消息與信息傳遞制度

消息與信息傳遞制度1.前言為了保障公司內(nèi)部良好的溝通與協(xié)作環(huán)境，提高工作效率，確保信息傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性，特訂立本制度。2.信息傳遞渠道2.1.公司內(nèi)部信息傳遞渠道重要包含：口頭溝通、書(shū)面文件、電子郵件、內(nèi)部通知、會(huì)議、內(nèi)部社交平臺(tái)等。2.2.以下情況應(yīng)使用書(shū)面文件進(jìn)行信息傳遞：合同、文件報(bào)告、緊要通知、總結(jié)報(bào)告、決策文件等。2.3.以下情況應(yīng)使用電子郵件進(jìn)行信息傳遞：日常工作溝通、例會(huì)記錄、進(jìn)度匯報(bào)、工作布置等。2.4.以下情況應(yīng)使用內(nèi)部通知進(jìn)行信息傳遞：公司緊要事項(xiàng)、制度更改、團(tuán)隊(duì)管理、業(yè)務(wù)規(guī)定等。2.5.以下情況應(yīng)使用會(huì)議進(jìn)行信息傳遞：緊要決策、項(xiàng)目啟動(dòng)、工作布置、經(jīng)驗(yàn)共享等。2.6.以下情況應(yīng)使用內(nèi)部社交平臺(tái)進(jìn)行信息傳遞：團(tuán)隊(duì)建設(shè)、項(xiàng)目協(xié)作、知識(shí)共享、員工關(guān)懷等。3.信息傳遞的原則3.1.及時(shí)性：信息傳遞應(yīng)盡可能及時(shí)，避開(kāi)耽擱影響工作進(jìn)程。3.2.準(zhǔn)確性：傳遞的信息應(yīng)準(zhǔn)確清楚，避開(kāi)扭曲、誤導(dǎo)或者遺漏關(guān)鍵信息。3.3.完整性：信息傳遞應(yīng)包含完整的內(nèi)容，避開(kāi)疏漏緊要細(xì)節(jié)。3.4.正式性：正式性文件、合同等緊要信息傳遞應(yīng)進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)。3.5.保密性：涉及公司商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息應(yīng)注意保密，僅限于有關(guān)人員知悉。4.消息傳遞責(zé)任人4.1.每個(gè)部門(mén)、團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)指定一個(gè)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本部門(mén)、團(tuán)隊(duì)的信息傳遞事宜。4.2.負(fù)責(zé)人應(yīng)確保信息的及時(shí)傳遞，確認(rèn)接收方已完整、準(zhǔn)確地收到信息。4.3.負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)通知相關(guān)人員參加會(huì)議，并在會(huì)議開(kāi)始時(shí)主持會(huì)議。4.4.負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查和整理所在團(tuán)隊(duì)的文件存檔，確保文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。5.內(nèi)部郵件使用規(guī)范5.1.郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，能夠準(zhǔn)確表達(dá)郵件內(nèi)容。5.2.郵件正文應(yīng)具備邏輯性和清楚性，內(nèi)容完整、排版乾凈。5.3.郵件應(yīng)注意禮貌用語(yǔ)，避開(kāi)使用不恰當(dāng)?shù)难赞o。5.4.郵件中提及相關(guān)文件或數(shù)據(jù)應(yīng)附上相應(yīng)附件，并在正文中注明附件清單。5.5.工作日常郵件應(yīng)抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人以便及時(shí)跟進(jìn)工作進(jìn)展。6.會(huì)議管理規(guī)范6.1.會(huì)議應(yīng)提前布置，并確保參會(huì)人員有充分時(shí)間準(zhǔn)備。6.2.會(huì)議主持人應(yīng)合理掌控會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。6.3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)起草，并在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員，確認(rèn)準(zhǔn)確性后進(jìn)行歸檔存檔。6.4.會(huì)議記錄中應(yīng)認(rèn)真記錄與會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決策與行動(dòng)項(xiàng)等關(guān)鍵信息。6.5.緊要會(huì)議應(yīng)提前通知相關(guān)人員，確保參會(huì)人員能夠合理布置時(shí)間參加會(huì)議。7.內(nèi)部通知發(fā)布規(guī)范7.1.內(nèi)部通知應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并注明發(fā)布日期和有效期限。7.2.內(nèi)部通知內(nèi)容應(yīng)清楚明白，信息量相對(duì)較少，避開(kāi)多余的信息冗余。7.3.內(nèi)部通知發(fā)布后，應(yīng)妥當(dāng)保管以備查閱，簽收等。7.4.內(nèi)部通知的轉(zhuǎn)達(dá)方式可以是紙質(zhì)版、電子版或兩者結(jié)合。8.內(nèi)部社交平臺(tái)使用規(guī)范8.1.內(nèi)部社交平臺(tái)應(yīng)被視為公司的工作環(huán)境，遵從相同的工作規(guī)范和道德禮儀。8.2.內(nèi)部社交平臺(tái)應(yīng)用于正式的工作事務(wù)溝通，鼓舞知識(shí)共享和協(xié)作。8.3.內(nèi)部社交平臺(tái)上發(fā)布的信息應(yīng)注意保密性，避開(kāi)泄露商業(yè)和個(gè)人隱私。8.4.嚴(yán)禁發(fā)布不適當(dāng)或羞辱性言論，敬重他人的觀點(diǎn)和看法。9.信息傳遞監(jiān)督與反饋9.1.公司聘請(qǐng)信息傳遞監(jiān)督員，負(fù)責(zé)對(duì)信息傳遞進(jìn)行監(jiān)督，確保依照制度規(guī)范執(zhí)行。9.2.員工對(duì)信息傳遞制度的執(zhí)行情況有異議時(shí)，可以向監(jiān)督員提出反饋，并保證其反饋的真實(shí)性。9.3.監(jiān)督員應(yīng)及時(shí)對(duì)反饋進(jìn)行處理，并在肯定期限內(nèi)反饋處理結(jié)果給相關(guān)員工。10.附則10.1.本制度的修訂和解釋權(quán)歸公司最高層管理負(fù)責(zé)人全部。10.2.公司員工應(yīng)遵守本制度，并及時(shí)了解、熟識(shí)并執(zhí)行本制度。10.3.本制度自頒布之日起生效，作為公司內(nèi)部的規(guī)章制度，必需嚴(yán)格遵守。結(jié)論通過(guò)訂立《消息與信息傳遞制度》，我們將能夠有效管