湖南新發(fā)食品有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介...............................................................................................................1

2新發(fā)食品有限公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析...........................................1

2.1采購及付款流程.......................................................................................1

2.2采購相關(guān)部門崗位職責(zé)...........................................................................2

3新發(fā)食品有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題...............................2

3.1采購計(jì)劃不合理.......................................................................................2

3.2采購執(zhí)行缺乏監(jiān)管...................................................................................3

3.3驗(yàn)收制度不完善.......................................................................................3

3.4采購付款審核不嚴(yán)謹(jǐn)...............................................................................3

4新發(fā)食品有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化方案...................................4

4.1采購與付款內(nèi)部控制優(yōu)化思路...............................................................4

4.2采購計(jì)劃編制環(huán)節(jié)優(yōu)化方案...................................................................5

4.3采購執(zhí)行環(huán)節(jié)優(yōu)化方案...........................................................................7

4.4驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)優(yōu)化方案...........................................................................9

4.5采購付款環(huán)節(jié)優(yōu)化方案.........................................................................10

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié).................................................................................................11

參考資料.................................................................................................................13

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南新發(fā)食品有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)

化設(shè)計(jì)

1公司簡介

湖南新發(fā)食品有限公司創(chuàng)建于2006年，位于祁東縣黃土鋪鎮(zhèn)戈馬村，占

地面積40000平方米，其中現(xiàn)代化廠房20000平方米，擁有機(jī)械設(shè)備116臺(tái)

（套），現(xiàn)有員工368名，是一家集黃花菜、紅薯粉絲等其他農(nóng)副產(chǎn)品種植、

生產(chǎn)、研發(fā)、銷售于一體，產(chǎn)品年生產(chǎn)量達(dá)1萬噸、年生產(chǎn)總值達(dá)1.5億元的

農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國家重點(diǎn)龍頭企業(yè)、國家高新技術(shù)企業(yè)。

用企業(yè)的持續(xù)、高速、健康的發(fā)展，以及企業(yè)文化建設(shè)、體制機(jī)制的不斷

優(yōu)化，為員工們提供一份合乎他們心意的發(fā)展空間、工作環(huán)境以及薪酬收入，

對他們的忠誠和付出進(jìn)行回饋，為他們創(chuàng)造一個(gè)美好的人生。

2新發(fā)食品有限公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

2.1采購及付款流程

采購的物資供應(yīng)部要將最終選擇的資源供應(yīng)商及其品種規(guī)格、價(jià)格、付款

條件、售后服務(wù)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等內(nèi)容整理成一本書。形成資源供應(yīng)商準(zhǔn)

入名錄，并將其保存在檔案中。物料的接收，物料供應(yīng)部門的采購人員在接收

了物料和有關(guān)文件（證明書，材質(zhì)清單等）后，根據(jù)技術(shù)品質(zhì)部門的規(guī)定，進(jìn)

行品質(zhì)檢驗(yàn)。由庫管員和采購員一起核對物料的規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，外觀和有關(guān)

數(shù)據(jù)，確認(rèn)無誤后才能出庫。

新發(fā)食品有限公司的付款均需在工作流系統(tǒng)（類似0A系統(tǒng)）中填報(bào)。付

款請求時(shí)，購買合同和訂單，發(fā)票，付款方都必須相符，經(jīng)過審核，最后才能

付款。

2.2采購相關(guān)部門崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)采購和支付工作的部門有財(cái)務(wù)部，材料供應(yīng)部，技術(shù)質(zhì)量部，紀(jì)檢監(jiān)

察部等。這些部門的職責(zé)經(jīng)過公司長期的經(jīng)驗(yàn)積累，制定了明確的分工及任

務(wù)，具體見表2-1：

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表2-1采購與付款相關(guān)部門具體職責(zé)

管理機(jī)構(gòu)管理職責(zé)

物資供應(yīng)部為物資管理部門，職責(zé)如下：

1、執(zhí)行材料的采購，按照材料的品質(zhì)驗(yàn)收規(guī)范來進(jìn)行材料的檢

驗(yàn)。

物資供應(yīng)部2、負(fù)責(zé)物料供應(yīng)商的選擇和簽約，并對批量物料供應(yīng)商進(jìn)行考

核。

3、負(fù)責(zé)公司倉庫庫存的日常工作。

4、負(fù)責(zé)對員工的日常工作進(jìn)行督導(dǎo)與引導(dǎo)。

技術(shù)質(zhì)量部為物資管理中物資質(zhì)量監(jiān)督部門，職責(zé)如下：

1、對需要特別說明的物料進(jìn)行技術(shù)規(guī)格審核。

技術(shù)質(zhì)量部2、確定物資質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3、在本單位公開招標(biāo)的項(xiàng)目中，對大宗材料的采購，廢棄材料

