技術資料檔案保管制度范文（2篇）

技術資料檔案保管制度范文一、目標與適用范圍本規(guī)定旨在規(guī)范和指導技術資料檔案的管理，以確保資料的安全、完整和有效。此規(guī)定適用于公司內部所有技術資料的保管活動。二、職責與責任1.公司（以下稱“甲方”）負責建立并維護技術資料檔案管理機制，明確各方面的職責和義務。2.所有員工（以下稱“乙方”）需嚴格遵守并執(zhí)行技術資料檔案的管理規(guī)定。3.技術部門承擔技術資料的整理、歸檔和保管工作，以保障資料的安全性和完整性。三、保管規(guī)定1.技術資料應遵循統(tǒng)一的分類和編號原則進行歸檔，以便于檢索和使用。2.采用紙質和電子兩種形式保存技術資料，紙質資料需妥善保管，并定期進行檢查和整理。3.電子資料需進行備份，存儲在安全設備上，重要數(shù)據(jù)應定期進行冷備份。四、保密與安全措施1.技術資料被視為公司的重要商業(yè)機密，不得向外部泄露，處理時需嚴格保密。2.乙方在離職或崗位調整前，須歸還或交接所持有的技術資料，不得私自帶出公司。3.技術資料檔案室需設置門禁系統(tǒng)，僅授權人員可進入，由專人負責監(jiān)控和管理。五、檔案整理與歸檔1.技術資料在歸檔前應進行整理和清理，確定其分類和編號。2.各類技術資料應分類歸檔，注明歸檔編號和日期。3.歸檔后應及時更新檔案目錄，以便于索引和檢索。六、檔案借閱與歸還1.乙方需填寫借閱申請，經(jīng)上級批準后方可借閱技術資料。2.借閱資料不得擅自轉借，應盡量縮短借閱時間。3.歸還前需進行檢查，確保技術資料的完整性和準確性。七、檔案保管期限1.不同類型的資料有不同的保管期限，應根據(jù)相關法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。2.到期的資料應及時銷毀或轉交給相關部門。八、違規(guī)處理1.對違反本制度的行為，公司將依據(jù)相關紀律采取相應措施，包括但不限于口頭警告、書面警告、限制晉升等。2.對故意泄露技術資料或嚴重失職的行為，將依法追究刑事責任。九、其他條款甲方對本制度的解釋權歸甲方所有，甲方有權根據(jù)需要對制度進行修改和補充。本制度自發(fā)布之日起生效，廢止之前所有相關技術資料檔案的管理規(guī)定。本制度旨在提供一個基礎框架，具體實施應根據(jù)公司的實際運營情況進行調整和優(yōu)化。技術資料檔案保管制度范文（二）1.引言技術資料檔案作為企業(yè)在運營與管理過程中的核心資源，承載著企業(yè)的技術秘密、研發(fā)成果及生產(chǎn)工藝等關鍵信息。為確保這些檔案的完整性、可靠性及安全性，制定并實施一套科學且合理的技術資料檔案保管制度顯得尤為重要。本文旨在深入剖析并闡述技術資料檔案保管制度的各項細節(jié)。2.目的與適用范圍本制度旨在全面保障技術資料檔案的完整、可靠與安全，有效防范泄露、滅失及損壞風險，進而促進知識的有效沉淀與傳承。本制度適用于我公司內部所有技術資料檔案的保管與管理工作。3.基本原則3.1完整性原則：堅持對技術資料檔案實施全面、持續(xù)的保管措施，確保檔案內容的完整性與準確性。3.2可靠性原則：通過規(guī)范化的管理流程，確保技術資料檔案的可靠性及無損壞狀態(tài)。3.3安全性原則：強化檔案的安全保管工作，嚴防泄露、滅失及損壞等風險的發(fā)生。3.4便捷性原則：優(yōu)化查詢與使用流程，為員工提供便捷的技術資料檔案獲取途徑。4.責任分工4.1公司領導：負責制定并頒布技術資料檔案保管制度，同時監(jiān)督其實施情況。4.2檔案管理員：負責具體實施技術資料檔案的保管與管理工作，包括但不限于收集、整理、分類、編目及存檔等任務。4.3部門負責人：負責本部門技術資料檔案的保管與管理，指定專人負責日常工作，并定期對檔案完整性與可靠性進行檢查。5.技術資料檔案的收集與整理5.1收集：公司各部門需負責收集本部門產(chǎn)生的技術資料，并轉交檔案管理員進行統(tǒng)一整理。5.2整理：檔案管理員需對收集到的技術資料進行分類、編目，并編制檔案編號與索引。5.3歸檔：整理完成的技術資料需按照既定分類與編目順序歸檔至專用檔案柜中，并編制存檔名冊以便查閱。6.檔案的保管措施6.1存放環(huán)境：技術資料檔案應存放于干燥、通風、溫度適宜、無塵且防潮的專用檔案室或檔案柜中。6.2存儲設備：采用具有防塵、防潮、防火及防震功能的專業(yè)檔案柜作為存儲設備，并定期檢查其使用狀況。6.3防火措施：配置適宜的消防設備與滅火器材，并定期進行維護與檢修以確保其有效性。6.4門禁管理：為檔案室或檔案柜室設置門禁系統(tǒng)，僅授權人員方可進入以確保檔案安全。6.5登記與借閱：實施嚴格的檔案登記與借閱管理制度，記錄借閱人信息及借閱期限，確保檔案按時歸還。6.6巡查與檢查：定期對檔案室或檔案柜室進行巡查與檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在問題。7.檔案利用與借閱7.1利用：員工可通過公司內部網(wǎng)絡或文件共享系統(tǒng)便捷地查詢與利用技術資料檔案以滿足工作需求。7.2借閱：員工如需借閱技術資料檔案需按流程提交申請并經(jīng)審批后方可借閱。借閱期限一般不超過____個工作日，逾期需重新申請審批。8.檔案的銷毀與淘汰8.1銷毀：對于已確認無需繼續(xù)保留的技術資料檔案需進行銷毀處理。銷毀前需經(jīng)審批程序并由檔案管理員確認無誤后方可執(zhí)行。8.2淘汰：對于已過期或失去參考價值的技術資料檔案內容可進行淘汰處理。淘汰前同樣需經(jīng)審批程序并由檔案管理員確認無誤后方可執(zhí)行。9.違規(guī)處理對于未經(jīng)批準擅自銷毀、泄露或損壞技術資料檔案的行為將依據(jù)公司相關規(guī)定給予相應紀