檔案與記錄管理制度

檔案與記錄管理制度一、目的和適用范圍1.1目的本規(guī)章制度的目的在于規(guī)范和統(tǒng)一企業(yè)的檔案與記錄管理工作，確保企業(yè)的信息資料的準(zhǔn)確、完整和安全保管，提高工作效率，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。1.2適用范圍本規(guī)章制度適用于全體企業(yè)員工，包含全部部門和崗位，適用于企業(yè)涉及的全部檔案與記錄的管理工作。二、定義和術(shù)語2.1檔案指企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的各種文件、報(bào)表、合同、協(xié)議、備忘錄等紙質(zhì)或電子形式的文件，以及與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的全部信息資料。2.2記錄指企業(yè)內(nèi)部的各種日志、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作記錄等紙質(zhì)或電子形式的文件，用于記錄和追溯企業(yè)的工作流程和決策過程。三、檔案與記錄管理的原則3.1真實(shí)準(zhǔn)確檔案和記錄應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作情況，不得竄改、偽造、隱瞞或刪除信息。3.2完整保管檔案和記錄應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定的期限和要求進(jìn)行保管，確保信息的完整性和可追溯性。3.3安全保密檔案和記錄的存儲(chǔ)、傳輸和使用應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的保密要求，確保信息的安全性和機(jī)密性。3.4責(zé)任追究對(duì)于檔案和記錄的管理，應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任人，并建立相應(yīng)的責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)管理欠妥的行為進(jìn)行矯正和懲罰。四、檔案與記錄管理的流程4.1檔案創(chuàng)建4.1.1全部部門和崗位在進(jìn)行工作活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定的格式和要求創(chuàng)建檔案，確保信息的完整和規(guī)范。4.1.2檔案創(chuàng)建時(shí)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注創(chuàng)建日期、創(chuàng)建人員、文件類型等相關(guān)信息，并進(jìn)行編號(hào)和歸檔。4.2檔案歸檔與存儲(chǔ)4.2.1檔案應(yīng)當(dāng)依照肯定的分類和歸檔要求進(jìn)行歸檔，并進(jìn)行電子化存儲(chǔ)和備份。4.2.2歸檔分為自動(dòng)歸檔和定期歸檔，自動(dòng)歸檔是指將已完成的檔案及時(shí)整理、歸類、編號(hào)和存檔；定期歸檔是指定期對(duì)肯定時(shí)段內(nèi)的檔案進(jìn)行整理、歸類、編號(hào)和存檔。4.2.3歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注明歸檔人員、歸檔日期、歸檔位置等信息，并建立檔案目錄進(jìn)行管理。4.2.4檔案存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)采取防火、防潮、防鼠等措施，確保檔案的安全和完整。4.3檔案查詢和調(diào)取4.3.1檔案的查詢和調(diào)取需要經(jīng)過相應(yīng)審批程序，確保信息的合法使用和保密性。4.3.2檔案的查詢和調(diào)取應(yīng)當(dāng)記錄查詢?nèi)藛T、查詢時(shí)間、查詢目的等信息，建立查詢和調(diào)取的審批流程和記錄。4.4檔案的銷毀4.4.1檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)依據(jù)規(guī)定的保管期限和銷毀周期進(jìn)行，并經(jīng)過相應(yīng)的程序和審批。4.4.2檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)，確保信息的安全和完全銷毀。4.5記錄的管理4.5.1記錄應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行記錄，確保信息的完整和準(zhǔn)確。4.5.2記錄的管理包含記錄的編制、復(fù)核、審批和存檔，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的記錄管理流程和制度。4.5.3記錄的存檔應(yīng)當(dāng)依照要求整理、歸類、編號(hào)和存檔，并進(jìn)行電子化存儲(chǔ)和備份。五、違反規(guī)定的懲罰5.1對(duì)于違反本規(guī)章制度的檔案和記錄管理行為，將依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。5.2懲罰方式包含但不限于口頭警告、書面警告、降職、解雇等。5.3對(duì)于涉及違法行為、損害企業(yè)利益的檔案和記錄管理違規(guī)行為，將移交給相關(guān)部門進(jìn)行處理。六、附則6.1本規(guī)章制度的修訂和解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，修訂時(shí)需經(jīng)相關(guān)部門批閱和批準(zhǔn)。6.2本規(guī)章制度自頒布之日起生效，并對(duì)全體員工具有管束力。6.3未盡事宜依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。以上為《檔案與記錄管理制度》的內(nèi)容，為確保企業(yè)檔案與記錄的管理規(guī)范和科