的處理進(jìn)行投標(biāo)。

財(cái)務(wù)部作為物資管理的監(jiān)督部門，職責(zé)如下：

1、負(fù)責(zé)對倉庫的倉庫進(jìn)行監(jiān)管與引導(dǎo)。

財(cái)務(wù)部

2、對材料體系規(guī)范定價(jià)的調(diào)整提供建議。

3、負(fù)責(zé)核對和報(bào)告庫存中的偏差。

紀(jì)檢監(jiān)察室為物資采購的監(jiān)督部門，職責(zé)如下：

1、負(fù)責(zé)對物資采購進(jìn)行法律監(jiān)督，廢棄材料處理等招投標(biāo)過

紀(jì)檢監(jiān)察室程。

2、在大宗材料采購，廢棄材料處理時(shí)，因違反公司規(guī)章制度，

有可能對公司造成損失的情況，進(jìn)行總結(jié)和報(bào)告。

3新發(fā)食品有限公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購計(jì)劃不合理

公司內(nèi)部采購計(jì)劃環(huán)節(jié)對整個(gè)公司運(yùn)營以及財(cái)務(wù)資金壓力存在一定的關(guān)

聯(lián)。新發(fā)食品有限公司對于在采購計(jì)劃編制的管理情況不明確，沒有制定相關(guān)

具體部門專項(xiàng)負(fù)債。公司的存貨數(shù)量以及存貨期數(shù)沒有準(zhǔn)確報(bào)備盲目進(jìn)貨，審

批流程過為單一不嚴(yán)謹(jǐn)。如圖3-1所示。

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圖3-1公司采購審批圖

3.2采購執(zhí)行缺乏監(jiān)管

采購制度新發(fā)食品有限公司在兩個(gè)方面還缺少管理與措施。第一采購的供

貨商信息缺少不了解供貨商的公司財(cái)務(wù)狀況，盲目下單。造成公司對采購的貨

物質(zhì)量下降生產(chǎn)降低，財(cái)務(wù)資金壓力大量轉(zhuǎn)換為固定資產(chǎn)存貨數(shù)量。第二采購

的價(jià)格制度不明確，價(jià)格成本太大與實(shí)際價(jià)格偏差過大。造成公司產(chǎn)品成本不

統(tǒng)一增加了成本資金投入。采購制度對于供貨商和采購價(jià)格方面的制度不明確

沒有嚴(yán)格審核審批，采購內(nèi)部制度存在嚴(yán)重的問題。

3.3驗(yàn)收制度不完善

對于新發(fā)食品有限公司的采購驗(yàn)收流程制度不完善主要存在三個(gè)問題。第

一貨物材料的驗(yàn)收制度流程不嚴(yán)格；材料的質(zhì)量、數(shù)量、保質(zhì)期等審核問題沒

有專門的部門審核與落實(shí)，制度缺陷很大。第二采購和庫管員的管理制度上缺

少獎(jiǎng)懲制度與部門職責(zé)；第三貨物的退換索賠制度不夠，貨物在入庫中出現(xiàn)問

題由于管理員制度不明確處理方式不對，造成次貨的退換不及時(shí)給公司帶來損

失。

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3.4采購付款審核不嚴(yán)謹(jǐn)

新發(fā)食品有限公司采購付款流程過于程序化沒有精細(xì)分部門審核與審批。

公司的財(cái)務(wù)部門職責(zé)薄弱沒有起到監(jiān)督的作用一是存在著以經(jīng)驗(yàn)采購的問題。

傳統(tǒng)的采購方式，通常都是依靠經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行采購和管理，具有很大的主觀色

