吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1吉林龍德醫(yī)藥有限公司基本情況 吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1吉林龍德醫(yī)藥有限公司基本情況吉林龍德醫(yī)藥有限公司注冊(cè)于1999年01月22日，位于長(zhǎng)春市經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)常德路專用車產(chǎn)業(yè)園,注冊(cè)資本為200萬，法定代表人是劉亞芝，屬于小規(guī)模企業(yè)。該公司是一家醫(yī)藥中間體公司，主要經(jīng)營(yíng)中成藥、化學(xué)藥制劑、抗生素、醫(yī)療器械、消殺品、保健品、預(yù)包裝食品、日用品、化妝品、保健用品銷售。下圖為公司部門結(jié)構(gòu)：圖1吉林龍德醫(yī)藥有限公司部門結(jié)構(gòu)圖醫(yī)藥中間體利潤(rùn)率較低，必須不斷研制發(fā)明新產(chǎn)品或不斷改進(jìn)生產(chǎn)工藝，才能保持較高的生產(chǎn)利潤(rùn)，公司自注冊(cè)以來不斷改進(jìn)自身生產(chǎn)革新，逐漸發(fā)展壯大，但隨著公司不斷發(fā)展，人員和業(yè)務(wù)額的不斷增長(zhǎng)，管理費(fèi)用的支出也存在日益增加的趨勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)盈利的持續(xù)增長(zhǎng)，管理費(fèi)用的控制便成了整個(gè)公司管理工作的重中之重。2吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀分析管理費(fèi)用是企業(yè)行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而發(fā)生的各種費(fèi)用，在公司發(fā)展中扮演著重要角色。如果管理費(fèi)用控制出現(xiàn)問題，會(huì)嚴(yán)重妨礙公司發(fā)展進(jìn)程，而要想找出公司目前所面臨的管理費(fèi)用控制問題就必須先了解公司現(xiàn)狀，下面是吉林龍德醫(yī)藥有限公司的現(xiàn)狀分析。2.1吉林龍德醫(yī)藥有限公司主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和管理費(fèi)用走勢(shì)圖2龍德藥業(yè)公司近三年主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和管理費(fèi)用單位：萬元從圖2可以看出，該公司主營(yíng)業(yè)務(wù)收入三年來呈下降趨勢(shì)，而管理費(fèi)用不但沒有明顯下降，還深受物價(jià)上漲、工資提高、員工浪費(fèi)行為等綜合因素影響。2020年管理費(fèi)用比2019年明顯上升，管理費(fèi)用占主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的比例從2019年的35%上升到2020年的41.1%。2019年龍德醫(yī)藥有限公司主營(yíng)業(yè)務(wù)收入較2018年收入有所下降，但管理費(fèi)用支出方面也明顯下降，說明公司2018-2019年對(duì)管理費(fèi)用的控制在合理范疇，但2020年管理費(fèi)用支出大大增多，主營(yíng)業(yè)務(wù)收入?yún)s沒有任何好轉(zhuǎn)，這側(cè)面反映了公司內(nèi)部的管理費(fèi)用控制制度出現(xiàn)諸多問題。2.2吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用明細(xì)表1吉林龍德醫(yī)藥有限公司2020年管理費(fèi)用明細(xì)表單位：元項(xiàng)目支出占比工資1007687.535.05%辦公費(fèi)1109753.86%差旅費(fèi)565512.519.67%水電費(fèi)27312.50.95%其他1163512.540.47%合計(jì)2875000100%湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)由表1可以看出在吉林龍德醫(yī)藥有限公司的管理費(fèi)用支出中，占大比例的明細(xì)科目工資支出占35.05%、差旅費(fèi)支出占19.67%。而占小比例的明細(xì)科目辦公費(fèi)支出占3.86%，水電費(fèi)支出占0.95%。表2吉林龍德醫(yī)藥有限公司2018-2020年差旅費(fèi)預(yù)算和實(shí)際支出對(duì)比單位：萬元年份預(yù)算資金總額實(shí)際支出年計(jì)劃超額2018年4852.54.52019年5054.74.72020年5156.65.6由表2可看出公司差旅費(fèi)2018-2020年全年預(yù)算年計(jì)劃超額為4.5萬、4.7萬、5.6萬，且超支部分呈現(xiàn)遞增趨勢(shì)。表3吉林龍德醫(yī)藥有限公司辦公費(fèi)2018-2020年計(jì)劃和實(shí)際支出單位：萬元年份計(jì)劃支出實(shí)際支出超支數(shù)額2018年6712019年6932020年711.14.1由表3可看出公司辦公費(fèi)2018-2020年實(shí)際支出大于計(jì)劃支出且超額部分逐年上漲。