化學(xué)公司公文處理規(guī)范

化學(xué)公司公文處理規(guī)范第一章總則第一條為確保化學(xué)公司有限責(zé)任公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本規(guī)范。第二條化學(xué)公司的公文是公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)國家方針政策、執(zhí)行集團(tuán)公司要求、發(fā)布規(guī)章制度、實(shí)施管理措施、請示與答復(fù)問題、指導(dǎo)工作、反映情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條公文處理包括公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、有序銜接。第四條公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，確保及時、準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格遵守國家保密法律、法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定，確保國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密和工作秘密的安全。第六條化學(xué)公司各部門及單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守本規(guī)范，并加強(qiáng)對本部門及單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。第七條總經(jīng)理辦公室是化學(xué)公司公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并指導(dǎo)各單位的公文處理工作。第八條化學(xué)公司各部門及各單位辦公室應(yīng)設(shè)立文秘部門或配備專職（兼職）人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第二章公文種類第九條化學(xué)公司公文主要種類包括：(一)命令（令）：用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎相關(guān)單位及人員。(二)決定：用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲相關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(三)公告：用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。(四)通告：用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)遵守或周知的事項(xiàng)。(五)通知：用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。(六)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。(七)報(bào)告：用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。(八)規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定有約束性的措施。(九)請示：用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。(十)批復(fù)：用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。(十一)意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。(十二)函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。(十三)會議紀(jì)要：用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第十條公文一般包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分。(一)文件眉首：包括秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號和簽發(fā)人等內(nèi)容，占首頁的三分之一。(二)涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、工作秘密的公文，應(yīng)標(biāo)明密級和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號。(三)緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。(四)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)排列在前。(五)發(fā)文字號應(yīng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文時，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。(六)上行文應(yīng)注明簽發(fā)人姓名，“請示”應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。(七)公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。(八)主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。(九)公文如有附件，應(yīng)在正文之后成文時間之前注明附件順序和名稱。(十)公文除“會議紀(jì)要”外，應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，各發(fā)文機(jī)關(guān)均應(yīng)加蓋印章。(十一)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。(十二)公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)加括號標(biāo)注。(十三)公文應(yīng)標(biāo)注主題詞。上行文按上級機(jī)關(guān)要求標(biāo)注主題詞，最多不超過5個，排列次序?yàn)轭悇e詞、類屬詞、文種。(十四)抄送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。(十五)印發(fā)機(jī)關(guān)名稱印在文件末頁最后一行，印發(fā)日期一般為送印日期。(十六)化學(xué)公司辦公會議紀(jì)要的眉首占首頁的三分之一，印發(fā)日期印在橫線上面發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的右側(cè)，順序號印在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和印發(fā)日期中央的上面。第十一條公文各組成部分的其他標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第十二條文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用A4型，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章行文規(guī)則第十三條行文應(yīng)確有必要，注重實(shí)效。第十四條化學(xué)公司各部門、各單位的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。第十五條化學(xué)公司各部門、各單位在各自職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文。必要時，可以向省、市人民政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。機(jī)關(guān)各部門一般不要直接向下屬單位和下屬單位的業(yè)務(wù)處（科）室行文。各部門之間可以通過電話、面談解決問題，盡量不要行文。第十六條屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦部門。第十七條部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)責(zé)令糾正或撤銷。第十八條向下級機(jī)關(guān)、單位的重要行文，應(yīng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。第十九條“請示”應(yīng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。第二十條除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。第二十一條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。第五章發(fā)文辦理第二十二條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十三條草擬公文應(yīng)做到：(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，應(yīng)切實(shí)可行并加以說明。(二)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。(三)公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。