合肥三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)財(cái)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司概況..........................................................1

2三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購現(xiàn)狀及分析......................1

2.1三只羊網(wǎng)絡(luò)科技公司辦公用品采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀.......................1

2.2三只羊網(wǎng)絡(luò)科技公司采購業(yè)務(wù)對應(yīng)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀...................3

3三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)存在的問題..................4

3.1無規(guī)范的辦公用品采購計(jì)劃.....................................4

3.2缺少專門的辦公用品采購事務(wù)...................................4

3.3辦公用品采購分類不合理.......................................4

4三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)........5

4.1制定規(guī)范的采購計(jì)劃...........................................5

4.2建立專門的辦公用品采購事務(wù)...................................6

4.3對辦公用品采購進(jìn)行合理分配...................................8

5總結(jié)..............................................................9

參考資料............................................................10

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

合肥三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)財(cái)融

合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司概況

合肥三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司成?于2021年3?，主要由合肥三只羊創(chuàng)業(yè)

投資有限公司進(jìn)行投資。擁有帶貨達(dá)人、娛樂直播、短視頻內(nèi)容商業(yè)化、電商

及店鋪運(yùn)營、整合營銷等主營業(yè)務(wù)，是抖音、快手十大MCN機(jī)構(gòu)之一。公司擁

有全網(wǎng)頭部主播瘋狂小楊哥等300多個(gè)賬號。擁有豐富的內(nèi)容創(chuàng)作、人物IP孵

化經(jīng)驗(yàn)與健康成熟的供應(yīng)鏈分發(fā)體系，2022年啟動建設(shè)三只羊新零售總部，通

過在抖音、快手等直播平臺，結(jié)合產(chǎn)品進(jìn)行內(nèi)容創(chuàng)作，幫助品牌實(shí)現(xiàn)線上全域

營銷，推動傳統(tǒng)企業(yè)在新零售業(yè)態(tài)下的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，努力打造長三角地區(qū)領(lǐng)先

的直播電商新零售總部基地。

2三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購現(xiàn)狀及分析

2.1三只羊網(wǎng)絡(luò)科技公司辦公用品采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

（1）公司的辦公用品比較廣泛，比如桌面用品，辦公本，書寫修正用品，

文件檔案用品等等。除了這些分類之外，還包括很多零碎的東西，其中包括文

件夾、文件欄、資料架、文件柜。另外桌面用品還包括訂書機(jī)、剪刀、膠水、

膠帶、計(jì)算器，有些領(lǐng)域還需要用到尺子，圓規(guī)等等。另外還有一些主要的辦

公用具。辦公用品還包括會議記錄本，便簽紙，便利貼,活頁本，記事本等等。

包括各種筆類中性筆，熒光筆，鋼筆，各種記號筆等等。

我們將其分類為非消耗性、消耗性、清潔用品以及消耗禮品四類。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

表格1辦公用品分類表

類型名稱

非消耗品計(jì)算器、電話機(jī)、打孔機(jī)、剪刀、U盤、裁紙刀、白板、訂書機(jī)、文

件夾、光盤(盒)等各類文具;

中性筆、筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復(fù)寫紙、訂

書釘、筆芯、印刷品、墨盒、復(fù)印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、曲

消耗品別針、胸卡皮、電池、膠帶、大頭針等;色帶、速印機(jī)墨、速印紙、

軟盤、影印液、曬圖紙、硒鼓、信封等與文印相關(guān)的各類物品;報(bào)銷

單、借款單、賬本、入(出)庫單、粘貼單、口曲紙等各類單據(jù);

清潔用品紙簍、拖布、毛巾、笤帚、垃圾袋、垃圾桶、洗潔凈、香皂、洗手液、

紙巾等所有與衛(wèi)生清潔有關(guān)的物品;

招待禮品紙杯、純凈水、茶葉、保溫瓶、飲料、禮品等。

（2）公司目前需要采購的辦公用品三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司各部門會在每

個(gè)月的最后兩天提前到各部門領(lǐng)取采購申請表并填寫好下個(gè)月需要采購的辦公

用品，于下個(gè)月月初一周內(nèi)完成采購；經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，匯總后由經(jīng)理或主

管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，沒有簽字的視為無效；辦公室需對各部門提交的采購辦公用

品申請表進(jìn)行庫存審核，清點(diǎn)出無需采購的辦公用品，然后到財(cái)務(wù)部門申請領(lǐng)

用資金進(jìn)行采購；采購時(shí)，將采購清單備份一份給各部門采購員，由采購人員

去對應(yīng)商場進(jìn)行采購，采購?fù)瓿珊?，倉庫進(jìn)行驗(yàn)收入庫，各部門采購人員會把

采購過程中得到的辦公設(shè)備和物資用品進(jìn)行發(fā)放。并提交發(fā)票、付款記錄、采

購清單等相關(guān)憑證去財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬登記。

合肥三只羊網(wǎng)絡(luò)有限公司是新成立的公司，由于剛成立有很多地方都存在

著很多的問題，現(xiàn)在主要出現(xiàn)有辦公用品采購業(yè)務(wù)的問題。辦公用品采購業(yè)務(wù)

