湖南嘉禾健康科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u20620282141嘉禾健康科技公司背景及概況 湖南嘉禾健康科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計1嘉禾健康科技公司背景及概況湖南嘉禾健康科技有限（簡稱嘉禾健康）公司是一個小型微利企業(yè)，公司注冊認繳資本為1000萬元人民幣。公司類型是自然人獨資有限公司，公司于2018年8月10日成立，公司主要人員有30人，企業(yè)現(xiàn)有總經(jīng)理兼法人代表人宋繼良，監(jiān)事劉紫竹，副經(jīng)理一位，有技術(shù)部，后勤部，財務(wù)部三個部門，每個部門各設(shè)計了一位主管。公司目前的主要經(jīng)營范圍有：亞健康干預(yù)技術(shù)、醫(yī)療器械技術(shù)的開發(fā)；二類醫(yī)療器械、計算機軟件、保健品的銷售；健康醫(yī)療產(chǎn)業(yè)項目的建設(shè)、管理、運營；健康養(yǎng)生咨詢（不含醫(yī)療診斷）；醫(yī)療器械技術(shù)咨詢、交流服務(wù)；醫(yī)療器械技術(shù)轉(zhuǎn)讓服務(wù)；醫(yī)療設(shè)備租賃服務(wù)；軟件技術(shù)服務(wù)；市場調(diào)研服務(wù)；商業(yè)信息咨詢；科技信息咨詢服務(wù)。公司地址位于長沙市雨花區(qū)韶山中路398號裕華名苑第四棟22層02號公司營業(yè)利潤主要來源于各地級衛(wèi)生院體檢收入。2嘉禾健康科技公司差旅費報銷現(xiàn)狀2.1嘉禾健康科技公司差旅費報銷制度現(xiàn)狀湖南嘉禾健康科技有限公司的差旅費管理有一部分的缺陷，由于我們公司是負責(zé)各醫(yī)院以及高校體檢工作，因此經(jīng)常不在同一城市，其中公司會產(chǎn)生很大一筆差旅費支出，因為公司只有一個會計，負責(zé)全公司的財務(wù)流程，對于差旅費問題把控不嚴，也沒有制定比較全面的差旅費報銷制度及流程。導(dǎo)致公司差旅費報銷制度沒有統(tǒng)一標準，員工在報銷差旅費時填寫差旅費報銷單，報銷單上簽名人比較多，公司報銷差旅費都是員工自己拿差旅費報銷單找自己的上級領(lǐng)導(dǎo)和法人簽字，其中法人由于經(jīng)常性不在公司，出差員工要報銷差旅費可能要等一段時間簽完字才能拿到差旅費報銷金額。公司會計并不負責(zé)差旅費簽字問題。2.2嘉禾健康科技公司近年差旅費報銷現(xiàn)狀及費用分析 湖南嘉禾健康科技有限公司在日常經(jīng)營活動中會產(chǎn)生一筆比較大的差旅費支出，常規(guī)差旅費金額支出的部分計入公司的管理費用-差旅費中，由于公司經(jīng)營規(guī)模較小因此費用支出進入管理費用統(tǒng)一管理，若員工出差過程中需要進行業(yè)務(wù)招待，金額較大則計入管理費用-招待費中，金額較小則計入管理費用-差旅費中。公司沒有比較全面的差旅費報銷制度以及規(guī)定，就是保留出差原始憑證和差旅費報銷單具體到會計審核并且報賬。公司的差旅費在具體報銷時只需要員工憑借支付憑證就可以據(jù)實報銷支付金額。具體差旅費報銷金額如表所示。表119-20年管理費用總額表項目2019年2020年管理費用136615.46元182563.12元表2各年差旅費報銷金額詳細表管理費用-差旅費詳細表項目2019年2020年住宿費53544.38元34293.66元餐費11550元18570元交通費9987元10225元合計75081.38元63088.66元上圖表是公司的管理費用-差旅費報銷表和管理費用總額表，圖中數(shù)據(jù)都分別是2019年、2020年公司的2年的管理費用、管理費用-差旅費各明細賬等財務(wù)數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)來看管理費用-差旅費在管理費用中的占比比較大，公司的管理費用-差旅費每年住宿費在差旅費中的占比最高，餐費在管理費用差旅費中的占比第二，交通費最低。差旅費的報銷金額對于管理費用的影響非常大，為了降低費用，提高利潤公司很有必要制定一套差旅費報銷制度的標準。