湖南恒邦物流有限公司海外物流工程管理優(yōu)化設(shè)計方案

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計湖南恒邦物流有限公司海外物流工程管理優(yōu)化設(shè)計方案湖南恒邦物流有限公司簡介湖南恒邦物流有限公司成立于2002年，注冊資金5000萬元，位于湖南省長沙縣湘龍街道石塘路17號（恒邦）綜合樓101室1樓，其核心業(yè)務(wù)主要是工程物流板塊及平行進口汽車板塊。國際工程物流為客戶定制全面的工程物流解決方案，承接海外工程項目的全程物流服務(wù)。目前業(yè)務(wù)和客戶主要面向電力和石油化工行業(yè)，并拓展到基建設(shè)施、水泥建材、清潔能源等行業(yè)領(lǐng)域。湖南恒邦物流有限公司目前客戶主要集中在國內(nèi)外著名的石油公司和電力公司，為這些客戶提供提貨、運輸、清關(guān)、港口服務(wù)、送貨等全程的物流服務(wù)，屬于傳統(tǒng)的第三方物流供應(yīng)商。其業(yè)務(wù)主要聚焦重點客戶和重點行業(yè)，并從自己的優(yōu)勢領(lǐng)域穩(wěn)步向外拓展。逐步基于前期的海外物流經(jīng)驗拓展到其他行業(yè)，已經(jīng)開始涉足電力、基建、清潔能源等行業(yè)，其服務(wù)范圍也大大拓寬，形成了一種供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的與客戶物流需求的協(xié)同機制。湖南恒邦物流有限公司海外物流工程管理現(xiàn)狀湖南恒邦物流有限公司海外工程物流的業(yè)務(wù)特點包括以下：行業(yè)客戶以大中型國有企業(yè)為主，前期開發(fā)周期相對較長，合作風險低；單一客戶可以有多個項目，單個項目周期長，后期維護成本低；由于項目參與方較多，業(yè)績可口碑相傳，業(yè)務(wù)維護成本較低；業(yè)務(wù)中間環(huán)節(jié)多，盈利點也較傳統(tǒng)物流更加具有彈性。湖南恒邦物流有限公司現(xiàn)行海外物流工程管理流程如下圖所示：項目投標團隊制定物流方案物流運營實施項目投標團隊制定物流方案物流運營實施項目總結(jié)定期回顧與方案調(diào)整項目總結(jié)定期回顧與方案調(diào)整圖1湖南恒邦物流有限公司海外物流工程管理圖近些年湖南恒邦物流有限公司在海外物流工程管理方面做出了一些改進，也取得了一些突出成績，但是隨著市場競爭的加劇和客戶對服務(wù)要求的提升，其海外工程業(yè)務(wù)發(fā)展也面臨著一些突出問題。有些問題是整個行業(yè)的普遍問題，有些問題卻是湖南恒邦物流有限公司自身所決定，這些問題造成了客戶滿意度的降低以及物流成本的提高，繼而喪失了一定的市場競爭力。因此，湖南恒邦物流有限公司需要對海外物流工程管理進行優(yōu)化。湖南恒邦物流有限公司海外物流工程管理存在的問題組織結(jié)構(gòu)不合理組織結(jié)構(gòu)框架是否合理對于海外工程物流管理有著至關(guān)重要的作用，適合的組織結(jié)構(gòu)有助于項目運營平穩(wěn)、內(nèi)部協(xié)作、團隊穩(wěn)定以及核心人員的激勵。湖南恒邦物流有限公司一直受影響于“阿米巴經(jīng)營”理念，采用“事業(yè)單元制”，從組織結(jié)構(gòu)上將每一位員工細分到項目，從而做到獨立核算運營，以便于考核。企業(yè)初期項目不多、競爭不激烈的情況下存在合理性，隨著項目數(shù)量和難度的增加、團隊人員的增多、以及崗位需求的增加，這種組織結(jié)構(gòu)造成了諸多的問題。圖2湖南恒邦物流有限公司項目組織架構(gòu)由于各個項目獨立核算，即使某些事業(yè)單元某些崗位工作量非常低也必須要配置，類似有些事業(yè)單元的財務(wù)結(jié)算、港口運作等，開始業(yè)務(wù)量很少，也要配置，造成了運營成本的大幅增加；一些大的事業(yè)單元由于崗位配置比較齊全、資源比較多，針對一些難度比較大的海外工程物流項目也具備經(jīng)驗，業(yè)務(wù)發(fā)展較快；而一些小的事業(yè)單元本身人數(shù)少，運營的案例也少，經(jīng)驗也不足，會越來越差且惡性循環(huán)。