從以上3個(gè)圖表來看吉林龍德醫(yī)藥有限公司出現(xiàn)這種狀況的因素有：公司發(fā)展過程中領(lǐng)導(dǎo)層在對(duì)管理費(fèi)用一些項(xiàng)目的決策存在誤區(qū)，并且該公司招募員工時(shí)對(duì)員工要求不高，也沒有安排相應(yīng)的培訓(xùn)課程，有些員工自我管理意識(shí)薄弱，從而出現(xiàn)了不必要的資源浪費(fèi)，使得管理費(fèi)用增多。2.3吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀吉林龍德醫(yī)藥有限公司設(shè)有財(cái)務(wù)部、銷售部、生產(chǎn)部和行政部四個(gè)部門，這些部門由兩位股東分別擔(dān)任負(fù)責(zé)人，所有重要決定均由兩位股東商議后做出決策。針對(duì)管理費(fèi)用的支出，公司做出了一系列制度方案，公司對(duì)于所有費(fèi)用支出制定了制度規(guī)章，其中差旅費(fèi)報(bào)銷和辦公用品采購的規(guī)章較為簡(jiǎn)略不夠全面，只規(guī)定了差旅費(fèi)的簡(jiǎn)單報(bào)銷規(guī)章，辦公用品采購也沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?。該公司的?cái)務(wù)部門只設(shè)有出納和會(huì)計(jì)兩個(gè)分部，出納一人和會(huì)計(jì)兩人，使用的核算方式也較為簡(jiǎn)單，故在進(jìn)行管理費(fèi)用核算時(shí)或多或少會(huì)出現(xiàn)因核算方法簡(jiǎn)單而產(chǎn)生不必要的財(cái)產(chǎn)損失。公司在招聘員工往往只關(guān)注員工的職業(yè)素養(yǎng)而忽略員工本身的行為素質(zhì)，公司部分員工素質(zhì)不高。3吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度存在的問題對(duì)吉林龍德醫(yī)藥有限公司進(jìn)行現(xiàn)狀分析后，我們不難發(fā)現(xiàn)該公司的管理費(fèi)用控制制度存在許多問題和漏洞，為更好的幫助公司優(yōu)化管理費(fèi)用控制制度，下面先來逐個(gè)分析問題。3.1差旅費(fèi)管理制度不完善由表2看出龍德醫(yī)藥差旅費(fèi)2018-2020年全年預(yù)算年計(jì)劃超額為4.5萬、4.7萬、5.6萬。超支部分呈現(xiàn)遞增趨勢(shì)。2020年差旅費(fèi)支出為565512.5元，占管理費(fèi)用支出總費(fèi)用的19.67%。作為非日常支出明細(xì)賬目占比較高，這反映了公司諸多問題。龍德醫(yī)藥在制定差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度時(shí)，借鑒了其他小規(guī)模企業(yè)的規(guī)定，公司體系不成熟，以至于在制定規(guī)章時(shí)多有缺漏：第一，公司沒有對(duì)差旅費(fèi)相關(guān)制度做出明確規(guī)定，例如：不同職位員工在出差時(shí)住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)未分明；員工出差時(shí)去往不同地區(qū)所乘交通報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不明確；員工出差時(shí)伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)不明確。第二，公司報(bào)銷管理制度不完善，公司的財(cái)務(wù)人員較少，且對(duì)違規(guī)報(bào)銷的現(xiàn)象不夠重視。出差時(shí)，有些職工會(huì)讓商家開出虛假發(fā)票，如將伙食費(fèi)增加到住宿費(fèi)等方式來增加報(bào)銷單上的金額。這些鉆財(cái)務(wù)漏洞的方式讓財(cái)務(wù)部門難以辨別，導(dǎo)致差旅費(fèi)報(bào)銷金額增加。3.2辦公費(fèi)管理存在漏洞2018年吉林龍德醫(yī)藥有限公司辦公費(fèi)支出為110975元，占管理費(fèi)用總支出的3.86%，這個(gè)信息側(cè)面透露出公司內(nèi)部的一些問題。通過表3可以得知吉林龍德醫(yī)藥有限公司2018-2020年辦公費(fèi)逐年增加，不難看出公司員工在辦公用品采購等方面存在漏洞。第一，員工在購買辦公用品時(shí)沒有貨比三家，也沒有重視物品質(zhì)量，以致辦公用品損壞速度快，經(jīng)常需要維修或換新，如此惡劣循環(huán)更加劇了辦公費(fèi)的增長(zhǎng)；第二，部分參與采購的員工借機(jī)占公司便宜，聯(lián)合商家以次充好，從中賺取差價(jià)，辦公用品質(zhì)量不好使用壽命也就短暫；第三，有些員工在使用辦公用品時(shí)不注意保護(hù)，如沒有合理使用打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等，這加速了辦公用品的損傷進(jìn)程；第四，部分員工對(duì)于易消耗物品不珍惜，如材料紙、筆等，多次重復(fù)領(lǐng)用，增加了費(fèi)用支出。