(四)擬制緊急公文，應(yīng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)言語字號。引用外文應(yīng)注明中文含義。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日。(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。(七)應(yīng)使用國家法定計(jì)量單位。(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯文。(九)公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十四條擬制公文，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第二十五條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，再由辦公室審核，審核的重點(diǎn)是：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。第二十六條公文由本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。有的公文經(jīng)授權(quán)可由辦公室主任簽發(fā)。第六章收文辦理第二十七條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十八條認(rèn)真辦理往來文件，是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。從事收文處理工作的人員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.以高度負(fù)責(zé)的精神，準(zhǔn)確、及時、安全地處理好每一份文件。2.對公文運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，都要建立登記制度，避免延誤、丟失。3.遵守保密紀(jì)律和工作紀(jì)律，確保國家秘密安全，收文處理過程中的信息（辦理情況、領(lǐng)導(dǎo)批示等）不得擅自對外提供。4.注意把握來文需要辦理事項(xiàng)的緊急和重要程度，切實(shí)做到急事急辦，特事特辦。5.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，精通業(yè)務(wù)，全面掌握情況，提高收文處理的工作質(zhì)量。第二十九條公司收文處理由總經(jīng)理辦公室機(jī)要秘書統(tǒng)一負(fù)責(zé)簽收、登記，并進(jìn)行審核，送由辦公室主任簽署擬辦意見后，按照擬辦意見進(jìn)行分送、傳閱和內(nèi)部催辦。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)明確辦理時限。對不符合本規(guī)范規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說明理由。第三十條凡上級來文和送總經(jīng)理辦公室的文件都要逐件進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括收文日期、來文機(jī)關(guān)、文號、頁數(shù)、標(biāo)題等。第三十一條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時辦理，不得延誤，推諉。緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的，應(yīng)及時退回交辦的機(jī)要部門并說明理由。第三十二條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三十三條審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第三十四條機(jī)要秘書要及時掌握領(lǐng)導(dǎo)日程安排，適時提請領(lǐng)導(dǎo)閱處文件。遇有領(lǐng)導(dǎo)同志出差等特殊情況，機(jī)要秘書要調(diào)整傳閱流程，避免因此置壓文件，對重要的文件要特別請示辦公室主任進(jìn)行處理。第三十五條機(jī)要秘書按照領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行文件的后續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，及時通知責(zé)任部門或單位取閱文件，確保領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)得到貫徹落實(shí)。各部門和單位要根據(jù)機(jī)要秘書通知及時到辦公室取閱文件，取閱文件的人員應(yīng)在《每日文件收轉(zhuǎn)單》上簽署取閱人姓名和取閱日期，歸還時在《每日文件收轉(zhuǎn)單》上簽署歸還人姓名和歸還日期。運(yùn)轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)延誤、遺失的，由取閱人負(fù)責(zé)。第三十六條傳閱件應(yīng)在3個工作日內(nèi)退回辦公室機(jī)要秘書，在此期間文件的復(fù)印、傳閱等工作由責(zé)任部門按照有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行。文件取閱人對該文件在責(zé)任部門運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程負(fù)責(zé)，遇有部門負(fù)責(zé)人出差等特殊情況，須由指定的工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行辦理，不得置壓文件。對特殊文件和急件，要按特事特辦、急事急辦的原則進(jìn)行辦理。第三十七條轉(zhuǎn)各部門或單位辦理的請示件和領(lǐng)導(dǎo)批示，由機(jī)要秘書負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點(diǎn)催辦，一般文件定期催辦。領(lǐng)導(dǎo)明確批示由牽頭部門負(fù)責(zé)處理的文件，由牽頭部門組織協(xié)調(diào)，直至文件辦理完畢。第三十八條有限公司與分公司間的公文傳閱要做到及時，按照收文口徑做好文件的催辦、歸檔。第三十九條凡符合下列條件之一的，可視為文件辦結(jié)：(一)已按領(lǐng)導(dǎo)批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果；(二)上級機(jī)關(guān)公文，已通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；(三)函件已明確答復(fù)；(四)要求公司答復(fù)問題的來文已作出明確答復(fù)；(五)應(yīng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。第七章公文歸檔第四十條公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和集團(tuán)公司、化學(xué)公司的有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔?；瘜W(xué)公司及其機(jī)關(guān)各部門的發(fā)文由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。立卷歸檔工作應(yīng)在主管檔案工作部門的指導(dǎo)下進(jìn)行。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。第四十一條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。第四十二條代表化學(xué)公司外出參加重要會議后，應(yīng)將會議文件、資料交總經(jīng)理辦公室立卷、歸檔。第四十三條本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。第四十四條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第四十五條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章公文管理第四十六條公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十七條文秘部門應(yīng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。第四十八條上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十九條公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第五十條公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第五十一條公文被撤銷，視為自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視為自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第五十二條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。第五十三條銷毀秘密公文應(yīng)到指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)進(jìn)行登記。第五十四條機(jī)關(guān)合并時，全部公文應(yīng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