內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u131571內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司簡介 內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司簡介內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司位于內(nèi)蒙古興安盟烏蘭浩特市產(chǎn)業(yè)示范園區(qū)，成立于2013年02月16日，注冊(cè)資本500萬人民幣，在內(nèi)蒙古興安盟注冊(cè)成立。通過公司數(shù)年的不斷努力，公司擁有了良好的倉儲(chǔ)和庫存糧食、還有健全的烘干和收購業(yè)務(wù)。公司主營業(yè)務(wù)為一般的糧食收購、烘干糧儲(chǔ)備與糧油運(yùn)輸，公司擁有專業(yè)的技術(shù)人員和專業(yè)的財(cái)務(wù)技術(shù)人員，在本地糧食行業(yè)市場(chǎng)份額占比較大，該公司也在不斷的發(fā)展與進(jìn)步中，現(xiàn)處于穩(wěn)步發(fā)展的階段，而且在其他玉米、大豆等糧食主產(chǎn)區(qū)都開設(shè)有分部門，現(xiàn)在階段公司領(lǐng)導(dǎo)組織技能學(xué)習(xí)與產(chǎn)地勘查，鼓勵(lì)員工去各地的糧油行業(yè)進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)，前段時(shí)間也組織員去其他糧食主產(chǎn)地學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)與制度模式，為了促進(jìn)公司更好的發(fā)展。公司大力培育管理型人才與技術(shù)人才，在團(tuán)隊(duì)的帶領(lǐng)以及團(tuán)隊(duì)員工的努力下公司也有了更好的業(yè)績與收購模式，公司正在為下一階段發(fā)展做準(zhǔn)備。2內(nèi)蒙古盛世糧油貿(mào)易有限公司員工借支管理中存在的問題2.1借支審批流程過度冗雜在借支審批手續(xù)中，過度繁瑣冗雜，由于會(huì)計(jì)人員專業(yè)基礎(chǔ)差，單據(jù)內(nèi)容模糊不清，導(dǎo)致每筆數(shù)字金額都要向有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)重審，增加部門領(lǐng)導(dǎo)工作量，導(dǎo)致部門經(jīng)理事務(wù)繁瑣，工作效率低，處理瑣碎事項(xiàng)多。公司員工在借款過程中必按照規(guī)定，由借款員工填寫《借款單》后。寫明借款借款金額、借款原因，其中數(shù)字金額填寫按照已有規(guī)范要完全一致，不得涂改勾畫。但是該公司借款員工在借款過程中沒有寫明該項(xiàng)事務(wù)借款原由，而是筆跡潦草、模糊了事，沒有根據(jù)已有規(guī)定來填寫單據(jù)。在公司員工出差返回報(bào)銷時(shí)應(yīng)在《出差申請(qǐng)表》寫明出差往返地，主要目的以及交通住宿等各項(xiàng)費(fèi)用，不能只寫出差原由簡單了事，不在乎報(bào)銷流程與審批手續(xù)。公司在辦理業(yè)務(wù)支付貨款時(shí)，預(yù)付貨款由此項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字后直接交給了財(cái)務(wù)部門審核，此行為屬于審批流程錯(cuò)誤。2.2借支審批權(quán)限不夠明確公司借支審批權(quán)限有下列問題；首先，該公司財(cái)務(wù)收支中日常開支內(nèi)有一些單筆支付金額在5000元以上的并沒有由執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，而是由總經(jīng)理進(jìn)行審核簽批。其次，在業(yè)務(wù)員購買辦公耗材和辦公用品時(shí)并沒有填制《借款單》而是向會(huì)計(jì)進(jìn)行借款。再次，經(jīng)辦人員在購置辦公物品后申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)，經(jīng)過會(huì)計(jì)人員填寫憑證后，只有保管人員簽字的《驗(yàn)收單》就交給了稽核員審核簽字，然后按照審批權(quán)限流程進(jìn)行審批，并沒有驗(yàn)收人員的《驗(yàn)收單》。