3.3缺乏完善的管理費(fèi)用核算體系由于該公司財(cái)務(wù)部門僅有三人且目前使用的管理費(fèi)用核算方法比較簡(jiǎn)單，故吉林龍德醫(yī)藥有限公司在管理費(fèi)用的核算工作上存在很大問題。吉林龍德醫(yī)藥有限公司費(fèi)用的核算方法存在低估籌資成本、高估投資收益的現(xiàn)象，有時(shí)會(huì)發(fā)生生產(chǎn)部門和管理費(fèi)用的成本支出界限不清的問題，由于企業(yè)消耗的材料費(fèi)用以及相關(guān)工作人員的薪資是分期計(jì)入管理費(fèi)用的，現(xiàn)行的管理費(fèi)用核算方法不能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和計(jì)算，從而會(huì)產(chǎn)生不必要的風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)產(chǎn)損失，進(jìn)而降低企業(yè)管理費(fèi)用控制工作的工作質(zhì)量及工作效率。3.4員工自我管控意識(shí)薄弱龍德醫(yī)藥2020年水電費(fèi)、辦公費(fèi)以及修理費(fèi)支出分別為27312.5元、110975元和20125元，這些較大的費(fèi)用支出側(cè)面反映了龍德醫(yī)藥的員工存在不節(jié)約的現(xiàn)象。員工出現(xiàn)浪費(fèi)水電費(fèi)，占公司小便宜現(xiàn)象的根本原因是員工自我管理意識(shí)薄弱、素質(zhì)不高且缺乏對(duì)公司的歸屬感，從而對(duì)待公司事務(wù)不上心，只關(guān)注個(gè)人利益而忽視集體利益，嚴(yán)重缺失集體榮譽(yù)感，在面對(duì)狀況時(shí)總以自身為優(yōu)先。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層也不重視這種現(xiàn)象，沒有安排培訓(xùn)或講座提高員工的自我管控意識(shí)和對(duì)公司的歸屬感。要知道，團(tuán)結(jié)才是力量，要想經(jīng)營(yíng)好一家企業(yè)、要想公司持續(xù)發(fā)展、要想公司做大做好，公司各崗位，各員工的合作必不可少，所以加強(qiáng)員工的自我管控意識(shí)和對(duì)公司的歸屬感是當(dāng)務(wù)之急。4吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)管理費(fèi)用控制制度的優(yōu)化不僅能提高企業(yè)整體運(yùn)行效率；還能增加企業(yè)盈利能力；完善企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理。分析完吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度存在的問題后，我將對(duì)該公司的管理費(fèi)用控制制度的對(duì)應(yīng)問題逐一提出優(yōu)化設(shè)計(jì)方案。4.1差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化針對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷制度不完善的情況，可以采取以下優(yōu)化措施。（1）制定嚴(yán)格的報(bào)銷制度，明確差旅費(fèi)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。表4住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元地區(qū)職位經(jīng)濟(jì)特區(qū)直轄市省會(huì)城市縣級(jí)市總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷部門經(jīng)理550450350200普通員工300300300200公司員工出差住宿時(shí)，按地區(qū)和職位不同，嚴(yán)格按照表4住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。表5一日伙食費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元地區(qū)職位經(jīng)濟(jì)特區(qū)直轄市省會(huì)城市縣級(jí)市總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷部門經(jīng)理150150120100普通員工12012010080公司員工出差時(shí)，按地區(qū)職位不同，遵循伙食報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，不鋪張浪費(fèi)。表6交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元交通工具職位飛機(jī)火車高鐵汽車總經(jīng)理商務(wù)艙商務(wù)艙軟臥實(shí)際報(bào)銷部門經(jīng)理經(jīng)濟(jì)艙二等座軟臥實(shí)際報(bào)銷普通員工需申請(qǐng)二等座軟臥實(shí)際報(bào)銷出差時(shí)，普通員工需搭乘飛機(jī)出行的需先向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，申請(qǐng)通過后搭乘經(jīng)濟(jì)艙出行。