好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1好又多超市(福晟MALL店)簡介......................................1

2好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀......................1

2.1主要采購商品...............................................1

2.2采購流程現(xiàn)狀...............................................1

3好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題................2

3.1采購計劃缺乏科學(xué)性.........................................2

3.2采購審批制度不合理.........................................2

3.3供應(yīng)商管理有缺陷...........................................3

3.4采購驗收付款流程不完善.....................................3

4好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計方案..............3

4.1采購計劃制定優(yōu)化設(shè)計方案...................................3

4.2采購環(huán)節(jié)審批制度優(yōu)化設(shè)計方案...............................5

4.3供應(yīng)商管理優(yōu)化設(shè)計方案.....................................6

4.4采購環(huán)節(jié)驗收付款流程優(yōu)化設(shè)計方案...........................8

參考資料..........................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)

計

1好又多超市(福晟MALL店)簡介

好又多超市(福晟MALL店)位于湖南省長沙市開福區(qū)芙蓉北路與興聯(lián)路交

叉口福晟MALL一樓，于2018年12月29日盛大開業(yè)，注冊資金投入100萬

元，法人代表是王興奇先生。其經(jīng)營范圍包括許可項目：煙草制品零售，酒類

經(jīng)營；一般項目：食品銷售（僅銷售預(yù)包裝食品）；日用雜品銷售；第二類醫(yī)

療器械銷售；保健食品（預(yù)包裝）銷售。好又多超市致力于為客戶提供“新鮮、

超值、休閑、時尚”的商品和服務(wù)，為成為最受顧客喜歡和尊敬的超市而奮斗。

2好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1主要采購商品

好又多超市(福晟MALL店)主要經(jīng)營以下五類商品：第一類：食品、生鮮

類；第二類：文具用品類；第三類：服裝類；第四類：電子商品類。第五類：

金銀首飾類。超市在采購方面也是圍繞這五個方面，采購的商品如下表1所示。

表1好又多超市(福晟MALL店)主要采購商品表

類別詳細商品

食品、生鮮類谷類、豆類、堅果、水果、蔬菜、肉品、水產(chǎn)、熟食等

文具用品類桌面收納品、板夾、資料冊、筆系列、削筆機系列等

服裝類男女短袖、褲裝、羽絨服、帽子等

電子商品類影碟機、計算機、收音機、數(shù)碼相機等

金銀首飾類金銀手鐲、項鏈、手鏈、水晶、寶石等

店鋪位于商圈內(nèi)部，方便顧客的來來往往，在福晟MALL周圍有雄厚的群

眾基礎(chǔ)，好又多超市(福晟MALL店)的方便實惠誠信新穎名聲家喻戶曉，這也

為超市打開了更廣闊的平臺。

2.2采購流程現(xiàn)狀

好又多超市(福晟MALL店)的采購流程主要分為以下幾個步驟，首先做一

個資金預(yù)算和采購計劃，編寫超市采購單并且向采購管理崗位申請批準，采購

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人員咨詢價格對比價格，選擇供應(yīng)商，簽訂好又多超市(福晟MALL店)需要采

購的合同，約定付款方式，然后是入庫管理部分，貨到驗收入庫，把收到的商

品錄入連鎖超市商品銷售系統(tǒng)中以及商品上架，將采購的商品分門別類一一擺

放整齊，最后好又多超市(福晟MALL店)日清月結(jié)，編制財務(wù)報表，查看銷售

情況、庫存狀況，進行庫存管理，財務(wù)部分析，編制下一步的采購計劃。具體

采購、入庫、財務(wù)記賬流程中的工作如下圖1所示。

采購入庫財務(wù)記賬

申請采購到貨、核驗、付款日清月結(jié)

