湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介.......................................................................................................................1

2企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀.......................................................................2

2.1采購與付款業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀....................................................................................2

2.2采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的流程....................................................................2

3企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題...............................................................4

3.1采購計(jì)劃不準(zhǔn)確................................................................................................4

3.2采購信息封閉....................................................................................................4

3.3采購方式不靈活、不科學(xué)................................................................................4

3.4采購部門中缺乏有效的制約............................................................................5

3.5應(yīng)付賬款信息不真實(shí)........................................................................................5

3.6不能及時(shí)支付供應(yīng)商貨款................................................................................5

4湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)...................................5

4.1制定正確的采購計(jì)劃........................................................................................5

4.2加強(qiáng)公司與供應(yīng)商、公司內(nèi)部的交流............................................................7

4.3采用多種采購方式............................................................................................7

4.4加強(qiáng)制約監(jiān)督和核查........................................................................................8

4.5提高應(yīng)付賬款的真實(shí)性....................................................................................8

4.6采取系統(tǒng)自動(dòng)付款，及時(shí)支付供應(yīng)商貨款....................................................9

5小結(jié)...............................................................................................................................9

參考資料.........................................................................................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)

化設(shè)計(jì)

1公司簡介

湖南貝邦玩具有限公司于2020年09月21日成立，經(jīng)營范圍包括其他未列

明批發(fā)業(yè)；玩具批發(fā)；玩具制造；塑膠玩具制造；游樂設(shè)備的銷售；中、小型

游樂設(shè)備制造；玩具設(shè)計(jì)服務(wù)；幼兒園玩具生產(chǎn)、加工；木制品制造；木制品

銷售；健身器材制造；健身器材零售；塑料跑道銷售；塑膠原料的銷售；塑料

跑道生產(chǎn)、加工。

圖1-1公司組織結(jié)構(gòu)圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

2.1采購與付款業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀

湖南貝邦玩具有限公司成立于2020年，是一家自然人獨(dú)資的小微企業(yè)。然

而，2020年新冠疫情全面，導(dǎo)致中國的制造業(yè)幾乎停滯不前。因此，湖南貝邦

玩具有限公司在成立初期面臨著巨大的挑戰(zhàn)。雖然目前疫情已經(jīng)好轉(zhuǎn)，公司的

發(fā)展也在逐漸回暖，但疫情的后遺癥仍然無法忽略。

目前，湖南貝邦玩具有限公司的內(nèi)部控制體系尚不成熟。疫情期間，公司

職員的專業(yè)性和熟練度受到了影響，需要加強(qiáng)提升。此外，公司管理者對公司

的定位以及發(fā)展規(guī)劃還缺乏一定的認(rèn)識，影響了公司的各種決策，從而導(dǎo)致公

司的發(fā)展速度緩慢。

在當(dāng)前快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形勢下，湖南貝邦玩具有限公司的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制仍

不完善。在采購計(jì)劃、信息交流、制約監(jiān)督管理和采購付款方面，公司仍面臨

一定的困難和挑戰(zhàn)。

2.2采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的流程

圖2-1采購與付款流程圖

公司的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的流程是根據(jù)公司的整體業(yè)務(wù)和公司的發(fā)

展規(guī)劃來制定的。所以我們應(yīng)根據(jù)湖南貝邦玩具有限公司的實(shí)際情況出發(fā)從公

司的組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、職務(wù)分離、評價(jià)與考核制度等幾個(gè)方面

進(jìn)行梳理和制定。

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表2-1公司部門職責(zé)表

職位職責(zé)

總經(jīng)理批準(zhǔn)供應(yīng)商

副總經(jīng)理審批計(jì)劃（請購，復(fù)核，驗(yàn)收，審

批流程單）

生產(chǎn)部部長對選比供應(yīng)商初審

與供應(yīng)商簽訂采購合同

審核付款申/費(fèi)用報(bào)銷單

財(cái)務(wù)部部長審核付款申請單/費(fèi)用報(bào)銷單

采購員參與供應(yīng)商的選擇

請購，訂單的執(zhí)行，價(jià)格初定

考慮采購合同的條款

提出付款申請

核對整理原始單據(jù)