（2）出差人員在外出差時(shí)需要延期或者提前返回公司時(shí)需要提前進(jìn)行說明，并經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核同意之后，才能核實(shí)報(bào)銷；（3）加強(qiáng)審核，對(duì)報(bào)銷差旅費(fèi)的員工上交的證明發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行審核；（4）建立懲罰制度，對(duì)于上報(bào)虛假信息的員工以及包庇他的人進(jìn)行罰款并扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金。4.2建立完善的辦公費(fèi)管理控制制度為減少辦公費(fèi)的損失，管理制度可優(yōu)化以下幾點(diǎn)：（1）明確辦公用品購買的規(guī)格和品質(zhì)，員工采購辦公用品時(shí)必需確認(rèn)物品是否符合公司要求標(biāo)準(zhǔn)，不符合的不予以報(bào)銷，如下圖：投入使用符合標(biāo)準(zhǔn)制定辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)部審核是否符合標(biāo)準(zhǔn)投入使用符合標(biāo)準(zhǔn)制定辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)部審核是否符合標(biāo)準(zhǔn)不予以報(bào)銷，要求員工重新購買不予以報(bào)銷，要求員工重新購買員工按標(biāo)準(zhǔn)購買不符合標(biāo)準(zhǔn)“貨比三家”確定最終商家員工按標(biāo)準(zhǔn)購買不符合標(biāo)準(zhǔn)“貨比三家”確定最終商家圖3吉林龍德醫(yī)藥有限公司辦公用品采購優(yōu)化流程圖（2）員工相互監(jiān)督，如他人有蓄意破壞公共用品的行為可以向領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行檢舉揭發(fā)，予以現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)；（3）易損壞物品加強(qiáng)保管，如計(jì)算器，打印機(jī)用完后記得關(guān)閉，不要持續(xù)通電以致物品壽命減少；（4）加強(qiáng)員工的節(jié)約意識(shí)，對(duì)于易消耗物品如紙，筆節(jié)省使用。4.3完善企業(yè)管理費(fèi)用核算方式為完善企業(yè)核算方式，以下方法可以作為參考：（1）企業(yè)投資活動(dòng)直接相關(guān)聯(lián)的諸如評(píng)估、審計(jì)、咨詢費(fèi)等費(fèi)用可以計(jì)入投資收益或者單獨(dú)以投資支出項(xiàng)目進(jìn)行核算，而不用通過管理費(fèi)用核算；（2）保證核算工作的獨(dú)立性；（3）相關(guān)的工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的管理費(fèi)用核算方式；（4）可以采用作業(yè)成本法等方法進(jìn)行核算，將生產(chǎn)部門和管理部門劃清界限，相關(guān)的費(fèi)用單獨(dú)核算，減少核算工作中不必要的風(fēng)險(xiǎn)和損失。企業(yè)管理費(fèi)用核算的完善能從根本上提高企業(yè)管理費(fèi)用控制工作的工作質(zhì)量和工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)發(fā)展壯大。4.4加強(qiáng)員工自我管控意識(shí)員工自我管控意識(shí)薄弱的根本原因是素質(zhì)不高，對(duì)公司沒有歸屬感，管理層應(yīng)該重視員工素質(zhì)的培養(yǎng)，以下方法可以借鑒：（1）設(shè)置獎(jiǎng)罰機(jī)制，員工之間相互監(jiān)督，損壞公物者罰款、檢舉揭發(fā)者獎(jiǎng)勵(lì)；（2）管理層召開會(huì)議時(shí)多強(qiáng)調(diào)管控意識(shí)，讓員工意識(shí)到自我管理的重要性，提高其責(zé)任心；（3）請(qǐng)專門的培訓(xùn)公司，通過講座、培訓(xùn)的方式加強(qiáng)員工自我管理、責(zé)任心和團(tuán)隊(duì)凝聚力。5總結(jié)企業(yè)管理費(fèi)用是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的支出，是期間費(fèi)用的重要組成部分。通過對(duì)吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費(fèi)用控制制度的分析，我發(fā)現(xiàn)該公司存在廣告費(fèi)用過高、差旅費(fèi)管理制度不完善、辦公費(fèi)管理存在漏洞、缺乏完善的管理費(fèi)用核算體系、員工自我管控意識(shí)薄弱等問題。針對(duì)這些問題，我為吉林龍德醫(yī)藥有限公司關(guān)于管理費(fèi)用控制制定優(yōu)化提出了具體措施：減少廣告費(fèi)用的投入、差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化、建立完善的辦公用品采購制度、完善企業(yè)