金蝶財務軟件專業(yè)版采購管理操作手冊

金蝶財務軟件專業(yè)版采購管理操作手冊

關于采購系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)，是通過采購訂貨、倉庫收料、采購退貨、

購貨發(fā)票處理、供應商管理、價格及供貨信息資料等功能綜

合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進行有效

的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應信息管理。

采購管理系統(tǒng)的主要特點包括：

0靈活的業(yè)務流程處理

0嚴密的業(yè)務控制

0豐富的采購管理信息

0良好的擴展性

靈活的業(yè)務;藉呈處理

采購管理系統(tǒng)采用靈活的設計理念，以滿足用戶豐富繁雜

的業(yè)務需要。主要體現(xiàn)在：

系統(tǒng)預置現(xiàn)購、賒購兩種采購處理流程，可以滿足企業(yè)中

大多數(shù)采購業(yè)務的處理；

提供靈活的業(yè)務流程管理，使業(yè)務處理流程靈活方便。用

戶可根據(jù)自己的實際需要，選用不同的單據(jù)流程；

采購流程清晰，單據(jù)可拆分，單據(jù)的業(yè)務處理、批處理、

管理功能分別實現(xiàn)而又協(xié)調統(tǒng)一，可以方便靈活地處理業(yè)

務；

單據(jù)之間聯(lián)系緊密，設置了關聯(lián)、鉤稽等多種聯(lián)系，以滿

足用戶不同的業(yè)務需要；

嚴密的業(yè)務控制

采購管理系統(tǒng)提供采購價格資料、供應商供貨信息等多方

面的內部控制手段，從而保證小企業(yè)進行規(guī)范化的運作以及

相關業(yè)務政策得到強而有力的執(zhí)行。

對于采購價格，系統(tǒng)在物料屬性中提供物料基本采購價

格，還通過采購價格資料提供復雜采購價格管理，可以滿足

企業(yè)對采購價格靈活管理的需求，另外系統(tǒng)還提供最高限價

控制等多種控制手段；

系統(tǒng)通過采購價格資料提供物料與供應商對應代碼和名

稱的設置，實現(xiàn)基本供貨信息管理，從而使得供應商的管理

更加科學合理。

豐富的采購管理信息

一方面，采購系統(tǒng)在各個業(yè)務環(huán)打是供了相應的輔助信息

供具體的業(yè)務人員進行查詢，如在采購訂單上可以查詢即時

庫存、采購價格、歷史采購價格等多種業(yè)務信息。這些業(yè)務

信息既可以輔助操作人員進行快速的錄入，也可以輔助業(yè)務

人員準確掌握的業(yè)務信息；

另一方面，系統(tǒng)提供了豐富的管理報表。系統(tǒng)為各個業(yè)務

環(huán)節(jié)的業(yè)務管理人員提供了相應的明細報表、匯總報表以及

業(yè)務跟蹤報表，業(yè)務管理人員可以通過報表查詢相應的業(yè)務

進展情況；另外，系統(tǒng)還提供多種分析報表，如采購價格分

析等，主要輔助決策人員進行決策。

良好的擴展性

小企業(yè)在長期的發(fā)展中，都會形成自己特定的管理模式，

而且不同行業(yè)的企業(yè)在管理上都會具有不同的行業(yè)特色。這

些個性化管理部分有一部分可以規(guī)范化從而使之符合標準

業(yè)務流程和業(yè)務模板。還有一部分個性化管理往往是小企業(yè)

競爭力形成的一個重要的方面，對于標準商業(yè)化軟件來說也

需要做出考慮。

采購管理系統(tǒng)考慮到小企業(yè)中個性化管理，提供了采購主

數(shù)據(jù)（供應商、物料等）的自定義、單據(jù)自定義、流程靈活

應用、報表自定義、套打自定義、靈活的系統(tǒng)參數(shù)配置等多

種定制功能，從而可以讓企業(yè)在標準的流程基礎之上進行定

制，以滿足企業(yè)的個性化需求。

關于采購系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)，是通過采購訂貨、倉庫收料、采購退貨、

購貨發(fā)票處理、供應商管理、價格及供貨信息資料等功能綜

合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進行有效

的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應信息管理。

采購管理系統(tǒng)的主要特點包括：

0靈活的業(yè)務流程處理

0嚴密的業(yè)務控制

0豐富的采購管理信息

0良好的擴展性

靈活的業(yè)務流程處理

采購管理系統(tǒng)采用靈活的設計理念，以滿足用戶豐富繁雜

的業(yè)務需要。主要體現(xiàn)在：

系統(tǒng)預置現(xiàn)購、賒購兩種采購處理流程，可以滿足企業(yè)中

大多數(shù)采購業(yè)務的處理；

提供靈活的業(yè)務流程管理，使業(yè)務處理流程靈活方便。用

戶可根據(jù)自己的實際需要，選用不同的單據(jù)流程；

采購流程清晰，單據(jù)可拆分，單據(jù)的業(yè)務處理、批處理、

管理功能分別實現(xiàn)而又協(xié)調統(tǒng)一，可以方便靈活地處理業(yè)