填寫費(fèi)用報(bào)銷單

庫房管理員編制（請購，復(fù)核，驗(yàn)收，審批流

程單）的請購，委外，維修部分檢驗(yàn)貨

物質(zhì)量

保管存儲(chǔ)的貨物

記錄、確定收到的貨物

將收到的貨物與系統(tǒng)中的采購信息

核對

資料員錄入采購信息

更改供應(yīng)商檔案資料

出納執(zhí)行結(jié)算事宜

開出支票或網(wǎng)上銀行支付

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3企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

盡管疫情形勢有所好轉(zhuǎn)，但市場競爭進(jìn)一步加劇，湖南貝邦玩具有限公司

缺乏對付款與采購業(yè)務(wù)的重視。在公司的日常管理中，采購和付款依然被管理

者視為次要事務(wù)。他們過于片面地強(qiáng)調(diào)采購和付款只是為了生產(chǎn)服務(wù)的手段，

或者僅僅是為了降低成本而采取的一種方式，而忽視了采購和付款對企業(yè)整體

發(fā)展的影響。

由此導(dǎo)致湖南貝邦玩具有限公司在采購和付款業(yè)務(wù)中存在以下幾個(gè)問題。

3.1采購計(jì)劃不準(zhǔn)確

湖南貝邦玩具有限公司在采購計(jì)劃方面存在準(zhǔn)確性和科學(xué)性不足的問題，

采購決策也缺乏明晰的指導(dǎo)。導(dǎo)致采購計(jì)劃隨意的主要原因是公司管理者在采

購業(yè)務(wù)方面的專業(yè)水平不足，對采購業(yè)務(wù)的認(rèn)識不夠深入，以及一些相關(guān)人員

持保守的思維方式。他們過于依賴物料儲(chǔ)備來應(yīng)對物資短缺的情況，忽略了考

慮公司的購買能力和實(shí)際需求。這種盲目的采購方式導(dǎo)致了人力和財(cái)力的浪費(fèi)，

大量的儲(chǔ)備資金被占用，從而導(dǎo)致公司資金周轉(zhuǎn)不靈，影響了公司的運(yùn)營速度。

3.2采購信息封閉

在采購過程中，湖南貝邦玩具有限公司由于成立時(shí)間較短，缺乏熟悉的供

應(yīng)商和可靠的合作伙伴，只能自行尋找供應(yīng)商。然而，由于對供應(yīng)商的了解和

認(rèn)知極為有限，這極大地增加了采購的風(fēng)險(xiǎn)。為了從眾多供應(yīng)商中選擇最佳的

合作伙伴，公司可能會(huì)隱瞞自身的真實(shí)需求，而供應(yīng)商也可能會(huì)為了贏得業(yè)務(wù)

而隱瞞自身的信息。這種信息隱瞞導(dǎo)致采購和供應(yīng)雙方無法有效交流和相互了

解需求，從而導(dǎo)致信息不通暢。由于雙方無法及時(shí)了解對方的真正需求，采購

過程中涉及的時(shí)間成本、人工成本、庫存成本等各種成本都會(huì)大幅增加。此外，

湖南貝邦玩具有限公司的內(nèi)部存在信息封閉和信息無法共享的問題。每個(gè)部門

都只注重本部門的目標(biāo)，而忽視了公司大局。這種信息孤島現(xiàn)象導(dǎo)致公司的利

益受損

3.3采購方式不靈活、不科學(xué)

目前，湖南貝邦玩具有限公司主要采用比價(jià)方式進(jìn)行采購。盡管通過比價(jià)

方式可以降低采購單價(jià)，但僅僅依靠比價(jià)方式進(jìn)行采購難以滿足企業(yè)長期發(fā)展

的需要。比價(jià)采購方式過于關(guān)注短期收益，僅關(guān)注單筆采購價(jià)格而忽視采購綜

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合成本，導(dǎo)致采購物資后期的使用成本較高，從而使采購總成本增加。

