武漢美佳居門業(yè)有限責任公司費用報銷制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1公司簡介 武漢美佳居門業(yè)有限責任公司費用報銷制度優(yōu)化設計公司簡介武漢美佳居門業(yè)有限責任公司地處武漢東西湖區(qū)新城十字路西、東吳大道北11棟1-4層，公司員工有40人，注冊資金為12萬元，聯(lián)系人是廖大華。公司于2019年在武漢成立，是一家新型的民營公司。公司主要經(jīng)營房屋大門和門店防盜門的制造與安裝、設計與銷售，主要生產(chǎn)安裝的產(chǎn)品有：各種鋁合金透明卷簾門、各種豪華透明美化門、各種各樣的家居用門、車庫門、防盜專用自動門等系列產(chǎn)品。公司的產(chǎn)品設計的非常新穎并且外表美觀，價格也非常的合理，而且也非常堅固耐用。其中最為重要的是它的防盜系統(tǒng)做的非常好，適用于商場、銀行、商鋪、工廠、住房等等，用途很廣泛。公司的售后服務做得非常好。武漢美佳居門業(yè)有限責任公司費用報銷制度存在的問題2.1公司不重視費用報銷公司近年來管理人員也就是說管理層的人的日?？赡苊τ跀U展和招攬業(yè)務，從而忽略了公司的費用報銷。他們認為公司要發(fā)展，招攬客戶比報銷費用更為重要。美佳居門業(yè)有限責任公司是一家生產(chǎn)和銷售門的公司，產(chǎn)品生產(chǎn)出來就要牽扯到很多很多的費用，但是，公司沒有設立專門的財務部門去管理。2.2差旅費報銷所產(chǎn)生的問題對于差旅費，美佳居有限責任公司沒有相關的規(guī)定。差旅費是公司管理過程中必不可少的費用，這個費用每個員工或多或少都會遇到，所以掌控起來比較困難，在執(zhí)行報銷中免不了產(chǎn)生很多的漏洞，例如：①把金額往大的填報；②重復報銷同一個費用；③把明明沒有的費用給報上去；④嫌手續(xù)太麻煩或者手續(xù)不全就給報銷了；⑤存在著以報銷差旅費的形式掩蓋著公司或者個人不合規(guī)的支出行為；⑥虛報出差的天數(shù)和人數(shù)。2.2.1現(xiàn)在實行的差旅費的報銷標準不合理由于經(jīng)濟的快速發(fā)展以及物價水平的高漲，公司以前年度的報銷標準已經(jīng)不能適用。但公司目前的出差費標準并未及時更新，且出差至每個地方的標準也是一樣的。2.2.2費用消費的等級劃分不夠明確公司領導和普通員工都要出差，但是這兩者的費用消費等級并未劃分。由于在公司所處的職位不同，去接待的客戶或者辦的事情也不同，所以雖都是外出工作，但是其中的標準應該截然不同，以上這些特殊情況應該要在公司報銷差旅費中區(qū)別開來。2.3登記票據(jù)時沒有核實在生活中，經(jīng)常見到的發(fā)票種類有以下三種：①增值稅專用發(fā)票、②普通發(fā)票、③專用發(fā)票，其中增值稅專用發(fā)票是最為重要的。在美佳居門業(yè)有限責任公司中，我們報銷憑證時，看到票據(jù)沒有什么問題就給報銷了。因為公司財務人員報銷費用不仔細檢查原始憑證，所以公司這個票據(jù)報銷制度存在著很大的漏洞。2.4借款制度所產(chǎn)生的問題美佳居門業(yè)有限責任公司借款制度不夠完善：①公司員工謊報家庭情況，從公司騙取借款并且逾期不還。②公司員工因公借款：謊報借款理由騙取借款，并且公款私用。③員工在借款時沒有合理預計借支額度。④公司貸款單上沒有明確的注明貸款、還款時間和貸款用途。⑤如果借款收不回，公司沒有明確責任。武漢美佳居門業(yè)有限責任公司費用報銷制度優(yōu)化3.1完善公司的報銷制度完善公司的報銷制度是管理控制好費用報銷的出發(fā)點。費用的報銷涉及到公司的每一個部門，所以這個不能由財務部門這一個部門單獨去制定，需要綜合全公司各個部門的意見去制定。公司報銷制度設置的越合理，執(zhí)行起來也越容易。完善優(yōu)化后的費用報銷制度可以讓公司員工更加重視制度，也可以給公司帶來更好的發(fā)展。3.2公司差旅費的優(yōu)化①由于工作需要，公司高級管理人員和同等職位的人員出差，隨行人員可以乘坐同一級別的交通工具。如果沒有按照規(guī)定乘坐相應的交通工具，超出的部分需要由個人自付。②在外乘坐的交通工具是飛機的話，車票中包含的民航發(fā)展基金和燃油附加費用可以憑賬單去報銷。③經(jīng)批準外出參加會議的公司高層部級及職位相當?shù)墓ぷ魅藛T，凡報銷了公務費、交通費、資料費的，不能再去報銷市內(nèi)交通補貼、住宿的費用和生活補助。④參加會議的人員除物資訂貨會由公司級分管領導批準外，其余會議需經(jīng)總經(jīng)理批準。⑤差旅費執(zhí)行上述標準后，其他各種相關出差補助一律取消。差旅費超出上述標準的須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可報銷。3.3優(yōu)化后的差旅費報銷流程圖差旅費報銷人提出出差申請差旅費報銷人提出出差申請部門負責人審核修改申請同意嗎？按授權得到適當批準批準否否是是到出納領取借款按授權得到適當批準財務記賬準備職工借款明細通知到借款員工及其部門經(jīng)理跟蹤員工還款及報告從工資中扣除超期借款完成出差報告填寫“差旅費報銷單”直接主管審核同意嗎？修改出差報告及“差旅費報銷單”否是獲得適當?shù)呐鷾逝鷾史裥薷某霾顖蟾婕啊安盥觅M報銷單”是財務審核通過？否更改財務記賬是圖3-1武漢美佳居門業(yè)有限責任公司優(yōu)化后的差旅費報銷流程圖3.4報銷時的規(guī)定與注意事項在報銷時一定要有發(fā)票，而且還要定時去檢查賬單和票據(jù)是否與實際業(yè)務相符合，必須要有相關的附件證明所用費用的真實性。