高校學生檔案管理制度

高校學生檔案管理制度第一章總則為加強高校學生檔案管理，確保學生檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家教育部及相關法律法規(guī)，結合我校實際情況，制定本制度。學生檔案是記錄學生個人經歷、學習成績、思想表現(xiàn)等重要信息的文件，是學校了解和管理學生的重要依據(jù)。第二章適用范圍本制度適用于我校全體在籍學生的檔案管理工作，包括新生入學檔案的建立、在校期間檔案的更新及畢業(yè)離校檔案的整理、移交等各個環(huán)節(jié)。第三章檔案管理職責學生檔案管理工作由教務處負責，具體職責包括：檔案的收集、整理、保管、查閱及轉遞等。各學院應配合教務處做好學生檔案的日常管理工作，確保檔案信息的準確和及時更新。第四章檔案的收集與歸檔新生入學時，各學院需收集以下檔案材料：入學登記表、個人身份證明、學籍信息、成績單、獎懲記錄及其他相關材料。歸檔材料應完整、真實，字跡清晰，內容必須經過審核。教務處負責對歸檔材料的收集、整理與保存，確保每位學生檔案的完整性。第五章檔案的保管學生檔案由教務處專人負責保管，存放于檔案館，并采取防火、防潮、防盜等安全措施。檔案應建立編號登記制度，每年對檔案進行一次全面檢查，確保其完整與安全。檔案的交接需填寫交接清單，由交接雙方簽字確認，確保交接過程的透明和有效。第六章檔案的查閱與借用學生或教職工如需查閱學生檔案，需向教務處提出申請，并填寫查閱登記表。查閱檔案時，必須遵循保密原則，嚴禁對檔案內容進行修改或涂改。檔案原則上不外借，如特殊情況需借用檔案，須經教務處主管領導批準。借用檔案的單位或個人需承擔相應的保管責任，確保檔案不被遺失或損壞。第七章檔案的轉遞學生檔案轉遞工作應認真負責，原則上檔案隨學生調動而轉遞。教務處負責密封轉遞檔案，嚴禁個人私自攜帶。轉遞檔案時需填寫轉遞通知單，并通過機要渠道進行傳遞。對轉入的檔案，接收單位需及時核對確認，并辦理回執(zhí)。第八章檔案的更新在校期間，學生的個人信息如有變動（例如：聯(lián)系方式、家庭住址等），應及時向所在學院報告，學院需將變動信息更新到檔案中。教務處定期對檔案進行信息審核，確保檔案的時效性和準確性。第九章檔案的畢業(yè)與離校處理學生畢業(yè)時，教務處需對其檔案進行整理，確保所有材料齊全，并將檔案移交至檔案館進行長期保存。學生離校時，需辦理離校手續(xù)，相關部門應將學生的檔案材料整理完整，確保檔案的有效交接。第十章監(jiān)督與評估機制教務處定期對檔案管理工作進行檢查與評估，確保制度的落實及檔案管理的規(guī)范性。任何發(fā)現(xiàn)檔案管理不規(guī)范的行為，教務處應及時進行糾正，并向學校領導報告。建立檔案管理工作反饋機制，鼓勵師生提出改進意見。附則本制度由教務處負責解釋，自頒布之日起實施。本制度如需修訂，須經校內相關部門討論通過后予以實施。第十一章附件1.學生檔案管理流程圖2.學生檔案查閱申請表3.學生檔案轉遞通知單4.學生檔案借用登記表第十二章相關法規(guī)依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等教育法》《普通高等學校學生管理規(guī)定》等法律法規(guī)制定，確保檔案管理符合國家及地方教育政策要求。本制度旨在通過科學、規(guī)范的檔案管理，提升我校學生檔案的管理