2.3公司借支管理單據(jù)發(fā)票使用填寫不規(guī)范公司在借支管理過程中，發(fā)票和單據(jù)填寫內(nèi)容不合理，例如：在差旅業(yè)務(wù)員報(bào)銷此項(xiàng)費(fèi)用時(shí)不僅沒有標(biāo)明車票的往返城市、差旅事由，而且在業(yè)務(wù)經(jīng)辦員在報(bào)銷差旅費(fèi)所遞交上來的招待費(fèi)用審批單據(jù)上，也沒有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字審查、在報(bào)銷油料費(fèi)用時(shí)在收據(jù)處位置沒有寫明公司名稱、有其他個(gè)別付款行為時(shí)，付款人直接填寫了單據(jù)報(bào)銷等一些不正規(guī)的行為。因?yàn)楣驹趩挝粌?nèi)部的實(shí)際控制和各級(jí)管理上的欠缺，財(cái)務(wù)人員沒有盡到相應(yīng)的義務(wù)和承擔(dān)的責(zé)任，以及一些思想覺悟不高的員工利用了“多開虛報(bào)”的手段謀取私利，將食雜費(fèi)打招待費(fèi)，把食宿費(fèi)以小開大，更為惡劣竟購買虛假發(fā)票，私自填制，私刻人名章等，此種行為應(yīng)加以嚴(yán)懲，更應(yīng)強(qiáng)化公司內(nèi)部的票據(jù)管理和審查制度。2.4員工借支回收的相應(yīng)制度建立不完善公司長時(shí)間以來并未對(duì)借款員工的還款時(shí)間有明確的制度規(guī)定，對(duì)于員工多次借款但并未清繳賬務(wù)者繼續(xù)允許借款，且每次借款清繳的時(shí)長甚至超過了2個(gè)月。公司多數(shù)員工在借取款項(xiàng)辦理業(yè)務(wù)是都沒有及時(shí)的清繳款項(xiàng)余額或者辦理還款手續(xù)。部分業(yè)務(wù)經(jīng)辦員因公出差返回后，會(huì)拖延報(bào)銷時(shí)長,報(bào)銷款項(xiàng)后的該款項(xiàng)余額也沒有按時(shí)上交財(cái)務(wù)。少量采購匯票、鐵路支票也未按規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理手續(xù)，造成采購業(yè)務(wù)員個(gè)人長期持有企業(yè)資金不歸還。3內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司員工借支管理方案優(yōu)化設(shè)計(jì)\h3.1明確借支管理過程中的審批流程與審批制度為強(qiáng)化公司內(nèi)部管理和制度流程，應(yīng)制定公司的借支管理的流程與制度，落實(shí)“合理工作，以人為本”的基本理念，嚴(yán)格把控各項(xiàng)費(fèi)用的支出，確保合理性，完善已有的管理模式和制定新的流程制度。在借支業(yè)務(wù)過程中借款人填寫《借款單》其中應(yīng)注明借款金額、借款原由、不得勾抹涂改數(shù)字及金額、不得在支票等重要票據(jù)上有多余筆記。其中審批流程如下：首先，所屬部門領(lǐng)導(dǎo)核查簽字，其次經(jīng)財(cái)務(wù)部門的二次檢查核驗(yàn)，最后由總經(jīng)理簽名親批。在需差旅借款時(shí)派遣人員應(yīng)在《出差申請(qǐng)表》中注明目的地、事項(xiàng)原由、何人指派、交通費(fèi)用以及其他費(fèi)用等。在辦理業(yè)務(wù)過程中的所發(fā)生的貨物款項(xiàng)，預(yù)付貨款由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫匯款通知書，羅列貨物的詳細(xì)數(shù)據(jù)，借款人簽名后到所屬部門簽字審核，財(cái)務(wù)二次檢查審批，最后由總經(jīng)理審核簽字。其中流程如下款項(xiàng)借支款項(xiàng)借支流程填制單據(jù)填付款申請(qǐng)書貨款借支流程業(yè)務(wù)部經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理業(yè)務(wù)匯總總經(jīng)理出納付賬圖1借支審批流程3.2明確借支管理過程中的各項(xiàng)部門審批權(quán)限與額度3.2.1明確各類事務(wù)專項(xiàng)審批額度公司的賬目往來、財(cái)務(wù)支出金額較大的必須由總經(jīng)理審核簽字，其中總經(jīng)理對(duì)于10000元以上的支出金額親自審批。大額借款，所借款金額在1000元至5000元以內(nèi)的，部門主管簽字審核后，公司副總經(jīng)理簽字蓋章審核，交由財(cái)務(wù)部門審核即可。小額借款，所借款金額小于等于1000元的，可以由部門領(lǐng)導(dǎo)直接簽字審核，交由財(cái)務(wù)部門二次審核即可。