長沙市岳麓區(qū)貓超便利店采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1長沙市岳麓區(qū)貓超便利店簡介 11.1經(jīng)營范圍 11.2采購內(nèi)容 11.3采購流程 12天貓超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理存在的問題及原因 22.1問題分析 22.1.1到貨不及時 22.1.2缺失必要紙質(zhì)單據(jù) 32.1.3庫存商品賬實不符 32.2原因分析 32.2.1缺少采購計劃 32.2.2入庫流程不規(guī)范 42.2.3缺少盤點制度 43天貓超市采購業(yè)務(wù)一體化流程優(yōu)化 43.1采購流程優(yōu)化 43.1.1制定完整準(zhǔn)確的采購計劃 43.1.2明確人員職責(zé) 53.1.3監(jiān)督與獎懲機制 53.2驗收入庫流程優(yōu)化 63.2.1規(guī)范入庫流程 63.2.2填寫完整入庫單據(jù) 63.3盤點流程優(yōu)化 73.3.1制定規(guī)范盤點制度 73.3.2盤點標(biāo)準(zhǔn)及方式選擇 73.3.3監(jiān)督與獎懲機制 83.4業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程 83.5相關(guān)賬務(wù)處理 104總結(jié) 10參考資料 11長沙市岳麓區(qū)貓超便利店采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化1長沙市岳麓區(qū)貓超便利店簡介1.1經(jīng)營范圍長沙市岳麓區(qū)貓超便利店（以下簡稱天貓超市），2018年10月創(chuàng)建，系小規(guī)模納稅人。天貓超市是一家以預(yù)包裝食品、預(yù)包裝飲料酒、散裝稱重食品、保健食品為經(jīng)營銷售項目的商業(yè)零售便利店。1.2采購內(nèi)容天貓超市經(jīng)營項目廣，物資種類多，包括文具用品、食品、生活用品、糧食加工品及其他，能夠滿足不同消費者的購物需求，相關(guān)信息見表1-1。表1-1天貓超市采購內(nèi)容表食品休閑類樂事薯片、葡萄干、綠豆糕等糖果、凍品奶糖、硬糖、雪糕、冰棒等飲品牛奶、可樂、酸奶等生活用品水乳套裝、防曬類、牙膏牙刷等文具用品便利貼、計算器、修正帶等糧食加工品懶人火鍋、干拌面、酸辣粉等煙酒小郎酒、紅星二鍋頭、芙蓉王、中華等家居用品棉被、拖鞋、草席、蚊帳等其他插板插座、鋼絲球、燈泡等1.3采購流程天貓超市的營業(yè)員在清點貨物后確定需采購的商品種類、數(shù)量等，然后在系統(tǒng)中選擇合適的供應(yīng)商進行下單采購，各項審批合格通過后，向財務(wù)申請付款，供應(yīng)商按訂購單供貨。確定需求確定需求選擇供應(yīng)商下單采購申請付款商品到貨圖1-1采購流程圖2天貓超市采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理存在的問題及原因2.1問題分析2.1.1到貨不及時天貓超市在經(jīng)營過程中經(jīng)常存在到貨不及時的問題，主要為食品類商品，以及少數(shù)生活用品和文具類，其中阿爾卑斯棒棒糖、安慕希酸奶缺貨次數(shù)最高，具體見表2-1，作為一個以零售為主的超市，經(jīng)常性缺貨不僅會導(dǎo)致營業(yè)額的下降而且影響顧客消費心理，造成客源流失，還會影響超市整體形象，顧客尋求其他便利店，競爭力增加。表2-12020年第二季度到第三季度商品到貨不及時次數(shù)統(tǒng)計表商品名稱次數(shù)2020年南方黑芝麻糊3第二季度常記掌心脆20周在德香油條8強生護手霜14阿爾卑斯棒棒糖25晨光中性筆芯18第三季度紫米面包8潘婷洗發(fā)水15紅星二鍋頭5純牛奶10第四季度清風(fēng)原木抽紙9伊利安慕希酸奶23百雀羚水乳套裝172.1.2缺失必要紙質(zhì)單據(jù)對天貓超市的訂貨單、付款申請書、驗收單、入庫單、購貨發(fā)票等必要紙質(zhì)單據(jù)進行了檢查與核實，發(fā)現(xiàn)天貓超市只填寫了紙質(zhì)采購單、付款申請單，缺少購貨發(fā)票、入庫單等紙質(zhì)單據(jù)。