成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)財(cái)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1成都凱盛優(yōu)品科技有限公司簡(jiǎn)介................................................................................1

2成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀................................1

2.1管理費(fèi)用支出情況.............................................................................................1

2.2辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)流程.....................................................................................2

2.3辦公用品領(lǐng)用財(cái)務(wù)處理流程.............................................................................2

3成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理流程存在的問題............3

3.1缺少辦公用品采購與領(lǐng)用控制制度.................................................................3

3.2辦公用品領(lǐng)用審批流程不完善.........................................................................3

3.3辦公用品種類數(shù)量存在賬實(shí)不符情況.............................................................4

4成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)................4

4.1制定科學(xué)的辦公用品采購與領(lǐng)用控制制度.....................................................4

4.2完善辦公用品領(lǐng)用審批流程.............................................................................5

4.3定期進(jìn)行辦公用品賬實(shí)盤點(diǎn).............................................................................6

5總結(jié)................................................................................................................................6

參考資料...........................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)財(cái)融合

流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1成都凱盛優(yōu)品科技有限公司簡(jiǎn)介

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司成立于2021年5月26日，注冊(cè)資本100萬元

人民幣，注冊(cè)地為位于四川省成都市錦江區(qū)提督街58號(hào)19樓A1號(hào)，公司的法

定代表人是王付強(qiáng)先生。公司的主要營業(yè)項(xiàng)目是軟件開發(fā)、軟件技術(shù)咨詢交流、

通訊設(shè)備維修以及各種生活用品的批發(fā)零售。

雖然公司的成立時(shí)間不長(zhǎng)，但是由于軟件技術(shù)行業(yè)的市場(chǎng)需求比較大，公

司目前已經(jīng)有在職員工37人，公司一共設(shè)有五個(gè)部門，分別是行政人事部、財(cái)

務(wù)部、軟件技術(shù)部、后勤部以及銷售部，公司的基本組織架構(gòu)如下圖所示。

總經(jīng)理

副總經(jīng)理

行政人事部財(cái)務(wù)部軟件技術(shù)部后勤部銷售部

圖1-1成都凱盛優(yōu)品科技有限公司組織架構(gòu)圖

2成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀

2.1管理費(fèi)用支出情況

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司屬于技術(shù)型的公司，不像傳統(tǒng)的制造行業(yè)擁有

大量生產(chǎn)設(shè)備類型的固定資產(chǎn)。公司目前主要支出的管理費(fèi)用包括辦公用品費(fèi)，

業(yè)務(wù)招待費(fèi)，差旅費(fèi)，另外還有需要支付的物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)以及交通費(fèi)等

項(xiàng)目。

由于公司的成立時(shí)間不長(zhǎng)，我們可以從2022年公司實(shí)際支出的管理費(fèi)用和

年度預(yù)算看出公司目前管理費(fèi)用的總支出情況，公司2022年度管理費(fèi)用中各項(xiàng)

明細(xì)費(fèi)用的預(yù)算與實(shí)際支出如下表所示。

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表2-1成都凱盛優(yōu)品科技有限公司2022年管理費(fèi)用支出明細(xì)（單位：萬元）

項(xiàng)目預(yù)計(jì)支出實(shí)際支出實(shí)際-預(yù)計(jì)差額

辦公用品費(fèi)45.61.6

業(yè)務(wù)招待費(fèi)56.11.1

差旅費(fèi)33.10.1

物業(yè)管理費(fèi)0.60.5-0.1

水電費(fèi)1.21.20

交通費(fèi)1.51.4-0.1

合計(jì)15.317.92.6

由上表可知，成都凱盛優(yōu)品科技有限公司在2022年預(yù)計(jì)支出管理費(fèi)用15.