務；

單據(jù)之間聯(lián)系緊密，設置了關聯(lián)、鉤稽等多種聯(lián)系，以滿

足用戶不同的業(yè)務需要；

嚴密的業(yè)務控制

采購管理系統(tǒng)提供采購價格資料、供應商供貨信息等多方

面的內部控制手段，從而保證小企業(yè)進行規(guī)范化的運作以及

相關業(yè)務政策得到強而有力的執(zhí)行。

對于采購價格，系統(tǒng)在物料屬性中提供物料基本采購價

格，還通過采購價格資料提供復雜采購價格管理，可以滿足

企業(yè)對采購價格靈活管理的需求,另外系統(tǒng)還提供最高限價

控制等多種控制手段；

系統(tǒng)通過采購價格資料提供物料與供應商對應代碼和名

稱的設置，實現(xiàn)基本供貨信息管理，從而使得供應商的管理

更加科學合理。

豐富的采購管理信息

一方面，采購系統(tǒng)在各個業(yè)務環(huán)節(jié)提供了相應的輔助信息

供具體的業(yè)務人員進行查詢，如在采購訂單上可以查詢即時

庫存、采購價格、歷史采購價格等多種業(yè)務信息。這些業(yè)務

信息既可以輔助操作人員進行快速的錄入，也可以輔助業(yè)務

人員準確掌握的業(yè)務信息；

另一方面，系統(tǒng)提供了豐富的管理報表。系統(tǒng)為各個業(yè)務

環(huán)節(jié)的業(yè)務管理人員提供了相應的明細報表、匯總報表以及

業(yè)務跟蹤報表，業(yè)務管理人員可以通過報表查詢相應的業(yè)務

進展情況；另外，系統(tǒng)還提供多種分析報表，如采購價格分

析等，主要輔助決策人員進行決策。

良好的擴展性

小企業(yè)在長期的發(fā)展中，都會形成自己特定的管理模式，

而且不同行業(yè)的企業(yè)在管理上都會具有不同的行業(yè)特色。這

些個性化管理部分有一部分可以規(guī)范化從而使之符合標準

業(yè)務流程和業(yè)務模板。還有一部分個性化管理往往是小企業(yè)

競爭力形成的一個重要的方面，對于標準商業(yè)化軟件來說也

需要做出考慮。

采購管理系統(tǒng)考慮到小企業(yè)中個性化管理，提供了采購主

數(shù)據(jù)（供應商、物料等）的自定義、單據(jù)自定義、流程靈活

應用、報表自定義、套打自定義、靈活的系統(tǒng)參數(shù)配置等多

種定制功能，從而可以讓企業(yè)在標準的流程基礎之上進行定

制，以滿足企業(yè)的個性化需求。

現(xiàn)購業(yè)務流程說明

現(xiàn)購是指在采購時一手交錢、一手交貨的采購業(yè)務，這種

業(yè)務適用于面向企業(yè)的現(xiàn)金交易采購業(yè)務，下面的內容是介

紹現(xiàn)購的業(yè)務操作步驟。

序號處理說明責任部責任人

門

1業(yè)務人員依據(jù)采購價格，向供應采購部采購業(yè)