在報銷時一定要以“實事求是，準確無誤”為最基本原則，還要有這項業(yè)務明確發(fā)生的時間、為什么會發(fā)生、發(fā)生在哪里、費用所涉及的項目、發(fā)生的準確金額及有關業(yè)務的報銷人和審核人。要報銷的所有費用、報銷費用時所參照的報銷制度標準和報銷審批流程都要符合公司制度和法律制度規(guī)定；報銷人在報銷時取得的報銷單據(jù)上面的審批人、經(jīng)辦人、審批的簽名和驗收證明人必須都要齊全缺一不可；還要得到稅務機關的審核通過。嚴格按照文件要求，認真填寫項目，注明附件數(shù)量，簡要說明費用內(nèi)容或原因，做到整潔美觀，不得隨意修改。3.5費用報銷所需附件與票據(jù)⑴辦公費用：費用的報銷單據(jù)；正規(guī)的普通發(fā)票；申請購物單；所有開辦的辦公用品發(fā)票，一定要附有詳細的清單；比較大額度的采購都需要附有采購合同，如果很長一段時間都在同一家公司購買貨品的話，就可以跟這家公司簽訂期間合同，并且簽訂的合同必須上交給公司的財務部門備份并且管理。⑵通訊費用和通信費用：費用的報銷單據(jù)；通訊的發(fā)票。⑶差旅費：差旅費報銷單；出差時所用的交通發(fā)票；吃住的發(fā)票；通訊費發(fā)票等等。⑷所開的車輛費用：費用的報銷單據(jù)；正規(guī)所用的油費、高速的過路費、辦事時所用的車輛維修費、車輛停車費、保險費等等有關于車輛的發(fā)票。⑸業(yè)務的招待費：費用的報銷單據(jù)；正常消費的餐飲行業(yè)或者服務行業(yè)的普通發(fā)票；娛樂場所所消耗的娛樂行業(yè)發(fā)票不得作為業(yè)務招待費用去報銷。⑹其他費用報銷：于此相關業(yè)務的所有證明；費用報銷單據(jù)；與公司有關經(jīng)濟業(yè)務相符合的票據(jù)。3.6優(yōu)化借款流程借款的人員要按照公司規(guī)定去填寫《借款單據(jù)》，其中還要去注明借款原因、借款金額；是需要給支票還是現(xiàn)金。其中借的這筆錢的金額大小寫必須要完全一致，并且不能有涂改的痕跡。審批的流程大致如下：主管部門的經(jīng)理審核并且簽字?主管會計去復核?財務總監(jiān)負責審批?公司的總經(jīng)理最后審批最后再由財務人員付款：去借款的人拿著審批后的借款單據(jù)去公司的財務部門找出納辦理領錢的相關手續(xù)。借款人填寫借款單借款人填寫借款單公司的財務審核，確認簽字公司經(jīng)理、董事長審核，確認簽字出納付款借款人的部門負責人審核，確認簽字圖3-2武漢美佳居門業(yè)有限責任公司借款流程圖3.7公司付款流程的優(yōu)化在公司的財務部門要執(zhí)行業(yè)務付款的計劃時,最開始的時候一定要嚴格按公司的命令計劃支付,在支付的過程中還要嚴格對照計劃書去審核收款的單位名稱和計劃金額是否都一致，必須這二者同時一致以后，才能進行計劃支付；然后，要去審核其中有關的手續(xù)是否都符合相關的規(guī)定并且還要編制會計憑證；最終，還要根據(jù)不相容職務必須互相分離的原則，再由另外一人查核精確后經(jīng)過層層傳遞到出納人員處進行支付，并且在支付過程中，根據(jù)內(nèi)部控制的原則不能由單獨一個人完成。這個方法可以讓他們相互監(jiān)督還可以避免很多問題，還可以使資金的支付全過程都安全有較高效率。作為公司變動性最強的一個環(huán)節(jié)，美佳居門業(yè)有限責任公司應該為其制定最嚴謹?shù)膬?nèi)部控制管理制度，尤其是資金的支付環(huán)節(jié)。要把內(nèi)部控制每一步都仔細分到資金的支付各個節(jié)點，要運用網(wǎng)絡技術等先進手段，提高公司管理各個部門的水平，使得公司的發(fā)展更加穩(wěn)定和長遠。武漢美佳居門業(yè)有限責任公司優(yōu)化后的費用報銷流程各部門確立好自己的部門可報銷額度與類目，按照需要報銷的程度進行分級處理，確定好自己部門的報銷時間點，負責人簽字同意后送交財務部備案。報銷采用單據(jù)填寫與多張證明材料的形式，證明材料按照報銷類目進行不同區(qū)分。在報銷業(yè)務發(fā)生后由報銷人把發(fā)生的業(yè)務單據(jù)整理好，根據(jù)所在部門的報銷時間來填制報銷單，然后提交給主管進行審核，審核內(nèi)容主要為所提交的證明材料是否真實無誤。再經(jīng)部門負責人簽字，提交給財務部門二審，主要審核單據(jù)填寫是否規(guī)范，所報銷內(nèi)容與金額是否符合標準。最后由管理層的財務方面經(jīng)理進行簽字表示同意撥款，財務部門告知報銷人報銷通過，提醒注意查收報銷款到賬信息，報銷人在收到報銷款后及時反饋給財務部。以上流程中的各級管理者均有義務查看核準單據(jù)與證明材料真實性，如遇特殊情況會通過電話來聯(lián)系報銷人，審核后無法報銷則由部門負責人告知報銷人，費用由報銷人自理。下圖為武漢美佳居門業(yè)有限責任公司優(yōu)化后的費用報銷流程圖:報銷人填寫《費用報銷申請單》報銷人填寫《費用報銷申請單》財務部審核部門負責人審核總經(jīng)理批準報銷單據(jù)整理粘貼報銷人員根據(jù)公司費用報銷制度要求，整理好需要報銷的發(fā)票或者單據(jù)，并進行整理粘貼相關人員必須按照財務規(guī)范要求和規(guī)定的時間填寫《費用報銷單》，不得涂改，不得用鉛筆或紅色字體的筆填寫，并附上相關的報銷發(fā)票或單據(jù)相關部門人員報銷發(fā)票報銷單據(jù)費用報銷管理制度借款單相關部門人員費用報銷單財務費用報銷制度借款單報銷人粘貼單據(jù)簽字后，將報銷單據(jù)提交給財務部審核，由財務部門會計人員進行報銷費用的確認，主要內(nèi)容包括：

