湖南成中和服裝有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1湖南成中和服裝有限公司簡介 湖南成中和服裝有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計1湖南成中和服裝有限公司簡介湖南成中和服飾有限公司是香港中和投資集團(tuán)與長沙成中和服裝廠一起開辦的股份制公司，注冊于長沙市雨花區(qū)。公司自成立以來，前十年主要以加工生產(chǎn)國內(nèi)外各類職業(yè)裝品牌為主，年加工量約300萬套左右，并且兼職做出口貿(mào)易，主要出口德國、日本等國家。成中和職業(yè)裝是國內(nèi)大型的制服、職業(yè)裝的生產(chǎn)銷售企業(yè)，在長沙、湘陰、溫州等地投入工廠，主要產(chǎn)品品牌有：成中和、杰士、金領(lǐng)、盛大和中、O&L。企業(yè)經(jīng)營了服裝、鞋帽、紡織品、服裝加工等。企業(yè)現(xiàn)在職工有1000余名，中、高專業(yè)技術(shù)職稱的技術(shù)員與管理職員200人，各種標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)設(shè)備，裝備德國、西班牙、日本等工藝設(shè)備系統(tǒng)，產(chǎn)品線豐富，產(chǎn)品覆蓋國內(nèi)外。2湖南成中和服裝有限公司采購與付款管理現(xiàn)狀湖南成中和服裝有限公司主要以生產(chǎn)和銷售職業(yè)套裝為主，并且擁有長沙、溫州、汕頭等不同地區(qū)的工廠，需要大量原材料和勞務(wù)人員和機(jī)器設(shè)備，對于原材料和工廠生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)的采購和付款制度的要求十分嚴(yán)苛。目前，公司對于布料和CAD電腦制版、設(shè)計系統(tǒng)、CAM電腦自動裁床、電子大結(jié)機(jī)等的采購和付款沒有明確的崗位分工；生產(chǎn)中所要的布料、機(jī)器設(shè)備、備件的購置和存儲付出的付款結(jié)算方式存在風(fēng)險；產(chǎn)成品運到顧客或零售商處發(fā)生的運輸費用、管理費用的控制也不夠完善。公司的年銷量額1000千萬，其中百分之四十來自自主開發(fā)客戶，百分之三十來自加工客戶，百分之三十來自出口客戶。銷售規(guī)模逐年擴(kuò)大，對企業(yè)運營的要求也越來越高，因此公司急需加強采購與付款業(yè)務(wù)的管理。3湖南成中和服裝有限公司采購與付款管理存在的問題3.1企業(yè)采購計劃和采購量不合理采購計劃是生產(chǎn)、倉庫等部門按期編制，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等管理職員審批后提交給采購部安排商品采購。湖南成中和服裝有限公司的工廠分布于長沙、湘陰、溫州等不同的地區(qū)，生產(chǎn)、倉庫等部門沒有嚴(yán)格考慮到不同工廠對于原材料在路途中的損耗和運輸費用不同，并且采購過程中運輸人員流動性和不確定性較大，易導(dǎo)致企業(yè)的采購計劃和采購量不合理的局面。公司在編制布料需求和采購計劃時，采購人員經(jīng)常沒有按需求進(jìn)行采購，隨意超出計劃采購，出現(xiàn)與生產(chǎn)部門計劃采購的物資數(shù)量不一致的局面，以至于導(dǎo)致浪費；或者有時少于計劃采購，造成生產(chǎn)需要布料不足的局面，影響產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)程，導(dǎo)致后續(xù)的銷售業(yè)務(wù)也受到影響。表1是選取的2020年12月生產(chǎn)部門計采劃購數(shù)量與采購部門實際采購的各種布料的數(shù)量對比情況。表12020年（12）月布料采購表（單位：米）項目名稱計劃采購量（生產(chǎn)部門）實際采購量（采購部門）采購差異牛仔布料20003000-1000雪紡布料40002500+1500人造棉布料50006000-10003.2供應(yīng)商選擇不當(dāng)湖南成中和服裝有限公司的工廠位于長沙、溫州、汕頭等不同地區(qū)，供應(yīng)商的選擇范圍廣并且數(shù)量也多，價格也參差不齊。公司在沒有進(jìn)行電子化的信息管理方式下，不能夠及時更新新的供應(yīng)商和舊的供應(yīng)商的信息，也沒能及時淘汰落后的供應(yīng)商，產(chǎn)生錯誤信息導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不當(dāng)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益帶來損失。