慕爾斯筆業(yè)有限公司對布萊頓文具有限公司的商務接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

目錄

1背景簡介.......................................................................................................................1

1.1慕爾斯筆業(yè)有限公司簡介................................................................................1

1.2布萊頓文具有限公司簡介................................................................................2

1.3客戶來訪目的....................................................................................................2

2商務接待前的準備工作...............................................................................................2

2.1來訪人員基本情況............................................................................................2

2.2我方接待人員安排............................................................................................3

2.3食宿預定............................................................................................................3

2.4日程安排............................................................................................................4

3商務接待工作...............................................................................................................5

3.1接機流程............................................................................................................5

3.2會議安排............................................................................................................5

3.3參觀工廠............................................................................................................6

4游玩娛樂.......................................................................................................................7

4.1游玩橘子洲........................................................................................................7

4.2歡送晚宴............................................................................................................7

5財務預算.......................................................................................................................8

6接待總結(jié).......................................................................................................................8

參考資料.........................................................................................................................10

I

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

慕爾斯筆業(yè)有限公司對布萊頓文具有限公司的商務

接待方案設計

1背景簡介

中國制筆行業(yè)自20世紀50年代開始逐漸興起，經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)成為

一個具有重要地位的行業(yè)。隨著中國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，中國制筆行業(yè)在國內(nèi)外

市場上的地位不斷提升。中國政府一直以來都非常重視制造業(yè)的發(fā)展，在過去

的幾十年中，政府出臺了一系列的政策，以促進制造業(yè)的發(fā)展。其中，筆業(yè)也

得到了政府的大力支持。政府給予制筆行業(yè)在稅收、貸款、技術(shù)培訓、市場營

銷等方面的各種扶持。這些支持政策鼓勵了企業(yè)投資、加強研發(fā)和技術(shù)創(chuàng)新，

提高高品質(zhì)產(chǎn)品質(zhì)量，并開發(fā)出新產(chǎn)品。

近年來隨著中國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們對高品質(zhì)生活用品的需求不斷提

升，其中包括文具用品。中國制筆行業(yè)得益于人們對高品質(zhì)生活用品的需求而

得以發(fā)展。同時，國內(nèi)外市場的需求也在不斷擴大。

隨著科技的不斷進步，筆業(yè)也在不斷革新和創(chuàng)新。中國制筆行業(yè)不斷引進

新技術(shù)，推動生產(chǎn)工藝的升級和創(chuàng)新，加速了實現(xiàn)高品質(zhì)制筆的目標。同時，

國內(nèi)外的市場競爭也導致企業(yè)的技術(shù)和工藝水平不斷升級，以提高產(chǎn)品質(zhì)量和

競爭優(yōu)勢。

1.1慕爾斯筆業(yè)有限公司簡介

慕爾斯筆業(yè)有限公司成立于1998年，前身為長沙市鉛筆廠。經(jīng)過多年的

發(fā)展和壯大，公司現(xiàn)已成為長沙市頗具規(guī)模和影響力的筆類產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售企