議價，授權(quán)審批錄入系統(tǒng)財務(wù)報表

簽訂合同放入貨架

圖1好又多超市(福晟MALL店)采購流程圖

3好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購計劃缺乏科學(xué)性

采購計劃對于整個采購環(huán)節(jié)來說是非常重要的一個部分，關(guān)系到采購是否

合理。在制定采購計劃的時候，要綜合考慮當前庫存量以及銷售情況，這樣才

能避免無商品可賣以及庫存積壓等問題。目前好又多超市(福晟MALL店)在采購

的時候沒有進行科學(xué)、合理的規(guī)劃，很多訂單都是緊急采購，在商品出現(xiàn)短缺

情況時，工作人員都只是盲目加購，而不考慮超市的銷售情況與合適的庫存量，

這樣對超市的發(fā)展是極為不利的。

3.2采購審批制度不合理

好又多超市(福晟MALL店)多數(shù)商品都是零售，所以采購環(huán)節(jié)中的時效性比

較強，在需要進行采購的時候，批準流程應(yīng)當快速響應(yīng)，這樣才不會影響采購

工作的進行，也就不會影響整個超市的經(jīng)營活動。但是目前好又多超市（福晟MAL

L店）有些時間緊急的采購很多都沒有獲得上級審批就直接進行，單據(jù)上都沒

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有獲得經(jīng)理或者總監(jiān)的確認，沒有取得批準的原因主要是走流程的速度較慢，

會影響公司經(jīng)營。查詢公司的采購單后，發(fā)現(xiàn)這部分沒又獲得審批的主要是超

市每月計劃外的采購，這些采購?fù)ǔＪ桥R時補充性的采購，因此在采購貨品后

存在審批程序方面的問題。

3.3供應(yīng)商管理有缺陷

好又多超市(福晟MALL店)目前對供貨商缺乏相關(guān)管理系統(tǒng)，大部分都只有

一個采購人員與供應(yīng)商保持聯(lián)系，信息通訊次數(shù)較少、不全面。除非在主動聯(lián)

系供應(yīng)商之前就發(fā)現(xiàn)了問題，否則超市不會花太多時間去關(guān)注可能在早期出現(xiàn)

的問題。超市出現(xiàn)問題的原因往往在于商品擠滿了貨架布局、缺少產(chǎn)品條形碼、

更改合同條款和費用支付的問題；又或是供應(yīng)商要求的付款條件比以前更為苛

刻，推遲發(fā)貨，甚至不再供貨，使得采購工作極為被動。這些都給公司的發(fā)展

帶來了很大的風險。

3.4采購驗收付款流程不完善

好又多超市(福晟MALL店)針對驗收環(huán)節(jié)有制度化的流程。但對于經(jīng)常性

采購的材料，驗收人往往因為慣性對采購的質(zhì)量疏忽檢查，容易導(dǎo)致質(zhì)量出現(xiàn)

問題，造成生產(chǎn)成本的浪費和超市產(chǎn)品質(zhì)量的信譽損失。好又多超市(福晟MAL

L店)在購入貨品時，由于可供選擇的供應(yīng)商較為單一穩(wěn)定、采購量大、所需種

類多，所以超市都是在發(fā)貨前向供應(yīng)商預(yù)付全部貨款。

這時候就會出現(xiàn)供應(yīng)商在收到貨款后，不發(fā)貨或是延遲發(fā)貨的情況，也可

能發(fā)出的商品存在質(zhì)量問題。這種情況下好又多超市一般是采取退貨退款的處

理方式，但是在實際操作的時候非常麻煩，比如供應(yīng)商拖延退款時間，會導(dǎo)致

超市采購資金受到影響，不能及時補充商品也會對超市經(jīng)營業(yè)務(wù)產(chǎn)生不利影響。

超市缺乏完整的采購與付款過程的監(jiān)控，對超市的內(nèi)部控制的執(zhí)行以及整個超

市治理也都會產(chǎn)生一定的影響。

4好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計方案

4.1采購計劃制定優(yōu)化設(shè)計方案

好又多超市(福晟MALL店)在以前的采購中幾乎都是依照經(jīng)驗盲目進行采購，

內(nèi)部沒有制定一個科學(xué)有效的預(yù)算管理機制，以往的經(jīng)驗很可能跟不上市場需

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求的變化，因此，公司需要制定一個科學(xué)的采購預(yù)算機制，避免盲目采購導(dǎo)致

