福佳源食品有限公司基于EXCEL進行辦公用品管理的方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1福佳源食品有限公司簡介............................................1

2福佳源食品有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀及管理需求......................1

2.1辦公用品管理存在的問題........................................1

2.2企業(yè)辦公用品管理需求..........................................1

3福佳源食品有限公司辦公用品管理EXCEL模型..........................2

3.1設(shè)計模型框架..................................................2

3.1.1首頁..................................................2

3.1.2制作辦公用品清單.......................................2

3.1.3制作辦公用品購入表.....................................3

3.1.4制作辦公用品領(lǐng)用表.....................................3

3.1.5制作辦公用品明細表.....................................4

3.1.6制作辦公用品庫存表.....................................4

3.2設(shè)置計算公式..................................................5

3.2.1“數(shù)據(jù)驗證”功能.......................................5

3.2.2VLOOKUP函數(shù)...........................................6

3.2.3乘法..................................................7

3.2.4SUM函數(shù)...............................................7

3.2.5SUMIFS函數(shù)............................................7

3.2.6SUMIF函數(shù).............................................8

3.2.7IF函數(shù)................................................9

4模型驗證及數(shù)據(jù)分析..............................................10

4.1模型驗證.....................................................10

4.2數(shù)據(jù)分析.....................................................13

5總結(jié).............................................................14

參考資料..........................................................16

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福佳源食品有限公司基于EXCEL進行辦公用品管理

的方案設(shè)計

1福佳源食品有限公司簡介

福佳源食品有限公司成立于2015年7月1日，注冊資本為200萬元人民幣，

公司地址位于長沙市望城區(qū)喻家坡街道高沖社區(qū)，所屬行業(yè)為食品制造業(yè)，經(jīng)

營范圍包含：糖果、巧克力、餅干及其他焙烤食品、糕點、面包的制造；預包

裝食品、散裝食品的銷售；烘焙食品制造；食品流通；銷售本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品；

福佳源食品有限公司目前的經(jīng)營狀態(tài)為存續(xù)。

2福佳源食品有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀及管理需求

2.1辦公用品管理存在的問題

（1）辦公用品管理的方式比較簡單，管理模式落后。

（2）辦公人員的節(jié)約意識不足，紙張、筆的使用存在浪費現(xiàn)象，缺乏規(guī)

范的領(lǐng)用標準。

（3）辦公用品的使用無分析、無計劃，耗用的數(shù)量無法監(jiān)管。

在互聯(lián)網(wǎng)越來越普遍的時代下，該公司依然使用紙質(zhì)記錄。而通常這些紙

質(zhì)資料，不會再重復使用，造成了大面積的鋪張浪費。并且紙質(zhì)文件不易保

存，查詢起來比較困難、用紙質(zhì)文件記錄會花費人力，工作效率低下。辦公用

品的領(lǐng)用制度不完善，日常管理不規(guī)范，會產(chǎn)生沒必要的損耗，這樣會增加福

佳源食品有限公司的管理成本支出。

2.2企業(yè)辦公用品管理需求

為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，提高工作效率，企業(yè)可使用EXCEL表格來進行辦公

用品的管理。一個工作簿可以存在很多的表格，對其進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，能夠

讓大家及時了解到辦公用品的使用情況。對于使用不合理的地方，去發(fā)現(xiàn)并解

決問題，這樣可以解決因人員自身失誤而造成的的辦公用品流失的問題。

使用EXCEL表格，利用一些函數(shù)公式聯(lián)動若干個單元格顯示，會減少工作

人員的工作量，提高了效率，降低成本。相較傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記，EXCEL表格可

以及時更新庫存，明確所需補貨的物資，始終能夠保持最新數(shù)據(jù)。方便用戶及

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時了解領(lǐng)用信息及庫存情況，為管理提供有效的信息，優(yōu)化資源配置。