業(yè)之一。公司主要生產(chǎn)各種類型的書寫筆、油漆筆、熒光筆、馬克筆等辦公用

品和文具用品。公司注重科技創(chuàng)新與研發(fā)，引進了一批國際先進的生產(chǎn)設備和

技術(shù)，擁有一支高素質(zhì)的研發(fā)團隊，致力于產(chǎn)品質(zhì)量的改進和提升。公司產(chǎn)品

規(guī)格齊全，品種多樣，深受國內(nèi)外客戶的信賴和好評。

慕爾斯筆業(yè)有限公司一直堅持“品質(zhì)至上、誠信服務”的經(jīng)營理念，推崇

“質(zhì)量第一、用戶至上”的原則，致力于為廣大消費者提供高品質(zhì)的筆類產(chǎn)品

和一流的售后服務。

慕爾斯筆業(yè)有限公司一直以來都是以其良好的信譽和品質(zhì)保障，贏得了廣

大消費者的青睞和肯定。公司秉承“誠信經(jīng)營、共創(chuàng)未來”的宗旨，不斷推陳

出新，致力于為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和更貼心的服務。

1

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

1.2布萊頓文具有限公司簡介

布萊頓文具有限公司成立于1990年，總部位于英國東南部的海濱城市布

萊頓。公司主要經(jīng)營文具、辦公用品、藝術(shù)用品和禮品等各類產(chǎn)品。作為一家

以創(chuàng)意和品質(zhì)見長的企業(yè)，布萊頓文具以其獨特的設計風格和高質(zhì)量的產(chǎn)品享

有良好的聲譽。

公司擁有一支專業(yè)的設計團隊，經(jīng)驗豐富的銷售代表和快速高效的物流團

隊，為消費者提供最具創(chuàng)意、最實用的精品文具。公司的產(chǎn)品面向不同消費群

體，既有學生和教師所需的基礎文具，也有追求個性化的藝術(shù)家和文字工作者

需要的高端用品。

布萊頓文具堅持走綠色環(huán)保的路線，致力于開發(fā)并推廣具有環(huán)保意識的產(chǎn)

品，與眾多環(huán)保組織展開合作，積極倡導綠色、健康的生活方式。

多年來，布萊頓文具因其專業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量和卓越的售后服務而深受全球消費者

的喜愛。目前，公司已經(jīng)在歐美等國建立了廣泛的銷售網(wǎng)絡，為全球消費者提

供了最好的文具選擇。

1.3客戶來訪目的

慕爾斯筆業(yè)為了更好服務廣大客戶提升客戶的使用體驗，近日將與布萊頓

文具有限公司進行交流與合作,該公司與本公司有長期的合作關系，此次來訪

的目的是為了更好地促進雙方發(fā)展，加強技術(shù)交流。

布萊頓文具為了了解企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展現(xiàn)狀、建設規(guī)劃等情況以便于今后的合