3.4采購部門中缺乏有效的制約

湖南貝邦玩具有限公司的采購流程中存在請購與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、

采購合同的訂立與審批、采購與驗(yàn)收、付款審批與執(zhí)行等業(yè)務(wù)的人員職務(wù)沒有

完全分離的情況，導(dǎo)致一些員工可能會(huì)獨(dú)攬?jiān)S多采購事務(wù)，缺乏監(jiān)督和制約，

容易出現(xiàn)腐敗行為。

3.5應(yīng)付賬款信息不真實(shí)

針對湖南貝邦玩具有限公司出現(xiàn)貨到發(fā)票沒到，公司付款了貨物還沒送達(dá)

的情況，這可能會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的不準(zhǔn)確和缺乏透明度，從而影響公司的聲譽(yù)

和信譽(yù)。如果公司沒有正確估計(jì)這部分存貨與負(fù)債，那么就不能提供準(zhǔn)確的財(cái)

務(wù)報(bào)告，也不能讓公眾對公司的財(cái)務(wù)狀況有一個(gè)清晰的認(rèn)識，這可能會(huì)損害公

司的聲譽(yù)和信譽(yù)

3.6不能及時(shí)支付供應(yīng)商貨款

在對供應(yīng)商付款方面，在非特殊情況下，公司還存在人為操縱付款行為，

沒有到期款項(xiàng)提前支付或不及時(shí)支付貨款給供應(yīng)商，影響企業(yè)的信譽(yù)。

4湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1制定正確的采購計(jì)劃

制定正確的采購計(jì)劃對于企業(yè)的采購業(yè)務(wù)來說至關(guān)重要。如果一個(gè)企業(yè)沒

有完善的采購計(jì)劃，那么它的采購能力很可能非常低下。因此，制定一個(gè)完善

的采購計(jì)劃需要遵循一定的流程和步驟。

首先，制定采購計(jì)劃需要充分了解公司的生產(chǎn)需求。這一步驟非常關(guān)鍵，

因?yàn)橹挥谐浞至私夤镜纳a(chǎn)需求，才能制定出適合的采購計(jì)劃。在這一步中，

可以通過對公司平常的銷售情況進(jìn)行分析來確定需要采購的物料種類和數(shù)量。

此外，還需要對產(chǎn)品進(jìn)行充分了解，計(jì)算出詳細(xì)的物料使用，預(yù)估各類產(chǎn)品的

銷售期，以明確采購日期和到貨日期。

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圖4-1采購計(jì)劃流程圖

第二步是明確生產(chǎn)計(jì)劃。在這一步中，需要明確所需物料的類別、質(zhì)量標(biāo)

準(zhǔn)、數(shù)量、規(guī)格型號等，以確保能夠滿足生產(chǎn)需求。此外，還需要確保采購的

物料規(guī)格型號正確并符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以避免出現(xiàn)退貨或換貨的情況，從而延長

前置期。

第三步是正式開始制定采購計(jì)劃。在這一步中，需要根據(jù)銷售計(jì)劃和生產(chǎn)

計(jì)劃來確認(rèn)需要采購原材料的明細(xì)，并依據(jù)采購需求作出采購預(yù)算。在此過程

中，還需要征求相關(guān)部門對采購需求和采購預(yù)算的意見。最后，將最終的方案

交由領(lǐng)導(dǎo)審批，以確認(rèn)該計(jì)劃是否符合公司要求，是否還有需要改動(dòng)的地方。

如果沒有，領(lǐng)導(dǎo)就可以簽字批準(zhǔn)采購部執(zhí)行此計(jì)劃。

最后一步是跟蹤采購計(jì)劃的執(zhí)行情況。在采購計(jì)劃進(jìn)行的過程中和完成后，

采購部都要進(jìn)行跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)采購數(shù)量不足、物料規(guī)格型號不正確等問題，

要及時(shí)更正采購計(jì)劃，并通知相關(guān)部門。如果采購?fù)瓿珊蟀l(fā)現(xiàn)問題，也要及時(shí)