關(guān)系到整個(gè)公司各部門的正常運(yùn)行，事關(guān)重要。一個(gè)公司的辦公用品采購業(yè)務(wù)

出現(xiàn)問題如果不能夠及時(shí)的解決，不僅僅耽誤某個(gè)部門更是影響整個(gè)公司的發(fā)

展。

公司的采購流程圖如下所示：

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)部各部門倉庫

各部門提出

采購申請

部門領(lǐng)導(dǎo)同

意、簽字

安排人員購

驗(yàn)收入庫

買

購貨發(fā)票入

采購結(jié)算

庫單

記賬制單

領(lǐng)取、發(fā)放并登記

圖2-1三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司采購業(yè)務(wù)流程圖1

2.2三只羊網(wǎng)絡(luò)科技公司采購業(yè)務(wù)對應(yīng)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀

企業(yè)采購員采購物品要通過驗(yàn)收入庫,會計(jì)審核,老板審批,然后到出納結(jié)

算。

采購員需提供發(fā)票、采購清單、付款記錄等相關(guān)憑證進(jìn)行報(bào)賬。

購買辦公用品現(xiàn)金支付取得普票經(jīng)驗(yàn)收入庫會計(jì)分錄:

借:庫存商品一辦公用品一名稱

庫存現(xiàn)金

貸:其他應(yīng)收款一某采購員(預(yù)支款)

各部門經(jīng)批準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品會計(jì)分錄:

借:制造費(fèi)用一其他費(fèi)用一辦公費(fèi)

銷售費(fèi)用一辦公費(fèi)

管理費(fèi)用-辦公費(fèi)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

有關(guān)科目一辦公費(fèi)

貸:庫存商品一辦公用品一名稱

3三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)存在的問題

3.1無規(guī)范的辦公用品采購計(jì)劃

在財(cái)務(wù)報(bào)賬單上發(fā)現(xiàn)，一個(gè)月中出現(xiàn)多筆購買相同數(shù)量不同量的清單。我

們企業(yè)每個(gè)月的采購都是由各部門自己完成的，沒有專門的辦公用品采購員，

導(dǎo)致公司出現(xiàn)一個(gè)月各部門出現(xiàn)多次報(bào)賬的情況。經(jīng)過詢問，各部門在每個(gè)月

需要的辦公用品都是根據(jù)本月的辦公用品申請單來購買，這就導(dǎo)致有的部門會

出現(xiàn)中間需要緊急采購的情況，這很大程度上增加了財(cái)務(wù)部門的工作量，還會

耽誤各部門的工作效率。已經(jīng)有多個(gè)部門人員反映其部門領(lǐng)取的辦公用品不夠

用的問題。我們應(yīng)該在每個(gè)月都能夠制定一個(gè)采購計(jì)劃，這樣才能夠避免以上

問題再次發(fā)生。

3.2缺少專門的辦公用品采購事務(wù)

我們在采購遞交員簽字單上發(fā)現(xiàn)，我們企業(yè)每個(gè)月的采購都并且沒有專門

的采購事務(wù)。經(jīng)過詢問，各部門需要采購的辦公用品都是各部門自己安排人員

進(jìn)行采購，這就導(dǎo)致我們的采購點(diǎn)分布在城市各個(gè)角落，如：超市、雜貨店、

各種小商鋪等等。這也就導(dǎo)致了，我們購買的商品出現(xiàn)質(zhì)量問題后無法準(zhǔn)確的

找到供應(yīng)商進(jìn)行售后處理，以及總是出現(xiàn)采購物品不全等問題。各部門內(nèi)部自

己購買，這也導(dǎo)致了去報(bào)賬的時(shí)候出現(xiàn)所報(bào)商品數(shù)量、金額上于其部門申請表

上不對等，即使是同一商品，各部門所報(bào)金額都不一樣。這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重

降低了財(cái)務(wù)部門的工作效率，公司其他員工的工作效率也間接的影響到。

3.3辦公用品采購分類不合理

公司的辦公用品采購范圍的較大的，如電腦、打印機(jī)、辦公桌等，都需要

去專門的大型商場去購買。筆、便利貼、回形針等日常辦公用品則在小型商場

就可以買到。并且我們的日常消耗品是需要頻繁購買的，而非消耗品可能幾個(gè)

月甚至幾年才購買一次，這就需要合理的分類出來，才能夠使工作效率得到提

高。

公司各部門采購沒有合理的分類這導(dǎo)致很多的部門采購人員購買效率低，特

別是在購買日常品時(shí)總是出現(xiàn)遺漏不夠等問題。經(jīng)詢問采購員工說需要采購的

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

東西太多，電子產(chǎn)品和日常品購買商場不在一起很多時(shí)候就會導(dǎo)致以上問題的

發(fā)生。我們應(yīng)該制定一個(gè)合理的采購分類。

4三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程優(yōu)