3福佳源食品有限公司辦公用品管理EXCEL模型

3.1設(shè)計模型框架

3.1.1首頁

新建一個工作簿，命名為“福佳源食品有限公司基于EXCEL進行辦公用品

管理的設(shè)計方案”。再在此工作簿上建立五個數(shù)據(jù)庫（工作簿上建立五個表

格），分別為辦公用品清單、辦公用品購入表、辦公用品領(lǐng)用表、*月辦公用

品明細表（該模型以6月為例）、辦公用品庫存表。想查看需要的表格可以單

擊文字即可。

圖3-1首頁

3.1.2制作辦公用品清單

以“計算器”、“中性筆”、“檔案盒”、“訂書機”、“會議記錄

本”、“便利貼”、“記號筆”、“碎紙機”、“點鈔機”、“電腦”、“打

印機”、“飲水機”等辦公用品為例。

（1）設(shè)計表格

制作兩個表格：①物品分類：物品類別、類別名稱

②辦公用品清單：物品編號、物品名稱、規(guī)格、單位

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圖3-2辦公用品清單模板

（2）引入數(shù)據(jù)

將“計算器”、“中性筆”、“檔案盒”、“訂書機”、“會議記錄

本”、“便利貼”、“記號筆”歸類為“辦公文具”，設(shè)置分類編號為

“1”；“碎紙機”、“點鈔機”、“電腦”、“打印機”、“飲水機”歸類

為“辦公設(shè)備”，設(shè)置分類編碼為“2”。并填至“物品分類”中。

將“計算器”的物品編碼按照其分類的順序設(shè)為“1001”、“中性筆”的

物品編碼按照其分類的順序設(shè)為“1002”、“碎紙機”的物品編碼按照其分類

的順序設(shè)為“2001”，其余的依次類推。

當遇到新加的辦公用品時，也是按照此步驟進行。這樣可以方便并規(guī)范辦

公用品的管理制作。

3.1.3制作辦公用品購入表

（1）設(shè)計表格

當購入辦公用品時，我們應(yīng)當明確該物品的詳細信息。因此，表格中的欄

目項為“購買日期”、“物品編號”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”、

“單價”、“數(shù)量”、“總金額”、“合計欄”。

圖3-3辦公用品購入表模板

（2）引入數(shù)據(jù)

將采購進來的辦公用品依次填入表中，當有出現(xiàn)過的數(shù)據(jù)，可采用表格公

式獲得?！皢蝺r”、“數(shù)量”、“總金額”按照發(fā)票或者小票中的信息填入。

3.1.4制作辦公用品領(lǐng)用表

（1）設(shè)計表格

為了明確各部門對辦公用品的使用情況和辦公成本的統(tǒng)計，特制作辦公用

品領(lǐng)用表。領(lǐng)用表中欄目分別設(shè)置為“序號”、“領(lǐng)用日期”、“領(lǐng)用部

門”、“物品編號”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”、“領(lǐng)用數(shù)量”。

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圖3-4辦公用品領(lǐng)用表模板

（2）引入數(shù)據(jù)

部門人員領(lǐng)用辦公用品時，登記好領(lǐng)用表。填寫好領(lǐng)用物品的編碼后，其

余的空缺會因設(shè)置的公式而逐一列出。日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用數(shù)量為自己手動

填寫。

3.1.5制作辦公用品明細表

（1）設(shè)計表格

明細表是一個詳細的登記表，能夠清楚明了的體現(xiàn)出辦公用品的進出情

況，方便管理層進行查詢統(tǒng)計。

表格中的欄目項分別為“物品編號”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單

位”、“期初數(shù)（數(shù)量、單價、金額）”、“本期入庫（數(shù)量、金額）”、

“期末數(shù)（數(shù)量、單價、金額）”，還應(yīng)細分企業(yè)中的部門，如以下：“財務(wù)

部領(lǐng)用數(shù)量”、“人事部領(lǐng)用數(shù)量”、“行政部領(lǐng)用數(shù)量”、“業(yè)務(wù)部領(lǐng)用數(shù)

量”、“業(yè)務(wù)部領(lǐng)用數(shù)量”、“成本部領(lǐng)用數(shù)量”、“采購部領(lǐng)用數(shù)量”、

“保潔部領(lǐng)用數(shù)量”。

圖3-5辦公用品明細表模板

（2）引入數(shù)據(jù)

“物品編碼”填入后，再插入公式，“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”