借款金額在1000元以上的需提前通知財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)備款項(xiàng)，借款金額與申請(qǐng)用途必須一致不得二次更改。金額不足1000元的，部門負(fù)責(zé)人審核后簽字蓋章，交財(cái)務(wù)部門二次審核。表1借款金額審批額度表借款金額批準(zhǔn)要求是否預(yù)報(bào)高額借款>10000元必須由總經(jīng)理審核簽批，最后財(cái)務(wù)部門二次審查報(bào)備，方可放款是大額借款1000—10000元部門主管簽字審核，公司副總經(jīng)理簽字蓋章，最后財(cái)務(wù)審批是小額借款≤1000元部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)部門審核否3.2.2確定不同借支類型等級(jí)的審批權(quán)限借款時(shí)，金額在大于等于10000元時(shí)必須由該部門領(lǐng)導(dǎo)先行簽字審核，在呈交總經(jīng)理親自審核簽批。金額在10000元以下，由部門主管和副總經(jīng)理簽字審批，方可放款。遞交差旅費(fèi)用申請(qǐng)時(shí)，填寫出差時(shí)長并且保留原始票據(jù)，出差的交通工具費(fèi)用憑證，寫好報(bào)銷單據(jù)后由其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，最后出納員結(jié)算付款，本著誰簽字誰負(fù)責(zé)的基本原則，其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)保證其真實(shí)性和合法性。采購辦公耗材時(shí)，購買辦公耗材的職員填寫《借款單》遞交財(cái)務(wù)，由會(huì)計(jì)員填制作會(huì)計(jì)憑證，審核簽字后，按照規(guī)定流程進(jìn)行審批。\h3.2.3明確審批規(guī)范與審批手續(xù)業(yè)務(wù)員在購買辦公用品后申請(qǐng)支付時(shí)，需先填寫“物品報(bào)銷表”，保管人員和驗(yàn)收人員驗(yàn)收完畢并在《驗(yàn)收表》上簽字后方可辦理后續(xù)的審批手續(xù)。外出差旅人員借支差旅費(fèi)，須按審批金額著實(shí)辦理借款，返回后、須在十個(gè)工作日內(nèi)辦理實(shí)銷手續(xù)。當(dāng)月的費(fèi)用余額必須在當(dāng)月月末返還上繳。報(bào)銷單據(jù)填制好后先找部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后，財(cái)務(wù)部門報(bào)備審批最后總經(jīng)理簽名，出納實(shí)銷。單位員工自用借款，借款員工應(yīng)在借款單據(jù)上注明款項(xiàng)使用原因、借款金額、本人簽字后。找審批工作負(fù)責(zé)人審核簽字、交由財(cái)務(wù)部門復(fù)核最后總經(jīng)理簽字核查。當(dāng)報(bào)銷時(shí)，應(yīng)將《借款單》交公司財(cái)務(wù)部，從財(cái)務(wù)部取得款項(xiàng)。3.3明確發(fā)票單據(jù)填寫內(nèi)容，強(qiáng)化報(bào)銷管理3.3.1明確借支過程中發(fā)票單據(jù)的填寫形式與填寫內(nèi)容加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部制度和實(shí)際控制。公司必須要加強(qiáng)各項(xiàng)費(fèi)用的控制嚴(yán)禁額外報(bào)銷，還應(yīng)該嚴(yán)格各項(xiàng)費(fèi)用的開支明細(xì)制定正規(guī)的報(bào)銷流程。包括如下行為：填寫“借支申請(qǐng)單”時(shí)應(yīng)將結(jié)算欄內(nèi)填寫完整不得省略、不得勾抹涂畫，再經(jīng)過出納員核實(shí)后會(huì)計(jì)二次檢查；在報(bào)銷交通費(fèi)快遞郵發(fā)票據(jù)時(shí)須在反面注明事由，油料費(fèi)發(fā)票報(bào)銷必須注明公司的全稱；其他個(gè)別應(yīng)付款的報(bào)銷必須由付款人出具證明才能報(bào)銷；當(dāng)業(yè)務(wù)招待員報(bào)銷招待費(fèi)用時(shí)，要經(jīng)過該部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理許可之后方能進(jìn)行下一步的報(bào)銷手續(xù)，此類的報(bào)銷方式必須是真實(shí)發(fā)生并且必須持有有效的原始憑證為依據(jù)，該事項(xiàng)發(fā)生后向財(cái)務(wù)人員索取發(fā)票。