印章使用流程

印章使用流程一、制定目的及范圍為規(guī)范公司印章的使用管理，確保印章使用的安全性和合規(guī)性，特制定本流程。該流程適用于公司所有部門，涵蓋印章的申請、使用、管理及歸還等環(huán)節(jié)。二、印章管理原則1.印章使用必須遵循“合法、合規(guī)、安全”的原則，確保印章使用的真實性和有效性。2.印章的使用需經(jīng)過嚴格審批，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。3.各部門應(yīng)指定專人負責印章的管理，確保印章的安全存放和使用記錄的完整。三、印章使用流程1.印章申請1.1申請人填寫申請表：使用印章的部門需填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用目的、使用時間及相關(guān)事項。1.2部門負責人審核：申請表提交至部門負責人進行審核，確保申請的合理性和必要性。1.3提交至印章管理部門：審核通過后，申請表需提交至印章管理部門進行備案。2.印章使用審批2.1印章管理部門審核：印章管理部門對申請表進行審核，確認申請的合規(guī)性。2.2審批結(jié)果通知：審核通過后，印章管理部門將審批結(jié)果通知申請人，并安排印章的使用時間。3.印章使用3.1領(lǐng)取印章：申請人需在規(guī)定時間內(nèi)到印章管理部門領(lǐng)取印章，并簽署《印章領(lǐng)取確認書》。3.2使用記錄：使用印章時，申請人需在《印章使用記錄表》中詳細記錄使用情況，包括使用時間、使用目的及相關(guān)文件。3.3印章使用后歸還：使用完畢后，申請人需及時將印章歸還至印章管理部門，并填寫《印章歸還確認書》。4.印章管理4.1印章存放：印章管理部門應(yīng)將印章存放在專用的安全柜中，確保印章的安全性。4.2定期檢查：印章管理部門需定期對印章進行檢查，確保印章的完好和使用記錄的完整。4.3印章使用培訓：定期對員工進行印章使用培訓，提高員工對印章使用規(guī)范的認識。5.印章遺失處理5.1報告遺失：如發(fā)現(xiàn)印章遺失，使用人需立即向印章管理部門報告，并填寫《印章遺失報告表》。5.2調(diào)查處理：印章管理部門應(yīng)對遺失情況進行調(diào)查，確認遺失原因，并采取相應(yīng)措施。5.3補辦印章：如確認印章遺失，需按照公司規(guī)定程序申請補辦印章，并進行備案。四、備案與監(jiān)督所有印章使用記錄、申請表及相關(guān)文件需由印章管理部門進行備案，確保信息的可追溯性。定期對印章使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、印章使用紀律1.使用人職責：使用人需對印章的使用負責，確保印章的安全和合規(guī)使用。2.違規(guī)處理：對違反印章使用規(guī)定的人員，將根據(jù)公司相關(guān)制度進行處理，情節(jié)嚴重者將追究其責任。六、流程優(yōu)化與反饋為確保印章使用流程的有效性，印章管理部門應(yīng)定期收集各部門的反饋意見，針對流程中存在的問題進行優(yōu)化調(diào)整，確保流程的順暢