3萬元，實(shí)際支出17.9萬元，公司所有的管理費(fèi)用項(xiàng)目基本都超出了年度預(yù)算，

只有物業(yè)管理和交通費(fèi)在預(yù)算范圍內(nèi)，這是因?yàn)槌啥际性?022年的7月和8月

爆發(fā)了疫情，園區(qū)給公司減免了兩個(gè)月的物業(yè)管理費(fèi)用，疫情期間出行較少，

所以交通費(fèi)也沒有超支。上表中的數(shù)據(jù)顯示，公司在辦公用品方面超出預(yù)算的

金額最多，表明在辦公用品的使用和采購方面存在比較大的問題。

2.2辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)流程

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司的辦公用品采購和管理都是行政人事部負(fù)責(zé)，

辦公用品的種類包括員工日常使用的電腦、投影儀、鍵盤鼠標(biāo)、各類文具以及

在其他在辦公時(shí)需要用到的物品。公司領(lǐng)用辦公用品的主要流程是由申請(qǐng)領(lǐng)用

人員填寫申請(qǐng)單，交由部門負(fù)責(zé)人審批，審批后交給行政人事部，由行政人事

部發(fā)放辦公用品，更新庫存，最后將申請(qǐng)單交到財(cái)務(wù)處，讓財(cái)務(wù)人員進(jìn)行登賬，

流程圖如下所示。

申請(qǐng)領(lǐng)部門負(fù)行政人事財(cái)務(wù)人

用人員責(zé)人審部發(fā)放辦員進(jìn)行

填寫申批公用品/更登賬

請(qǐng)單新庫存

圖2-1成都凱盛優(yōu)品科技有限公司的辦公用品領(lǐng)用流程

2.3辦公用品領(lǐng)用財(cái)務(wù)處理流程

在辦公用品領(lǐng)用結(jié)束后，行政人事部的工作人員會(huì)對(duì)公司辦公用品的剩余

數(shù)量進(jìn)行更新，公司更新辦公用品數(shù)量的是采用紙質(zhì)登記的方式，余量都記錄

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在辦公用品登記表中，然后行政部人員會(huì)將辦公用品的申請(qǐng)單交給財(cái)務(wù)部進(jìn)行

做賬，財(cái)務(wù)人員在收到申請(qǐng)單后會(huì)進(jìn)行如下會(huì)計(jì)處理。

部門領(lǐng)用辦公用品：

借：管理費(fèi)用—辦公費(fèi)

貸：低值易耗品

3成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理流程

存在的問題

3.1缺少辦公用品采購與領(lǐng)用控制制度

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品的領(lǐng)用與采購方面都缺乏明確的限制

制度，公司每年度都會(huì)制定相關(guān)的辦公用品采購預(yù)算，但是這個(gè)預(yù)算并沒有得

到很好的執(zhí)行，導(dǎo)致預(yù)算制度形同虛設(shè)。從2022年公司支出的辦公用品與預(yù)算

的差額來看，公司一年僅辦公用品就多花費(fèi)了1.6萬元的成本，要是公司擁有

嚴(yán)格的制度對(duì)辦公用品的采購進(jìn)行限制，就能在很大程度上減少這方面的浪費(fèi)。

在領(lǐng)用的過程中，各部門都是缺什么就直接向行政人事部進(jìn)行申請(qǐng)領(lǐng)取，

也沒有一個(gè)相應(yīng)的限制，這樣導(dǎo)致的后果就是員工并不會(huì)愛惜使用公司的辦公

用品，大家都抱著一個(gè)可以隨時(shí)領(lǐng)新用品的心態(tài)，也有的部門在辦公用品剩余

數(shù)量很多的情況下仍然進(jìn)行領(lǐng)用。

由于沒有對(duì)部門進(jìn)行辦公用品的領(lǐng)用限制，導(dǎo)致公司在這方面的成本支出

大大增加，也造成了非常嚴(yán)重的公司資源浪費(fèi)的情況。并且公司在發(fā)放辦公用

品的時(shí)候，也沒有嚴(yán)格遵守先進(jìn)先出的原則，很多物品采購回來之后放到過期

也無人問津，浪費(fèi)嚴(yán)重。

3.2辦公用品領(lǐng)用審批流程不完善

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司在辦公用品領(lǐng)用的審批流程上不夠完善，員工

在領(lǐng)用辦公用品的時(shí)候，只需要讓部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，然后就可以直接到行