化設(shè)計(jì)

4.1制定規(guī)范的采購計(jì)劃

規(guī)范的采購計(jì)劃有利于加強(qiáng)公司對辦公用品的管理，控制費(fèi)用的開支，減

少不必要的浪費(fèi)，有利于辦公用品的采購和使用。為避免再次出現(xiàn)一月多次報(bào)

賬、月中出現(xiàn)緊急采購等情況的再次發(fā)生，我們可以采取以上個(gè)月采購辦公用

品數(shù)量為依據(jù)的方式進(jìn)行本月的辦公用品采購，這樣就可以估計(jì)到本月大概需

要的辦公用品。可以盡量的避免緊急采購的情況。對需要進(jìn)行緊急采購的情況，

找部門主管填寫紙質(zhì)申請，部門主管審核簽字后即可安排部門人員去購買。相

對于日常消耗品，總是有部門提出領(lǐng)取的辦公用品不夠的情況，我們可以采取

除了月初進(jìn)行購買，月中也增加一次購買，這樣就可以避免部門辦公用品不夠

用的情況了。

結(jié)合以上所說可以得到以下流程圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)部各部門倉庫

編制采購計(jì)

劃

各部門提出

采購申請

部門領(lǐng)導(dǎo)同

意、簽字

安排人員購

驗(yàn)收入庫

買

購貨發(fā)票入

采購結(jié)算庫單

記賬制單領(lǐng)取、發(fā)放并登記

圖4-1三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司采購業(yè)務(wù)流程圖

4.2建立專門的辦公用品采購事務(wù)

三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司可以適當(dāng)?shù)恼{(diào)整一下公司的組織結(jié)構(gòu)，建立起

一個(gè)適當(dāng)?shù)募惺降慕M織結(jié)構(gòu)，建立一個(gè)專門的辦公用品采購事務(wù)，細(xì)分采

購職位，做到能夠?qū)訉舆f進(jìn)，或不干涉的同時(shí)能夠荊條有序的完成公司的所

有采購。采購事務(wù)進(jìn)行細(xì)分職位，例如：建立采購申請書收集員（進(jìn)行收集

和整理需要購買的辦公用品）、成立外出采購員（拿到整理整理完成的采購

表進(jìn)行采購）、辦公用品發(fā)放管理人員（到貨進(jìn)行入庫、統(tǒng)計(jì)、發(fā)放）。不僅

可以降低公司的采購成本，還可以使公司的員工發(fā)揮自己的專業(yè)技能，這樣

會更加的事半功倍，從而使采購價(jià)格方面也能得到統(tǒng)一的解決，這樣也能夠

提高公司的資源利用效率。例如:大型電子設(shè)備(電腦、打印機(jī)、直播設(shè)備、

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

音響等)、小型辦公用具（回形針、A4紙、筆等）。分成兩邊分別進(jìn)行采購

分工。我們還可以建立一個(gè)反饋部門，收集一些其他部門對采購部門的意見

與建議，每個(gè)月還可以召開一次會議，對他們所提出的意見與建議做參考，

一起討論出解決的方案并在下個(gè)月進(jìn)行實(shí)施。對做的好的部門我們還可以適

當(dāng)?shù)慕o予獎勵(lì)，這樣不僅可以提高員工的主動積極性還可以使整個(gè)部門的效

率大大的提升，也能給公司其他部門做榜樣。

完善之后可以得到以下流程圖：

財(cái)務(wù)部采購事務(wù)各部門倉庫

編制采購計(jì)

劃

各部門提出采

購申請

部門領(lǐng)導(dǎo)同意、

簽字

安排人員購

買

驗(yàn)收入庫

購貨發(fā)票入

采購結(jié)算庫單

記賬制單領(lǐng)取、發(fā)放

并登記

圖4-2三只羊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司采購業(yè)務(wù)優(yōu)化流程圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.3對辦公用品采購進(jìn)行合理分配

對辦公用品進(jìn)行日常品、易耗品以及非日常品的分類。對于日常品和易耗

品每月可領(lǐng)取多次，需領(lǐng)導(dǎo)簽字；對于非日常品，每月月末申請，需領(lǐng)導(dǎo)簽字

并且審核，于下個(gè)月領(lǐng)取。如果是部門特有的辦公用品如財(cái)務(wù)部需的計(jì)算器、

記賬本等，部門可以自行安排人員購買，需部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核同意。對辦公用

品進(jìn)行分類購買，這樣采購人員進(jìn)行采購的時(shí)候也能夠更快、更高效率的完成，

對日常品和易耗品增加領(lǐng)取次數(shù)也能夠很好的解決部門出現(xiàn)中途出現(xiàn)辦公用品

不夠的情況。

修改后的采購申請流程圖如下：

采購事務(wù)各部門倉庫

編制采購計(jì)

劃

各部門提出采

購申請

部門領(lǐng)導(dǎo)同意、

否是否為非

簽字

日常品

安排人員購是

買部門領(lǐng)導(dǎo)同意、