3.3.2強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門審批流程與報(bào)銷管制當(dāng)會(huì)計(jì)部門在審核檢查報(bào)銷單據(jù)時(shí)須著重查驗(yàn)發(fā)票的真實(shí)性及發(fā)票附屬的原始憑證是否真實(shí)有效，是否管理層出現(xiàn)非本人報(bào)銷的行為，如出現(xiàn)此行為應(yīng)告知被授權(quán)人其應(yīng)盡職責(zé)以及轉(zhuǎn)告授權(quán)人此行為是“授權(quán)不授責(zé)”的，發(fā)生事故造成損失由授權(quán)人自行承擔(dān)。在報(bào)銷時(shí)應(yīng)著重檢查此報(bào)銷的事項(xiàng)是否已經(jīng)報(bào)銷過，如發(fā)現(xiàn)已經(jīng)報(bào)銷過財(cái)務(wù)人員有權(quán)不報(bào)銷，因此類單項(xiàng)的報(bào)銷報(bào)賬，無論金額多大都應(yīng)一次性報(bào)銷，不得拆分報(bào)銷的方式進(jìn)行報(bào)銷，如果出現(xiàn)此類現(xiàn)象財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。如出現(xiàn)了首要負(fù)責(zé)人簽字的報(bào)銷單據(jù)出現(xiàn)了事故，在檢查審批中發(fā)現(xiàn)濫用職權(quán)者，應(yīng)罰處報(bào)銷金額的10%作為罰款；如只是因?yàn)闄z查審批過程中由于失誤造成事故則只處罰報(bào)銷金額的5%以作警告；但是負(fù)責(zé)人早知此報(bào)銷單據(jù)不正確但是仍然簽字過關(guān)，則著重處罰報(bào)銷金額十倍的罰款。圖2員工借支報(bào)銷審批流程3.4完善公司內(nèi)部管理，健全借支回收制度3.4.1確立報(bào)銷還款時(shí)限當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦業(yè)務(wù)職工必須及時(shí)歸還借款。如外出公干預(yù)支差旅費(fèi)的職員，返回后7個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)，如果報(bào)銷后發(fā)現(xiàn)多余的金額必須及時(shí)歸還。開取匯票、支票的，必須在付款手續(xù)完成后的5個(gè)工作日內(nèi)辦理支票結(jié)算。對(duì)辦理此事項(xiàng)需增加專業(yè)人員對(duì)于員工辦理報(bào)銷和還款手續(xù)進(jìn)行監(jiān)督糾正，避免發(fā)生報(bào)銷時(shí)間不到位的情況。3.4.2確立并完善懲戒機(jī)制公司員工借款原則上不超過三個(gè)月。前期欠款未還，一般情況下不得再次辦理借支，如某些員工態(tài)度惡劣應(yīng)給予與相應(yīng)的懲罰，對(duì)于超過時(shí)長3個(gè)月后的員工分類處罰，超過6個(gè)月的則罰借款金額的百分之十作為罰款，時(shí)長超12個(gè)月的則借款金額的百分之五十作為罰款，一年以上的則借款金額的百分之百作為懲處，如態(tài)度非常惡劣者進(jìn)行辭退。作為公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期或不定期的對(duì)員工臨時(shí)借款進(jìn)行清算清查。并對(duì)逾期不未歸還者或逾期沒有報(bào)銷者,下發(fā)《借款報(bào)銷催辦單》通知當(dāng)事員工,如還不履行的話,應(yīng)采取減薪或降級(jí)等手段,如發(fā)生特殊情況時(shí)應(yīng)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。表2員工借支逾期處罰制度逾期時(shí)間≥3個(gè)月3個(gè)月-6個(gè)月6個(gè)月-12個(gè)月>12個(gè)月處罰標(biāo)準(zhǔn)警告限期還款借款金額的10%借款金額的50%借款金額的100%并且辭退4小結(jié)內(nèi)蒙古盛世糧貿(mào)有限公司運(yùn)輸器材比較多且倉儲(chǔ)管理繁雜的企業(yè)，而且員工人數(shù)比較多，借支管理的方法是更為重要，更是直接關(guān)系到公司的財(cái)務(wù)情況、資金分配和最終結(jié)果，還是企業(yè)在以后發(fā)展中不可避免的問題。通過此次優(yōu)化設(shè)計(jì)，對(duì)于企業(yè)不同借支采用不同的管理，并對(duì)于歸還時(shí)間進(jìn)行分類和相應(yīng)的懲戒，進(jìn)一步完善了借支管理