采取補(bǔ)救措施。這可以為以后編制采購計(jì)劃提供借鑒，同時(shí)也能幫助采購部門

不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定更加完善的采購計(jì)劃。

除了以上步驟，制定一個(gè)完善的采購計(jì)劃還需要注意一些細(xì)節(jié)。例如，在

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采購物料時(shí)要考慮物料的供應(yīng)周期、采購量和供應(yīng)商的穩(wěn)定性。

4.2加強(qiáng)公司與供應(yīng)商、公司內(nèi)部的交流

湖南貝邦玩具有限公司現(xiàn)行的采購方式單一，可能會(huì)限制公司在采購方面

的選擇，導(dǎo)致采購效率和成本效益下降。為了提高采購效率并獲得更優(yōu)越的物

資供應(yīng)，公司應(yīng)考慮引入多樣化的采購方式。例如，除了常見的招標(biāo)采購?fù)猓?/p>

還可以考慮詢價(jià)采購、競爭性談判采購、電子拍賣采購等方式。

在詢價(jià)采購中，公司可以向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)請求，并對比他們的報(bào)價(jià)、

產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最適合的供應(yīng)商進(jìn)行采購。競爭性談判采購是

通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，協(xié)商合同條件和價(jià)格，并選擇最有利的供應(yīng)商進(jìn)

行采購。電子拍賣采購則是通過在線平臺(tái)進(jìn)行供應(yīng)商之間的競價(jià)，以獲得最低

價(jià)格的物資供應(yīng)。

此外，公司還可以考慮與供應(yīng)商簽訂長期合同，以穩(wěn)定獲得所需物料的供

應(yīng)，并獲得更穩(wěn)定的價(jià)格。長期合同可以幫助公司建立牢固的合作關(guān)系，促進(jìn)

雙方的互信，并實(shí)現(xiàn)采購和供應(yīng)的最大化利益。通過建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，供

應(yīng)商可以更好地滿足公司的需求，而公司則可以獲得更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和更具競爭

力的價(jià)格。

除了尋找合適的供應(yīng)商外，公司還應(yīng)該加強(qiáng)采購部門與其他相關(guān)部門以及

管理層與實(shí)施者之間的交流，促進(jìn)信息共享。這可以確保采購部門了解公司的

需求，其他部門了解采購部門的工作和進(jìn)展情況。通過信息共享，公司可以更

好地協(xié)調(diào)各部門之間的工作，并及時(shí)解決問題。此外，公司還應(yīng)該宣傳以公司

利益為首要目標(biāo)，使員工了解在個(gè)人或部門利益與公司利益相沖突時(shí)應(yīng)優(yōu)先考

慮公司利益。這可以確保公司的決策和行動(dòng)符合公司的整體利益，從而推動(dòng)公

司的可持續(xù)發(fā)展。

4.3采用多種采購方式

湖南貝邦玩具有限公司目前的采購方式較為單一，這可能限制了公司的采

購選擇，并可能導(dǎo)致采購效率和成本效益下降。為了提高采購效率并獲得更優(yōu)

惠的物資供應(yīng)，公司可以考慮引入多種采購方式。例如，招標(biāo)采購是一種常見

的采購方式，通過公開招標(biāo)的方式，供應(yīng)商可以根據(jù)需方提出的招標(biāo)條件和合

同條件進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)，需方可以選擇最優(yōu)質(zhì)、最合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購，從而

獲得價(jià)格更合理的物資供應(yīng)。

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除了招標(biāo)采購，遠(yuǎn)期合同采購也是一種值得考慮的采購方式。通過簽訂長

