會(huì)務(wù)中的會(huì)前會(huì)中會(huì)后

1會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4常用會(huì)議的組織程序5會(huì)見與會(huì)談6技能訓(xùn)練會(huì)務(wù)工作2021/6/271

教學(xué)目的

通過(guò)本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。2021/6/272教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見與會(huì)談的操作程序與方法；2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；技能訓(xùn)練。2021/6/273

1.1會(huì)議的涵義

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過(guò)程。1.2會(huì)議的要素１、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

1會(huì)議概述2021/6/274附：會(huì)議是人類社會(huì)歷史發(fā)展的產(chǎn)物，它經(jīng)歷了如下的演變過(guò)程。近代資本主義社會(huì)部落聯(lián)盟現(xiàn)代社會(huì)部落奴隸社會(huì)封建社會(huì)氏族社會(huì)發(fā)展成為管理國(guó)家和組織公務(wù)活動(dòng)的一種主要形式氏族處理公共事務(wù)的氏族議事會(huì)2021/6/275

1.3會(huì)議的作用及缺陷

1．會(huì)議作用

（１）．交流信息，互通情報(bào)（２）．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（３）．組織領(lǐng)導(dǎo)，推動(dòng)工作（４）．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)（５）．聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象

2.會(huì)議缺陷（１）．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（２）．造成經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi)（３）．造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（４）．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)

2021/6/2761.4會(huì)議的種類

1.按規(guī)模分：特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。

3、按時(shí)間分：定期和非定期。

4、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).

5、按召開方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

2021/6/277附1：按照會(huì)議的秘密程度劃分依據(jù)會(huì)議討論議題的秘密程度，可將會(huì)議分為會(huì)議公開會(huì)議內(nèi)部會(huì)議機(jī)密會(huì)議內(nèi)容無(wú)需保密的會(huì)議。如聯(lián)誼會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、公制會(huì)、慶祝會(huì)內(nèi)容只能在組織內(nèi)部公開的會(huì)議。如企業(yè)營(yíng)銷策略研究會(huì)會(huì)議內(nèi)容涉及組織的秘密，或不必?cái)U(kuò)大知情范圍的會(huì)議

2021/6/278附2：會(huì)議是一種十分廣泛的社會(huì)活動(dòng)方式，給它分類還可以從其他的角度和側(cè)面進(jìn)行，如表5-2所示。

分類標(biāo)準(zhǔn)類型

按與會(huì)者的身份和國(guó)籍國(guó)內(nèi)會(huì)議國(guó)際會(huì)議

按與會(huì)者國(guó)別或與會(huì)各方的數(shù)量雙邊會(huì)議多邊會(huì)議

按會(huì)議議題所涉及的領(lǐng)域

經(jīng)濟(jì)性會(huì)議政治性會(huì)議軍事性會(huì)議文化性會(huì)議2021/6/279

6、公司常見會(huì)議類型

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì).新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。

2021/6/27101.4會(huì)議的申報(bào)與審批

1、申報(bào)與審批的形式口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

2、會(huì)議申批的原則精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。1.5會(huì)議成本意識(shí)

會(huì)議成本=2ABT

式中A—與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B—參加會(huì)議的人數(shù);T—會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

2021/6/27111.6會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)

1、組織的工作

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；

(2)根據(jù)議題安排議程、日程；

(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；

(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；

(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；

(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；

(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。

(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2021/6/2712

2．文書工作

(1)會(huì)議文書的起草；

(2)會(huì)議文書編寫；

(3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。

3．生活管理工作

(1)與會(huì)人員的食宿管理；

(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；

(3)會(huì)議的交通保障；

(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；

(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會(huì)議的保密工作；

(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；

(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。2021/6/271312.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單2021/6/2714會(huì)前：綜合起來(lái)有五點(diǎn)籌劃工作五個(gè)步驟：.明確要點(diǎn)

準(zhǔn)備議題安排會(huì)議議程通知開會(huì)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備2021/6/2715

會(huì)前的會(huì)務(wù)內(nèi)容1、確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。2021/6/27162、確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2021/6/27175、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）．必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。2021/6/2718