供應(yīng)商的選擇與審核未分離，新開發(fā)的供應(yīng)商是采購人員通過市場調(diào)查比對之后進(jìn)行的選擇，再向采購經(jīng)理進(jìn)行審批，但采購人員在選擇上會存在一定的主觀性，而且采購經(jīng)理也是根據(jù)采購人員的選擇再進(jìn)行選擇，這樣的選擇方式會造成采購過程無人監(jiān)督，實際選擇權(quán)還是在采購人員手中，從而加大了供應(yīng)商與采購人員之間舞弊的可能性。3.3采購付款審批制度不合理采購主管辦理付款 采購主管辦理付款 財務(wù)主管批付

付款10萬元以下財務(wù)主管批付出納辦理付款事項財務(wù)主管審核出納辦理付款事項財務(wù)主管審核總經(jīng)理批付總經(jīng)理批付付款10萬元以上圖1采購付款審批流程圖由采購付款流程圖圖1可知，財務(wù)部對于資金有很大控制權(quán)，會導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)員拆分業(yè)務(wù)大量申請10萬元及以下付款。如果企業(yè)過多的資金掌握在部分人手中可能會在企業(yè)資金支付環(huán)節(jié)產(chǎn)生問題，而且也會存在虛假腐敗問題。3.4固定資產(chǎn)預(yù)付款采購項目風(fēng)險較大湖南成中和服裝有限公司大部分生產(chǎn)機(jī)器設(shè)備、設(shè)計系統(tǒng)是從德國、西班牙、日本等國家購入，由于所購設(shè)備為海外設(shè)備，可選擇的供應(yīng)商不多，并且與供應(yīng)商的交流也會受到限制，所以會存在采購困難和采購周期長的問題，同時也需要在發(fā)貨前向供應(yīng)商預(yù)付一半或者全部貨款，在資金上會存在一定風(fēng)險。并且所購物品運輸周期過長，在運輸途中會不可避免地造成一定的損耗，當(dāng)要求供應(yīng)商進(jìn)行賠償或退貨時，供應(yīng)商不及時退回貨款，公司會有經(jīng)濟(jì)損失；設(shè)備長時間運輸沒能按時到達(dá)，會打亂公司生產(chǎn)計劃影響生產(chǎn)進(jìn)程，從而會影響后續(xù)銷售業(yè)務(wù)的進(jìn)行，也會為公司造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。4湖南成中和服裝有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計4.1完善采購計劃和采購量管理制度4.1.1加強對采購計劃的管理企業(yè)以銷售和生產(chǎn)計劃為基礎(chǔ)，考慮市場供需關(guān)系等因素，制定采購計劃。只有制定完善的采購計劃，才能做好后續(xù)事務(wù)安排，增加工作效率。采購計劃需要采購人員對物資各方面數(shù)據(jù)都有一定的了解，并且要加強與生產(chǎn)部門及其他部門之間的合作。為了采購計劃能夠有效地實施，采購人員還需對物資和運輸方式進(jìn)行反復(fù)調(diào)查，及時發(fā)現(xiàn)問題，對采購計劃進(jìn)行優(yōu)化，制定出完善的采購計劃。管理人員也要對在采購計劃進(jìn)行嚴(yán)格的審批后再交由采購部門進(jìn)行具體的商品與服務(wù)采購，從而保證采購計劃的準(zhǔn)確性。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徲媱澆粌H滿足生產(chǎn)運營的需求，還防止資源浪費，降低企業(yè)采購成本。4.1.2建立分崗位采購責(zé)任體系湖南中盛和服裝企有限公司的主要業(yè)務(wù)為生產(chǎn)銷售職業(yè)套裝。采購布料等原材料是其生產(chǎn)產(chǎn)品的一個重要組成部分，但它不是一個簡單的明碼標(biāo)價的采購行為，而是一個專業(yè)的采購過程。為了能夠解決公司采購量混亂，不合理的局面，可以通過采購分類，建立分崗位采購責(zé)任體系。進(jìn)行崗位分工的優(yōu)點是，各崗位間合理分工，監(jiān)督采購計劃的進(jìn)行，增強和其他部門的聯(lián)系完善采購計劃，細(xì)化采購的領(lǐng)域，減輕采購混亂的局面，提升工作效率；增加文員記錄，減少采購量混亂局面。具體分配可參考表2。