期供貨合同，公司可以在一定時(shí)間內(nèi)穩(wěn)定獲得所需物料的供應(yīng)，并在合同期間

內(nèi)獲得相對固定的價(jià)格。由于遠(yuǎn)期合同采購需要簽署供貨合同，因此交易過程

更加透明有序，有利于采購方對供應(yīng)商的履約能力進(jìn)行評估和管理。此外，由

于供需雙方之間建立了長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，交易成本也相對較低，并且合同

期間內(nèi)的物料價(jià)格也相對較穩(wěn)定。

當(dāng)然，采購方在選擇遠(yuǎn)期合同采購時(shí)需要注意，要確保合同條款準(zhǔn)確無誤、

沒有歧義，并且需要對供應(yīng)商的信譽(yù)和履約能力進(jìn)行評估和監(jiān)督，以保證合同

的順利履行。此外，在與供應(yīng)商簽訂遠(yuǎn)期合同之前，采購方還需要對市場變化

進(jìn)行分析和預(yù)測，以確定簽訂合同的時(shí)間和期限。通過合理地運(yùn)用招標(biāo)采購和

遠(yuǎn)期合同采購等多種采購方式，公司可以更好地控制采購成本，提高采購效率，

并提高公司整體競爭力

4.4加強(qiáng)制約監(jiān)督和核查

在企業(yè)采購和付款過程中，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)的相互制約、監(jiān)督和核查，以確

保內(nèi)控措施的有效性。為此，需要考慮橫向和縱向兩個(gè)方面的制約關(guān)系。橫向

控制需要各部門或人員之間相互協(xié)作，縱向控制需要不同崗位和環(huán)節(jié)之間相互

監(jiān)督。例如，采購人員需要遵守財(cái)務(wù)部門規(guī)定的采購預(yù)算和采購審批流程，財(cái)

務(wù)部門則需要核查采購發(fā)票和物料到貨日期，以確保采購合規(guī)性和賬目真實(shí)性。

此外，明確采購物料的到貨日期也有助于合理利用庫存空間，避免過多的庫存

滯銷和資金浪費(fèi)。

4.5提高應(yīng)付賬款的真實(shí)性

為增強(qiáng)企業(yè)應(yīng)付賬款信息的真實(shí)性，企業(yè)可以采取以下措施。首先，完善

對應(yīng)付賬款等的日常核算工作，確保賬目真實(shí)可靠。這包括及時(shí)登記、核對和

報(bào)賬應(yīng)付賬款信息，以及對賬戶余額進(jìn)行監(jiān)督和調(diào)整。其次，制定正確且嚴(yán)格

的標(biāo)準(zhǔn)來明確明細(xì)科目，避免混淆賬款。例如，應(yīng)區(qū)分商品銷售、服務(wù)收費(fèi)、

其他收入等不同的明細(xì)科目，并對賬款進(jìn)行分類、計(jì)算和核對。最后，采用電

子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)來處理應(yīng)付、應(yīng)收賬款等信息，以提高管理效率并

提供更加真實(shí)的信息資料。這些措施不僅可以避免買賣雙方在交易中可能存在

的折扣和折讓，而且可以確保公司設(shè)立的明細(xì)科目明確，避免賒銷、未達(dá)賬項(xiàng)

等問題的發(fā)生。

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4.6采取系統(tǒng)自動(dòng)付款，及時(shí)支付供應(yīng)商貨款

自動(dòng)付款是一種現(xiàn)代化的、高效便捷的支付方式，可顯著減少人工操作的

錯(cuò)誤和工作量，提高支付的效率和準(zhǔn)確性。相較于手動(dòng)支付，自動(dòng)支付更加迅

速和可靠，因?yàn)樗鼘⒅Ц哆^程自動(dòng)化，消除了人為干預(yù)的不確定性和時(shí)間成本，

從而提高了企業(yè)的整體支付效率。

除了提高支付效率和準(zhǔn)確性之外，自動(dòng)付款還有助于建立企業(yè)信譽(yù)形象和

風(fēng)險(xiǎn)控制。采用自動(dòng)付款方式，企業(yè)能夠建立更加穩(wěn)健和可靠的支付系統(tǒng)，降

低支付錯(cuò)誤率和延誤率，提高供應(yīng)商對企業(yè)的信任度和忠誠度。這有助于在商

業(yè)競爭中樹立企業(yè)的良好形象，提高企業(yè)在供應(yīng)鏈中的地位和影響力。

然而，在實(shí)施自動(dòng)付款之前，建議編輯者需要確保付款條件和信息的準(zhǔn)確

性和完整性，以避免可能的錯(cuò)誤支付或支付失敗。在編輯付款建議時(shí)，應(yīng)