這些必要紙質(zhì)單據(jù)的缺失，容易導(dǎo)致賬實不符、降低成本等問題，入庫單和購貨發(fā)票作為重要的原始憑證是不可或缺的。2.1.3庫存商品賬實不符參與天貓超市2020年11月份的盤點，發(fā)現(xiàn)許多商品存在賬實不符的情況，詳情見下表：表2-22020年11月庫存商品賬實差異表商品名稱賬面數(shù)量實際數(shù)量相差數(shù)額計量單位香飄飄奶茶500352148杯心相印抽紙800609191提麻辣小王瓜子5058-8斤雞尾酒300314-14瓶晨光筆芯1200986214盒和成天下檳榔30027327包天貓超市庫存商品賬實不符主要表現(xiàn)在奶茶、抽紙、麻辣、筆芯、檳榔的賬面數(shù)多于實際數(shù)；瓜子、雞尾酒的實際數(shù)多于賬面數(shù)。具體數(shù)據(jù)見表2-2。庫存商品賬實不符會影響采購的商品數(shù)量，商品賬面數(shù)多于實際數(shù)會造成采購不及時，導(dǎo)致缺貨；商品賬面數(shù)少于實際數(shù)過多采購，存貨積壓。2.2原因分析2.2.1缺少采購計劃分析天貓超市的采購流程發(fā)現(xiàn)，該超市采購活動不集中，無采購專員，通過理貨員整理貨架擺放商品時查漏補缺，發(fā)現(xiàn)缺少商品就進行臨時采購。缺少完整合理的采購計劃，同時也沒有對商品設(shè)置一定的庫存安全量，導(dǎo)致供應(yīng)商供貨不及時，產(chǎn)生到貨不及時。2.2.2入庫流程不規(guī)范通過參與并觀察天貓超市商品入庫程序，其入庫流程如下所示：清點數(shù)量入庫商品到貨 清點數(shù)量入庫商品到貨 圖2-1商品入庫流程圖天貓超市的入庫流程不規(guī)范，采購商品到貨后，不要求供應(yīng)商開具購貨發(fā)票，由采購員進行簡單的核對，大件清點，不拆開包裝進行小件的仔細(xì)清點，也不填寫入庫單據(jù)。2.2.3缺少盤點制度經(jīng)了解天貓超市缺少盤點制度，盤點隨意，會選擇在顧客少，店內(nèi)比較空閑的時候進行盤點，既沒有規(guī)定準(zhǔn)確的盤點時間，也沒有恰當(dāng)?shù)谋P點方式。由于沒有合理的盤點制度，導(dǎo)致天貓超市賬實不符的問題存在。3天貓超市采購業(yè)務(wù)一體化流程優(yōu)化3.1采購流程優(yōu)化3.1.1制定完整準(zhǔn)確的采購計劃根據(jù)天貓超市實際情況，編制采購計劃流程圖如下：倉管員采購員采購經(jīng)理提供采購內(nèi)容確定需采購的商品確定采購數(shù)量提供采購內(nèi)容確定需采購的商品確定采購數(shù)量挑選合適的供應(yīng)商編制成本預(yù)算審批并簽字編制采購計劃書圖3-1采購計劃流程圖采購員根據(jù)倉管員提供的信息，制定詳細(xì)的采購計劃，采購計劃應(yīng)對所需采購的商品的名稱、數(shù)量及到貨時間等具體要求進行注明，并備注需盡快到貨的商品，制定預(yù)算，在系統(tǒng)中挑選合適的供應(yīng)商實施采購。3.1.2明確人員職責(zé)為了使天貓超市采購業(yè)務(wù)有條不紊的進行，員工各司其職，規(guī)定具體人員職責(zé)如下表3-1：表3-1人員職責(zé)表人員工作職責(zé)倉管員準(zhǔn)確把握庫存商品的數(shù)量及庫存安全量，及時與采購員溝通，告知需采購貨物的各項信息采購員采購管理制度、采購作業(yè)流程的執(zhí)行和完善考察供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量保證力等，在現(xiàn)有的供應(yīng)商的基礎(chǔ)上不斷尋求新的供