也會自動填入?！捌诔鯏?shù)”根據(jù)上月月末數(shù)進行填寫?！氨酒谌霂臁备鶕?jù)辦公

用品購入表中所對應(yīng)的物品進行填寫。各部門的領(lǐng)用根據(jù)辦公用品領(lǐng)用表填

寫。期末數(shù)數(shù)量根據(jù)“期初數(shù)量+本期入庫數(shù)量-本期領(lǐng)用數(shù)量”公式進行填

寫。期末數(shù)單價根據(jù)月末一次加權(quán)平均單價公式“（本期入庫金額+本期期初

金額）/（本期入庫數(shù)量+本期期初數(shù)量）”填寫。期末金額為“期末數(shù)量*單

價”進行填寫。

3.1.6制作辦公用品庫存表

（1）設(shè)計表格

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表格中的欄目項分別為“物品編號”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單

位”、“累計入庫數(shù)量”、“累計領(lǐng)用數(shù)量”、“庫存數(shù)量”、“單價”、

“庫存金額”、“安全庫存”、“備注”。

圖3-6辦公用品庫存表模板

（2）引入數(shù)據(jù)

填入“物品編碼”后，“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”會根據(jù)設(shè)定的

公式直接得出?！袄塾嬋霂鞌?shù)量”數(shù)據(jù)由上月累計入庫數(shù)加上“辦公用品購入

表”中該辦公用品的入庫數(shù)?！袄塾嬵I(lǐng)用數(shù)量”數(shù)據(jù)由上月累計出庫數(shù)加上

“辦公用品領(lǐng)用表”中辦公用品的領(lǐng)用數(shù)?！皫齑鏀?shù)量”數(shù)據(jù)由“累計入庫數(shù)

量-累計出庫數(shù)量”得出?！皢蝺r”根據(jù)“辦公用品明細表”中的單價一致。

“庫存金額”由“庫存數(shù)量”*“單價”得出?！鞍踩珟齑妗敝傅氖枪咀畹?/p>

應(yīng)該有庫存多少，若是少于這個數(shù)，就應(yīng)該在備注中體現(xiàn)需要備貨。

3.2設(shè)置計算公式

3.2.1“數(shù)據(jù)驗證”功能

該功能可以迅速完成自己想要填寫的數(shù)據(jù)，提高工作效率。

（1）將“辦公用品購入表”中的“物品編碼”進行數(shù)據(jù)驗證。操作步驟

如下：選中“物品編碼”這一列——點擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”——“數(shù)據(jù)驗

證”——設(shè)置驗證條件，將“允許”設(shè)置為“序列”，“來源”選中“辦公用

品清單”中“物品編碼”這一列。

圖3-7數(shù)據(jù)驗證

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（2）辦公用品領(lǐng)用表中“物品編碼”的驗證如上述操作相同。

3.2.2VLOOKUP函數(shù)

該函數(shù)設(shè)置之后，可以通過查找指定值，直接查找到所對應(yīng)的另外一個數(shù)

據(jù)。同樣的，運用這個函數(shù)，能起到省時省力的作用。

（1）將“辦公用品購入表”中的“物品名稱”進行vlookup（）函數(shù)。操

作步驟如下：

①選中C3，填寫函數(shù)VLOOKUP，進行參數(shù)值的填寫。

②Lookup_value:輸入數(shù)據(jù)的類型的為數(shù)值、引用或者是文本字符串，即

要查找的值，此處對應(yīng)的是與之相關(guān)的物品編碼。

③Table_array:輸入數(shù)據(jù)類型為數(shù)據(jù)表區(qū)域，即要查找的區(qū)域。但為了保

證下拉的準確性，需要采用絕對引用符號進行操作。

④Col_index_num:輸入數(shù)據(jù)類型為正整數(shù)，即返回數(shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾

列數(shù)。

⑤Range_lookup:輸入數(shù)據(jù)類型為false(或0)、true(或1或不填)。

所以該空應(yīng)填寫“=VLOOKUP($B$3,辦公用品清

單!$E$3:$H$18,2,FALSE)”。

圖3-8vlookup函數(shù)