3嘉禾健康科技公司差旅費報銷制度存在的問題3.1公司差旅費報銷制度不完善由于公司剛成立不久，各制度不夠完善，人員相對較少，而且公司前期處于虧損狀態(tài)，近期才開始盈利，并且財務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)不高，差旅費報銷制度不完善，導(dǎo)致員工在報銷差旅費時出現(xiàn)各種問題沒有及時解決。比如有些員工在出差的過程中忘拿原始憑證和發(fā)票或者不開票，也是因為公司沒有制定相對完善的差旅費報銷制度，讓員工并沒有這一種自覺。有些員工自覺性不強，沒有發(fā)票，只提供付款記錄，也要求報銷，他說多少就給報多少。3.2公司的原始憑證審核不嚴格公司沒有制定差旅費報銷限額，以至于公司員工出差會對取得的原始憑證沒有一定的要求，比如公司員工在出差時，開票會出現(xiàn)公司的稅號或者是公司名字填寫錯誤的情況，又或者公司員工會虛開發(fā)票或者是開假發(fā)票，然后拿著不合理，不合法的發(fā)票進行報銷，并且會計人員在審核發(fā)票的時候不檢查發(fā)票真假，不核對公司信息，導(dǎo)致這些不合理，不合法，不正確的原始憑證入賬，對公司的費用及利潤就會產(chǎn)生影響。3.3公司報銷手續(xù)不科學(xué)公司的出差的人員較多，出差人員根據(jù)原始憑證和支付憑證來填寫差旅費報銷單，差旅費報銷單要通過會計的審核簽字，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，法人簽字，因此報銷流程比較復(fù)雜。再加上法人經(jīng)常不在公司，公司上下大大小小的事物都要經(jīng)過法人的審核，才能予以執(zhí)行，所以這就增加了簽字的難度，如果出差人員填寫差旅費報銷單數(shù)據(jù)錯誤，最后又要重新簽字，所以這一系列的報銷流程就很不科學(xué)。并且拉長了報銷時間。3.4公司差旅費原始憑證的粘貼不規(guī)范公司的出差人員較多，并且報銷的原始憑證較多，沒有制定相應(yīng)的原始憑證粘貼標準，以至于粘貼的原始憑證都不統(tǒng)一，不美觀。還有就是公司的差旅費報銷單都是員工自己填寫，原始憑證都是員工自己進行粘貼，以至于大部分原始粘貼出來都比較難看，也不是很規(guī)范，沒有進行原始憑證的分類。因為原始憑證不規(guī)范還影響公司后面憑證的裝訂等工作。4嘉禾健康科技公司差旅費報銷優(yōu)化設(shè)計4.1完善差旅費報銷制度以及報銷標準差旅費費用的報銷標準是財務(wù)報銷制度的中心內(nèi)容，健的財務(wù)內(nèi)部報銷制度是整個公司運行的重中之重，針對湖南嘉禾健康科技有限公司目前對于差旅費不夠明確的問題，要盡量詳細差旅費的報銷標準問題，根據(jù)執(zhí)行過程中所呈現(xiàn)出來的問題，不斷改進，填補這方面的漏洞問題，使公司員工沒有空子可鉆，具體規(guī)定如下：4.1.1長途交通費表3湖南嘉禾健康科技有限公司交通費報銷標準交通工具/等級標準/職別火車輪船飛機出租車及其他交通工具總經(jīng)理及以上軟席普通客客艙二等經(jīng)濟艙核實報銷經(jīng)理及以上硬席普通客客艙三等經(jīng)濟艙核實報銷一般員工硬席普通客客艙三等經(jīng)濟艙核實報銷上述人員乘坐車船，飛機超標準部分自理。乘坐火車從晚八時至次日晨七時之間，在車上過夜6小時以上的，或連續(xù)乘火車超過12小時（含）者，可購?fù)P票鋪。4.1.2市內(nèi)交通費表4湖南嘉禾健康科技有限公司市內(nèi)交通費報銷交通工具公交車地鐵城軌出租車報銷限額10元20元25元30元以上憑票報銷市內(nèi)交通費，統(tǒng)一以每日限額補貼交通費。出差人員一般不得乘坐出租車，如果遇到特殊情況（帶有匯票，公章，印鑒及貴重物品）乘坐出租車的，在車票上注明起始地點，經(jīng)過批準，可以報銷。4.1.3住宿及餐食費員工在外出差分為兩種，一種為短期出差，一種為長期出差，目前公司規(guī)定是一周內(nèi)為短期出差，而超過一周則為長期出差，在短期內(nèi)的出差對于餐食費用的報銷高一點，而對于長期出差員工可以和飯店進行折扣，固定包餐，然后公司的餐費補助就少一點，多人出差性別相同的員工住一間，中途因病無法按時往返的員工超過的時間不予報銷，一切自費，所有費用憑票限額報銷，超過限額部分一切自費。