非營利組織電子檔案管理規(guī)范

非營利組織電子檔案管理規(guī)范第一章總則為提高非營利組織電子檔案管理水平，確保檔案的安全性、完整性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)范。電子檔案是記錄組織活動(dòng)及其成果的重要憑證，合理的管理制度能夠有效促進(jìn)組織的信息化建設(shè)和信息資源的合理利用。第二章適用范圍本規(guī)范適用于本組織所有電子檔案的產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、使用及銷毀等全過程。涵蓋各類電子文件，包括但不限于會(huì)議記錄、項(xiàng)目計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、宣傳材料、郵件通信等。所有部門及員工在日常工作中需遵循本規(guī)范，確保電子檔案的規(guī)范化管理。第三章電子檔案的分類與編碼電子檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和用途進(jìn)行分類，常見的分類包括行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、宣傳檔案等。每類檔案需設(shè)定獨(dú)立的編碼規(guī)則，以便于查找和管理。編碼由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定，確保分類明確、編碼規(guī)范，便于后續(xù)的檢索和使用。第四章電子檔案的收集與整理電子檔案的收集應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)，確保收集的檔案材料真實(shí)、完整。檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集的電子檔案進(jìn)行整理，整理流程包括：對(duì)檔案進(jìn)行格式統(tǒng)一，確保文件命名規(guī)范；對(duì)電子文檔進(jìn)行審核，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性；對(duì)已整理的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于后續(xù)查閱。第五章電子檔案的存儲(chǔ)電子檔案須存儲(chǔ)于組織指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備備份功能，每月至少進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)丟失。存儲(chǔ)位置應(yīng)定期檢查，確保系統(tǒng)運(yùn)行正常，及時(shí)更新和維護(hù)存儲(chǔ)設(shè)備，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)損失。第六章電子檔案的使用與查閱所有員工在使用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵循保密原則，非授權(quán)人員不得隨意查閱。查閱檔案需填寫申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。查閱結(jié)束后，使用人需對(duì)檔案進(jìn)行妥善歸還，確保檔案不被更改或損毀。所有查閱記錄應(yīng)由檔案管理部門進(jìn)行登記，便于追溯。第七章電子檔案的保密與安全電子檔案涉及的敏感信息應(yīng)采取加密措施，確保檔案不被未授權(quán)訪問。組織應(yīng)定期開展安全培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和安全操作能力。對(duì)外部人員訪問檔案的申請(qǐng)，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，避免因信息泄露造成不良影響。同時(shí)，設(shè)定檔案訪問權(quán)限，確保只有必要人員才能訪問相關(guān)資料。第八章電子檔案的銷毀電子檔案的銷毀應(yīng)遵循合法合規(guī)原則。對(duì)于超過保存期限的檔案，需由檔案管理部門進(jìn)行審核，確認(rèn)無繼續(xù)保存的必要后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保檔案被徹底刪除，避免泄露。所有銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)檢查。第九章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制為確保本規(guī)范的實(shí)施效果，組織應(yīng)建立監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制。檔案管理部門需定期對(duì)電子檔案的管理情況進(jìn)行檢查，評(píng)估檔案的完整性和安全性。評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，向管理層反饋，必要時(shí)提出改進(jìn)建議。組織可定期召開檔案管理工作會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分享最佳實(shí)踐。附則本規(guī)范由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。非營利組織應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期對(duì)本規(guī)范進(jìn)行審查與修訂，確保其適應(yīng)性與實(shí)用性。組織鼓勵(lì)員工對(duì)規(guī)范提出意見與建議，以持續(xù)改善檔案管理