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

8、確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。2021/6/27199、安排會(huì)議議程因?yàn)闀?huì)上要討論的問(wèn)題不只一個(gè)，所以，秘書要根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，安排好議程。事關(guān)重大的，需要大家開動(dòng)腦筋進(jìn)行討論的內(nèi)容放在會(huì)前放在后面放在會(huì)期兩頭一些例會(huì)上宣布周知的內(nèi)容有的議題部分人可以不參加，就可以遲到或早退，以避免不必要的“聽會(huì)”2021/6/2720日程的安排在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會(huì)場(chǎng)容易集中、會(huì)場(chǎng)好掌握，會(huì)議進(jìn)程也容易緊湊地控制。秘書也要科學(xué)安排工作會(huì)議的時(shí)間。工作會(huì)議的時(shí)間上班開始半小時(shí)后，工作會(huì)議時(shí)間一般不超過(guò)100分鐘，中間安排一次短暫休息2021/6/2721某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開始，張董致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束2021/6/272210、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。2021/6/2723會(huì)議通知方式會(huì)議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知。

口頭通知電話通知書面通知適用于小型例會(huì)，三五個(gè)人的碰頭會(huì)一般是與會(huì)者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會(huì)，常是以電話通知的形式通告

便條式或卡片式的會(huì)議通知卡張貼式即黑板啟事欄的會(huì)議通知

秘書在通知開會(huì)時(shí)是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請(qǐng)人轉(zhuǎn)捎口信。這是秘書會(huì)務(wù)工作的第三個(gè)原則

2021/6/2724

一般通知標(biāo)題可以省略為“通知”。例文1

通知五月三十日（周二）下午兩點(diǎn)半在三樓小會(huì)議室由趙總經(jīng)理主持召開各部門經(jīng)理會(huì)，討論本公司上半年銷售計(jì)劃落實(shí)問(wèn)題。請(qǐng)各部門經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)參加。

總經(jīng)理辦公室

×月×日2021/6/2725

例文2

教學(xué)觀摩會(huì)通知時(shí)間：一九九四年五月三十日（周二）下午兩點(diǎn)半地址：三樓階梯教室主講：音樂(lè)系趙鳴教授內(nèi)容：嚴(yán)肅音樂(lè)的增長(zhǎng)和發(fā)展參加者：各系負(fù)責(zé)教學(xué)的主任、助理。

校教科研所

×月×日2021/6/2726

例文3

各部門科長(zhǎng)會(huì)議通知

×年×月×日事由：為討論本季度生產(chǎn)計(jì)劃完成情況及主要問(wèn)題，特召開會(huì)議，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。受文者：各部門各科長(zhǎng)時(shí)間：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地點(diǎn)：第一會(huì)議室

總經(jīng)理辦公室主任××2021/6/2727

11、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證會(huì)議證件旁聽證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。2021/6/2728

12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

13、安排食住行會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。2021/6/2729

14、制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

15、布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)。肅穆。輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶。儒雅。簡(jiǎn)單樸素。2021/6/2730會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備有以下要求要求

秘書會(huì)務(wù)工作的第四個(gè)原則就是會(huì)場(chǎng)寧略小而勿失于大會(huì)場(chǎng)座位的不同排列是根據(jù)會(huì)議需要來(lái)設(shè)計(jì)的會(huì)場(chǎng)布置要與會(huì)議主題、性質(zhì)一致事先制作一塊掛在會(huì)議室外的牌子，寫清正在開會(huì)，在什么時(shí)間結(jié)束，請(qǐng)勿打擾在會(huì)議召開前檢查會(huì)場(chǎng)的桌椅、話筒、錄音等設(shè)備，還要留意消防、安全因素2021/6/2731

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。2021/6/2732

②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。2021/6/2733主席臺(tái)坐次2021/6/2734禮堂型2021/6/2735教室型會(huì)場(chǎng)2021/6/2736

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

2021/6/2737

會(huì)標(biāo)會(huì)徽2021/6/2738

16、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）.方式一種是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）．檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會(huì)場(chǎng)布置情況。

C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。2021/6/2739會(huì)前工作：隨堂討論

1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。

2．簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。

3．選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？

5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？

7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？

8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？2021/6/2740（二）會(huì)中：會(huì)務(wù)工作流程圖做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作2021/6/2741