如表所示：表5湖南嘉禾健康科技有限公司住宿費餐飲費報銷表住宿費（標準間）綜合補貼一線城市二線城市其他城市餐食費總經(jīng)理及以上600元/天根據(jù)票據(jù)報銷經(jīng)理及以上500元/天400元/天300元/天超過一周60元/天一周內(nèi)90元/天一般員工400元/天300元/天200元/天超過一周50元/天一周內(nèi)70元/天4.2加強原始憑證的審核針對以上稱述的湖南嘉禾健康科技有限公司存在拿著不合理，不合矩的原始憑證來報銷的問題，提出相應(yīng)的解決方案。發(fā)票可以掃描發(fā)票上的二維碼來辨別真?zhèn)?，會計人員應(yīng)該對自制的或者外來的原始憑證進行審核和辨別真假。也可以根據(jù)發(fā)票上的公司名稱在美團或大眾點評查詢信息看是否有虛開發(fā)票。根據(jù)國家的方針、法規(guī)和制度,從經(jīng)營和管理的具體情況出發(fā),按照力行節(jié)約、反對浪費、提高經(jīng)濟效益的原則審核經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成是否合理。原始憑證經(jīng)過審核,對于符合要求的原始憑證,應(yīng)按照規(guī)定及時辦理會計手續(xù);對業(yè)務(wù)真實但手續(xù)不完備的原始憑證,要退回經(jīng)辦人員補辦手續(xù);對不合法和不合理的原始憑證,會計人員有權(quán)拒絕接受,不予辦理會計手續(xù)。4.3簡化差旅費報銷流程首先，湖南嘉禾健康科技有限公司可以將傳統(tǒng)的紙張形式的轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)形式的，例如可以用的網(wǎng)絡(luò)形式有金蝶、用友、Excel等。員工可以直接在這些軟件直接填寫票據(jù)，而不用去領(lǐng)取紙質(zhì)憑證，然后也可以將差旅費報銷的審批流程三輪簡化成二輪來簡化費用報銷流程。比如：將原來的紙質(zhì)報銷單變?yōu)榫W(wǎng)上單據(jù)；紙質(zhì)單據(jù)的審批，簽字也可以在網(wǎng)上完成。這樣無論是員工提交單據(jù)，還是領(lǐng)導(dǎo)審批單據(jù)，都將沒有時間地點的限制，還可以減少人力浪費，節(jié)省時間。也可以控制辦工時間，提高工作效率。最后所有原始憑證都應(yīng)交至財務(wù)，通過審核的報銷單來進行報銷。具體報銷流程圖如圖6所示：網(wǎng)上填寫（申請借款單，報銷單，還款單）等）網(wǎng)上填寫（申請借款單，報銷單，還款單）等）部門負責(zé)人審批、簽字部門負責(zé)人審批、簽字財務(wù)部門審批、簽字財務(wù)部門審批、簽字財務(wù)辦理收支轉(zhuǎn)賬，付現(xiàn)等業(yè)務(wù)財務(wù)辦理收支轉(zhuǎn)賬，付現(xiàn)等業(yè)務(wù)圖6費用報銷流程圖4.4規(guī)范原始憑證粘貼單因為公司原因，所以要給員工制定一套相應(yīng)的粘貼原始憑證流程圖。（1）整理原始憑證，根據(jù)內(nèi)容、時間、城市來進行分類，例如餐費和餐費放一起，住宿費和住宿費放一起，一月的原始憑證和一月原始憑證的放一起，二月的原始憑證和二月的原始憑證放一起，市內(nèi)的和市內(nèi)的放在一起，市外的和市外的原始憑證放一起。（2）用原始憑證粘貼單，根據(jù)內(nèi)容進行粘貼，比如餐費的和餐費的原始憑證粘貼到一張粘貼單上，住宿費和住宿費粘貼到一張粘貼單上。根據(jù)時間順序進行等距粘貼，比如油票就可以一排粘4張。具體效果圖如下：圖7標準原始憑證粘貼單圖5設(shè)計總結(jié)經(jīng)過本人的實地考察和網(wǎng)上調(diào)查湖南嘉禾健康科技有限公司，經(jīng)過幾個月的實習(xí)終于把湖南嘉禾健康科技有限公司的差旅費制度和公司制度了解透徹了，然后經(jīng)過了十幾個不眠不休的夜晚，終于把湖南嘉禾健康科技有限公司的差旅費制度制定清晰完善了，如果我們公司能應(yīng)用這套差旅費標準的話，我相信應(yīng)該公司差旅費報銷制度會有