這種組織框架結(jié)構(gòu)本身偏重于競爭的一種導向，很難達成內(nèi)部協(xié)同的一種機制，由于海外工程物流并不像傳統(tǒng)的物流模式，簡單的依靠客戶關(guān)系、外部資源就可以完成，需要系統(tǒng)的多方協(xié)作以及流暢的溝通才可達成。所以最終這種競爭導向并沒有轉(zhuǎn)化成外部競爭優(yōu)勢，卻造成了內(nèi)部競爭劣勢。公司內(nèi)部信息傳導不及時信息孤島作為物流行業(yè)的主要問題在海外工程物流管理上表現(xiàn)的更加強烈。其主要原因在于：其一，海外工程物流操作無論從運輸貨物品類、運輸流程，還是合作的上下游企業(yè)、國家間的政策結(jié)構(gòu)等各個方面，涉及特別廣泛，本身信息協(xié)同難度就比較大;其二，雖然各個方面有迫切的信息共享需求，但是由于存在操作標準不一致。湖南恒邦物流有限公司、客戶以及合作的供應(yīng)商基本上都有各自的運輸管理系統(tǒng)，但全部都是各自企業(yè)內(nèi)部物流操作人員、財務(wù)、生產(chǎn)等部門使用，無法做到多方需求的信息隨時共享。因此，造成兩個方面的不利影響：一方面，溝通成本大大增加，企業(yè)間信息不能共享，就只能單方面?zhèn)鬏敚捎谏婕碍h(huán)節(jié)眾多，導致客觀出錯率上升，并且造成物流時效拖延；另一方面，從海外工程物流流程鏈條來看，由于信息單線傳輸，期間傳輸?shù)拿恳粋€環(huán)節(jié)的操作人員基于個人經(jīng)驗，為了避免自己的責任，容易對時間和成本的估算過于保守。對于海外工程物流項目的信息傳輸通過層層疊加后，牛鞭效應(yīng)特別突出導致決策失誤。比如：海外項目地急需一批設(shè)備正常要30天內(nèi)送達，包括工廠生產(chǎn)需3天，包裝運輸裝船需6天，海上運輸需10天，國外清關(guān)運輸?shù)巾椖康匦?天，安排海運可以滿足需求。但是各個環(huán)節(jié)由于避免發(fā)生意外因素而負擔責任，都會多預(yù)計時間，這些環(huán)節(jié)預(yù)計的時間加在一起大大超出實際需要時間，很可能讓項目經(jīng)理決策安排空運，導致物流成本大幅上升。圖3湖南恒邦物流有限公司海外工程物流流程鏈條同質(zhì)化服務(wù)競爭壓力加大湖南恒邦物流有限公司業(yè)務(wù)目前主要是以賺取物流差價為盈利的輕資產(chǎn)代理運營模式。由于提供的服務(wù)內(nèi)容相對單調(diào)，其利潤來源來自于代理服務(wù)的利潤和國際運輸差價的利潤，而這種技術(shù)含量比較低的業(yè)務(wù)模式由于進人門檻很低，受到的同質(zhì)化服務(wù)競爭壓力日趨強烈，期間湖南恒邦物流有限公司根據(jù)自己的優(yōu)勢也做了一些業(yè)務(wù)調(diào)整，比如通過其較強的資金墊付能力快速拓展客戶，但是收效甚微。一方面由于資金墊付只能算做企業(yè)的資源和優(yōu)勢，并不能簡單的轉(zhuǎn)化成盈利，所以經(jīng)過運營幾次無法盈利的海外物流項目后，不僅使企業(yè)的流動資金出現(xiàn)問題，對企業(yè)的盈利也沒有任何實質(zhì)貢獻，這導致湖南恒邦物流有限公司缺乏以墊資為突破口的可持續(xù)發(fā)展動力;另外一方面，隨著海外工程業(yè)務(wù)的發(fā)展，許多大的物流公司也逐步重視此類業(yè)務(wù)，墊資能力漸漸成為一個項目投標的必要條件，而非行業(yè)竟爭優(yōu)勢。表1湖南恒邦物流有限公司業(yè)務(wù)表業(yè)務(wù)類別具體內(nèi)容運輸相關(guān)業(yè)務(wù)海運進出口空運進出口內(nèi)陸運輸租船訂艙港口服務(wù)進出口相關(guān)業(yè)務(wù)保稅區(qū)物流轉(zhuǎn)口貿(mào)易進出口報關(guān)辦理進口許可墊付稅金出口退稅進出口貿(mào)易代理其他業(yè)務(wù)倉儲管理信用證融資湖南恒邦物流有限公司也具備自有倉庫、自有報關(guān)公司等物流資源，但是這些資源無法統(tǒng)籌規(guī)劃，由于阿米巴經(jīng)營的理念，這些事業(yè)單元都獨立核算，根本難以整合到一起形成競爭優(yōu)勢。