作，與我公司探討分析企業(yè)的資源優(yōu)勢、市場前景，并就企業(yè)發(fā)展所面臨的和

問題，會同相關部門進行現(xiàn)場座談，解決實際問題，為雙方公司的今后合作與

發(fā)展指點方向。希望本次的來訪達到了相互交流與探討的目的，也有利于推動

和促進雙方今后的友好合作進程！

2商務接待前的準備工作

2.1來訪人員基本情況

表1客戶信息表

姓名職務年齡性別

2

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

羅伊總經(jīng)理41男

布萊克總監(jiān)46男

蘇桑辦公室主任35女

2.2我方接待人員安排

本次接待由我公司總經(jīng)理黃軒禹、總監(jiān)汪翔、辦公室主任李思思到黃花機

場接機此次接待規(guī)格根據(jù)我公司商務接待標準確定此次接待級別為高級人員級

別，我方應認真對待，接待過程中保持親切、熱情、真誠友好，讓客戶充分了

解到我方公司的優(yōu)勢，感受到我公司的誠意，以便與雙方公司的長期合作與互

利互惠。

2.3食宿預定

接待酒店：湖南圣爵菲斯大酒店。圣爵菲斯位于湖南長沙三一大道471

號，開福寺距離酒店8.01公里，周圍有世界之窗、海底世界、湖南衛(wèi)視電視

臺等景點。酒店的建筑設計簡潔大氣，外觀彰顯現(xiàn)代時尚感。酒店內(nèi)部裝修風

格豪華典雅，氣氛溫馨、舒適，讓人倍感輕松愜意。

酒店共有328間客房，全部配備了高級床品、精致家具、私人洗浴用品、

液晶電視和高速無線網(wǎng)絡，確保每一位客人都能在繁忙的旅途中得到良好的休

息。

酒店擁有四個獨立的會議室，配備先進的視聽設備和會議設施，是商務出

行的客人的理想選擇。同時，酒店還提供完善的健身、娛樂等設施，讓客人放

松身心，享受愉悅時光。

此外，酒店的餐廳提供各種國際美食，讓客人品嘗到精致的美食享受。另

外，酒店擁有酒吧和咖啡廳，供客人聚會、品茗或放松心情。

總之，湖南長沙圣爵菲斯大酒店是一家設施完備、環(huán)境優(yōu)美、服務一流的

高檔酒店，是度假、商務、會議等多方面客人的首選。

選擇此酒店的原因是因為距離我方公司較近，交通方便，且該酒店的環(huán)境

服務質(zhì)量良好。一共預定三間，一間高級套房￥1388（總經(jīng)理黃宇航居住）,一

間豪華大床房￥988（總監(jiān)趙海龍居?。?一間高級大床房￥788（辦公室主任何

茜居?。?。

3

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

2.4日程安排

表2日程表

時間接待事項地點接待人員備注

12：30公司派車并且安排

總經(jīng)理、總?cè)藛T前往長沙黃花機場(航

2月2日長沙黃花

接機監(jiān)、辦公室班到達時間14：00)迎接客

14：00機場

主任戶公司領導，送回酒店安

頓。

董事長帶領公司員工，在辦

2月2日參觀公司董事長、總

公樓門前迎接來訪客戶，隨

16：00—17：以及生產(chǎn)公司總部經(jīng)理、總監(jiān)

后由總經(jīng)理、總監(jiān)陪同來訪

00車間等

客戶參觀并且講解。

17：40行政部派車等候安

排客戶公司領導和客戶領導

2月2日18：璽悅中餐

迎賓宴參加晚宴，車輛在公司辦公

00廳

樓門口等候。等領導用餐完

后送回酒店休息

湖南圣爵總經(jīng)理、總由總經(jīng)理等人陪同來訪客戶

2月3日8：30早餐菲斯大酒監(jiān)、辦公室共進早餐隨后休息一會后派

店主任車陪同客戶前往公司總部

2月3日

公司總部進行項目活動的深入了解以

10：00—12：召開會議

會議中心及工作上的對接和交流

00

總經(jīng)理、總

2月3日12：璽悅中餐

中餐監(jiān)、辦公室

30廳

主任

總經(jīng)理、總總經(jīng)理等人陪同客戶領導一

2月3日14：游玩橘子

橘子洲監(jiān)、辦公室同游覽橘子洲頭了解長沙的

30洲

主任風情與文化

董事長、

十二待用餐結(jié)束后由總經(jīng)理等人

2月3日17：總經(jīng)理、總

送行晚宴味·宴長派車護送客戶領導回酒店收

00監(jiān)、辦公室

沙拾行李

主任

總經(jīng)理、總前往長沙黃花機場(8：30

長沙黃花

2月4日9：00機場送行監(jiān)、辦公室到達機場)歡送客戶公司領

機場

主任導

4

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

3商務接待工作

3.1接機流程

準備工作：確認客戶搭乘的航班為AE8013，未延誤。兩男一女，羅伊、布

萊克和蘇桑。北京時間2月2號下午14點到達黃花機場。并提前與客戶聯(lián)

系，發(fā)送接機信息，使客戶安心，知曉我們已做好接機準備。同時將長沙近三

天的天氣情況發(fā)送給客戶，以便客戶了解長沙天氣變化。

出發(fā)前：我方發(fā)車前對車輛進行檢查，保證車輛處于正常的狀態(tài)，如果發(fā)

現(xiàn)車輛出現(xiàn)問題，應及時更換。保持車輛外觀、內(nèi)飾整潔，無異味。車內(nèi)物資

準備齊全，如打火機、礦泉水、紙巾、雨傘等。接待人員需整理著裝及儀容儀

表，身著職業(yè)裝，準備好接機牌。確認航班準確抵達時間，規(guī)劃好道路情況，

確保在航班到達前半個小時抵達機場。

接到客戶：待飛機抵達后與客戶聯(lián)系告知客戶我方已到達機場并且在哪個

機位口等待迎接客戶的到來。隨后在接機口立起海報與接機牌，方便客戶的辨

認。接到客戶后確認客戶的身份，向客戶介紹自己的身份，并且主動遞上名片

歡迎客戶來到長沙，以示我方的友好與熱情。隨后引導客戶前往停車處乘車。

告知客戶我們即將前往的地點。在乘車途中可以向客戶介紹一下長沙的人文景

觀，到達酒店后由接待人員引領入住提前預定的房間。

3.2會議安排

會議時間：2023年2月3日10：00—12：00；會議地點：慕爾斯筆業(yè)公

司總部會議中心；參會人員：慕爾斯筆業(yè)董事長、總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主