的問題，也能讓公司的資金得到一個更好的運用。

超市可以成立一個采購預(yù)算委員會，根據(jù)市場風向以及剩余庫存數(shù)，對訂

貨時間和訂貨數(shù)量嚴格進行控制，設(shè)置年度采購預(yù)算。采購預(yù)算經(jīng)由管理層審

批通過之后，再細分成相應(yīng)的指標下發(fā)到各個部門中，各部門再根據(jù)下發(fā)的采

購預(yù)算進行采購，同樣也需要進行合理的控制，做出正確的采購決策。

對于采購物資的采購單、物資出入信息及采購發(fā)票制定采購計劃表，嚴格

按照表格內(nèi)容填寫，采購管理人員除了簽名處外盡可能的采用電子打印方式。

這種方式可以在很大程度上方便采購人員進行信息填寫，提高工作效率。在核

對各項采購信息的時候也能更方便快速地看清校對，從各種單據(jù)上入手，對物

資采購進行嚴格的控制。

公司在制定采購計劃的時候，要盡量避免“一言堂”，采購部門的負責人

可以召集產(chǎn)品負責人一起進行商談，根據(jù)公司日常出貨的速度以及總體銷售目

標多方面考慮，結(jié)合定性、定量分析，制定總體的采購計劃，并科學(xué)分配到部

門。制定的采購計劃也可以根據(jù)實際需求進行變動，得到公司管理層的批準即

可。優(yōu)化后的請購單模板如表2所示。

表2好又多超市(福晟MALL店)請購單模板

采購計劃報表

采購人審批人申請日期

序號規(guī)格單位單價數(shù)量庫存計劃采購量實際采購量

1

2

3

4

預(yù)算委員會的采購預(yù)算審查不應(yīng)僅限于采購貨物的種類和現(xiàn)有庫存，還應(yīng)

涉及經(jīng)濟批次的調(diào)整，利用經(jīng)濟訂單時間和經(jīng)濟訂單數(shù)量來降低采購成本，完

成整個采購計劃。采購計劃流程優(yōu)化后如圖2示：

提出采購需求進行采購匯總確定采購種類數(shù)量

制定采購計劃審批編制采購預(yù)算

圖2采購計劃制定流程圖

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4.2采購環(huán)節(jié)審批制度優(yōu)化設(shè)計方案

好又多超市(福晟MALL店)應(yīng)當制定合理的采購業(yè)務(wù)監(jiān)管規(guī)范授權(quán)審批程

序。采購批準程序的改進是為了更好地執(zhí)行工作的各個部分并明確分工。采購

環(huán)節(jié)審批制度是一種以監(jiān)督采購活動，保障采購活動合法合規(guī)為目的的管理制

度。采購環(huán)節(jié)審批的對象就是采購活動中需要進行采購的事項，按照不相容職

責相分離的原則設(shè)置了不同的職位，并按部門和序號設(shè)置了采購單。

各超市門店的購買請求必須先編制請購單，經(jīng)過支出預(yù)算負責人的簽署批

準，不同級別的批準針對不同的購買請求金額，對于金額較小的采購，直接由

部門主管進行審批，審批通過后采購部門進行采購；金額較大的采購需要得到

門店負責人的審批，審批通過后采購部門才能進行采購。在優(yōu)化后的采購流程

中，要是審批環(huán)節(jié)要是沒有通過，提出采購需求的部門都需要重新回到編制采

購單的環(huán)節(jié)，重新進行申請，到所有的審批通過，采購部門才開始采購業(yè)務(wù)。

好又多超市(福晟MALL店)的采購審批流程如圖3所示。

圖3好又多超市(福晟MALL店)采購審批流程圖

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4.3供應(yīng)商管理優(yōu)化設(shè)計方案

