RoHS體系文件資料管理程序

RoHS體系文獻(xiàn)資料管理程序修訂日期修訂單號(hào)修訂內(nèi)容摘要頁(yè)次版次修訂審核同意/03/30/系統(tǒng)文獻(xiàn)新制定4A/0///同意：審核：編制：

RoHS體系文獻(xiàn)資料管理程序1.0目的：對(duì)企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)運(yùn)行的RoHS體系文獻(xiàn)進(jìn)行管理和控制，保證其合適與有效，并保證有關(guān)部門可以獲得合用文獻(xiàn)的有關(guān)版本。2.0合用范圍：合用于我司對(duì)RoHS體系文獻(xiàn)的管理，包括內(nèi)部文獻(xiàn)和外部文獻(xiàn)。3.0職責(zé)分工：3.1管理者代表組織有關(guān)部門編制管理手冊(cè)。3.2有關(guān)部門編制程序文獻(xiàn)和作業(yè)指導(dǎo)文獻(xiàn)。3.3總經(jīng)理同意管理手冊(cè)。3.4管理者代表同意程序文獻(xiàn)。3.5各部門主管會(huì)簽程序文獻(xiàn)，同意作業(yè)指導(dǎo)書。4.0名詞定義：4.1內(nèi)部文獻(xiàn)：體系內(nèi)部文獻(xiàn)包括管理手冊(cè)、程序文獻(xiàn)和作業(yè)指導(dǎo)文獻(xiàn)，如下簡(jiǎn)稱文獻(xiàn)。4.2外部文獻(xiàn)：體系外部文獻(xiàn)包括客戶提供的原則和規(guī)定、企業(yè)搜集的有關(guān)法律法規(guī)等文獻(xiàn)。5.0程序闡明：5.1文獻(xiàn)的編制：5.1.1企業(yè)管理者代表根據(jù)有關(guān)體系原則和客戶的規(guī)定編制管理手冊(cè)，明確各部門在體系運(yùn)行中所承擔(dān)的職責(zé)，體系各規(guī)定的詳細(xì)流程和運(yùn)行措施等。5.1.2企業(yè)管理者代表根據(jù)有關(guān)體系原則和客戶的規(guī)定組織有關(guān)部門根據(jù)原則和客戶的規(guī)定編制程序文獻(xiàn)，詳細(xì)描述體系各項(xiàng)規(guī)定的詳細(xì)職責(zé)、操作環(huán)節(jié)、操作規(guī)定等。5.1.3各有關(guān)部門根據(jù)管理手冊(cè)和程序文獻(xiàn)的規(guī)定，視需要編制本部門的操作指導(dǎo)書，描述各過(guò)程的詳細(xì)操作環(huán)節(jié)和措施。5.1.4各部門編制文獻(xiàn)前應(yīng)到行政部申請(qǐng)文獻(xiàn)編號(hào)，由企業(yè)行政部按附件1“文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)則”給出。5.2文獻(xiàn)的同意與公布：5.2.1管理手冊(cè)經(jīng)總經(jīng)理同意后公布實(shí)行。5.2.2程序文獻(xiàn)經(jīng)編制部門主管審核，有關(guān)部門主管會(huì)簽，報(bào)管理者代表同意后公布實(shí)行。5.2.3作業(yè)指導(dǎo)文獻(xiàn)經(jīng)編制部門主管審核，有關(guān)部門主管會(huì)簽后公布實(shí)行。5.2.4上述審核同意及會(huì)簽記錄于各文獻(xiàn)的封面。5.2.5各部門需將同意的文獻(xiàn)原件交行政部登記于企業(yè)“受控文獻(xiàn)一覽表”。5.3文獻(xiàn)的發(fā)放控制：5.3.1行政部文控人員填寫“文獻(xiàn)發(fā)放回收一覽表”，明確文獻(xiàn)發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表同意后發(fā)放。5.3.2行政部文控人員按同意的文獻(xiàn)發(fā)放份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，在文獻(xiàn)首頁(yè)的對(duì)應(yīng)位置加蓋受控印章，注明分發(fā)號(hào)后下發(fā)各部門。文獻(xiàn)原件由文控人員保留，并需在每頁(yè)的背面加蓋受控印章。5.3.3文獻(xiàn)發(fā)放時(shí)，各部門接受人員應(yīng)在“文獻(xiàn)發(fā)放回收一覽表”上的對(duì)應(yīng)欄位簽字確認(rèn)，并查對(duì)收到的文獻(xiàn)與否完整（查對(duì)頁(yè)數(shù)），如有問(wèn)題及時(shí)處理。