表2分崗位采購責(zé)任表采購部崗位主要崗位責(zé)任采購總監(jiān)主持采購工作，聯(lián)系其他部門統(tǒng)籌策劃確定采購內(nèi)容督查采購經(jīng)理采購員采購進(jìn)程和價格控制采購經(jīng)理計劃和采購國外進(jìn)口機(jī)器設(shè)備監(jiān)督采購員采購進(jìn)程采購專員A國內(nèi)機(jī)器設(shè)備采購貴重布料采購采購專員B布料采購包裝材料采購易耗品采購采購文員登記采購狀況整理保管采購賬單登記檢查采購人員工作完成效率4.2完善供應(yīng)商管理制度4.2.1建立合格的供應(yīng)商評價制度為了選擇正確的供應(yīng)商，要不斷增強供應(yīng)商的管理。在供應(yīng)商管理活動中，企業(yè)要依據(jù)自身情況制定合理的供應(yīng)商評價制度。對供應(yīng)商的信譽與資金實力和原材料的質(zhì)量、價格、服務(wù)態(tài)度進(jìn)行評價，然后評選出合格的供應(yīng)商進(jìn)行合作。在面對供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)中，對于不同的業(yè)務(wù)，所需供應(yīng)商的業(yè)務(wù)能力也會不同，為了合理地安排資源，篩選出合格供應(yīng)商后，對供應(yīng)商各方面能力進(jìn)行綜合分析，由優(yōu)到劣進(jìn)行分級管理。當(dāng)有業(yè)務(wù)需求時，可以對供應(yīng)商進(jìn)行清晰明確地選擇，減少不必要的工作量，提高工作效率。具體的評價體系如表3。表3供應(yīng)商評價體系一級指標(biāo)二級指標(biāo)指標(biāo)內(nèi)涵A質(zhì)量體系A(chǔ)-1貨物質(zhì)量產(chǎn)品合格率A-2產(chǎn)品可靠性退貨率B生產(chǎn)能力B-1生產(chǎn)效率效率和規(guī)模B-2價格水平與其他供應(yīng)商價格對比B-3機(jī)器設(shè)備生產(chǎn)設(shè)備C發(fā)展能力C-1財務(wù)狀況資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率、現(xiàn)金周轉(zhuǎn)率C-2地理位置工廠所處位置C-3人力資源企業(yè)業(yè)務(wù)能力、企業(yè)文化C-4合作情況歷史合作情況D交貨能力D-1交貨及時率出貨率D-2交貨準(zhǔn)確率產(chǎn)品交貨數(shù)量準(zhǔn)確程度4.2.2建立完善的供應(yīng)商電子化信息管理公司對供應(yīng)商的選用范圍廣數(shù)量多，為了能夠有效的管理已有供應(yīng)商和及時了解新供應(yīng)商的信息。建立供應(yīng)商電子化信息管理，設(shè)立專業(yè)的管理部門，及時更新已有的供應(yīng)商信息和添加新的供應(yīng)商信息和淘汰效率低下的供應(yīng)商。完善的供應(yīng)商電子化信息管理實時處理錯誤信息，不斷的革新供應(yīng)商電子化信息庫，能夠降低采購人員與供應(yīng)商間的舞弊可能性，減少供應(yīng)商選擇不當(dāng)?shù)木置妗?.3采購付款審批流程優(yōu)化4.3.1強化采購與付款流程監(jiān)督體系建設(shè)采購與付款環(huán)節(jié)易因監(jiān)管疏忽產(chǎn)生腐敗問題，所以要增強由上而下的監(jiān)管體系。當(dāng)員工有不適當(dāng)?shù)脑L問權(quán)限，會產(chǎn)生違規(guī)交易或隱瞞錯誤的局面，所以對管理層的授權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置和監(jiān)督是十分必要的。具體的采購與付款流程圖如圖2開始 開始部門提出采購申請部門提出采購申請周采購計劃月采購計劃周采購計劃月采購計劃審批：采購部--財務(wù)部--分管副總經(jīng)理審批：采購部--財務(wù)部--總經(jīng)理室審批：采購部--財務(wù)部--分管副總經(jīng)理審批：采購部--財務(wù)部--總經(jīng)理室采購申請審批定價詢價詢價比價定價詢價詢價比價制定合同合同審批：采購部分管副總經(jīng)理--財務(wù)部（3萬元以上）總經(jīng)理制定合同合同審批：采購部分管副總經(jīng)理--財務(wù)部（3萬元以上）總經(jīng)理部分支付審核合同貨到付款款到發(fā)貨部分支付審核合同貨到付款款到發(fā)貨支付貨款預(yù)付貨款倉庫驗收支付貨款預(yù)付貨款倉庫驗收倉庫驗收倉庫驗收付款申請倉庫驗收倉庫驗收付款申請付款審批：采購部分管副總經(jīng)理--財務(wù)部（3萬元以上）總經(jīng)理付款審批：采購部分管副總經(jīng)理--財務(wù)部（3萬元以上）總經(jīng)理支付尾款支付貨款支付尾款支付貨款結(jié)束結(jié)束圖2采購付款流程圖監(jiān)管體系貫徹采購與付款業(yè)務(wù)的始終，包含采購業(yè)務(wù)發(fā)生前的請購編制、供應(yīng)商的選用與驗收入庫后的賬款支付監(jiān)督，防止簽字、蓋章偽造行為的發(fā)生，發(fā)現(xiàn)問題后及時查明原因進(jìn)行處理。