在拿到已經(jīng)獲批的采購申請之后，好又多超市(福晟MALL店)就進入了供

應(yīng)商的選擇階段。

對于大宗采購以及初次采購的商品，供應(yīng)商起碼要在三家之中作出選擇，

拿到供應(yīng)商的報價后，采購部門要對其價格進行詳細的對比分析，做好后續(xù)談

判的準備。對供應(yīng)商的現(xiàn)場評估全權(quán)交由采購部負責，包括供應(yīng)商的初步選擇

和填寫評估表兩個工作內(nèi)容。

對于供應(yīng)商的信息登記，好又多超市(福晟MALL店)目前擁有一個比較詳

細的數(shù)據(jù)庫，選擇供應(yīng)商的時候也是優(yōu)先選擇廠家直供的方式，因為這樣可以

有效控制成本，并且也能從源頭上控制商品質(zhì)量。

超市還邀請了供應(yīng)商參與到整體的采購設(shè)計中，這種模式可以促進超市采

購的整條供應(yīng)鏈的發(fā)展，也在一定程度上保證了好又多超市(福晟MALL店)采

購業(yè)務(wù)的順利實施和良好形象的建立。

對于供應(yīng)商的管理，好又多超市(福晟MALL店)主要控制三個方面，分別

是采購調(diào)劑，供應(yīng)商選擇和優(yōu)化供應(yīng)商品。

對供應(yīng)商的評估除了質(zhì)量，交付，成本，服務(wù)，技術(shù)五個關(guān)鍵要素之外，

超市還對它們在每月和每年都安排了評估工作，這樣處理可以在一定程度上防

止發(fā)生突發(fā)事故，在每月評估的基礎(chǔ)上進行年度的評估，可能對供應(yīng)商有一個

更加綜合的考量。

為了對供應(yīng)商進行更好的分析，好又多超市(福晟MALL店)在把供應(yīng)商和

商品進行分類之后，會收集相關(guān)的數(shù)據(jù)，最終超市可以完成對整個供應(yīng)商的評

價，超市也可以依據(jù)這些的出來的數(shù)據(jù)對供應(yīng)商進行優(yōu)化和升級，評價不好的

供應(yīng)商可以被剔除掉，這樣也能更好地促進超市發(fā)展。

好又多超市(福晟MALL店)供應(yīng)商選擇優(yōu)化流程如圖4所示。

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采購部門部門主管其他相關(guān)部門供應(yīng)商

開始

所需商品明所需商品明

細細

商品分類

制定計劃

開展調(diào)查相關(guān)信息

供應(yīng)商初步

評估

送樣或小批

樣品

量采購

報價

比價議價

初選合格供應(yīng)

后期跟蹤商

制定供應(yīng)商

評價報告

審核通過/不

通過

存檔

重新選擇

結(jié)束

圖4好又多超市(福晟MALL店)供應(yīng)商選擇優(yōu)化流程圖

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4.4采購環(huán)節(jié)驗收付款流程優(yōu)化設(shè)計方案

圖5好又多超市(福晟MALL店)采購環(huán)節(jié)驗收付款流程優(yōu)化圖

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優(yōu)化后的采購環(huán)節(jié)驗收付款流程如上圖5所示。由于超市采購活動在舞弊

風險控制比較脆弱，因此必須加強對采購過程的管理和控制，隨著超市采購業(yè)

務(wù)的不斷發(fā)展，采購環(huán)節(jié)的管理環(huán)節(jié)應(yīng)該也要不斷改進，而驗收付款流程是其

中很重要的一個環(huán)節(jié)。驗收部門需要進行三方驗貨即供應(yīng)商，驗收人員，采購

人員，確保供應(yīng)商提供訂單與送貨單一致，確保產(chǎn)品或服務(wù)符合質(zhì)量要求之后，

出具驗收單。超市驗收部門負責對商品的質(zhì)量、數(shù)量進行核驗，核驗結(jié)束之后

就可以入庫，商品入庫之后由倉儲管理人員對其進行管理。這些流程都結(jié)束后，

財務(wù)部門再進行登賬，在領(lǐng)用的時候，需要規(guī)范填寫領(lǐng)用申請表并且要相關(guān)人

員簽字確認，之后的每個月倉庫都要接受財務(wù)人員和采購部門的盤點，并且每

月將盤點結(jié)果上報至管理層。

優(yōu)化后的具體采購驗收單模板見表3。

表3好又多超市(福晟MALL店)一般商品采購驗收單模板

供貨單位：電話號碼：日期：

商品條碼商品名稱單規(guī)進貨實收進貨金額銷售金額商品

位格數(shù)量數(shù)量單價金額單價金額差價

合計