省廳機(jī)關(guān)文件管理制度

省廳機(jī)關(guān)文件管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度旨在規(guī)范省廳機(jī)關(guān)文件的管理，提高工作效率和信息安全性，確保文件的及時(shí)傳遞、妥當(dāng)保管和便捷檢索。本制度依據(jù)《中華人民共和國文件法》等相關(guān)法律法規(guī)。第二條適用范圍本制度適用于省廳機(jī)關(guān)及其所屬各部門、單位和下級(jí)辦公室，對于機(jī)關(guān)文件的管理、傳遞、保管、銷毀以及文件的格式和編號(hào)等方面予以規(guī)范。第三條文件的定義文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織在工作中形成的紙質(zhì)或電子載體的文字、圖表、計(jì)算機(jī)程序、音像資料等載體。文件包含公文、備忘錄、報(bào)告、通知、函件、會(huì)議紀(jì)要、合同、協(xié)議、規(guī)章制度等。第四條文件的分類依據(jù)文件的性質(zhì)、用途和管理需求，文件分為以下幾類：1.公文類：指行政機(jī)構(gòu)、團(tuán)體和企事業(yè)單位內(nèi)部及對外發(fā)出的正式文件，如公函、命令、通知、報(bào)告等。2.內(nèi)部文電類：指內(nèi)部機(jī)關(guān)之間、部門之間、辦公室之間進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)工作所使用的非正式文件。3.會(huì)議紀(jì)要類：指會(huì)議召開過程中記錄的各類會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等。4.文件便函類：指便于文件的傳遞和核對，如備忘錄、便簽、傳真等。第五條文件的緊要性和保密性文件是機(jī)關(guān)工作的緊要構(gòu)成部分，具有決策參考、證明事實(shí)、責(zé)任追究等緊要作用。依據(jù)文件的保密等級(jí)和內(nèi)容敏感程度，對文件進(jìn)行相應(yīng)的保密措施。第二章文件的編制和格式第六條文件的編制要求文件的編制要符合相關(guān)法律法規(guī)，遵從文明禮儀，在語言表達(dá)上應(yīng)準(zhǔn)確、簡練、明確。文件的編制應(yīng)注意格式規(guī)范，包含字體、字號(hào)、行距、標(biāo)題、正文等要求。依據(jù)職責(zé)和權(quán)限，文件的編制應(yīng)明確責(zé)任部門和領(lǐng)導(dǎo)的署名。第七條文件的格式要求文件應(yīng)采用A4標(biāo)準(zhǔn)紙張，紙質(zhì)規(guī)格為210mm×297mm，紙質(zhì)邊距為2.5cm。文件應(yīng)使用宋體、黑體或楷體字，字號(hào)一般為小四號(hào)或五號(hào)。文件的標(biāo)題應(yīng)居中粗體，正文部分使用小四號(hào)字居左，行間距為1.5倍行距。文件的頁眉應(yīng)包含文件的密級(jí)和編號(hào)，頁腳應(yīng)包含制文日期和頁碼。第三章文件的傳遞和溝通第八條文件的傳遞方式公文類文件應(yīng)采用正式的遞送方式，如郵寄、快遞、專人送達(dá)等。內(nèi)部文電類文件可以通過電子郵件、即時(shí)通訊工具等電子方式進(jìn)行傳遞。文件傳遞時(shí)應(yīng)注意時(shí)間要求和緊急程度，優(yōu)先選擇快捷、安全、可靠的方式。第九條文件的傳遞流程發(fā)文部門應(yīng)將文件送達(dá)指定的收文機(jī)構(gòu)或收文人員，同時(shí)保存?zhèn)鬟f記錄，確保文件的追溯和監(jiān)督。收文部門或收文人員應(yīng)及時(shí)確認(rèn)收文，并對文件進(jìn)行核對、備份和分類存檔。第十條文件的會(huì)簽和批示文件需要經(jīng)過會(huì)簽和批示的，應(yīng)依照規(guī)定的流程進(jìn)行會(huì)簽和批示，并記錄相應(yīng)的看法和簽章。領(lǐng)導(dǎo)批示應(yīng)明確指示接收和辦理文件的部門和責(zé)任人。第四章文件的保管和歸檔第十一條文件的保管期限文件的保管期限應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)和管理需求進(jìn)行評(píng)估和確定。一般文件的保管期限為3至5年，緊要文件的保管期限為10年以上。第十二條文件的歸檔要求歸檔前應(yīng)對文件進(jìn)行整理、清點(diǎn)和裝訂，保證文件的完整性和可讀性。歸檔文件應(yīng)編制目錄和索引，依照責(zé)任部門和時(shí)間進(jìn)行分類存放。第十三條文件的銷毀程序文件到期后，應(yīng)依照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，包含對文件進(jìn)行審批確認(rèn)、清點(diǎn)和記錄銷毀過程等。需要保存的文件，可以進(jìn)行電子化存儲(chǔ)和備份，以提高信息的安全性和便捷檢索性。第五章文件的監(jiān)督和管理第十四條文件的監(jiān)督責(zé)任文件的編制、傳遞、保管和歸檔等環(huán)節(jié)的責(zé)任人應(yīng)加強(qiáng)對文件的監(jiān)督管理，確保各項(xiàng)規(guī)定的落實(shí)。對違反文件管理制度的行為，應(yīng)依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行追責(zé)和懲罰。第十五條文件管理的信息化建設(shè)加強(qiáng)對文件管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，提高文件管理的效率和便捷性。定期進(jìn)行文件管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和技術(shù)升級(jí)，保障文件管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。第六章附則第十六條本制度的解釋權(quán)