旭輝集團(tuán)工程及材料設(shè)備采購管理流程

旭輝集團(tuán)工程及材料設(shè)備采購管理流程一、制定目的及范圍為提升旭輝集團(tuán)在工程及材料設(shè)備采購方面的管理水平，確保采購流程的高效性與規(guī)范性，特制定本管理流程。該流程適用于所有工程項(xiàng)目的材料及設(shè)備采購，涵蓋從需求確認(rèn)到驗(yàn)收入庫的全過程，旨在優(yōu)化資源配置，降低采購成本，提高采購效率。二、采購原則采購工作應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保采購過程透明。2.質(zhì)量優(yōu)先，價(jià)格合理，綜合評估供應(yīng)商的資質(zhì)與信譽(yù)。3.所有采購活動(dòng)必須遵循公司預(yù)算，確保資金使用的合理性。4.各部門應(yīng)明確采購責(zé)任，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.需求確認(rèn)各項(xiàng)目部門需根據(jù)工程進(jìn)度及材料需求，提前制定采購計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)包括所需材料的規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算，并提交至采購部門進(jìn)行審核。采購部門需對需求進(jìn)行合理性評估，確保符合公司整體戰(zhàn)略。2.采購申請?jiān)谛枨蟠_認(rèn)后，項(xiàng)目部門填寫“采購申請單”，并附上相關(guān)預(yù)算及需求說明。申請單需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保采購的必要性與合規(guī)性。3.審批流程采購申請單提交后，采購部門進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請的合理性與合規(guī)性。審核通過后，申請單將逐級上報(bào)至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，最終由公司高層進(jìn)行審批。審批過程中，若發(fā)現(xiàn)問題，需及時(shí)反饋并進(jìn)行調(diào)整。4.供應(yīng)商選擇在獲得審批后，采購部門需進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商。應(yīng)至少邀請三家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，確保價(jià)格的競爭性。采購部門需對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)及過往業(yè)績進(jìn)行評估，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足項(xiàng)目需求。5.詢價(jià)與比價(jià)采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)。收到報(bào)價(jià)后，采購部門需對報(bào)價(jià)進(jìn)行整理與分析，比較各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量及交貨期，形成比價(jià)報(bào)告。6.合同簽署在確定最終供應(yīng)商后，采購部門與其進(jìn)行合同談判，明確采購條款、交貨時(shí)間、付款方式及售后服務(wù)等內(nèi)容。合同簽署后，需將合同文本存檔，以備后續(xù)查閱。7.采購實(shí)施合同簽署后，采購部門下達(dá)采購訂單，供應(yīng)商根據(jù)訂單要求進(jìn)行生產(chǎn)與發(fā)貨。采購部門需與供應(yīng)商保持溝通，確保材料按時(shí)到達(dá)。8.驗(yàn)收與入庫材料到達(dá)后，項(xiàng)目部門需對其進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量及規(guī)格是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，相關(guān)人員需填寫“驗(yàn)收單”，并將材料入庫。若發(fā)現(xiàn)問題，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。9.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購部門需根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。付款后，相關(guān)人員需將采購單、驗(yàn)收單及發(fā)票整理歸檔，以備財(cái)務(wù)審核與報(bào)銷。四、備案與存檔所有采購活動(dòng)結(jié)束后，采購部門需將相關(guān)文件進(jìn)行整理，包括采購申請單、合同、驗(yàn)收單及付款憑證等，確保資料的完整性與可追溯性。所有文件需存檔備查，以便后續(xù)審計(jì)與評估。五、采購紀(jì)律與監(jiān)督采購人員需遵循職業(yè)道德，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂或回扣。公司應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，確保采購流程的合規(guī)性與透明度。對違反采購紀(jì)律的人員，需依法依規(guī)進(jìn)行處理。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制在采購流程實(shí)施過程中，需建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)各部門對采購流程提出意見與建議。采購部門應(yīng)定期對流程進(jìn)行評估與優(yōu)化，確保其適應(yīng)公司發(fā)展的需要。通過不斷改進(jìn)，提升采購效率與質(zhì)量，確保公司在市場競爭中的優(yōu)勢。七、總結(jié)旭輝集團(tuán)的工程及材料設(shè)備采購管理流程，旨在通過規(guī)范