任、車間主任等；布萊頓文具總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任。會議的主題：為了

加強雙方公司的經(jīng)濟交流與合作，討論雙方公司的產(chǎn)業(yè)對接及互利互惠的相關

事宜。

在會議開始前，我們將帶領客戶參觀公司。讓客戶了解公司的發(fā)展歷程，

在公司展廳了解目前我公司的主要產(chǎn)品類目，以及近年來我公司所獲得的主要

榮譽，從而讓客戶堅定信心跟我們達成長期合作。在參觀過程中，客戶也能看

到我公司員工真實的工作狀態(tài)，比如項目經(jīng)理正帶領團隊召開小組會議，比如

正在進行小組討論的頭腦風暴，從員工的工作狀態(tài)中客戶一定能感受到我們公

司的企業(yè)文化和精神。

會場的布置由我公司服務部負責，確保會議室的整潔溫度適宜，并且把會

5

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

議需要的相關資料、紙筆、礦泉水擺放在會議桌的領導席簽前，準備好歡迎橫

幅，指示牌。確認電腦投影設備、音響設備的正常運作。

會談具體安排：首先，董事長發(fā)言介紹布萊頓公司的來訪領導，之后分析

行業(yè)的形式，對公司下半年的工作思路提供方向。接著由公司總經(jīng)理介紹2022

年度的業(yè)務發(fā)展情況以及2023年度的發(fā)展規(guī)劃，推廣和介紹新產(chǎn)品。然后布

萊頓來訪總經(jīng)理進行項目深入了解并為加強雙方公司近一步貿(mào)易合作進行發(fā)