針對于海外工程物流而言，除去成本之外客戶關(guān)注的核心能力主要包含特殊物資發(fā)運的可行性問題、普通物資發(fā)運的時效性問題和其他問題的應(yīng)急能力。這三項看起來內(nèi)容不多，但是從物流整個流程來看可以說包羅萬象。以國外清關(guān)環(huán)節(jié)為例，報關(guān)公司的資質(zhì)只是一個必要條件，但是涉及到的出口退稅解決能力、生活物資出口清關(guān)能力、回運物資進口清關(guān)解決、超期回運物資解決方案等問題的解決能力才是海外工程物流的核心能力。而湖南恒邦物流有限公司目前更多的是一些資源上機械的組合，主要是資質(zhì)上面的羅列，而物流行業(yè)的資質(zhì)并非業(yè)務(wù)核心能力，大部分可以通過分包解決。只有通過各個層面的軟實力將資金、倉庫、資質(zhì)、設(shè)施等這些資源加以整合方可形成競綜合爭優(yōu)勢，從而增加利潤率。湖南恒邦物流有限公司海外物流工程管理優(yōu)化設(shè)計優(yōu)化組織架構(gòu)合適的組織結(jié)構(gòu)除了可以有效協(xié)調(diào)組織內(nèi)成員的關(guān)系，還能更好協(xié)調(diào)組織間的關(guān)系；既能彰顯內(nèi)部環(huán)境的穩(wěn)定因素，又能動態(tài)反映外部環(huán)境變化的要求。而對于海外工程物流服務(wù)企業(yè)來說，決定一個組織是否卓有成效，并不是看這個組織的項目經(jīng)理多么優(yōu)秀，而是看普通的員工在這個組織能否憑借自己的努力做出優(yōu)異的成績。所以組織的內(nèi)部成員協(xié)調(diào)與配合尤其重要，而組織結(jié)構(gòu)有效則會提高組織的運營效率。由于海外工程物流的復雜性和特殊性，必須科學的完善標準作業(yè)流程，能夠清晰的執(zhí)行新的作業(yè)流程，則需要有完善的組織框架做支撐。因此，原有的以企業(yè)為中心的組織架構(gòu)無法適應(yīng)現(xiàn)在業(yè)務(wù)的需求，必須調(diào)整為以客戶為中心的新的組織架構(gòu)才能適應(yīng)海外工程物流的有效管理。圖4湖南恒邦物流有限公司組織結(jié)構(gòu)改進圖湖南恒邦物流有限公司可以模擬客戶的項目管理模式，將組織成員分為商務(wù)團隊和運營團隊，針對某個具體的項目再由兩個團隊抽調(diào)人員組成項目管理團隊。調(diào)整完新的組織架構(gòu)由“直線制”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸本€-職能制”，既能保證企業(yè)的管理體系有效集中，還能保證具體的業(yè)務(wù)過程中的專業(yè)素養(yǎng)。公司通過組織框架的調(diào)整，進行第一步物流管理模式的改進，這對于海外工程物流管理起到舉足輕重的作用：首先，有利于海外工程物流業(yè)務(wù)的發(fā)展，實現(xiàn)戰(zhàn)略的落實；其次，能夠有效的整合人才，釋放員工價值；再次，能夠便于完善海外工程物流的SOP，提高組織績效；最后，打通人才培養(yǎng)通道，支撐企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。改進的項目組織框架增加了項目安全顧問和職能部門，以解決工程物流過程中的各種安全隱患，打消客戶的施工安全顧慮，并且通過職能部門的專業(yè)財務(wù)知識，可以為客戶提供良好的退稅、收付匯等財務(wù)方案。完善公司內(nèi)部信息傳導工作根據(jù)目前情況，湖南恒邦物流有限公司可以強化企業(yè)與客戶共享的LIS系統(tǒng)，將企業(yè)內(nèi)的相關(guān)部門和客戶方相關(guān)部門有機聯(lián)系起來，使物流信息、貨物信息、貿(mào)易信息、相關(guān)費用，甚至每件貨物的型號、產(chǎn)地都可以即時共享。打破地域空間限制，滿足跨企業(yè)、跨部門、跨地域的辦公需求。