12.2.3會(huì)中服務(wù)工作（如圖）

1、報(bào)到及接待工作

（1）與會(huì)人員的接送;

（2）會(huì)議交通工具的安排;

（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買;

（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。2021/6/2742小型會(huì)議上，一切會(huì)議服務(wù)都是由一名秘書來(lái)做，不另安排服務(wù)員。會(huì)議中，秘書要做好以下工作。隨時(shí)接聽打進(jìn)來(lái)的電話，根據(jù)需要進(jìn)行處理接待隨時(shí)找人為各位倒水、遞煙缸適時(shí)掛圖、分送材料、放投影、錄音錄像適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)提供提綱等必要文字材料要求2021/6/2743

目前常見的簽到方法有四種常見的簽到方法簿式簽到秘書代簽法證件式簽到電子自動(dòng)簽到2021/6/27443、做好會(huì)議記錄（1）、會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

1)記錄頭:

會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。2021/6/2745

2）記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。

3）記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。

（2）、會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。

（3）、會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。2021/6/2746（4）會(huì)議記錄方法

1）記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。

3）與會(huì)者提的意見、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

1）定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。

2）與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。

3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。2021/6/27474、確保會(huì)議期間信息的溝通

1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.

（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。2021/6/27482）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳

（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。

(4)收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).

（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料。2021/6/27495、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類型綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。2021/6/2750

（2）保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)2021/6/2751

7、會(huì)議保密工作

1)會(huì)前保密工作

（1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。

(2)召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

(3)根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

(4)選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

2021/6/2752

2)會(huì)中保密工作

(1)加強(qiáng)保密教育。

(2)加強(qiáng)文件管理。

(3)加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

3)會(huì)后保密工作

(1)做好保密文件的回收工作。

(2)秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門遞送。

(3)對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

2021/6/2753

8、會(huì)議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會(huì)議車輛管理工作。

(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。

(5)安排好會(huì)議的文化生活。

(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。2021/6/2754

問(wèn)題討論

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？

2、如何做好會(huì)議記錄？

3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？

5、會(huì)議后勤保障

工作包括哪些？

2021/6/2755（三）會(huì)后：會(huì)務(wù)工作流程圖撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道2021/6/2756歸檔秘書在會(huì)后的工作

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)：四部分工作是必須要做的。秘書在會(huì)后的善后和落實(shí)工作的四個(gè)部分及時(shí)清理會(huì)議室，使一切復(fù)原，以便其他會(huì)議正常進(jìn)行及時(shí)下發(fā)會(huì)議文件，并對(duì)會(huì)上布置的工作做好催辦整理2021/6/2757

會(huì)后整理工作

1、安排與會(huì)人員離會(huì)2、撰寫會(huì)議紀(jì)要

3、會(huì)議的宣傳報(bào)道4、會(huì)議文書的立卷歸檔

5、會(huì)議總結(jié)工作6、會(huì)后催辦和反饋工作

7、歸檔：一切會(huì)議材料，要及時(shí)按規(guī)定格式整理好，做好歸卷工作，以備存檔。

2021/6/2758相關(guān)知識(shí)

發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議;

對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購(gòu)車、機(jī)票;

發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。

2021/6/2759

附：常用會(huì)議的組織程序行政辦公會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長(zhǎng)）辦公會(huì)。議題安排→發(fā)送會(huì)議通知→做好會(huì)議記錄→撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進(jìn)行反饋2021/6/2760職工代表大會(huì)

職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會(huì)條例》召開的具有法律效力的會(huì)議。其組織程序如下:

1.籌備會(huì)議

確定大會(huì)議題→做好宣傳發(fā)動(dòng)工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會(huì)議文件→準(zhǔn)備會(huì)議文件2021/6/2761

2.預(yù)備會(huì)議

（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。2021/6/2762

3.召開會(huì)議

（1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。（2）聽取各專門小組的報(bào)告。（3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過(guò)各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過(guò)大會(huì)決議。

2021/6/27634.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)

（1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。2021/6/2764鏈接：會(huì)議改革的探討

會(huì)議是必要的，它是發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益，溝通信息，推動(dòng)工作，解決問(wèn)題的一種十分重要的方法。但目前，我們國(guó)家從上至下不同程