4.3.2強化財務(wù)人員的審批意識如果財務(wù)人員在審批過程中審核不夠嚴(yán)謹(jǐn)或者方式不恰當(dāng)，會為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。加強財務(wù)人員審批意識，控制審批流程是十分的必要。財務(wù)人員要對收到的采購票據(jù)與實際業(yè)務(wù)進(jìn)行核對，向上級領(lǐng)導(dǎo)請示是否要批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后依照我國現(xiàn)有的付款規(guī)章制度進(jìn)行付款，并關(guān)注付款途徑。4.4加強對預(yù)付款采購項目管理4.4.1謹(jǐn)慎選擇預(yù)付款公司的大量機(jī)械設(shè)備是進(jìn)口設(shè)備，預(yù)付賬款金額大和對老顧客的警惕性下降會產(chǎn)生一定的經(jīng)營風(fēng)險。公司通過建立的供應(yīng)商評價制度，決定是否對供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)付款；對預(yù)付款貨物不能準(zhǔn)時到貨情況作出備選計劃；當(dāng)預(yù)付款貨物不能及時到達(dá)時，公司通過備選計劃進(jìn)行緊急采購。如果對供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)付款，公司要提前做好壞賬準(zhǔn)備。公司對預(yù)付賬款風(fēng)險要進(jìn)行重視，通過謹(jǐn)慎選擇預(yù)付款，加強對預(yù)付賬款和貨物的控制和核算，降低預(yù)付賬款風(fēng)險，減少公司資金損失。表4預(yù)付款審批標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商評價情況是否進(jìn)行預(yù)付款供應(yīng)商信用值低否供應(yīng)商評價體系排名低預(yù)付款超出全款百分之三十預(yù)付款低于全款百分之三十是供應(yīng)商信用高供應(yīng)商評價體系排名中上4.4.2完善預(yù)付賬款審批流程采購人員按照完善的預(yù)付賬款流程進(jìn)行付款，能夠從源頭控制預(yù)付賬款的風(fēng)險，降低由于預(yù)付賬款無法收回或收回不及時而對公司造成的資金損失。預(yù)付賬款審批流程圖如圖3。 采購部開始采購申請開始采購申請是否預(yù)付款？圖（（））如采購付款流程 是否預(yù)付款？圖（（））如采購付款流程 是財務(wù)部總經(jīng)理預(yù)付款申請 否預(yù)付款申請審批審核否是審批審核 付款預(yù)付款跟催發(fā)票是付款預(yù)付款跟催發(fā)票 結(jié)束結(jié)束發(fā)票核銷核對及報銷發(fā)票發(fā)票核銷核對及報銷發(fā)票圖3預(yù)付賬款審批流程圖5小結(jié)湖南成中和服裝有限公司作為一個服裝生產(chǎn)與銷售企業(yè)，采購與付款制度在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中處于重要地位。完善采購計劃與采購量的管理制度，提升采購專員的專業(yè)素養(yǎng)，避免采購資源的浪費，降低企業(yè)的采購成本。完善供應(yīng)商管理制度，減少供應(yīng)商選擇不當(dāng)?shù)那闆r，降低供應(yīng)商與采購人員間的舞弊。對付款審批制流程的優(yōu)化，增強財務(wù)職員的審核意識，減少腐敗問題。強化對付款方式風(fēng)險控制，通過改變付款方式和建立預(yù)付賬款的審批制度，降低資金無法收回的風(fēng)險，減少企業(yè)資金的損失。通過以上四方面優(yōu)化湖南成中和服裝有限公司的采購與付款制度，提高公司采購與付款流程的準(zhǔn)確性，降低公司采購成本，提高公司的營業(yè)利潤率，提升并且采購和財務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)，降低腐敗問題的發(fā)生。參考資料[1]朱翔.中小型制造業(yè)企業(yè)采購內(nèi)控體系構(gòu)建的策