⑴產(chǎn)生的費用是否符合報銷標準：

⑵財務是否能及時安接此費用：

⑶單據(jù)或票據(jù)是否符合財務規(guī)范要

求.

若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關人員重新整理填報相關部門人員費用報銷單報銷發(fā)票

報銷單據(jù)

財務費用報銷

制度

借款單財務部審核簽字后，須將報銷單據(jù)報行政副總經(jīng)理進行進一步審核簽字，審核內(nèi)容包括：

1)費用產(chǎn)生的原因及真實性：

2)費用的合理性：

3)票據(jù)及單據(jù)的規(guī)范性：

若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關報銷人員重新整理提報。費用報銷單報銷發(fā)票

報銷單據(jù)

財務費用報銷

制度

借款單相關部門人員對審核符合要求的報銷單據(jù)送呈總經(jīng)理，由總裁進行批準簽字，若總經(jīng)理發(fā)現(xiàn)不符合要求，須立即退回財務部，由財務部跟進處理?？偨?jīng)理費用報銷單報銷發(fā)票

報銷單據(jù)

財務費用報銷

制度

借款單費用報銷單報銷發(fā)票

報銷單據(jù)

財務費用報銷

制度

借款單出納付款總經(jīng)理簽字批準，報銷人員拿上報銷單到出納處領款并在領款人處簽字確認，單據(jù)放出納處保管