《高級文秘與辦公自動化》課件第2章

第一節(jié)公文寫作基礎(chǔ)

第二節(jié)常用的商務(wù)公文

第三節(jié)文秘寫作技巧

1．公文的概念

所謂公文，就是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。

2．公文擬寫的步驟

1)明確發(fā)文主旨

2)收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究

3)擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

4)落筆起草、擬寫正文

5)反復(fù)檢查，認(rèn)真修改第一節(jié)公文寫作基礎(chǔ)

3．公文寫作應(yīng)該注意的問題

1)切忌長而空，提倡寫短文

2)避免“三舊”，力求“三新”

3)詳略適宜，突出重點

4)緊扣主題，材料與觀點要統(tǒng)一

1．請示公文寫作格式

請示是下級向上級請求指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。

1)請示的特點

(1)針對性。

(2)呈批性。

(3)單一性。

(4)時效性。第二節(jié)常用的商務(wù)公文

2)請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為請求指示性請示、請求批準(zhǔn)性請示和請求批轉(zhuǎn)性請示三類。

3)請示的擬寫方法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

(1)首部。

(2)正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

(3)尾部。

4)請示應(yīng)注意的問題

(1)一文一事原則。

(2)材料真實，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)事實。

(3)理由充分，請示事項明確。

(4)語氣平實、懇切，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。

5)請示樣例

2．報告公文寫作格式

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

1)報告的特點

2)報告的種類

3)報告的擬寫方法

4)報告樣例

3．通知公文寫作格式

通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。

1)通知的類別

2)通知的擬寫方法

3)通知樣例

4．公函公文寫作格式

函屬于平行文。

1)公函的類別

(1)聯(lián)系函。

(2)告知函。

(3)請批函。

2)公函的擬寫方法

(1)標(biāo)題。

(2)主送機關(guān)。

(3)正文。

3)公函樣例

5．會議紀(jì)要寫作格式

會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項的紀(jì)實性公文，適用于各機關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

1)會議紀(jì)要的擬寫方法

(1)首部。

(2)正文。

(3)尾部。

2)紀(jì)要樣例

6．簡報寫作格式

簡報是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位內(nèi)部，或者是某項中心工作、某次重要會議中所用的溝通信息、交流經(jīng)驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。

1)簡報的類別

2)簡報的編寫方法

(1)報頭。

(2)文稿。

(3)報尾。

3)簡報樣例

1．提高公文寫作的要求

文秘的重要工作之一，就是草擬公文。

1)維護文件的高度一致性

2)維護文件的嚴(yán)密性與條理性

3)文字表達(dá)簡明扼要

4)維護文件的穩(wěn)定性

5)維護文件的連續(xù)性第三節(jié)文秘寫作技巧

2．提高公文寫作的技巧

通常我們講的公文寫作能力，一般指完成公文寫作任務(wù)的本領(lǐng)、本事、技能，包括公文寫作過程中的一些心理要素。

1)激勵自我，培養(yǎng)興趣

2)克服自卑，增強自信

3)廣泛閱讀，積累知識

4)勇于模仿，大膽借鑒

3．工作總結(jié)的寫作技巧

1)總結(jié)的分類

2)總結(jié)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

(1)標(biāo)題。

(2)正文。

(3)尾部。

4．述職報告的寫作技巧

1)述職報告的性質(zhì)和特征

2)述職報告的種類

述職報告的種類，可以從幾個不同的角度進行劃分，因而存在著交叉現(xiàn)象。

3)述職報告的寫作要求

(1)要充分反映出自己在任期內(nèi)的工作實績和問題。

(2)要實事求是地評價自己。

(3)要抓住重點，突出個性。

4)述職報告的寫法

述職報告沒有固定的寫作模式，根據(jù)不同類型和主旨，可靈活安排結(jié)構(gòu)。一般由標(biāo)題、抬頭、正文、落款四部分組成。

(1)標(biāo)題。

(2)正文。

(3)落款。

5．領(lǐng)導(dǎo)講話稿的寫作技巧

領(lǐng)導(dǎo)講話是領(lǐng)導(dǎo)參與公務(wù)活動的一種方式，是實施領(lǐng)導(dǎo)職能的重要途徑。

1)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的類別

領(lǐng)導(dǎo)講話稿依據(jù)不同的場合、對象和用途，可以分為三類22種。

(1)會議類講話稿。

(2)宣傳類講話稿。

(3)禮儀類講話稿。

2)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的效用

各種不同種類的領(lǐng)導(dǎo)講話稿有共同的普遍效用，又有其各不相同的特殊效用。

(1)部署工作。

(2)提高認(rèn)識。

(3)鼓舞士氣。

(4)總結(jié)經(jīng)驗。

3)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的謀篇布局

謀篇布局，就是謀劃講話稿的篇章結(jié)構(gòu)。

4)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的觀點提煉

講話的觀點，就是講話人通過講話所表達(dá)的看法或主張。

5)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的材料運用

這里講的“材料”，是指起草者為著既定的目的，從各方面搜集并寫入講話稿之中的事例、知識或論據(jù)，是構(gòu)成文章或講話稿的材料。

(1)依據(jù)類材料。

(2)佐證類材料。

(3)輔助類材料。

①材料要積極，但要服從、服務(wù)于講話的主題和觀點，要做到觀點和材料的統(tǒng)一。

②用材料，就要先大量地占有材料。古人講寫文章要“厚積薄發(fā)”，積之愈厚，發(fā)之愈佳。

6)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的語言運用

有人講，領(lǐng)導(dǎo)講話的語言既區(qū)別于正式書面文件，又區(qū)別于一般的口頭隨