商卜達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)務人員

行情況。業(yè)務員可以根據(jù)實際情

況進行訂單變更或手工關閉訂

單。

2倉管人員收貨并直接填寫米購入倉庫倉管人

庫單，倉管人員也可以依據(jù)米購員

訂單、采購發(fā)票生成采購入庫單。

3會計收到已經審核的采購入庫財務部會計

單,按照采購入庫單開票和付款，

現(xiàn)購的米購發(fā)票同米購入庫單確

認之后就表不付款完成。

4米購過程中發(fā)生的費用，在制作財務部會計

采購發(fā)票時，可以選擇計入成本

費用或不計入成本費用，計入成

本費用的最終入庫核算時作為入

庫成本的一部分來算單位成本，

運費中的稅金可以通過運費稅金

列進行單獨處理，入庫核算時作

為稅金專項處理;不計入成本則

不影響入庫單位成本,直接計入

期間費用。

具體錄制方式可參照單據(jù)介紹

5現(xiàn)購中的米購入庫單和米購發(fā)票財務部會計

必須進行鉤稽。鉤稽一方面用于

核對入庫和開票一致性，即保證

開了票的已經入庫；另一方面能

將入庫和對應的發(fā)票（米購發(fā)票）

進彳丁匹配，通過匹配從而在入庫

單和發(fā)票之間建立一種關聯(lián)，然

后依據(jù)這種關聯(lián)進行費用分配和

入庫核算。

退購業(yè)務流程說明

企業(yè)會因為物料的質量問題、交期、運輸損壞、發(fā)運錯誤

等原因，需要將物料直接退還跟供應商，退貨一般包括退料

申請、退料出庫和退票幾個業(yè)務環(huán)節(jié)，下面說明退貨的流程。

序處理說明責任部責任人

門

1倉管人員可以依據(jù)米購訂單、原藍倉庫倉管人

字采購入庫單、紅字采購發(fā)票關聯(lián)員

生成紅字采購入庫單，也可以直接

編制紅字采購入庫單。

2如果原來采購過程中貨物已經入庫財務部會計

并且開具了米購發(fā)票，則會計需要

根據(jù)紅字采購入庫單開具紅字采購

發(fā)票。紅字米購發(fā)票還可以依據(jù)采

購訂單和原藍字采購發(fā)票生成。

3如果采購過程中貨物已經入庫并且財務部會計

開具了采購發(fā)票，則可以紅字采購

入庫單、紅字采購發(fā)票進行鉤稽核

對，也可以藍字采購入庫單、藍字

采購發(fā)票一起鉤稽；

如果采購過程中貨物已經入庫，并

且根據(jù)藍字米購發(fā)票開具了紅字米

購發(fā)票，則藍字采購入庫單、藍字

米購發(fā)票、紅字米購發(fā)票進行鉤稽

核對。

4如果原來的采購過程中貨物已經入財務部會計

庫但沒有開具米購發(fā)票，則會計需

要將紅字采購入庫單和原來藍字采

購入庫單進行對等核銷。如果是部

分退料，則需要先將藍字米購入庫

單拆單，然后冉進行對等核銷。

5如果原來的采購過程中只開具了采財務部會計

購發(fā)票，但是貨物沒有入庫，則會

計需要將紅字采購發(fā)票和原來的藍

字采購發(fā)票進行對等核銷。如果只

是部分退料則需要將原來的藍字采

購發(fā)票進行拆單，然后再將紅字米

購發(fā)票和拆單后的藍字米購發(fā)票進

行對等核銷。

退購業(yè)務流程說明

企業(yè)會因為物料的質量問題、交期、運輸損壞、發(fā)運錯誤

等原因，需要將物料直接退還跟供應商，退貨一般包括退料

申請、退料出庫和退票幾個業(yè)務環(huán)節(jié)，下面說明退貨的流程。

序處理說明責任部責任人

a門

1倉管人員可以依據(jù)米購訂單、原藍倉庫倉管人

字采購入庫單、紅字采購發(fā)票關聯(lián)員

生成紅字采購入庫單，也可以直接

編制紅字采購入庫單。

2如果原來采購過程中貨物已經入庫財務部會計

并且開具了采購發(fā)票，則會計需要

根據(jù)紅字采購入庫單開具紅字采購

發(fā)票。紅字采購發(fā)票還可以依據(jù)采

購訂單和原藍字采購發(fā)票生成。

3如果采購過程中貨物已經入庫并且財務部會計

開具了采購發(fā)票，則可以紅字采購

入庫單、紅字采購發(fā)票進行鉤稽核

對，也可以藍字采購入庫單、藍字

采購發(fā)票一起鉤稽；

如果采購過程中貨物已經入庫，并

且根據(jù)藍字米購友票開具了紅字米

購發(fā)票，則藍字采購入庫單、藍字

采購發(fā)票、紅字采購發(fā)票進行鉤稽

核對。

4如果原來的采購過程中貨物已經入財務部會計

庫但沒有開具采購發(fā)票，則會計需

要將紅字采購入庫單和原來藍字采

購入庫單進行對等核銷。如果是部

分退料，則需要先將藍字米購入庫

單拆單，然