圖5湖南恒邦物流有限公司信息系統(tǒng)共享圖共享的LIS信息系統(tǒng)能夠?qū)⒑虾惆钗锪饔邢薰九c客戶最大限度信息連接，從而降低溝通成本，提高與客戶的戰(zhàn)略合作層級；能夠降低文件管理成本，提高業(yè)務(wù)運營效率，將信息單線傳遞改進為信息共享，信息傳遞的鏈條大大縮短，降低了信息傳遞過程的錯誤率；能夠跨地域協(xié)作共享，實現(xiàn)信息價值最大化，支持文件協(xié)同管理，可避免信息滯后，由于上升為信息共享機制，湖南恒邦物流有限公司反饋及時，幫助客戶做出準確形勢判斷；還能夠掌控文件動態(tài)，實時把握業(yè)務(wù)進展，從集港、報關(guān)到海運、國外運輸，國外送貨等相關(guān)流程開始，LIS可以詳細記錄文件日志掌握文件動態(tài)，讓湖南恒邦物流有限公司和客戶實時掌控業(yè)務(wù)進程。擴展服務(wù)內(nèi)容湖南恒邦物流有限公司在海外項目物流運營過程中，根據(jù)客戶的實際業(yè)務(wù)痛點，需要拓展服務(wù)內(nèi)容，并強化資源管控以形成一種穩(wěn)定的服務(wù)項目，為海外工程客戶解決物流延伸出來的各種困難。（1）標準物資采購服務(wù)由于海外項目的總包方都是比較大的企業(yè)，他們對供應(yīng)商的考核極為嚴格，加上完善的財務(wù)制度，新的供應(yīng)商的加人往往需要很長一段時間。但是有些急需的物資，比如生活物資、防護物資、辦公用品等通用物資，品牌相同的話質(zhì)量都可以得到保障，如果在項目當?shù)剡M行嚴格的供應(yīng)商篩選之后才開始采購，可能會需要很長時間。湖南恒邦物流有限公司作為許多客戶的戰(zhàn)略合作伙伴，可以將服務(wù)延伸到代理采購，然后運輸?shù)巾椖康亍＿@種模式既解決了客戶的實際困難，又強化了客戶關(guān)系。（2）設(shè)備租賃服務(wù)此類設(shè)備主要包含運輸設(shè)備、吊裝設(shè)備以及工程設(shè)備。目前海外工程客戶如果需要類似設(shè)備，解決方法主要包括兩：:一是國內(nèi)發(fā)運暫時進口到項目地，用完返回國內(nèi)；二是就近項目地租賃其他中國項目承包商的設(shè)備。但是兩種方法都有弊端，第一種方法需要大量時間和成本，第二種方法一般不好協(xié)調(diào)雙方使用時間。而湖南恒邦物流有限公司可以充分利用國外資源和客戶的戰(zhàn)略合作關(guān)系，將設(shè)備租賃發(fā)展成基礎(chǔ)服務(wù)以滿足客戶的需求。（3）物資進出口代理服務(wù)在提供物流服務(wù)的主要項目地國家應(yīng)該注冊公司用于進出口貿(mào)易服務(wù)，除了及時服務(wù)客戶，還可以對于那些不能以總包方免稅進口的的施工類物資，物資提供進出口服務(wù)。在此服務(wù)模式下，由湖南恒邦物流有限公司向目的國海關(guān)交納進口稅金和辦理進口通關(guān)文件，并向項目所在國家稅務(wù)部門辦理稅務(wù)文件，以便項目進口的物資能夠合理抵扣銷售稅。這樣才能真正實現(xiàn)在海外工程物流環(huán)節(jié)提供“一站式”全程服務(wù)。通過這些業(yè)務(wù)上的延伸，湖南恒邦物流有限公司的服務(wù)模式以協(xié)同的機制為前提，從整個項目的全局出發(fā)，突破傳統(tǒng)的物流企業(yè)界限，將客戶關(guān)系由“合作-博弈”轉(zhuǎn)變?yōu)椤昂献?協(xié)同”的多贏層面。總結(jié)海外工程物流是一個系統(tǒng)工程，其管理模式區(qū)別與傳統(tǒng)物流，必須從整體和協(xié)同因素考慮制定物流方案方可達到客戶預(yù)期，同時對于物流企業(yè)來講，管理模式也必須與時俱進，以適應(yīng)企業(yè)不同發(fā)展階段的需求。本設(shè)計以湖南恒邦物流有限公司為例，通過分析湖南恒邦物流有限公司在海外工程物流管理方面存在的組織結(jié)構(gòu)僵化且管理成本高、信息協(xié)同落后、服務(wù)內(nèi)容缺乏有機結(jié)合問題，結(jié)合公司的實際情況，提出了調(diào)整組織結(jié)構(gòu)、改進信息協(xié)同方式、增值物流服務(wù)的優(yōu)化設(shè)計方案，能夠在一定程度上提升湖南恒邦物流有限公司的物流管理模式，也能夠幫助公司在激烈競爭的物流市場找到新的方向，形成良性穩(wěn)定的發(fā)展。

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