應(yīng)商，確保有更多更優(yōu)的選擇依銷量采購，確保商品按要求準(zhǔn)時送達，不影響后續(xù)營業(yè)銷售加強和供應(yīng)商的溝通，了解其基本情況，確保貨源充足3.1.3監(jiān)督與獎懲機制為解決天貓超市存在的到貨不及時、采購流程不規(guī)范問題，制定如下制度：表3-2獎懲制度表制度具體內(nèi)容獎勵制度采購員按要求制定采購計劃并及時采購，充分協(xié)調(diào)銷售業(yè)務(wù)地進行，給予口頭表揚采購員確保貨物及時到達，降低缺貨率的年會給予相應(yīng)獎勵懲罰制度不規(guī)范的采購訂單包括商品名稱、價格、數(shù)量錯誤等，根據(jù)造成的損失大小20-200元/次如因交期延誤造成到貨不及時，缺貨導(dǎo)致?lián)p失罰款10-200元/次，因未及時下單而造成商品缺貨加倍處罰3.2驗收入庫流程優(yōu)化3.2.1規(guī)范入庫流程商品到貨后，先確認(rèn)各項信息指標(biāo)，再安排人員對到貨商品進行驗收，遵循公正、客觀原則，仔細(xì)比對到貨商品與訂貨單各項信息，核對一致后，驗收入庫、登記和填寫入庫單。商品入庫時，憑借發(fā)票驗收，按收貨的實際品種和數(shù)量進行入庫，核對商品規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期，商品是否質(zhì)檢不合格等，如有不符，不予入庫，及時向上級反映，確認(rèn)驗收時登記收貨憑證，入庫要按不同的品種，按規(guī)定放置相應(yīng)貨架儲存，注意做好防質(zhì)變處理，確保商品安全。優(yōu)化后流程如下圖3-2所示：業(yè)務(wù)人員采購人員質(zhì)檢人員倉管人員 商品到貨商品到貨驗收質(zhì)檢核對入庫單填寫入庫單登記臺賬填寫商品驗收單驗收入庫圖3-2入庫流程圖3.2.2填寫完整入庫單據(jù)為規(guī)范天貓超市商品采購入庫，規(guī)范單據(jù)填寫、審核、傳遞，特制定以下管理制度：倉管員憑訂貨單收貨，按實際收貨各項指標(biāo)進行入庫，打印出入庫單，要求送貨人簽字。表3-3收貨單收貨單供貨單位：年月日名稱及規(guī)格單位數(shù)量單價金額存放位置備注制單：審核：收貨單位及經(jīng)手人：（簽章）3.3盤點流程優(yōu)化3.3.1制定規(guī)范盤點制度天貓超市物品種類繁多，日常經(jīng)營業(yè)務(wù)頻繁，商品出入庫次數(shù)多，完整規(guī)范的盤點制度是不可缺少的，結(jié)合實際情況為天貓超市制定以下盤點流程。倉管員、業(yè)務(wù)員會計店長盤點前準(zhǔn)備盤點前準(zhǔn)備盤點中作業(yè)盤點后處理（核對結(jié)果）重大差異重盤追究責(zé)任與對策獎懲措施整理商品清理賬目分配盤點人員抄寫、核對盤點表實施盤點圖3-3盤點作業(yè)流程圖3.3.2盤點標(biāo)準(zhǔn)及方式選擇表3-4盤點標(biāo)準(zhǔn)表盤點時間9:00盤倉庫、21:30后盤超市貨架；盤點時，不再接送貨物（日配除外）；提貨另外登記表明負(fù)數(shù)盤點要求真實要求盤點所登記的各項數(shù)據(jù)及信息都是真實存在的，不憑空捏造、弄虛作假，掩蓋事實準(zhǔn)確盤點的過程中盤點數(shù)量、損溢查找、信息登記都是準(zhǔn)確無誤的完整完整的盤點流程，所有區(qū)域和商品都盤點到位，沒有遺漏，盤點表內(nèi)容完整團隊精神盤點工作需要全員參與。為提高盤點準(zhǔn)確率，加快盤點速度，每個人都必須有良好合作意識和大局意識，使整個盤點工作順利進行為解決天貓超市盤點不規(guī)范問題，特制定如下盤點標(biāo)準(zhǔn)見表3-4。天貓超市作為一個綜合性零售商場，日常銷售業(yè)務(wù)頻繁，商品出入庫次數(shù)多，盤點周期不宜過長，盤點周期過短則盤點工作量大，因此選擇定期盤點法，按月盤點，食品類要注明三個月保質(zhì)期的商品。