5.4文獻(xiàn)的使用與保留：5.4.1各部門使用文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)保護(hù)好文獻(xiàn)，保證文獻(xiàn)清晰，易識(shí)別。5.4.2未經(jīng)許可，任何人不得在發(fā)放的受控文獻(xiàn)上作任何標(biāo)識(shí)或更改。5.4.3未經(jīng)許可，任何人不得將受控文獻(xiàn)私自復(fù)印。當(dāng)有需要時(shí)，需向行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表同意后行政部發(fā)放。5.5文獻(xiàn)的更改：5.5.1有關(guān)部門在使用文獻(xiàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)有不合適處時(shí)，可填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”提出文獻(xiàn)更改，按本程序5.2的有關(guān)審批流程審批后交行政部實(shí)行更改。5.5.2當(dāng)客戶的規(guī)定或搜集的法律法規(guī)有變化時(shí)，有關(guān)部門可填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”提出文獻(xiàn)更改，按本程序5.2的有關(guān)審批流程審批后交行政部實(shí)行更改。5.5.3文獻(xiàn)的更改可分為劃改、換頁(yè)和換版三種形式。5.5.3.1劃改是針對(duì)更改內(nèi)容較少的狀況,將需改掉的部分以雙直線劃掉，然后在近處寫上更改后的內(nèi)容后發(fā)放；5.5.3.2換頁(yè)是針對(duì)更改內(nèi)容較多，且集中在一頁(yè)時(shí)的狀況，將要更改的頁(yè)進(jìn)行整頁(yè)更換，注明更改次數(shù)后發(fā)放；5.5.3.3換版是針對(duì)整篇文獻(xiàn)有多處需要更改，且分散在文獻(xiàn)的多頁(yè)，需將整份文獻(xiàn)進(jìn)行更換，重新按5.2進(jìn)行逐層審批后發(fā)放。5.5.4更改后的文獻(xiàn)由更改提出部門視需要提出培訓(xùn)規(guī)定，執(zhí)行《人力資源管理程序》的培訓(xùn)條款。5.6文獻(xiàn)廢止：5.6.1當(dāng)文獻(xiàn)整份換版時(shí)以及文獻(xiàn)經(jīng)多次更改不便使用時(shí)，原版次文獻(xiàn)需進(jìn)行廢止。5.6.2文控人員填寫“文獻(xiàn)廢止申請(qǐng)單”，注明廢止原因和廢止份數(shù)，經(jīng)管理者代表同意后回收，并記錄于“文獻(xiàn)發(fā)放回收一覽表”。5.6.3作廢的文獻(xiàn)可以銷毀或切割后背面做回收紙使用，文獻(xiàn)的原件由行政部在每頁(yè)文獻(xiàn)正面加蓋“作廢”印章，并保留至少三年，以便追溯。5.7外來(lái)文獻(xiàn)控制：5.7.1市場(chǎng)部負(fù)責(zé)搜集客戶有關(guān)規(guī)定或原則，交行政部文控人員登記于“外來(lái)文獻(xiàn)一覽表”后發(fā)放。5.7.2市場(chǎng)部負(fù)責(zé)搜集有關(guān)法律法規(guī)，交行政部人員按《RoHS法律法規(guī)和客戶規(guī)定管理程序》進(jìn)行管理。5.7.3外來(lái)文獻(xiàn)有編號(hào)時(shí)可以沿用，若無(wú)文獻(xiàn)編號(hào)，行政不文控人員按附件1“文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)則”進(jìn)行編號(hào)。5.7.4外來(lái)文獻(xiàn)由文控人員加蓋“外來(lái)文獻(xiàn)”印章后發(fā)放。5.7.5當(dāng)上述外來(lái)文獻(xiàn)有變更時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)搜集并交行政部進(jìn)行登記和發(fā)放。6.0有關(guān)文獻(xiàn)：無(wú)。7.0記錄：7.1受控文獻(xiàn)一覽表7.2文獻(xiàn)發(fā)放回收一覽表7.3文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單7.4文獻(xiàn)廢止申請(qǐng)單7.5外來(lái)文獻(xiàn)一