彩，從而對物資采購的科學(xué)性造成了不利的影響。二是物資采購的信息化程度

較低，在制定、匯總、核對等方面，大部分都是依靠人力來進(jìn)行，不僅增加了

工作負(fù)荷，而且無法確保資料的準(zhǔn)確性和正確性，從而影響了工作的效率。華

曉科技服務(wù)公司整個(gè)采購系統(tǒng)的各部門沒有起到審核與資源信息共享管理的職

責(zé)。

4新發(fā)食品有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化方案

4.1采購與付款內(nèi)部控制優(yōu)化思路

在所有的商業(yè)部門中，新發(fā)食品有限公司在采購與付款整體流程中許多問

題被曝光出來，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，并提出了以下幾個(gè)方面的改進(jìn)措

施：

首先要進(jìn)行的工作就是優(yōu)化有關(guān)的商業(yè)過程。新發(fā)食品公司在整個(gè)采購和

付款流程中，對不正規(guī)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了改進(jìn)和改進(jìn)，對流程中所牽扯到的業(yè)

務(wù)名稱、崗位職責(zé)和相應(yīng)的文件做了詳細(xì)的描述，對每一個(gè)步驟的先后次序也

進(jìn)行了進(jìn)一步的整理。

其次要進(jìn)行的是對最優(yōu)的商業(yè)過程進(jìn)行分析，確定最優(yōu)的商業(yè)過程中的風(fēng)

險(xiǎn)性。關(guān)于如何找到風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的問題，可以通過企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營狀況、企業(yè)的內(nèi)

部控制等來回答。要想有目標(biāo)地防范和應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，可以采用以上一系列方法，

找出最有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)所在，也就是最重要的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

接下來要做的，就是針對這些問題，制定出相應(yīng)的對策。制定重要的內(nèi)控

文件，制定內(nèi)控體系，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控體系的目標(biāo)。新發(fā)食品有限公司可以利用現(xiàn)有

的內(nèi)控體系，對一些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防，但是，由于新發(fā)食品有限公司沒有相應(yīng)的

內(nèi)控體系，所以，企業(yè)的管理人員和有關(guān)部門，必須要制定出相應(yīng)的內(nèi)控體

系。

第四部分為新發(fā)食品公司現(xiàn)有的內(nèi)控體系亟待完善。找到了企業(yè)現(xiàn)有的內(nèi)

部控制與標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部控制之間的區(qū)別，就是要在識(shí)別出了風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)以后，目標(biāo)明

確制定了一種控制措施，并對其進(jìn)行了改進(jìn)。為保證企業(yè)的正常運(yùn)作，必須制

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定相應(yīng)的法律法規(guī)。這一章是關(guān)于對該流程進(jìn)行改進(jìn)的，其中對該流程的描述

在圖4-1中有詳細(xì)描述。

圖4-1流程圖圖例

4.2采購計(jì)劃編制環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

在采購工作中，采購計(jì)劃是最基本的一環(huán)，其正確與否直接關(guān)系到整個(gè)采

購工作能否順利開展。對公司采購計(jì)劃編制分工及責(zé)任人優(yōu)化后如下表：

表4-2采購計(jì)劃編制分工及責(zé)任人

流程步驟工作內(nèi)容流程責(zé)任人

1、需求部門需求部，如工程部，各分公司，子公司，完成要求的

需求部門負(fù)責(zé)人

編制采購清單分析和編制要求單。

由采購員整理需求部的采購單據(jù)，由倉庫管理員核對

2、物資供應(yīng)

物料的存貨情況，對當(dāng)前存貨情況做一個(gè)粗略的分

部編制采購清采購員和庫管員

析。然后，將數(shù)據(jù)報(bào)告到采購部，采購部最終確定所

單

需材料的數(shù)量和時(shí)間，并生成采購單。

物資供應(yīng)部主任、

采購清單要經(jīng)過經(jīng)過物資供應(yīng)部主任、物資供應(yīng)部主

物資供應(yīng)部主管

3、采購清單管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部主任、財(cái)務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理的同

領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部主任、

的審批程序意，如果其中一個(gè)人不同意，物資供應(yīng)部就必須對采

財(cái)務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)、

購清單進(jìn)行修改。

總經(jīng)理

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4、采購清單物資供應(yīng)部相關(guān)

材料供應(yīng)部門實(shí)施核準(zhǔn)的進(jìn)貨單

執(zhí)行人員

在制訂采購清單的時(shí)候，公司要將計(jì)劃的合理程度進(jìn)行考量，不僅要避免

因大規(guī)模采購而導(dǎo)致的存貨堆積，還要防止因漏采少采而對公司的生產(chǎn)運(yùn)作產(chǎn)