（2）將“辦公用品購入表”中的“規(guī)格”進行vlookup函數(shù)。與（1）操

作相同，唯一不同之處是參數(shù)Col_index_num輸入數(shù)字3。

（3）將“辦公用品購入表”中的“單位”進行vlookup函數(shù)。與（1）操

作相同，唯一不同之處是參數(shù)Col_index_num輸入數(shù)字4。

（4）辦公用品領(lǐng)用表、明細表中“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”

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vlookup函數(shù)操作與上述相同。

3.2.3乘法

該公式的運用可以幫助我們輕松完成許多繁瑣的運算,，可以更快捷地操

作數(shù)據(jù)。

辦公用品購入表中，在H3中輸入“=F3*G3”。

總而言之，就是將“總金額=數(shù)量*單價”公式運用在表格中。

圖3-9乘法

3.2.4SUM函數(shù)

可以將單個值、單元格引用或是區(qū)域相加，或者將三者的組合相加。

在辦公用品購入表中的合計欄中運用sum（）函數(shù)

圖3-10SUM函數(shù)

3.2.5SUMIFS函數(shù)

在辦公用品明細表中各部門的領(lǐng)用數(shù)量將會運用到這個函數(shù)。該函數(shù)是多

條件單元格求和，對財務(wù)部領(lǐng)用數(shù)量的操作步驟如下：

選中J5，填寫函數(shù)sumifs，進行參數(shù)值的填寫。

（1）Sum_range:選中實際求和的區(qū)域。

（2）Criteria_range1:是針對特定條件求職的單元格區(qū)域，關(guān)聯(lián)條件區(qū)

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域1。

（3）Criteria1:求和條件1，是數(shù)字、表達式或文本形式的條件，定義了

單元格求和的范圍。

（4）Criteria_range2:是關(guān)聯(lián)條件區(qū)域2。為了下拉的準確性，對上面四

個參數(shù)值都需要絕對引用。

（5）Criteria2：是求和條件2。

所以，此處應(yīng)填寫“=SUMIFS(辦公用品領(lǐng)用表!$H$3:$H$13,辦公用品領(lǐng)用

表!$C$3:$C$13,'6月辦公用品明細表'!$J$3,辦公用品領(lǐng)用表!$D$3:$D$13,'6

月辦公用品明細表'!A5)”。

圖3-11sumifs函數(shù)

對于其他部門的sumifs函數(shù)操作與上述相似，只是將參數(shù)值Criteria1

改成相應(yīng)的部門。

3.2.6SUMIF函數(shù)

這是對滿足條件的單元格求和，在明細表中的入庫數(shù)量中運用。操作步驟

如下：

(1)選中H5，填寫函數(shù)sumif，進行參數(shù)值的填寫。

(2)Range:指對應(yīng)條件的范圍，此處是購入表中的物品編碼一欄并絕對引

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用。

(3）Criteria：指條件，以數(shù)字、表達式或者文本形式定義。

(4）Sum_range:指要求和的范圍，還應(yīng)采用絕對引用。

所以，該空應(yīng)填寫“=SUMIF(辦公用品購入表!$B$3:$B$8,A5,辦公用品購

入表!$G$3:$G$8)”。

圖3-12sumif函數(shù)

入庫金額也須采用sumif函數(shù)，操作步驟如上。不同之處是要將參數(shù)

Sum_range改成購入表中的金額欄。

3.2.7IF函數(shù)

該函數(shù)可以幫助我們輕松的進行復雜的數(shù)據(jù)分析，從而節(jié)省大量的時間和

精力。

在庫存表中，為了能夠及時得到商品是否需要補貨的信息，應(yīng)該用庫存數(shù)

量與安全庫存的數(shù)量進行比較。如果庫存數(shù)量小于或者等于安全庫存，則需要

及時補貨。如果需要補貨，將會在備注中體現(xiàn)。在這里，就可以運用If函數(shù)

來方便解決這個問題。

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圖3-13if函數(shù)