政人事部進(jìn)行領(lǐng)取，這樣的審批流程給部門負(fù)責(zé)人的權(quán)利過大，一般員工只要

填好申請(qǐng)單部門負(fù)責(zé)人就會(huì)進(jìn)行審批，沒有一個(gè)控制審批的環(huán)節(jié)，公司也沒有

相應(yīng)的限制領(lǐng)取制度，導(dǎo)致公司辦公用品用量非常大，辦公用品方面的支出也

非常多。

正常來說，公司對(duì)于辦公用品的領(lǐng)用環(huán)節(jié)應(yīng)該要有嚴(yán)格的控制，在審批上

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不能只由部門負(fù)責(zé)人一人進(jìn)行審批，可以多加幾道審批環(huán)節(jié)對(duì)部門負(fù)責(zé)人的審

批進(jìn)行監(jiān)督和約束，這樣才能將公司辦公用品領(lǐng)用環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的控制。

3.3辦公用品種類數(shù)量存在賬實(shí)不符情況

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司目前規(guī)模不算大，所以很多公司內(nèi)部的流程都

是怎么簡(jiǎn)單怎么操作，在管理辦公用品的過程中也是如此。公司的辦公用品是

行政人事部負(fù)責(zé)管理，在員工進(jìn)行領(lǐng)用的時(shí)候，只是利用紙質(zhì)的辦公用品登記

表做減法進(jìn)行登記，不會(huì)定期進(jìn)行辦公用品的盤點(diǎn)工作，在員工領(lǐng)用辦公用品

的時(shí)候，傳遞發(fā)票給財(cái)務(wù)部門也常常出現(xiàn)不及時(shí)的情況，庫存的辦公用品和登

記在冊(cè)的很難對(duì)上。

除了上述登記的問題，公司的采購辦公用品入庫時(shí)也沒有對(duì)應(yīng)的檢查制度，

人員工作忙的時(shí)候往往沒有仔細(xì)核對(duì)數(shù)量與種類就匆匆入庫，在保管的過程中，

也可能出現(xiàn)一些過期或者變質(zhì)的問題，但是管理人員由于沒有進(jìn)行盤點(diǎn)與檢查，

存在的問題幾乎都沒有正確解決過，這些都是導(dǎo)致公司存在辦公用品賬實(shí)不符

情況的原因。

4成都凱盛優(yōu)品科技有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理流程

優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1制定科學(xué)的辦公用品采購與領(lǐng)用控制制度

想要控制辦公用品的使用，首先在采購上就要有一個(gè)明確的制度，公司除

了每年制定辦公用品的采購預(yù)算之外，還要對(duì)預(yù)算好的金額進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行。

財(cái)務(wù)部門每年可以根據(jù)上一年的費(fèi)用使用情況制定下一年度的使用預(yù)算，根據(jù)

2022年的情況來看，公司共使用辦公費(fèi)用5.6萬元，但是中間出現(xiàn)了很多浪費(fèi)

的情況，公司可以設(shè)置一個(gè)金額為3.8萬元的辦公用品采購費(fèi)，確認(rèn)好費(fèi)用之

后交給總經(jīng)理進(jìn)行審批，審批后的費(fèi)用才能用于辦公用品的采購，行政人事部

在采購辦公用品的過程中要接受財(cái)務(wù)部的監(jiān)督，財(cái)務(wù)部嚴(yán)格控制支出。

要是在使用過程中出現(xiàn)了需要購買超大額（5000元以上）的辦公用品，由

各部門負(fù)責(zé)人先向行政人事部進(jìn)行申請(qǐng)，再由行政人事部和財(cái)務(wù)部另外做出共

同的說明，再交由總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批通過后才能進(jìn)行采購。辦公用品的

采購控制制度如下圖4-1所示。

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5000元以上大額用品

部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)

財(cái)務(wù)部制定年度預(yù)算

財(cái)務(wù)部與行政人事部商

總經(jīng)理審批議，通過后向總經(jīng)理申請(qǐng)