生不利的影響。除完善采購清單的編制責(zé)任分工外，還應(yīng)明確采購計(jì)劃清單編

制流程。新發(fā)食品有限公司優(yōu)化后的采購計(jì)劃清單編制流程參照圖4-2。圖中

虛線顯示了改進(jìn)的地方：

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圖4-2采購計(jì)劃編程流程

最后在執(zhí)行過程中，要加強(qiáng)新發(fā)食品有限公司管理部門關(guān)注的重點(diǎn)是購買

單。公司的管理人員應(yīng)該做好與物料利用部系統(tǒng)的采購列表的協(xié)調(diào)工作，以保

證物料利用部的工作順利進(jìn)行。其次，要改變職工觀念，使企業(yè)在制定采購單

據(jù)時(shí)，不僅要由物料供應(yīng)部門來完成，還需要各相關(guān)單位共同努力，為企業(yè)及

時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需的產(chǎn)品和服務(wù)。并建議新發(fā)食品有限公司根據(jù)企業(yè)發(fā)展策

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略及具體條件，制訂出相應(yīng)的年貨單。

4.3采購執(zhí)行環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

采購執(zhí)行環(huán)節(jié)經(jīng)過改進(jìn)的過程如圖4-3所示：

圖4-3確定供應(yīng)商流程圖

首先對供應(yīng)商管理內(nèi)部控制流程進(jìn)行優(yōu)化，除了要注意到供應(yīng)商的資格之

外，還要對其的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營環(huán)境等有所了解，還要實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)

基地，安排專人負(fù)責(zé)構(gòu)建并保存供應(yīng)商的檔案。因此，本文提出了一種新的方

法來實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的有效管理，以提高企業(yè)的競爭力。

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其次，要對企業(yè)的購銷定價(jià)進(jìn)行內(nèi)控。購買的商品的價(jià)格會(huì)極大地影響企

業(yè)的經(jīng)營費(fèi)用，為華曉科技服務(wù)公司對購買定價(jià)程序進(jìn)行了修改，最關(guān)鍵的一

點(diǎn)是采購人員能夠做到對體系的價(jià)格進(jìn)行及時(shí)、精確的控制，物資供應(yīng)部、財(cái)

務(wù)部、技術(shù)質(zhì)量部要相互配合，進(jìn)行成本分析，盡可能地減少費(fèi)用，并建立一

個(gè)內(nèi)部審核部門。因此，對于一些材料的維修報(bào)價(jià)沒有按照系統(tǒng)的要求進(jìn)行，

以及一些材料的購買報(bào)價(jià)與真實(shí)報(bào)價(jià)之間存在著很大的差距。經(jīng)過改進(jìn)的過程

顯示在圖4-4中，虛線表示改進(jìn)后的過程：

圖4-4確定采購價(jià)格流程圖

公司要對已制定的定價(jià)進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整和定價(jià)的執(zhí)行。當(dāng)材料采購部門在

每一年的早些時(shí)候，要覆蓋所有所要購買的物資，并且要按照市場價(jià)的5%進(jìn)行

維修，以保證維修費(fèi)用的精確度，以防止維修費(fèi)用發(fā)生異常變化。由總公司的

物資供應(yīng)部對其進(jìn)行歸口，對同樣的材料，一定要保證其實(shí)際采購價(jià)格與計(jì)劃

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價(jià)格都是完全相同的，這樣就需要物資供應(yīng)部對材料計(jì)劃價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)

定，各個(gè)子公司都要根據(jù)總公司制定的材料計(jì)劃價(jià)格明細(xì)表對其進(jìn)行修改，以

保證其一致性。

4.4驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)優(yōu)化后的流程如下圖4-5，其中虛線部分為優(yōu)化內(nèi)容：

圖4-5驗(yàn)收環(huán)節(jié)流程圖

首先是對物料進(jìn)廠和進(jìn)廠的內(nèi)控過程進(jìn)行了優(yōu)化。針對新發(fā)食品有限公司

的驗(yàn)收過程提出了一些改善意見，包括：采購人員與倉庫管理員一起進(jìn)行物資

的數(shù)量與品種的統(tǒng)計(jì)，對物資的質(zhì)量進(jìn)行了統(tǒng)一的檢測，在倉庫管理崗位上加

強(qiáng)對物資的檢查，在物資的核對方面加強(qiáng)了對物資的核對，在物資的退回與索

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償方面進(jìn)行了一些改善。其次要對采購人員和倉庫管理人員的責(zé)任作出了明確

