就三一重工案例-分析大企的企業(yè)管理與規(guī)劃

就三一重工案例分析大企的企業(yè)管理與規(guī)劃【企業(yè)簡介】三一重工是一家全球工程機械制造商50強、亞洲品牌500強、中國企業(yè)500強的企業(yè)，員工人數(shù)4萬左右，產(chǎn)品批量出口110多個國家與地區(qū)，2009年實現(xiàn)銷售額300億，2010達500億，目前正處于高速成長階段。作為一個國際化企業(yè)，三一重工正逐步實現(xiàn)企業(yè)信息化管理?！久媾R挑戰(zhàn)】機械制造行業(yè)是一個國家綜合國力的重要體現(xiàn)，是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的物質(zhì)基礎，伴隨經(jīng)濟全球化的漫延，我國機械制造業(yè)正處于歷史上難得的發(fā)展機遇期，開始直面龐大的內(nèi)需市場和更為開放的國際市場，并已獲得了持續(xù)六年的高速發(fā)展，也籍此逐步成為國際機械制造業(yè)的中心?，F(xiàn)在，諸多因素的出現(xiàn)都在預示著整個中國機械制造業(yè)的發(fā)展即將迎來一個拐點，處在發(fā)展關鍵時期的中國機械制造業(yè)，不能再沿襲原有的傳統(tǒng)思路。為轉變發(fā)展模式，實現(xiàn)信息化與工業(yè)化融合已是迫在眉睫。在SAP系統(tǒng)、GSP系統(tǒng)等大行其道之后，財務共享服務中心（FinanceSharedServiceCenter，簡稱FSSC）也開始進入機械制造業(yè)，為企業(yè)實現(xiàn)財務信息化、標準化、集中化提供高效益、低成本的管理模式。本文以擁有30多個海外子公司，在國內(nèi)建有5大產(chǎn)業(yè)園，業(yè)務范圍覆蓋150余國家的國內(nèi)機械制造龍頭企業(yè)三一重工為例，闡述其財務共享服務中心系統(tǒng)在組織規(guī)劃、流程設計、費用控制、制度優(yōu)化、商旅管理、商務卡應用等方面進行分析，為其他行業(yè)實施費用管控提供借鑒。作為一個國際化企業(yè)，三一重工正逐步實現(xiàn)企業(yè)信息化管理。目前三一雖已引進了如SAP系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、GSP系統(tǒng)，但在財務管控這一塊卻仍保留著傳統(tǒng)的處理方式，主要是手工操作：在費用報銷方面員工填寫紙質(zhì)報銷單、在費用控制方面主要由年度預算及資金計劃進行相關控制，整個報賬流程給各層領導和財務人員帶來很大的壓力，也降低了員工報賬的滿意度。實現(xiàn)有效的“費用控制”關鍵在于事前對業(yè)務費用的審批和把控，因此希望通過費用系統(tǒng)的上線承擔起原本不該由資金計劃承擔的“費用控制”功能，通過事前申請鎖定預算，實現(xiàn)真正意義上的事前費用控制目的，具體系統(tǒng)業(yè)務內(nèi)容如下：通過三一重工財務共享服務中心系統(tǒng)的引入，將公司財務管控在真正意義上實現(xiàn)制度化、信息化。首先，實現(xiàn)費用借支申請和報銷在工作流中完成，并與預算綁定；建立費用報銷平臺，員工差旅借支、報賬均在該系統(tǒng)中操作，并實現(xiàn)與SAP總帳系統(tǒng)和預算系統(tǒng)集成，達到預算控制目的；其次，建立票據(jù)影像中心，通過條碼掃描，將票據(jù)信息上傳到報銷系統(tǒng)，達到報銷票據(jù)E化目的；然后，實現(xiàn)與資金、網(wǎng)銀系統(tǒng)的集成，提高報帳效率和員工滿意度。所建系統(tǒng)完全按財務共享服務中心模式打造，通過報銷業(yè)務流程優(yōu)化，為公司建立先進、高效的費用報銷管理模式，并能夠適應企業(yè)多變的組織結構和國際化高速發(fā)展需求，以滿足公司未來發(fā)展。并通過項目實施，培養(yǎng)一批財務信息化管理人才，滿足公司持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。【解決方案】共享服務中心建設的具體內(nèi)容：在本案例中，按照共享服務中心理念規(guī)劃，并依據(jù)其流程將中心組織結構分為：影像管理室：負責費用涉及票據(jù)的收集、掃描、影像上傳、財務初核；財務審核室：負責費用的財務審核；財務稽核室：負責費用的財務復核；資金管理室：負責費用的支付結算。