3.3.3監(jiān)督與獎懲機制天貓超市的每個員工對超市的商品都負(fù)有管理責(zé)任，為提高超市員工的商品安全意識，加強對商品管理力度，根據(jù)《財務(wù)管理制度》的規(guī)定，制定了處罰措施，以超市盤點數(shù)據(jù)為依據(jù)，落實獎懲。表3-5獎懲措施表內(nèi)容措施遲到、早退、錯盤、漏盤、寫錯編碼等對相關(guān)責(zé)任人處罰20元，情節(jié)嚴(yán)重者加倍處理票據(jù)錄入中心錯誤率高于0.9%對錄入人員處罰30元，情節(jié)嚴(yán)重者加倍處理3.4業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程據(jù)天貓超市的實際情況，經(jīng)總結(jié)天貓超市業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程及操作內(nèi)容設(shè)計如下表3-6所示：表3-6采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程設(shè)計表序號步驟崗位操作內(nèi)容1確定需求采購員了解需要采購的商品信息2選擇供應(yīng)商采購員在系統(tǒng)中選擇合適的供應(yīng)商3編制采購計劃采購員編制采購計劃書4審核采購經(jīng)理審核采購計劃書的真實性、合理性5編制訂購單采購員根據(jù)審核后的采購計劃書編制訂購單6填寫借款審批單采購員按照訂購單所需的金額填寫借款審批單7審核借款審批單采購經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理兩位經(jīng)理審核借款審批單金額的真實性、合理性，審核通過后在借款審批單上簽字8填寫借款單并付現(xiàn)出納支付現(xiàn)金、并填寫和傳遞單據(jù)9編制記賬憑證會計財務(wù)經(jīng)理會計根據(jù)收到的單據(jù)編制記賬憑證，登記現(xiàn)金日記賬和明細(xì)賬10審核記賬憑證財務(wù)經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證和附件的真實性、完整并簽字11登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)審核后的記賬憑證和附件登記現(xiàn)金日記賬12登記明細(xì)賬會計根據(jù)審核后的記賬憑證登記有關(guān)科目的明細(xì)賬13開具結(jié)算發(fā)票供應(yīng)商通過訂購單結(jié)算所采購的商品金額，開具發(fā)票14傳遞單據(jù)出納出納將單據(jù)傳遞給會計編制憑證15編制記賬憑證會計會計人員根據(jù)借款單（結(jié)算憑證）和發(fā)票編制記賬憑證16審核記賬憑證財務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證的真實性、準(zhǔn)確性和完整性并簽字17登記明細(xì)賬會計根據(jù)審核后的記賬憑證登記相應(yīng)的明細(xì)賬18保管倉管員將購進的商品統(tǒng)一交給倉管員保管19銷售銷售員填寫領(lǐng)用單，并交由相關(guān)經(jīng)理簽字審批領(lǐng)用3.5相關(guān)賬務(wù)處理出納收到采購人員提交的借款審批單，支付現(xiàn)金給采購員。會計根據(jù)審核后的借款審批單編制記賬憑證，其會計分錄為：借：其他應(yīng)收款貸：庫存現(xiàn)金在采購員采購回來后，會計根據(jù)供應(yīng)商開具的發(fā)票沖平往來，其分錄為：已付款未驗收借：在途物資貸：其他應(yīng)收款、庫存現(xiàn)金、銀行存款等驗收入庫借：庫存商品（售價金額、明細(xì)分為大類或按品種）貸：在途物資商品進銷差價記賬憑證交由財務(wù)經(jīng)理審核，審核合格后，會計登記明細(xì)賬。4總結(jié)本畢業(yè)設(shè)計在調(diào)查長