采購過程中嚴(yán)格接受財(cái)務(wù)部

行政人事部采購

進(jìn)行價(jià)格、種類、數(shù)量監(jiān)督

圖4-1成都凱盛優(yōu)品科技有限公司的辦公用品采購預(yù)算控制圖

在辦公費(fèi)用的使用上，公司也可以根據(jù)2022年的使用情況給員工設(shè)置一個(gè)

使用標(biāo)準(zhǔn)，就目前來看，日常使用的辦公用品比如各類文具，每人每月的使用

標(biāo)準(zhǔn)為20元，員工進(jìn)行辦公用品申領(lǐng)不可超過這個(gè)金額。

4.2完善辦公用品領(lǐng)用審批流程

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司現(xiàn)存的辦公用品領(lǐng)用流程是申請(qǐng)人直接向部門

負(fù)責(zé)人進(jìn)行申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人通過后直接有行政人事部進(jìn)行辦公用品的發(fā)放，

這種模式最大的弊端就是沒有領(lǐng)用辦公用品沒有限制，很大可能給公司帶來大

量資源浪費(fèi)，導(dǎo)致公司成本費(fèi)用增加。針對(duì)這個(gè)問題，我們可以在辦公用品申

領(lǐng)的流程中再增加兩個(gè)程序進(jìn)行控制，首先是財(cái)務(wù)部對(duì)該員工本月申領(lǐng)的辦公

用品金額進(jìn)行核算，沒有超過標(biāo)準(zhǔn)的才能領(lǐng)用。若是超出了本月標(biāo)準(zhǔn)，又確實(shí)

需要大量使用，可以由財(cái)務(wù)部門做好備注；若是超出了標(biāo)準(zhǔn)并且沒有充分理由，

則不予領(lǐng)用。領(lǐng)用辦公用品的時(shí)候，除了需要部門負(fù)責(zé)人審批之外，還需要交

由行政人事部的負(fù)責(zé)人一同進(jìn)行審批，審批通過后再進(jìn)行辦公用品的領(lǐng)取，這

樣做可以從根本上限制員工領(lǐng)取辦公用品的數(shù)量，控制公司的成本支出。優(yōu)化

后的辦公用品領(lǐng)用審批流程如下圖4-2所示。

申請(qǐng)領(lǐng)部門財(cái)務(wù)行政發(fā)放財(cái)務(wù)

用人員負(fù)責(zé)核算部負(fù)辦公人員

用品進(jìn)行

填寫申人審剩余責(zé)人

請(qǐng)單批金額審批登賬

圖4-2成都凱盛優(yōu)品科技有限公司優(yōu)化后辦公用品領(lǐng)用審批流程圖

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4.3定期進(jìn)行辦公用品賬實(shí)盤點(diǎn)

成都凱盛優(yōu)品科技有限公司由于各種問題導(dǎo)致的辦公用品賬實(shí)不符情況，

可以具體從以下幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。

首先是人員登記辦公用品數(shù)量的問題，可以有原來的紙質(zhì)化登記更新為現(xiàn)

在利用Excel表格進(jìn)行登記，在員工領(lǐng)取辦公用品后，必須由當(dāng)天行政人事部

值班的人員進(jìn)行登記，不可隔天，表內(nèi)要標(biāo)注好更新日期。申領(lǐng)單據(jù)也要及時(shí)

傳遞給財(cái)務(wù)部門，方便財(cái)務(wù)部做賬，傳遞時(shí)間也不能隔天，特殊情況要做好說

明。

辦公用品采購回來之后，在登記入庫的時(shí)候可以將當(dāng)前公司的庫存進(jìn)行一

次盤點(diǎn)更新，進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，要是出現(xiàn)有不符合的情況及時(shí)進(jìn)行修正。領(lǐng)用辦

公用品的時(shí)候，要嚴(yán)格遵循先進(jìn)先出法，先購買的物品先領(lǐng)用，避免辦公用品

因放置時(shí)間過長(zhǎng)而出現(xiàn)的過期、變質(zhì)問題