4模型驗證及數(shù)據(jù)分析

4.1模型驗證

（1）購入記錄

①2022年6月2日購入中性筆5盒，單價24元/盒。

②2022年6月3日購入10個檔案盒，單價為7.9元/個。

③2022年6月5日購入10盒記號筆，5個碎紙機，6個飲水機，單價各為

168元/盒、599元/個、141元/個。

④2022年6月22日購入8個訂書機，單價為15.90元/個。

代入數(shù)據(jù)：

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圖4-1辦公用品購入表

(2)領(lǐng)用記錄

①2022年6月1日，財務(wù)部領(lǐng)用2個計算器，行政部領(lǐng)用3盒中性筆。

②2022年6月5日，采購部領(lǐng)用6盒中性筆，財務(wù)部領(lǐng)用5個檔案盒、3

盒記號筆。

③2022年6月13日，人事部領(lǐng)用4個檔案盒，采購部領(lǐng)用1個打印機，

保潔部領(lǐng)用1個飲水機，財務(wù)部領(lǐng)用4盒中性筆。

④2022年6月28日，行政部領(lǐng)用7本會議記錄本，成本部領(lǐng)用2臺電

腦。

代入數(shù)據(jù)

圖4-2辦公用品領(lǐng)用表

（3）填寫明細表。

根據(jù)表4-1，填寫明細表“期初數(shù)”這一欄。

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表4-12022年辦公用品5月末數(shù)據(jù)

期末數(shù)

物品編碼物品名稱規(guī)格單位

數(shù)量單價金額

1001計算器deli臺2025.20504

1002中性筆得力0.5mm盒2024480

1003檔案盒基礎(chǔ)款25mm個507.90395

1004訂書機軟膠黑頭個1515.90238.50

1005會議記錄本18K本1509.901485

1006便利貼76*76mm本1202.45294

1007記號筆單頭盒5016.80840

2001碎紙機型號27530臺105995990

2002點鈔機黑白C級臺103693690

2003電腦IPC-610L/p>

2004打印機C5235臺304069122070

2005飲水機YCB-A臺151412115

根據(jù)以上數(shù)據(jù)填寫在下表本月期初中。將數(shù)據(jù)帶入模型，以訂書機為例，

該公司2022年5月結(jié)余15個，在2022年6月購入8個，同時在6月份采購

部領(lǐng)用了1個訂書機。得出結(jié)果如下：

圖4-3辦公用品明細表

綜上，該辦公用品管理系統(tǒng)模型成立，具有可行性。

（4）填寫庫存表。

表4-22022年辦公用品5月累計數(shù)量

物品名稱規(guī)格單位累計入庫數(shù)量累計領(lǐng)用數(shù)量

計算器deli臺4020

中性筆得力0.5mm盒125105

檔案盒基礎(chǔ)款25mm個13080

訂書機軟膠黑頭個4530

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會議記錄本18K本755605

便利貼76*76mm本632512

記號筆單頭盒180130

碎紙機型號27530臺4030

點鈔機黑白C級臺4030

電腦IPC-610L臺6045

打印機C5235臺7545

飲水機YCB-A臺6045

圖4-4辦公用品庫存表

4.2數(shù)據(jù)分析

由上面模型驗證“辦公用品明細表”中的數(shù)據(jù)得出餅狀圖，統(tǒng)計出了各部

門領(lǐng)用辦公用品金額的出支情況，其中成本部本月使用金額為第一，使用金額

為6400元。其次是采購部，使用金額為4213元。

各部門辦公用品領(lǐng)用金額

141236.3

31.6141.3

0

4213

6400

財務(wù)部人事部行政部業(yè)務(wù)部成本部采購部保潔部

圖4-5各部門辦公用品領(lǐng)用金額

由上面模型驗證“辦公用品明細表”中“中性筆”的領(lǐng)用數(shù)據(jù)得出柱形

圖，統(tǒng)計出來該辦公用品采購部領(lǐng)用最多，其次是財務(wù)部與行政部。其余部門

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在6月都未進行領(lǐng)用。采購部領(lǐng)用數(shù)量并不合理，該部門只有五人，而領(lǐng)用數(shù)

量在6盒。其存在的可能性是有人員濫用辦公用品，這類情況需要相應(yīng)負責人

去跟進解決。