影像管理系統(tǒng)應用流程圖因財務共享服務中心系統(tǒng)的推進與實施將涉及到該集團幾乎所有員工，業(yè)務流程的實現(xiàn)和系統(tǒng)的實施具有較大的難度和工作量，因此項目分系統(tǒng)、分階段逐步進行實施建設，以規(guī)避新系統(tǒng)對現(xiàn)有模式帶來沖突的風險。（一）整體目標作為三一重工財務共享服務中心建設的切入點，項目涉及三個核心系統(tǒng)，整體目標如下：費用系統(tǒng)實現(xiàn)三一重工各項運營和管理費用事前的預算控制，事中的標準化、自動化流轉審批，事后的銀企直聯(lián)支付及自動生成財務憑證；實現(xiàn)原始票據(jù)電子化；實現(xiàn)自動分配并統(tǒng)計財務審核任務，為財務共享服務中心的建立奠定基礎。商旅系統(tǒng)配合三一重工商旅中心整合各類機票、酒店資源，提供在線比價預訂服務，結合費用系統(tǒng)逐步規(guī)范員工差旅行為，并為企業(yè)差旅政策的持續(xù)改進提供完善的數(shù)據(jù)參考。商務卡系統(tǒng)協(xié)同發(fā)卡銀行，獲取并管理商務卡交易數(shù)據(jù)，結合費用系統(tǒng)有效減少借款，降低集團財務成本，并為三一重工費用內(nèi)控和監(jiān)督提供有效工具。項目實施分三個階段逐步完成：（二）整體流程整體業(yè)務著力于包含主營項目機械制造在內(nèi)的所有集團業(yè)務部門，以實現(xiàn)費用控制為核心，流程力求完備、細化、條理清晰，人員上共涉及到員工、費用專干、業(yè)務領導、財務會計、資金會計、費用記賬、財務出納、付款記賬8類角色。時間上涉及初期作為費用指標的預算，事前作為控制關鍵的費用申請，事后作為業(yè)務主體的費用報銷這三個階段。各級別人員分別完成各自環(huán)節(jié)。員工：費用申請、借款、網(wǎng)上提單、打印、粘貼票據(jù)；票據(jù)員：掃描接收、分類下發(fā)；初核會計：審核票據(jù)、掃描入庫；領導：在線審批；審核會計：單據(jù)復核、SAP記賬、打印憑證；出納：銀行支付。費用部分第一步：員工在網(wǎng)上提交費用申請單（含借款），待單據(jù)審批完成后，出納會按照所提供的收款方式付款到該賬戶。第二步：需報銷的業(yè)務發(fā)生后，員工在網(wǎng)上提交電子報銷單后，打印帶條碼的報銷單封面，和原始票據(jù)一起粘貼在A4紙上，橫向投遞至已設立的票據(jù)箱。第三步：財務部票據(jù)員將每天收到的單據(jù)掃描條碼確認接收。接收后按部門進行分類，并將分類后的部門單據(jù)下發(fā)至財務初核會計。第四步：財務初核會計對單據(jù)進行審核，辨別票據(jù)真?zhèn)危袛嗥睋?jù)粘貼是否符合要求，判斷業(yè)務結合財務制度是否需要特批，審核完畢后將票據(jù)掃描至影像庫。第五步：員工提單后，各級領導在非系統(tǒng)中進行業(yè)務審批，涉及分攤的業(yè)務由分攤部門領導進行業(yè)務會簽審批。第六步：由審核會計審核報賬業(yè)務是否符合財務制度，復核會計進行復核。第七步：待單據(jù)電子狀態(tài)到達出納時，出納審批后進行支付。出納付款后單據(jù)電子狀態(tài)到達記賬會計時，系統(tǒng)自動將單據(jù)信息導入SAP進行賬務處理，審核會計將復核無誤的憑證以及調(diào)整后的報銷單封面及時傳遞至初核會計處跟原始單據(jù)合并，裝訂歸檔。通過該流程，將紙質(zhì)手寫的結算申請單、報銷單轉變成數(shù)據(jù)流在線單據(jù)，并在此基礎上實現(xiàn)領導線下審批到系統(tǒng)在線審批的轉變。同時從財務現(xiàn)場付款提升到了銀企直連自動劃轉。商旅部分商旅平臺兼顧三一現(xiàn)有商旅資源，包括互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺、傳統(tǒng)區(qū)域旅行社、航空公司、連鎖酒店等，同時考慮未來其他自談商旅資源的接入。實現(xiàn)商旅供應商統(tǒng)一發(fā)布商旅信息；員工統(tǒng)一查詢競價后的機票酒店信息，擇優(yōu)選擇預定；商旅中心專員對訂單進行跟進和處理；事后員工報銷關聯(lián)機票酒店訂單，商旅中心結算專員定期進行訂單匯總，和供應商進行定期結算。