的界定，在進(jìn)行物資盤點(diǎn)的時(shí)候，采購人員和倉庫管理人員要一起進(jìn)行盤點(diǎn)，

同時(shí)還要有財(cái)務(wù)部門不定期地對其進(jìn)行抽樣檢查，如果沒有按照這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行

的話，將會(huì)對其業(yè)績評(píng)估產(chǎn)生影響。這種情況可以分為兩種情況，一是在檢驗(yàn)

標(biāo)準(zhǔn)上，國家有了統(tǒng)一的要求，作為有關(guān)部門，也就是技術(shù)質(zhì)量部門和使用部

門，在開展檢測時(shí)，應(yīng)該以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。二是沒有在檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)中進(jìn)行詳細(xì)

說明的材料，對其進(jìn)行檢驗(yàn)，并對其進(jìn)行檢驗(yàn)。在對所購買的物質(zhì)的種類進(jìn)行

區(qū)別之后，設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的檢測指標(biāo)，以保證檢測標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果的一致。

最后是健全退貨要求體系。物資在進(jìn)入倉庫之前，由采購人員及倉庫管理

員參加物資的驗(yàn)收，并對物資的驗(yàn)收職責(zé)進(jìn)行明確。當(dāng)物料進(jìn)入倉庫時(shí)，如有

物料損壞，必須及時(shí)拍攝并通知供貨商，以便對物料進(jìn)行歸責(zé)。物資在被接受

并進(jìn)入倉庫之后，如果出現(xiàn)了損壞的狀況，應(yīng)該對物資的成品合格證、入庫單

等資料進(jìn)行檢查，并對有關(guān)的驗(yàn)收人員和供貨商的職責(zé)進(jìn)行明確。

4.5采購付款環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

首先對付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制流程進(jìn)行優(yōu)化。對新發(fā)食品有限公司針對支付環(huán)

節(jié)的過程，給出了幾點(diǎn)改善意見，主要是：采購人員在提交支付請求前，與供

應(yīng)商進(jìn)行對帳，確認(rèn)發(fā)票的內(nèi)容。有關(guān)財(cái)務(wù)人員將往來賬務(wù)進(jìn)行核對和驗(yàn)證，

無法與供貨商進(jìn)行對帳，無法進(jìn)行對比，無法充分掌握物資的真實(shí)狀況，就直

接付款等問題。由此得到了最優(yōu)解，見圖4-5，虛線表示了最優(yōu)解的內(nèi)容。

并要強(qiáng)化對財(cái)政資金的監(jiān)管和核實(shí)。財(cái)務(wù)的工作不應(yīng)僅限于賬務(wù)處理和往

來賬目的比對，其有關(guān)負(fù)責(zé)人員不清楚物資的實(shí)際收發(fā)存情況，極有可能出現(xiàn)

虛假信息和謊報(bào)，導(dǎo)致真實(shí)賬目不符。有規(guī)律地使用實(shí)盤，無規(guī)律地使用抽

盤。當(dāng)出現(xiàn)損壞材料，但沒有立即報(bào)告的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的懲罰措施。

四是要強(qiáng)化各單位間的資訊整合。公司想要對各個(gè)部門的資源信息進(jìn)行共

享，展開協(xié)同工作，需要建立一個(gè)能夠讓各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的信息協(xié)同平

臺(tái)，而物資供應(yīng)部則可以制定出相應(yīng)的規(guī)則，確保自己在協(xié)同平臺(tái)中的權(quán)威

性，信息協(xié)同平臺(tái)起到了聯(lián)系各部門的信息溝通與交流的媒介的作用，其主要

功能是實(shí)時(shí)的收集各部門的業(yè)務(wù)的實(shí)施情況以及有關(guān)的信息，并將信息準(zhǔn)確的

傳遞給其他的有關(guān)部門，使各部門的信息可以得到及時(shí)的、正確的傳遞，從而

實(shí)現(xiàn)各部門的信息共享與同步。同時(shí)，這將更加有利于購買和支付的結(jié)合，不

管是購買和支付，都會(huì)得到明確的記載，這樣，企業(yè)就可以對每一筆采購資金

的流動(dòng)進(jìn)行精確地掌握。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖4-6