)系財(cái)務(wù)確認(rèn)收費(fèi)憑證開(kāi)具信息是否正確。

II交合同

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選中相應(yīng)憑證后，對(duì)服務(wù)費(fèi)具體金額進(jìn)行分?jǐn)傉f(shuō)明。

注：

1)有且僅當(dāng)待分配服務(wù)費(fèi)金額為0時(shí)，憑證付款金額說(shuō)明才能保存。

2)當(dāng)選擇加校服務(wù)費(fèi)、加專(zhuān)業(yè)服務(wù)費(fèi)時(shí)，需要填寫(xiě)相應(yīng)加申數(shù)量。

提交合同

憑證付款金額說(shuō)明

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確認(rèn)憑證付款金額說(shuō)明時(shí)，如合同編號(hào)與歷史合同有重復(fù)，且通過(guò)OA流程聯(lián)

系黃安琪進(jìn)行資源加一處理的，系統(tǒng)顯示彈窗如下：

則需確認(rèn)是否為雙拼合同，如確認(rèn)為雙拼且通過(guò)審核，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為合同號(hào)碼

增加后綴-N,用于區(qū)分雙拼合同。

注：

如系統(tǒng)中存在相同合同編號(hào)的歷史數(shù)據(jù)，但歷史資源與當(dāng)前合同資源無(wú)綁定關(guān)

系，系統(tǒng)默認(rèn)為合同編號(hào)錄入錯(cuò)誤，合同數(shù)據(jù)無(wú)法提交。

2追加付款

該功能會(huì)自動(dòng)帶出當(dāng)前合同的相關(guān)信息，與新增合同操作流程一致。

遇交合同

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當(dāng)前合同信息如上,點(diǎn)擊追加付款后，展示如下：

3查看合同

合同列表頁(yè)展示優(yōu)化

多19』留學(xué)國(guó)學(xué)W理我做問(wèn)問(wèn)答分享修張乾

案例上獻(xiàn)W文章發(fā)布

我的辦公案?jìng)€(gè)人信息設(shè)置意向客戶(hù).在辦客戶(hù)管理合同管理內(nèi)部案例庫(kù)

叵

請(qǐng)輸入關(guān)德詞新增合同

合同主體：服務(wù)類(lèi)型：合同狀態(tài)：簽約日期：

▲

▼::請(qǐng)選擇時(shí)間@

流水ID合同蝎號(hào)資源姓名朦務(wù)類(lèi)型合同命額合同狀態(tài)

2223GT0000122合同測(cè)試6簽證2.000審核中查41合同

2201GT1000017合同測(cè)試2全程最務(wù)2C.OOO審核中查看合同

2170GT1000017合同測(cè)試2全程版務(wù)2C,000審核中查看合同

2167GT1000017合同潴試1+1全程服務(wù)2,000審核中查看合同

2165GT1000016合同測(cè)試1全程服務(wù)7.000審核中查看合同|

2173GT1000003合同洪試4全程服務(wù)1C,000市核中壹暑合同|

2143GT1000010-3胡志明全程08務(wù)2,000審核通過(guò)查看合同

2142GT1