言。最后其他參會部門針對問題發(fā)言。會議結(jié)束后，雙方領導相互握手并進行

合影。參會人員離場后，公司服務部清理會議現(xiàn)場，保持會場整潔，確保會議

現(xiàn)場音響話筒投影歸位，公司秘書根據(jù)會議決議情況整理會議總結(jié)報告。

3.3參觀工廠

在客戶未到達工廠之前我們要做好以下準備：①設備安全排查：檢查所有

設備是否安裝正確，是否有損壞或磨損，是否需要維修或更換。檢查所有設備

是否符合安全標準，如緊急停機開關、自動關閉裝置等。檢查火災安全系統(tǒng)是

否正常運作，如滅火器、消防栓等。檢查所有易燃物品是否儲存正確，如油

漆、化學品等。確?？蛻魠⒃L過程中不會出現(xiàn)安全隱患和缺乏專業(yè)安全生產(chǎn)的

印象。②生產(chǎn)計劃管理：檢查工廠張貼詳細的生產(chǎn)計劃，是否更新生產(chǎn)任務

書、生產(chǎn)單等。給客戶留下我方公司生產(chǎn)井然有序、標準化的形象。③生產(chǎn)設

備管理：檢查生產(chǎn)設備是否安裝和使用符合要求，是否存在老化、損壞等問

題。檢查設備是否有保養(yǎng)和維護記錄，是否進行定期維修和檢測。避免客戶對

我方留下設備陳舊、破舊的印象。④工廠環(huán)境：在工廠周圍進行全方位打掃和

布置，垃圾即使清理。排查是否有異味、對異味來源做出合理處置。在工廠門

口拉上橫幅，街道放置中英雙語的花籃以顯示我方公司對本次活動的重視。

在客戶到達工廠后：董事長和工廠負責人們都到齊，迎接。在翻譯人員引

薦后。首先帶他們參觀我們的制筆車間，由車間負責人負責介紹我們生產(chǎn)各種

類型和顏色的筆的地方。介紹我們配備的高精度設備和技術(shù)，并親自展示設備

的操作。接下來，帶英國客戶參觀我們的切割車間。這個車間主要生產(chǎn)各種大

小和形狀的文具用品，例如尺子、橡皮擦等。然后請我們的切割車間主任介

紹，我們?nèi)绾问褂酶咝У臋C器和技術(shù)來確保產(chǎn)品的精度和質(zhì)量。然后，將參觀

我們的印刷車間。這里是我們生產(chǎn)各種印刷產(chǎn)品的地方，包括筆記本、信封、

賀卡等。讓客戶親眼見證我們最先進的印刷技術(shù)和材料，為展示我們確保產(chǎn)品

的質(zhì)量和效果。我們會請英國公司來客親自操作機器，然后介紹不良率和良品

次品之間的些微差距。最后，我們將帶英國公司客戶參觀我們的包裝車間。這

6

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

個車間負責將我們生產(chǎn)的產(chǎn)品包裝并準備發(fā)貨。我們會展示我們對于環(huán)保材料

的運用級別是超歐盟標準的嚴格。同時親自展示各種業(yè)內(nèi)同行們的環(huán)保材料和

我們公司的差異。

4游玩娛樂

4.1游玩橘子洲

橘子洲位于中國湖南省長沙市岳麓區(qū)湘江中游，因為洲上曾經(jīng)種植了許多

橘子樹而得名。該地為岳麓山南麓的一處小江洲，是湖南省的一個著名景點，

也是湖南省省級風景名勝區(qū)、國家A級旅游景區(qū)。

橘子洲風光秀麗，岸上竹木扶疏，柳絮飛舞。岸對岸有橋相連，南有王

家樓，北有岳麓山，景色十分宜人，深受游客喜愛。每到春天的清明節(jié)時，島

上杏花盛開，著名詩人箋帚農(nóng)的《賦得古原草送別》就是在橘子洲聽石壁鐘聲

謫仙之感所作。

此外，橘子洲還有許多歷史文化遺跡，如島上的孫中山銅像、五四青年賀

龍雕像、陳毅紀念館等，這些文化遺跡豐富多彩，深厚而悠久的歷史背景也增

添了許多魅力。

橘子洲的旅游業(yè)非常發(fā)達，有著便利的交通、完備的服務設施和豐富的旅

游資源，不僅是外地游客，也是當?shù)厥忻裥蓍e、游玩的理想選擇。

由總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任派車陪同客戶領導三人一同游覽，由總經(jīng)理

負責此次的游覽事項。游覽線路安排：枕江亭>毛澤東青年藝術(shù)雕塑>望江亭>

指點江山一問天臺>長沙市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)>竹園>梅園>沁園春長沙石碑>美孚

洋。

4.2歡送晚宴

歡送晚宴地址：十二味·宴長沙。晚宴時間是2月3日17：00。十二

味·宴長沙是一家精致湘菜，致力還原古老的烹調(diào)方法，讓一款款食材，都匹

配一種相應的最佳烹飪手法，盡力突出它的本味與鮮味，把食物本來的特色，

呈現(xiàn)出來，才是最好的原汁原味。我們在這里舉行歡送晚宴也是希望能讓客戶

對湖南有更為深刻的印象！

晚宴菜單主要有：涼拌前菜是鮮椒冷熗脆羊肚、香芹干拌牛板筋。主食

有珍珠菇燉老雞湯、西芹醬爆黃金蚌、避風塘炒基圍蝦、孜香辣炒燈籠骨、川

7

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

椒香辣蟹、什錦果味八寶飯、清炒時令小白菜。飲品有葡萄酒、香檳、果汁。

甜品是果凍布丁、三明治。

晚宴結(jié)束后，接待部門為來訪領導準備一些長沙的土特產(chǎn)和具有公司logo

的實用性禮物，然后送客戶回酒店。送機由接待人員根據(jù)迎接標準進行，送機

時聽取來訪領導的建議想法，對我司接待過程中是否有不滿之處并且請求諒

解。

5財務預算

表3預算表

項目用途細項費用

住宿3套高級套房2.2——2.410000

宴會璽悅中餐廳2頓5000

十二