三一通過以上方式，整合商旅資源，降低商旅成本，規(guī)范員工商旅行為，為商旅政策的制定和優(yōu)化提供系統(tǒng)支持和數(shù)據(jù)支撐，整體流程如下：商務卡部分集團通過接入銀行商務卡業(yè)務，為員工辦理由個人承債的聯(lián)名商務卡，并為商務卡系統(tǒng)定期提供交易記錄；員工因公消費后，在商務卡系統(tǒng)中對交易記錄進行分拆、分檢、審核等操作后，直接把處理結果轉成報銷單進行提交，再經(jīng)業(yè)務審批，財務審核后，出納直接替員工進行還款。從而大幅減少集團預支款項，有效避免員工借資行為，提高了員工滿意度，節(jié)約了集團費用成本。整體流程如下（三）核心功能在上述流程中，我們可以發(fā)現(xiàn)，將紙質(zhì)手寫的結算申請單、報銷單轉變成數(shù)據(jù)流在線單據(jù)是整個流程乃至共享服務中心系統(tǒng)得以實現(xiàn)的關鍵。而這部分功能的實現(xiàn)得益于系統(tǒng)核心功能，即票據(jù)影像流轉。票據(jù)影象流轉步驟如下：填單：員工通過系統(tǒng)在線填報銷單。投遞：員工打印系統(tǒng)提交單據(jù)，把原始票據(jù)黏貼到A4紙上，并附上其他附件，投遞到部署在各處的任一票據(jù)箱中。收集：財務票據(jù)員定時從票據(jù)箱收取員工投遞票據(jù)，同時按業(yè)務性質(zhì)將其進行專業(yè)分組。掃描：掃描員將分組后的單據(jù)進行掃描，掃描系統(tǒng)根據(jù)條碼將掃描圖片自動分組，并按條碼所代表數(shù)字一一命名。上傳：掃描后，掃描員將圖片上傳至影像服務器，系統(tǒng)根據(jù)條碼數(shù)字進行校驗，如果系統(tǒng)中校驗無誤，則允許上傳。上傳成功后，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務領導審批情況將單據(jù)分配至任務列表。審核：財務根據(jù)集團財務借款報賬制度進行單據(jù)的審核和金額的調(diào)整。歸檔：審核完成后，導入帳務系統(tǒng)進行帳務處理并最終完成會計憑證制作及歸檔。以票據(jù)影像流轉步驟而言，過程已相當完善，但票據(jù)的收取，員工粘貼票據(jù)是否符合要求及票據(jù)的真?zhèn)卧谝欢ǔ潭壬蠒璧K共享服務中心的運轉，減緩財務人員的工作效率。為確保票據(jù)流轉環(huán)節(jié)的順利進行，根據(jù)三一重工的上下班時間及財務人員工作安排，對票據(jù)環(huán)節(jié)實施了以下三個措施：1、初核會計每天輪流收取票據(jù)，從票據(jù)箱中取出票據(jù)同時在票據(jù)箱記錄本上簽收。（票據(jù)收取時間：工作日定點收集票據(jù)使用專用票據(jù)收集袋），收回票據(jù)后在辦公室分遣臺將票據(jù)按部門分類，分派給對應的初核會計。2、檢查票據(jù)粘貼是否符合影像掃描要求，如果票據(jù)粘貼不符合影像要求，聯(lián)系經(jīng)辦人將票據(jù)取回重新粘貼。3、辨別票據(jù)真?zhèn)?，如果發(fā)票不符合報銷要求，在審批意見中詳細說明發(fā)票不合規(guī)原因及相應扣減金額。【企業(yè)收益】系統(tǒng)上線前后業(yè)務比對分析共享服務中心費用控制分析三一重工此前的借款報銷流程是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)填單，經(jīng)各級領導簽字審批，提交財務審核記賬，最后由出納付款，整個過程缺少費用的事前管控，因此難以實現(xiàn)有效的費用控制。在傳統(tǒng)的借款報銷過程中，資金計劃作為最后付款環(huán)節(jié)的支付基準，兼顧起了“費用控制”和“資金籌措”的雙重功能。三一重工業(yè)務上的資金計劃是通過預算來確定每月資金計劃，在每月月初費用專干根據(jù)月度預算來確定月資金計劃。而在本月，每周資金計劃的來源一是月度預算總額，是費用專干會搜集每周發(fā)生的費用來形成本周的資金計劃，那么費用的將要發(fā)生是周資金計劃的來源，周資金計劃通過累計發(fā)生形成月資金計劃?？梢姡Y金計劃一是來自于預算，二是來自于員工申請的將要發(fā)生的費用申請。但資金計劃在時間上受到月、周的期間限制，其事前費用控制的作用相對也會受到一定程度的局限，其中月資金計劃起到了一定程度的事前費用控制作用，但周資金計劃更多的屬于事后控制，難以達到靈活且真實的事前費用控制目的。財務共享服務中心是充分利用信息技術將各企業(yè)分支機構各部門“分散式”的、重復性的職能業(yè)務整合到共享中心進行處理的機構。在上線系統(tǒng)中實現(xiàn)業(yè)務循環(huán)